CAN-ASC-1.1 Norme sur l’emploi : ébauche pour examen public - 9. Gestion des limitations fonctionnelles, mesures d’adaptation, maintien au travail et retour au travail

Cet article présente les politiques, les processus et les programmes de gestion de l’incapacité sur le lieu de travail (ci-après dénommé « système de gestion d’incapacité au travail »). Le système de gestion d’incapacité au travail vise à répondre aux besoins des personnes en situation de handicap en matière d’adaptation, qu’elles soient en situation de handicap depuis longtemps ou qu’elles soient devenues en situation de handicap alors qu’elles étaient dans l’organisation.

Cet article aborde les questions de divulgation et d’adaptation, ainsi que le maintien au travail et le retour au travail. Il met l’accent sur l’élimination proactive des obstacles et sur la mise à disposition de facilitateurs (définis comme quelqu’un ou quelque chose qui aide à atteindre l’objectif final). La priorité est accordée à la prévention secondaire et tertiaire, en tenant compte du continuum entre la prévention primaire, secondaire et tertiaire. La prévention primaire fait référence à la prévention de l’exposition qui peut causer une mauvaise santé. La prévention secondaire consiste à répondre, en temps opportun, aux besoins des travailleurs en matière d’accessibilité afin de garantir des mesures d’adaptation optimales du lieu de travail et, en cas d’absence, le retour au travail. La prévention tertiaire consiste à réduire au minimum l’incidence du handicap sur le fonctionnement, la mobilisation et la productivité au travail, ainsi qu’à prévenir d’autres obstacles. Cet article porte principalement sur les travailleurs déjà affiliés à une organisation, de sorte que l’accent est mis sur la continuité.

Un système de gestion d’incapacité au travail est un cadre de politiques, de processus, de programmes, de procédures, de pratiques et de plans utilisés pour gérer l’incapacité au travail à l’échelle de l’organisation. Le système de gestion d’incapacité au travail est mis en place par un employeur qui se concentre sur la prévention des pertes de productivité et des pertes de mobilisation au travail ou en raison des absences du travail pour cause de maladie, de blessure ou d’incapacité, et qui se concentre également sur la prévention des risques qui causent ces pertes. (Du gouvernement du Canada) Les systèmes de gestion d’incapacité au travail comprennent des plans de maintien au travail et de retour à l’emploi.

Les plans de maintien au travail sont un outil permettant aux responsables d’aider, de manière proactive, les travailleurs malades ou blessés, ou ceux qui sont devenus en situation de handicap, à conserver un emploi productif en temps opportun et en toute sécurité.

Remarques :

1. Certains travailleurs peuvent effectuer, en toute sécurité, un travail productif et utile pendant leur convalescence.
2. Le maintien au travail est bénéfique pour le travailleur, et fait partie du processus de rétablissement.
3. Des situations différentes exigent des solutions différentes.

Les plans de retour au travail constituent un outil proactif permettant aux responsables d’aider les travailleurs blessés et, le cas échéant, les travailleurs malades, ainsi que les travailleurs en situation de handicap, à reprendre le travail après une absence, si cela ne présente aucun danger.

Remarque : Les plans de retour à l’emploi sont conçus pour être transitoires, et pour une durée déterminée. Ces plans peuvent, le cas échéant, être intégrés dans un plan d’adaptation à caractère permanent.

9.3.1 Politiques

9.3.1.1 Élaboration de politiques

Les politiques fournissent une orientation stratégique à l’organisation, doivent être documentées, et doivent être faciles d’accès pour tous les travailleurs. L’organisation doit élaborer des politiques conformes aux principes suivants :

1. veiller à ce que les changements apportés au système de gestion d’incapacité au travail ne créent pas de nouveaux obstacles;
2. disposer de plans d’adaptation individualisés conformes à ses politiques en matière de gestion d’incapacité au travail;
3. déterminer les options d’adaptation disponibles et les présenter clairement;
4. adopter une approche « oui par défaut » pour fournir des mesures d’adaptation sur le lieu de travail afin de minimiser le « contrôle » des mesures d’adaptation;
5. minimiser la nécessité de divulguer des renseignements médicaux personnels à l’employeur;

Remarque : Par exemple, déterminer un seuil de ressources et de coûts inférieur à celui pour lequel de la documentation médicale est nécessaire.

6. veiller à ce que la documentation médicale soit utilisée pour justifier les mesures d’adaptation nécessaires, et non pour les refuser;
7. intégrer des mécanismes de rétroaction pour alimenter le système de gestion d’incapacité au travail et soutenir la détermination et la prévention des obstacles émergents;
8. inclure des exemples de cas, dans la mesure du possible.

Lors de l’élaboration d’une politique conforme aux exigences mentionnées précédemment, les organisations doivent se conformer aux articles 5.5.3 et 9.3.2.

9.3.1.2 Exigences de la politique

La direction de l’organisation établit et tient à jour les politiques du système de gestion d’incapacité au travail de l’organisation en consultation avec les travailleurs et les autres parties présentes sur le lieu de travail qui sont concernées, y compris les représentants des travailleurs. Les politiques du système de gestion d’incapacité au travail doivent :

1. satisfaire aux exigences légales applicables et aux autres obligations et exigences pertinentes;
2. être adaptées à la nature et à la taille de l’organisation;
3. être structurellement soutenues et clairement documentées;
4. inclure un cadre pour l’établissement et l’examen des objectifs et des cibles de la gestion d’incapacité au travail;
5. être documentées, mises en œuvre, tenues à jour et examinées périodiquement à une fréquence établie et appropriée afin d’assurer une amélioration continue;
6. être communiquées à tous les travailleurs;
7. être mises à la disposition des parties intéressées externes, le cas échéant;
8. être intégrées à d’autres parties du système de gestion de l’organisation.

Les articles suivants concernent des domaines précis dans lesquels des politiques doivent être élaborées.

9.3.2 Divulgation et adaptation

Un système de gestion d’incapacité au travail est efficace lorsque les travailleurs sentent qu’ils peuvent s’auto-identifier comme une personne en situation de handicap en toute sécurité, et qu’ils sont convaincus que cette divulgation conduira à un renforcement du soutien sur le lieu de travail, plutôt qu’à des représailles de la part d’autres personnes au sein de l’organisation. À cet égard, l’élaboration et la mise en œuvre d’une solide politique d’adaptation individualisée et d’un processus d’accompagnement sont essentielles.

Cette politique et le processus qui l’accompagne doivent :

1. décrire les rôles et responsabilités de toutes les personnes qui participent au processus d’adaptation;
2. s’appliquer à tous les travailleurs, indépendamment de leur situation de handicap ou de leur poste au sein de l’organisation;
3. assurer la continuité du soutien lorsque les travailleurs sont employés par l’organisation;
4. obliger l’employeur à couvrir les frais liés à l’obtention de la documentation médicale qu’il demande, ainsi que les pertes de temps qui en découlent;
5. minimiser la quantité de renseignements médicaux demandés, en respectant la vie privée du travailleur et la confidentialité de son état de santé;
6. se concentrer sur les renseignements fonctionnels qui orienteront les mesures d’adaptation, ainsi que sur les procédures et pratiques en matière de maintien au travail et de retour au travail;
7. exiger la participation du travailleur et son consentement éclairé quant à la manière dont la mise en œuvre des mesures d’adaptation sera communiquée, selon le principe de la nécessité d’accès;
8. évaluer la documentation médicale de manière objective, en évitant de poser des questions déraisonnables lorsque le travailleur la fournit;
9. lorsque le lieu de travail est syndiqué, exiger de l’employeur qu’il informe le travailleur de son droit à une représentation syndicale et, en consultation avec le travailleur, faire participer les représentants des travailleurs aux processus d’adaptation, le cas échéant;
10. faire participer un représentant d’une organisation de personnes en situation de handicap ou une autre personne compétente pour soutenir les travailleurs en situation de handicap dans les processus d’adaptation sur un lieu de travail non syndiqué, si nécessaire;
11. former les responsables et les travailleurs chargés de prendre des décisions en matière d’adaptation à la politique d’adaptation et à l’obligation d’adaptation;
12. faire en sorte que le processus d’adaptation soit souple et adaptable aux changements de responsabilités des travailleurs afin de minimiser le risque de perte de mesures d’adaptation dans le cadre de l’avancement et du perfectionnement professionnels;
13. accuser réception de la demande d’adaptation d’un travailleur en temps opportun;
14. promouvoir l’équité dans l’ensemble de l’organisation en permettant aux travailleurs occupant tous les postes de l’organisation de bénéficier de mesures d’adaptation raisonnables;
15. rendre les technologies d’assistance et les aides à l’adaptation sur le lieu de travail largement disponibles afin de maximiser l’accès;
16. fournir une protection aux travailleurs qui divulguent des renseignements ou demandent des mesures d’adaptation, y compris une approche de non-représailles afin d’éviter toute répercussion négative sur leurs opportunités d’emploi, de croissance ou d’avancement professionnels;
17. communiquer la procédure d’adaptation à tous les travailleurs et mettre les renseignements à la disposition de tous les travailleurs sans restriction d’accès;
18. faire en sorte que l’accès aux mesures d’adaptation ne dépende pas de la documentation médicale;
19. inclure l’élaboration et la mise en œuvre d’un mécanisme de rétroaction permettant aux travailleurs d’évaluer leur expérience en matière d’adaptation du lieu de travail;
20. offrir aux travailleurs des possibilités fréquentes et significatives de demander des mesures d’adaptation avant de prendre une décision qui les affecterait négativement;
21. obliger l’organisation à se renseigner auprès du travailleur su la nécessité d’une mesure adaptation lorsque l’organisation a connaissance, ou devrait raisonnablement avoir connaissance d’un lien entre un handicap et le rendement professionnel d’un travailleur.

9.3.3 Prestations et autres aides

L’organisation doit disposer d’une politique officielle en matière de prestation de programmes et de services d’avantages sociaux aux travailleurs. La politique doit :

1. se concentrer sur le soutien à la mobilisation, à la santé et au bien-être des travailleurs;
2. exiger que les renseignements sur les prestations et les services, ainsi que sur la manière d’y accéder, soient mis à la disposition des travailleurs dans des formats accessibles;
3. réduire au minimum l’exigence liée à la documentation médicale et aux formalités nécessaires pour avoir accès aux prestations;
4. inclure un processus centré sur le travailleur pour la détermination périodique des besoins, des lacunes dans les besoins, et des possibilités d’y répondre par des programmes et des services supplémentaires.

9.3.3.1 Programmes

Lors de l’élaboration des programmes, l’organisation devrait tenir compte des éléments suivants :

1. congés de maladie payés;
2. programme d’aide aux employés (PAE)/programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF);
3. régime de soins dentaires;
4. régime d’assurance-santé complémentaire;
5.  régime d’assurance-médicaments;
6. durée des vacances au-delà du minimum requis par la loi;
7. invalidité de courte durée (ICD) et invalidité de longue durée (ILD);
8. absences occasionnelles payées;
9. congé pour des raisons personnelles ou familiales;
10. remboursement des frais liés à l’obtention des pièces justificatives nécessaires à la perception des prestations;
11. assistance complémentaire pour les travailleurs qui ont besoin d’une couverture sociale (p. ex. soins de santé, soins dentaires) supérieure à ce qui est actuellement couvert;
12. plan d’adaptation documenté pour assurer la continuité de l’emploi au sein de l’organisation;
13. fonds d’adaptation centralisé pour répondre aux besoins d’adaptation et traiter l’élimination des obstacles financiers au sein des opérations (p. ex. la crainte d’un gestionnaire responsable que les coûts d’adaptation ne réduisent son budget de fonctionnement) afin d’embaucher, de maintenir en poste et de promouvoir des personnes en situation de handicap talentueuses au sein d’une équipe ou d’un ministère, et de respecter l’obligation d’adaptation.

9.3.3.2 Opérationnalisation des programmes

L’organisation devrait :

1. organiser des séances d’information à l’intention des travailleurs sur les prestations et les services disponibles au sein de l’organisation et de la communauté, et sur la manière d’y accéder;
2. former les travailleurs sur les principales questions en matière d’adaptation, notamment le principe de l’obligation d’adaptation et le droit à des mesures d’adaptation;
3. examiner les exigences d’accessibilité des programmes et des fournisseurs de services tiers pour confirmer que les besoins des travailleurs sont satisfaits, et rechercher d’autres fournisseurs si nécessaire.

9.3.4 Maintien de la mobilisation des travailleurs (c.-à-d., maintien au travail)

Il est possible de maintenir la mobilisation des travailleurs, même lorsque leur état de santé se dégrade temporairement ou à plus long terme, en prenant des mesures d’adaptation en temps opportun. Ces efforts peuvent même permettre d’éviter une absence pour des raisons de santé. Les organisations doivent :

1. exiger que les événements organisés sur le lieu de travail intègrent les travailleurs en situation de handicap et facilitent les demandes d’adaptation des travailleurs;
2. offrir aux travailleurs une flexibilité des horaires de travail dans la mesure où les besoins de l’entreprise le permettent;
3. promouvoir le signalement en temps opportun des changements dans les besoins d’adaptation d’un travailleur;
4. mettre l’accent sur la prise en charge des besoins de santé du travailleur en proposant des mesures d’adaptation pour l’aider à demeurer au travail;
5. définir clairement le processus d’intervention précoce avec les ressources appropriées pour contribuer au maintien au travail du travailleur, si possible;
6. respecter les cas où les capacités fonctionnelles d’un travailleur ne peuvent être satisfaites par le recours au processus d’adaptation présenté par l’employeur ou ayant fait l’objet de discussions sur le lieu de travail. Dans de tels cas, le temps d’arrêt de travail nécessaire pour des raisons médicales doit être reconnu et respecté.

Consulter l’article 9.3.2 pour obtenir plus de détails sur la politique d’adaptation et sur la procédure à suivre pour favoriser le maintien au travail. Consulter l’article 9.3.5 qui suit pour obtenir des conseils sur les critères d’adaptation dans son propre emploi, par rapport à un emploi différent.

9.3.5 Retour au travail à la suite d’une absence pour des raisons de santé

L’organisation doit disposer d’une politique et d’un processus officiels de retour au travail qui :

1. déterminent le rôle des principales parties présentes sur le lieu de travail dans le processus de retour au travail;
2. sont proactifs et équitables en matière de retour au travail, quelles que soient les raisons de l’absence;

Remarque : L’admissibilité à certains programmes de prestations peut être fondée sur la cause (c.-à-d. liée ou non au travail) ou sur d’autres facteurs tels que le type de contrat de travail, mais tous les efforts doivent être déployés pour traiter tous les travailleurs de manière équitable et minimiser les disparités qui peuvent survenir en raison de la cause, du type de contrat et d’autres facteurs.

3. soutiennent le travailleur et minimisent l’incidence du retour au travail sur sa santé et son bien-être;
4. intègrent la participation active et la consultation du travailleur et de ses représentants (le cas échéant), du superviseur du travailleur et des principales parties prenantes sur le lieu de travail;
5. comprennent l’élaboration d’un plan officiel de retour au travail adapté au travailleur et à son rôle;
6. comprennent une communication précoce et continue avec le travailleur;
7. permettent au travailleur (et à son représentant, le cas échéant), à son superviseur et à d’autres parties importantes qui sont présentes sur le lieu de travail d’accéder, en temps opportun, aux renseignements relatifs au processus de retour au travail;
8. respectent la vie privée des travailleurs;
9. comprennent un mécanisme de recours interne à utiliser si le plan de retour au travail n’est pas mis en œuvre comme convenu.

9.3.5.1 Autres exigences en matière de retour au travail

Le plan de retour au travail doit :

1. être documenté, accepté et examiné périodiquement par le travailleur et par son superviseur afin de confirmer qu’il continue à répondre aux besoins du travailleur;
2. faire du retour rapide et sûr au travail une priorité;
3. décrire les mesures d’adaptation et le processus d’examen des mesures d’adaptation;
4. établir des priorités dans l’ordre suivant :
   1. le retour à l’emploi du travailleur, avec ou sans mesures d’adaptation ou tâches modifiées;
   2. l’affectation à des tâches différentes, avec ou sans mesures d’adaptation, ou à des tâches modifiées compatibles avec les fonctions et les compétences du travailleur;
5. fournir un travail intéressant et un salaire égal lorsqu’un nouvel emploi fait partie du processus de retour au travail;
6. garantir le maintien des aides et des prestations nécessaires à la promotion de la santé et du bien-être;
7. exiger la rétroaction et le consentement éclairé des travailleurs quant à la manière dont la mise en œuvre des mesures d’adaptation sera communiquée aux personnes concernées par cette mise en œuvre, selon le principe de la nécessité d’accès;
8. fournir un examen interne si le plan de retour au travail n’est pas mis en œuvre comme prévu.

9.3.5.2 Mise en œuvre des exigences du plan de retour au travail

La mise en œuvre du plan de retour au travail doit :

1. inclure le superviseur, le travailleur et, si le lieu de travail est syndiqué, le représentant des travailleurs;
2. favoriser un accès rapide et coordonné aux prestations et au soutien (p. ex. ICD, ILD, PAE/PAEF), ou aux indemnités pour accident du travail, le cas échéant, pendant que le travailleur est en arrêt de travail et au cours de la transition vers un retour à un fonctionnement optimal;
3. inclure une évaluation du processus pour s’assurer que le plan de retour au travail est mis en œuvre comme prévu, et qu’il n’empêche pas le travailleur d’accéder à des possibilités d’avancement.