CAN-ASC-1.1 Norme sur l’emploi : ébauche pour examen public - 5. Soutien, politiques et leadership structurels (systèmes, politiques et pratiques)

Table des matières de la section 5

Section 4

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Section 6

5.1 Résumé

Cet article établit l’exigence d’une stratégie sur l’accessibilité au moyen des éléments suivants :

  1. des objectifs mesurables;
  2. des politiques de soutien;
  3. des rôles et responsabilités clairs pour les principales parties prenantes du lieu de travail dont le soutien est nécessaire pour un système d’emploi inclusif et accessible.

Cet article souligne également l’importance de veiller à ce que les politiques de l’organisation soutiennent l’accessibilité et l’inclusion des travailleurs en situation de handicap.  Il fournit une orientation pour l’élaboration et la révision des politiques organisationnelles, et détermine les domaines d’élaboration de politiques qui sont des composantes essentielles de la structure des politiques de l’organisation afin de promouvoir un lieu de travail accessible et inclusif.

En outre, cet article exige que l’organisation détermine les obstacles à l’accès à l’information, qu’elle les élimine, qu’elle prévienne leur apparition, et qu’elle attribue des ressources afin de fournir l’information dans des formats accessibles. Cette exigence comprend notamment la détermination des obstacles à l’accessibilité dans les outils, solutions et équipements des technologies de l’information (TI) actuels, y compris dans ceux qui sont nouvellement acquis ou déployés, ainsi que l’élimination et la prévention de ces obstacles. En cas d’utilisation d’un système d’information sur les ressources humaines (SIRH) ou d’un système de suivi des candidats, l’organisation doit définir et établir des critères d’accessibilité afin de s’assurer que ces systèmes soutiennent les objectifs d’accessibilité de l’organisation.

Enfin, cet article détermine la nécessité de se préparer aux situations d’urgence sur le lieu de travail en planifiant les situations d’urgence potentielles, en s’y préparant et en y répondant. Il exige la participation des personnes en situation de handicap à l’élaboration de la réponse planifiée à une situation d’urgence en particulier, afin de s’assurer que les réponses aux situations d’urgence répondent aux besoins de tous les travailleurs, y compris les travailleurs en situation de handicap.

5.2 Élaboration, mise en œuvre et surveillance d’une stratégie sur l’accessibilité

Lors de l’élaboration, de la mise en œuvre et de la surveillance ultérieure d’une stratégie organisationnelle sur l’accessibilité, l’organisation doit :

  1. élaborer une stratégie sur l’accessibilité assortie d’objectifs mesurables et de politiques de soutien;
  2. rendre compte de la mise en œuvre de cette stratégie et du respect de ses engagements, notamment en ce qui concerne la santé et la sécurité des travailleurs en situation de handicap;
  3. publier la stratégie, y compris un outil de vérification, et s’engager à examiner la stratégie tous les trois ans;
  4. surveiller les progrès réalisés dans le cadre de cette stratégie et la mettre à jour, le cas échéant, en fonction de la rétroaction et des suggestions d’amélioration de l’accessibilité sur le lieu de travail;
  5. communiquer chaque année aux travailleurs et aux parties intéressées les mises à jour de la stratégie sur l’accessibilité.

5.3 Éléments clés d’une stratégie sur l’accessibilité réussie

Pour que la stratégie sur l’accessibilité soit couronnée de succès, l’organisation doit :

  1. définir et communiquer les rôles et responsabilités de toutes les parties internes au lieu de travail nécessaires pour soutenir le système d’emploi inclusif et accessible conforme à la présente norme (voir l’article 5.4 pour de plus amples explications sur le système d’emploi inclusif et accessible);
  2. fournir aux parties sur le lieu de travail les ressources nécessaires pour participer efficacement à l’établissement, à la mise en œuvre, à la tenue à jour et à l’amélioration continue du système d’emploi inclusif et accessible. Ces ressources comprennent notamment les suivantes :
    1. les locaux;
    2. l’équipement;
    3. les outils de communication;
    4. le temps de travail;
  3. la promotion du dialogue sur les questions d’emploi inclusif entre les parties présentes sur le lieu de travail, les experts externes, les prestataires de services et les administrateurs de programmes, tout en respectant le droit à la vie privée du travailleur.

Remarque : La stratégie sur l’accessibilité d’une organisation qui relève de la compétence fédérale (telle qu’elle est mentionnée dans la présente norme) est censée accompagner le plan d’accessibilité de l’organisation, tel qu’il est décrit dans la Loi canadienne sur l’accessibilité, et en constituer une composante.

Voir l’article 6.4.2.

5.4 Rôles et responsabilités

Cet article décrit en détail les rôles et responsabilités des principales parties prenantes du lieu de travail, en mettant l’accent sur leur rôle dans le soutien des politiques, processus, programmes, procédures et pratiques en matière d’emploi inclusif et accessible (ci-après dénommé « le système d’emploi inclusif et accessible »). La mise en œuvre réussie de la présente norme nécessite une mobilisation de l’ensemble des échelons et des fonctions de l’organisation, et des travailleurs à tous les niveaux. La haute direction doit honorer cet engagement en attribuant, en temps opportun et de manière efficace, les ressources financières, humaines et matérielles nécessaires à la réalisation de sa stratégie et de ses objectifs en matière d’accessibilité et à l’amélioration des pratiques d’emploi inclusives et accessibles.

5.4.1 Rôle et responsabilités de la haute direction

La haute direction élabore, dirige et fait la promotion d’une culture de l’accessibilité et de l’inclusion au sein de l’organisation en effectuant ce qui suit :

  1. communiquer à tous les travailleurs de manière continue :
    1. l’importance de l’accessibilité dans l’environnement de travail;
    2. l’importance de l’engagement de l’organisation à l’égard de cette norme;
  2. mobiliser activement les travailleurs (en situation de handicap ou non) afin qu’ils participent à un dialogue sur tous les aspects de l’accessibilité de l’emploi;
  3. offrir une formation anti-capacitisme afin de réduire l’incidence des obstacles comportementaux;
  4. créer et soutenir des comités qui font la promotion de l’accessibilité, de l’anti-capacitisme et de l’inclusion;
  5. protéger les travailleurs des représailles lorsqu’ils signalent des cas de discrimination fondée sur le handicap;
  6. protéger les travailleurs contre les représailles lorsqu’ils déterminent des obstacles à l’accessibilité;
  7. aider les travailleurs à faire preuve de leadership en matière d’accessibilité dans le cadre de leur rôle et de leur domaine de responsabilité;
  8. mettre en œuvre la présente norme afin d’obtenir les résultats escomptés;
  9. offrir aux travailleurs la possibilité d’exprimer confidentiellement leur avis et de formuler des suggestions d’amélioration;
  10. mettre en place un ombudsman de l’accessibilité et un processus de traitement des plaintes confidentiel;
  11. mesurer et évaluer les progrès vers la réalisation des objectifs d’accessibilité afin de démontrer une amélioration continue;
  12. faciliter la participation des travailleurs et de leurs représentants à l’élaboration, à la mise en œuvre, à la tenue à jour et à l’amélioration continue du système d’emploi inclusif et accessible, conformément à la présente norme;
  13. favoriser la participation des parties prenantes internes et externes à l’élaboration, à la mise en œuvre, à la tenue à jour et à l’amélioration continue du système d’emploi inclusif et accessible conformément à la présente norme;
  14. veiller à ce que les personnes en situation de handicap soient consultées et incluses dans l’élaboration, dans la mise en œuvre, dans la tenue à jour et dans l’amélioration continue du système d’emploi inclusif et accessible de l’organisation;
  15. mettre en place un mécanisme permettant de rendre compte régulièrement à la haute direction du rendement du système d’emploi inclusif et accessible, en utilisant cette rétroaction pour soutenir l’amélioration continue;
  16. désigner un ou plusieurs représentants qui, indépendamment de leurs autres fonctions, ont des rôles, des responsabilités, une obligation de rendre compte, et l’autorité nécessaires pour établir, mettre en œuvre, maintenir et améliorer en permanence le système d’emploi inclusif et accessible de l’organisation, afin de s’assurer qu’il est conforme à la présente norme.

5.4.2 Rôles et responsabilités des gestionnaires, des superviseurs et des experts internes

Les syndicats élaborent une culture de l’accessibilité et de l’inclusion au sein de l’organisation, la dirigent et en font la promotion en effectuant ce qui suit :

  1. participer à l’élaboration, à la mise en œuvre, à la tenue à jour et à l’amélioration continue du système d’emploi inclusif et accessible. Cela comprend notamment ce qui suit :
    1. participer à des réunions avec la direction afin de s’assurer que les différentes étapes du système d’emploi inclusif et accessible sont effectuées en collaboration et répondent aux besoins des travailleurs;
    2. collaborer avec la direction pour déterminer les politiques obsolètes et en recommander de nouvelles;
    3. veiller à ce que le système d’emploi inclusif et accessible complète le processus de négociation collective, et qu’il ne contrevient pas au libellé de la convention;
    4. négocier des protections propres au lieu de travail dans le cadre du processus de négociation collective;
    5. faire en sorte que les représentants des employeurs assument leurs responsabilités au sein du système d’emploi inclusif et accessible;
  2. promouvoir la sensibilisation et les compétences en matière d’incapacité sur le lieu de travail;
  3. promouvoir un environnement de travail où le signalement ou la divulgation de problèmes se fait dans le respect et le soutien;
  4. soutenir les travailleurs tout au long du processus d’adaptation;
  5. représenter les membres conformément aux responsabilités syndicales (au besoin ou sur demande);
  6. promouvoir une culture inclusive dans laquelle les travailleurs se sentent à l’aise de divulguer leurs besoins en matière d’adaptation sans crainte de représailles ou de conséquences négatives.

5.4.3 Rôles de la main-d’œuvre et des syndicats

Les syndicats élaborent une culture de l’accessibilité et de l’inclusion au sein de l’organisation, la dirigent et en font la promotion en effectuant ce qui suit :

  1. participer à l’élaboration, à la mise en œuvre, à la tenue à jour et à l’amélioration continue du système d’emploi inclusif et accessible. Cela comprend notamment ce qui suit :
    1. participer à des réunions avec la direction afin de s’assurer que les différentes étapes du système d’emploi inclusif et accessible sont effectuées en collaboration et répondent aux besoins des travailleurs;
    2. collaborer avec la direction pour déterminer les politiques obsolètes et en recommander de nouvelles;
    3. veiller à ce que le système d’emploi inclusif et accessible complète le processus de négociation collective, et qu’il ne contrevient pas au libellé de la convention;
    4. négocier des protections propres au lieu de travail dans le cadre du processus de négociation collective;
    5. faire en sorte que les représentants des employeurs assument leurs responsabilités au sein du système d’emploi inclusif et accessible;
  2. promouvoir la sensibilisation et les compétences en matière d’incapacité sur le lieu de travail;
  3. promouvoir un environnement de travail où le signalement ou la divulgation de problèmes se fait dans le respect et le soutien;
  4. soutenir les travailleurs tout au long du processus d’adaptation;
  5. représenter les membres conformément aux responsabilités syndicales (au besoin ou sur demande);
  6. promouvoir une culture inclusive dans laquelle les travailleurs se sentent à l’aise de divulguer leurs besoins en matière d’adaptation sans crainte de représailles ou de conséquences négatives.

5.4.4 Rôle du travailleur

Les travailleurs doivent promouvoir une culture d’accessibilité et d’inclusion au sein de l’organisation en effectuant ce qui suit :

  1. participer à l’élaboration, à la mise en œuvre, à la tenue à jour et à l’amélioration continue du système d’emploi inclusif et accessible de l’organisation. Cela comprend notamment ce qui suit :
    1. déterminer les obstacles à la participation, communiquer ces obstacles à l’aide des canaux appropriés et, le cas échéant, travailler à l’élimination et à la prévention de ces obstacles;
    2. suivre les politiques, les processus, les programmes, les procédures et les pratiques décrits dans le système;
    3. fournir une rétroaction sur l’efficacité du système d’emploi inclusif et accessible;
  2. participer de bonne foi au processus d’adaptation;
  3. promouvoir une culture inclusive dans laquelle les travailleurs se sentent à l’aise de divulguer leurs besoins en matière d’adaptation sans crainte de représailles ou de conséquences négatives.

5.5 Politiques organisationnelles

Les politiques reflètent l’engagement et l’intention de l’organisation. Pour obtenir un lieu de travail exempt d’obstacles pour tous, il faut que les politiques de l’organisation soutiennent l’accessibilité et l’inclusion des travailleurs en situation de handicap.

5.5.1 Élaboration de politiques

L’organisation doit :

  1. revoir toutes les politiques déjà en place, notamment la politique d’adaptation (voir l’article 9.3.2), la politique d’accessibilité (voir l’article 5.5.3) et la politique anti-capacitiste (voir l’annexe E), afin de s’assurer qu’elles sont conformes aux objectifs en matière d’accessibilité;
  2. Remarque : L’annexe F contient une liste de politiques supplémentaires.
  3. élaborer des politiques qui facilitent la réalisation de ces objectifs, et qui sont compatibles avec les exigences de la présente norme;
  4. refléter son engagement et son intention de créer un lieu de travail exempt d’obstacles, et soutenir l’accessibilité et l’inclusion des travailleurs en situation de handicap dans ses politiques et ses pratiques;
  5. examiner et évaluer les politiques selon une perspective d’accessibilité intersectionnelle (voir l’annexe D)afin de déterminer les politiques qui créent ou qui maintiennent des obstacles à l’emploi des travailleurs en situation de handicap, et réviser les politiques le cas échéant;
  6. consulter les travailleurs en situation de handicap et les syndicats dans le cadre de l’élaboration et de la modification des politiques et pratiques de l’organisation en matière d’emploi.

5.5.2 Domaines des politiques

Les domaines des politiques sont des éléments essentiels de la structure des politiques de l’organisation qui doivent être présents pour promouvoir un lieu de travail accessible et inclusif.

L’organisation doit s’assurer que ses politiques traitent de l’accessibilité au moyen de la détermination des obstacles, de leur élimination et de leur prévention dans les domaines suivants :

  1. lutte contre la discrimination (y compris l’anti-capacitisme);
  2. préalables à l’emploi (p. ex. recherche de candidats, recrutement, préselection, entrevues et sélection, embauche, intégration);
  3. maintien en poste et perfectionnement professionnel;
  4. mesures d’adaptation individuelles (y compris des dispositifs et des équipements);
  5. retour au travail;
  6. gestion du rendement;
  7. équité salariale;
  8. formation, apprentissage et perfectionnement individuels et organisationnels;
  9. communication interne, communication accessible, et soutien à la communication;
  10. l’intervention d’urgence sur le lieu de travail;
  11. animaux d’assistance.

5.5.3 Politique d’accessibilité

5.5.3.1 Contenu de la politique d’accessibilité

L’organisation doit élaborer une politique d’accessibilité adaptée à son objectif, à sa taille et à son contexte, qui :

  1. comprend un engagement à fournir un lieu de travail accessible en déterminant les obstacles à l’accessibilité, en les prévenant et en les éliminant;
  2. fournit un cadre pour la définition de ses objectifs en matière d’accessibilité;
  3. s’engage à respecter les exigences prévues par la loi et les autres exigences en matière d’accessibilité;
  4. détermine un processus de mesure et d’évaluation des progrès accomplis dans la réalisation des objectifs en matière d’accessibilité.

5.5.3.2 Élaboration et publication de la politique d’accessibilité

L’organisation doit :

  1. favoriser la participation des travailleurs et de leurs représentants à l’élaboration d’une politique d’accessibilité;
  2. documenter la politique;
  3. la mettre à la disposition des travailleurs, la communiquer au sein de l’organisation, et la publier sur une plateforme numérique (ou au moyen d’une émission de radio ou de télévision, d’un message d’intérêt public, d’un message enregistré) utilisée pour communiquer avec le public (voir l’article 5.6 point c)).

5.6 Accès à l’information

Les organisations doivent déterminer les obstacles à l’accès à l’information, les éliminer, et les prévenir en effectuant ce qui suit  :

  1. veiller à ce qu’il y ait une responsabilisation et des ressources pour la production de documents accessibles;
  2. veiller à ce que les travailleurs internes ou les fournisseurs externes sous contrat compétents soient en mesure de couvrir les communications internes et externes en langage clair, en langues des signes, et dans un format accessible;
  3. planifier et créer des communications (continues ou temporaires) dans des formats accessibles (p. ex. en gros caractères) et dans des langues accessibles (p. ex. en braille, en langue des signes, en langue des signes Protactile, en langage clair);
  4. maximiser le plein accès en fournissant des communications accessibles et en réduisant la nécessité de formats accessibles individualisés;
  5. documenter ce processus et le communiquer à tous les travailleurs au moment de la mise en œuvre, et pendant l’intégration;
  6. fournir aux candidats et aux travailleurs potentiels les mêmes formats de communication accessibles que ceux fournis aux travailleurs actuels;
  7. fournir de l’information sur les possibilités d’emploi dans des formats accessibles;
  8. rendre l’information accessible à tous les travailleurs sur tout site intranet actuel, dans le format demandé;
  9. fournir un accès aux documents stockés et des points d’accès aux documents archivés.

5.6.1 Accessibilité des communications

Les organisations doivent contrôler et améliorer l’accessibilité des communications en effectuant ce qui suit :

  1. désigner les personnes responsables de la gestion des demandes de renseignements ;
  2. établir un échéancier pour répondre rapidement aux demandes de renseignements;
  3. surveiller les demandes de renseignements et les délais de réponse;
  4. obtenir la rétroaction des travailleurs et l’intégrer dans le processus d’amélioration continue chaque année;
  5. fournir des communications électroniques dans un format qui répond aux exigences actuelles pour le niveau de conformité AA définies dans les Règles pour l’accessibilité des contenus Web, publiées par le World Wide Web Consortium. Vous trouverez un exemple sur le site du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes.

5.7 Technologie de l’information

Les TI sont définies par l’utilisation d’ordinateurs, de dispositifs de stockage, de réseaux et d’autres dispositifs physiques, d’infrastructures et de processus pour créer, traiter, stocker, sécuriser et échanger toutes les formes de données électroniques. L’utilisation commerciale des TI englobe à la fois l’informatique et les télécommunications.

Toute personne au sein de l’organisation qui conçoit, développe, déploie, recommande, achète ou gère des équipements électroniques et des TI a la responsabilité d’inclure l’accessibilité des logiciels et du matériel tout au long de leur utilisation sur le lieu de travail.

L’organisation doit :

  1. déterminer les obstacles à l’accessibilité, les éliminer et les prévenir dans les outils, solutions et équipements de TI actuels;
  2. donner la priorité à la détermination, à la prévention et à l’élimination des obstacles à l’accessibilité lors de l’acquisition et du déploiement de nouveaux outils, solutions et équipements des TI;
  3. tenir compte de l’accessibilité dans le processus de gestion du cycle de vie des solutions, des outils et des équipements des TI actuels, y compris le contenu Web;
  4. soutenir le plus haut niveau d’accessibilité fourni par les solutions de TI en activant les fonctions d’accessibilité des outils et des équipements;
  5. suivre et respecter les exigences actuelles pour le niveau de conformité AA des Règles pour l’accessibilité des contenus Web, publiées par le World Wide Web Consortium (Vous trouverez un exemple sur le site du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes);
  6. faire de l’accessibilité une priorité dans l’acquisition ou le développement de solutions, d’outils et d’équipements des TI internes et destinés au public, afin de permettre à tous d’utiliser les TI;
  7. déterminer si les produits, les services et les technologies utilisés ou achetés sur le lieu de travail entraînent des limitations en matière d’accessibilité pour les personnes en situation de handicap. Ces produits, services et technologies peuvent notamment inclure les éléments suivants :
    1. du contenu audiovisuel,
    2. des sites Web;
    3. des applications Web;
    4. des applications mobiles;
    5. des logiciels;
    6. des kiosques.

5.7.1 Système d’information sur les ressources humaines (SIRH)

Un SIRH est une solution logicielle qui permet de conserver, de gérer et de traiter les renseignements détaillés sur les travailleurs et sur les politiques et procédures liées aux ressources humaines.

L’organisation doit :

  1. déterminer et établir des critères d’accessibilité pour la sélection d’un SIRH afin de soutenir ses objectifs en matière d’accessibilité;
  2. examiner et évaluer un SIRH à l’aide de critères d’accessibilité afin de déterminer les obstacles à l’emploi des travailleurs en situation de handicap, d’éliminer ces obstacles, et de les prévenir.

Remarque : Un système d’information sur les ressources humaines peut être utilisé dans le cadre d’un système de gestion des ressources humaines.

5.7.2 Systèmes de suivi des candidats et intelligence artificielle (IA)

Les organisations doivent mettre en œuvre les exigences suivantes en matière de systèmes de suivi des candidats et d’IA, dans le cadre de l’article 7 de la présente norme.

Remarque : Lorsque l’organisation utilise un système de suivi des candidats ou une autre IA pour le recrutement, la présélection et l’embauche des candidats, elle doit se conformer à la législation antidiscriminatoire en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, et démontrer que les critères de sélection de tout outil d’évaluation de l’embauche sont liés à l’emploi et constituent des impératifs d’entreprise, et qu’ils ne désavantagent pas systématiquement les membres des groupes visés par l’équité en emploi.

Lorsque l’organisation utilise un système de suivi des candidats ou une autre IA pour le recrutement, la présélection et l’embauche de candidats, elle doit :

  1. veiller à ce que le système de suivi des candidats et l’IA sélectionnent les candidats en fonction des exigences professionnelles réelles;  Remarque : La Cour suprême du Canada a défini un test en trois étapes pour déterminer une exigence professionnelle de bonne foi. L’employeur doit établir que l’exigence :
    1. a été adoptée dans un but ou un objectif ayant un lien rationnel avec la fonction exercée;
    2. a été adoptée de bonne foi, avec la conviction qu’elle est nécessaire pour atteindre le but ou l’objectif;
    3. est raisonnablement nécessaire pour atteindre son but ou son objectif, en ce sens qu’il est impossible d’accommoder le travailleur sans subir une contrainte excessive.
  2. prendre des mesures raisonnables pour démontrer que l’IA ou le système de suivi des candidats n’est pas discriminatoire, en effectuant ce qui suit :
    1. utiliser systématiquement et régulièrement les indicateurs suivants de pratiques acceptables pour les systèmes de suivi des candidats et les systèmes d’IA afin d’éliminer les préjugés dans le processus d’embauche, en effectuant ce qui suit :
      1.  informer les candidats de l’utilisation de l’IA dans le cadre du processus;
      2. permettre à chaque candidat de demander des mesures d’adaptation;
      3. veiller à ce que les mesures d’adaptation soient fournies de manière non stigmatisante;
      4. exiger des employeurs qu’ils produisent et rendent publics les éléments de preuve qu’ils ont exigés des fournisseurs afin qu’ils démontrent qu’ils ont pris des mesures raisonnables pour favoriser la participation des personnes en situation de handicap afin de s’assurer que leurs produits ne sont pas discriminatoires à l’égard des candidats en situation de handicap;
  3. mettre en œuvre des mesures d’adaptation raisonnables et efficaces, et adapter le processus de présélection afin d’évaluer chaque candidat de manière juste et équitable.

Lorsque l’organisation fait appel à un tiers pour procéder à la présélection et à l’évaluation, elle doit s’assurer que les outils externes de recrutement par IA ont été programmés et mis en œuvre à l’aide d’un ensemble de données diversifiées qui comprend des personnes en situation de handicap.

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