CAN/ASC-1.1:2024 – L’emploi
12. Recrutement, embauche et intégration
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Table des matières
12.1 Résumé
Le présent article porte principalement sur la première phase du cycle de vie de l’emploi. À ce titre, il met l’accent sur le recrutement, l’embauche et l’intégration des travailleurs ou de membres en situation de handicap. Lorsque le processus de recrutement est totalement accessible, il permet aux organisations de diversifier le lieu de travail, d’atteindre des candidats qualifiés, et de réduire le risque de discrimination. Le principe de non-discrimination doit être respecté tout au long du processus de recrutement et d’embauche, afin d’optimiser les avantages pour l’organisation et d’offrir des possibilités équitables aux travailleurs avec et sans handicap.
12.2 Recrutement
12.2.1 Déclaration d’engagement
L’organisation doit :
- élaborer une déclaration d’engagement en faveur de l’accessibilité, de l’équité et de l’inclusion dans les processus de recrutement et les offres d’emploi;
- afficher publiquement sa déclaration d’engagement et la rendre accessible à toutes les personnes qui présentent leur candidature;
- inviter les membres des groupes sous-représentés, y compris les personnes en situation de handicap, à présenter leur candidature;
- garantir que des mesures d’adaptation seront apportées tout au long du processus de recrutement, de sélection ou d’évaluation, ou du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation, sans frais pour la personne, afin d’assurer une participation pleine et égale.
12.2.2 Processus de recrutement des candidats
L’organisation doit :
- élaborer des processus de recrutement et des pratiques publicitaires en vue d’attirer les candidatures du plus grand nombre possible de personnes qualifiées;
- publier les offres d’emploi dans des formats accessibles aux personnes en situation de handicap, et consulter les services d’emploi pour les personnes en situation de handicap ou d’autres organismes compétents;
- inviter les personnes à indiquer les mesures d’adaptation dont elles ont besoin tout au long du processus de recrutement;
- fournir ou organiser des mesures d’adaptation appropriées, en fonction des besoins de la personne en matière d’accessibilité;
- préserver la confidentialité en ce qui concerne la divulgation et la raison de cette divulgation lorsqu’une personne s’auto-identifie;
- informer les travailleurs et le public des mesures d’adaptation proposées aux personnes qui présentent leur candidature dans le cadre de ses processus de recrutement;
- fournir tous les documents de recrutement dans un format accessible.
Remarque : Étant donné que la technologie est mise à jour de temps en temps, il se peut que l’accessibilité présente dans les versions antérieures soit perdue dans les versions ultérieures. Le matériel devrait donc être périodiquement revu et mis à jour en fonction des progrès technologiques.
12.2.3 Systèmes de suivi des candidats et intelligence artificielle
Les organisations doivent mettre en œuvre les exigences suivantes en matière de systèmes de suivi des candidats et d’intelligence artificielle, dans le cadre de l’article 12 de la présente norme.
Remarque : Lorsque l’organisation utilise un système de suivi des candidats ou une autre intelligence artificielle pour le recrutement, la présélection et l’embauche des candidats, elle doit se conformer à la législation antidiscriminatoire en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, et démontrer que les critères de sélection de tout outil d’évaluation de l’embauche sont liés à l’emploi et constituent des impératifs d’entreprise, et qu’ils ne désavantagent pas systématiquement les membres des groupes visés par l’équité en emploi.
Lorsque l’organisation utilise un système de suivi des candidats ou une autre intelligence artificielle pour le recrutement, la présélection et l’embauche de candidats, elle doit :
s’assurer que les systèmes de suivi des candidats et l’intelligence artificielle sélectionnent les personnes en fonction des exigences professionnelles réelles, telles que définies à l’article 8 de la présente norme;
Remarque : Cette exigence permet aux employeurs d’évaluer les compétences ou les aptitudes pertinentes d’une personne, plutôt que d’évaluer ses capacités sensorielles, manuelles ou d’expression orale potentiellement déficientes.
- prendre des mesures raisonnables pour démontrer que l’intelligence artificielle ou le système de suivi des candidats n’est pas discriminatoire, en effectuant ce qui suit :
- exiger des employeurs qu’ils produisent et rendent publics les éléments de preuve qu’ils ont exigés des fournisseurs afin qu’ils démontrent qu’ils ont pris des mesures raisonnables pour favoriser la participation des personnes en situation de handicap afin de s’assurer que leurs produits ne sont pas discriminatoires à l’égard de ces personnes;
- utiliser systématiquement et régulièrement les indicateurs suivants de pratiques acceptables pour les systèmes de suivi des candidats et les systèmes d’intelligence artificielle afin d’éliminer les préjugés dans le processus d’embauche, en effectuant ce qui suit :
- expliquer aux personnes qui présentent leur candidature si l’intelligence artificielle est utilisée dans le cadre du processus, comment elles seront évaluées et quelles protections sont en place pour garantir l’impartialité de l’utilisation de l’intelligence artificielle;
- indiquer aux personnes qui présentent leur candidature si les outils d’évaluation supplémentaires utilisés dans le cadre de la sélection par intelligence artificielle sont accessibles aux personnes en situation de handicap;
- fournir des lignes directrices claires sur la manière de demander des mesures d’adaptation;
- veiller à ce que chaque personne soit traitée de manière équitable lorsqu’elle demande des mesures d’adaptation, sans préjugé, représailles ou discrimination, et veiller à ce que les mesures d’adaptation soient fournies d’une manière non stigmatisante;
- prendre des mesures pour donner la priorité à l’atténuation des préjugés liés à l’intelligence artificielle, même en cas d’utilisation d’outils tiers, et
- veiller à ce qu’il existe des mécanismes d’analyse continue des données d’intelligence artificielle et des algorithmes partagés afin d’en garantir l’équité.
Remarque : Les entreprises et les organisations peuvent accroître la transparence sur la manière dont leurs systèmes d’intelligence artificielle fonctionnent et parviennent à des décisions, tout en participant aux révisions en autorisant des audits de code.
L’organisation doit s’assurer que les outils externes d’intelligence artificielle utilisés pour la sélection et l’évaluation ont été programmés et mis en œuvre avec un ensemble de données qui inclut non seulement les personnes en situation de handicap, mais aussi la diversité au sein des handicaps.
12.2.4 Offres d’emploi
L’organisation doit élaborer des offres d’emploi conformes aux exigences suivantes :
- être inclusives, et ne pas exclure les personnes en situation de handicap;
- énumérer les exigences du poste qui ont été examinées et dont l’exactitude a été confirmée par le service des ressources humaines et le responsable de l’embauche;
- encourager les candidatures de personnes possédant des aptitudes différentes, une expertise ou une autre expérience pertinente qui sont capables de remplir les fonctions essentielles et critiques du poste, avec ou sans soutien;
- indiquer la possibilité, le cas échéant, de fournir un portfolio ou des échantillons de travail au lieu d’une description écrite des compétences et de l’expérience;
- lorsqu’il existe des exigences professionnelles justifiées pour un poste, ne déterminer que celles qui font partie des critères de sélection;
- mettre à la disposition des candidats les politiques de l’organisation en matière de mesures d’adaptation;
- désigner une personne-ressource qui connaît la déclaration d’engagement de l’organisation et qui répondra aux questions concernant les exigences essentielles du poste;
- formuler les exigences de manière à mettre en évidence les compétences ou les résultats souhaités plutôt que des capacités spécifiques, susceptibles d’exclure certaines personnes;
- fournir les coordonnées du représentant de l’organisation qui gère l’offre d’emploi;
- décrire l’environnement de travail, le cas échéant, en tenant compte des considérations d’accessibilité, y compris, mais sans s’y limiter, l’agencement des bureaux, la politique en matière d’odeurs, le niveau de bruit, l’éclairage et la configuration du poste de travail, afin d’aider les personnes qui présentent leur candidature à visualiser l’espace de travail;
- décrire les étapes suivantes du processus de recrutement.
12.2.5 Processus de candidature
L’organisation doit mettre en place des processus de candidature accessibles en effectuant ce qui suit :
- exiger l’utilisation d’un langage clair pour répondre aux questions et pour déterminer les exigences du poste;
- accepter les documents des personnes qui présentent leur candidature dans d’autres formats;
- indiquer clairement les champs pour lesquels les réponses sont obligatoires, et ceux pour lesquels les réponses sont facultatives;
- indiquer les champs dans lesquels les personnes peuvent fournir des renseignements complémentaires;
- planifier la communication avec les personnes qui présentent leur candidature afin de leur donner plus de temps pour traiter les questions de présélection et y répondre;
- informer les personnes qui présentent leur candidature si elles seront soumises à un test visant à démontrer leur capacité à effectuer des tâches réelles ou simulées, et fournir une description du format du test à l’avance, ainsi qu’un avis indiquant que des mesures d’adaptation sont disponibles sur demande;
- axer les tests préalables à l’emploi et les critères de sélection sur les compétences, connaissances et aptitudes précises qui sont essentielles pour le poste, de manière à éviter d’exclure les personnes en situation de handicap par inadvertance;
- supprimer la prise en compte de la durée de la formation dans les critères d’évaluation d’une candidature;
- évaluer la capacité de la personne à effectuer le travail sur la base des compétences non techniques et de l’attitude requises, et non exclusivement sur la base du résultat d’un test de compétence;
- autoriser d’autres moyens que les références, si elles sont utilisées au cours du processus d’évaluation;
- déterminer comment une personne intéressée peut demander de l’aide pour remplir le dossier de candidature à tout moment du processus.
12.3 Entrevues et processus d’évaluation
L’organisation doit permettre aux personnes qui présentent leur candidature de participer et de se présenter aux entrevues et aux processus d’évaluation de façon équitable et inclusive en prenant les mesures suivantes :
- fournir aux personnes qui interagissent avec les personnes qui présentent leur candidature un encadrement et une formation en matière de sensibilisation au handicap, y compris sur la manière d’établir des relations appropriées avec les personnes en situation de handicap en faisant preuve de confiance à leur égard;
- fournir des renseignements sur la manière de se rendre au lieu de l’entrevue, y compris notamment les possibilités de stationnement accessible, les options en matière de transport accessible et les caractéristiques de l’accessibilité du bâtiment;
- fournir des renseignements sur les politiques et protocoles pertinents, y compris notamment les politiques relatives à la sensibilité aux produits chimiques et les politiques relatives aux chiens-guides et aux chiens d’assistance;
- inviter la personne à préciser, à l’avance, toute considération relative à l’accessibilité du lieu de l’entrevue;
- lorsque des entrevues virtuelles sont jugées appropriées, fournir des instructions concernant la plateforme préférée, les moyens d’accès et d’utilisation, et toute considération liée à l’accessibilité;
- fournir aux personnes qui présentent leur candidature une copie textuelle, dans un format accessible, des instructions et des questions de l’entrevue;
- fournir une estimation de la durée de l’entrevue et de l’heure de fin prévue afin de faciliter l’organisation du transport;
- inviter les personnes qui présentent leur candidature à déterminer elles-mêmes l’aide ou le soutien dont elles ont besoin au cours du processus d’entrevue ou de sélection, sans leur demander la nature exacte de leur handicap, par exemple en autorisant la présence d’un interprète en langue des signes, d’un avocat ou d’une personne de confiance lors d’une entrevue.
12.3.1 Comités d’entrevue
L’organisation doit éliminer les obstacles en effectuant ce qui suit :
- mettre en place un comité d’entrevue dont les membres ont reçu la formation requise en matière de diversité, d’équité et d’inclusion, dont au moins un membre de l’équipe requérante qui connaît bien le poste à pourvoir;
- fournir aux membres des comités d’entrevue des conseils sur la manière de rendre le processus d’entrevue et de sélection pleinement accessible à toutes les personnes qui présentent leur candidature.
12.3.2 Questions d’entrevue
L’organisation doit éliminer les obstacles en effectuant ce qui suit :
- élaborer une grille de notation de l’entrevue qui reflète les critères du poste et les compétences évaluées dans le cadre d’un processus équitable, objectif et méthodique;
- noter les réponses de manière cohérente pour toutes les personnes de façon à atténuer les effets des préjugés;
- axer l’élaboration des questions d’entrevue sur la détermination de la manière dont la personne effectuera les tâches suivantes :
- mettre en œuvre ses compétences pour accomplir les tâches professionnelles et les compétences de base;
- appliquer sa capacité à exécuter des tâches professionnelles précises;
- éviter les questions qui obligeraient une personne à révéler un handicap directement ou indirectement, à moins que la question ne soit liée aux obstacles spécifiques qui pourraient nuire à l’accomplissement d’une exigence professionnelle professionnelle justifiée;
- évaluer les compétences interpersonnelles en rapport avec les exigences du poste ou les fonctions du rôle et promouvoir une culture d’intégration;
- empêcher la disqualification de personnes parce qu’elles ne sont pas en mesure d’effectuer des tâches professionnelles non essentielles.
Remarque : Les fonctions non essentielles sont des tâches ou des fonctions qui ne sont pas des exigences professionnelles réelles. Ces tâches peuvent souvent être réaffectées ou supprimées sans affecter de manière significative les responsabilités essentielles du poste ou le fonctionnement général de l’entreprise.
12.4 Embauche
L’organisation doit :
- informer la personne retenue de ses politiques actuelles en matière de mesures d’adaptation pour les travailleurs lors des offres d’emploi;
- informer la personne retenue que des mesures adaptées à ses besoins spécifiques liés à son handicap sont disponibles;
- veiller à ce que la personne retenue bénéficie de l’équité salariale (un salaire égal pour une valeur égale) selon les fonctions et les responsabilités du poste et qu’elle ne perçoive pas un salaire inférieur au salaire minimum.
12.5 Intégration
Pour chaque nouveau travailleur, l’organisation doit :
- organiser un processus d’orientation dans l’organisation qui comprend une familiarisation avec l’environnement de travail et les tâches professionnelles et qui répond aux exigences individuelles spécifiques en matière d’accessibilité;
- fournir des politiques relatives aux mesures d’adaptation;
- désigner une personne de soutien, un mentor, un fournisseur de services ou d’une personne de référence qui contribuera au processus d’intégration;
- confirmer que l’évaluation de la personne pendant la période d’essai commence une fois que les mesures d’adaptation appropriées ont été mises en œuvre;
- communiquer les renseignements essentiels à l’emploi et au lieu de travail (y compris notamment les instructions de travail, les manuels de travail, les renseignements sur le règlement du personnel, les procédures de règlement des griefs et les procédures en matière de santé et de sécurité) dans un ou plusieurs formats accessibles;
- confirmer que le ou les formats indiqués au point e) répondent aux besoins de la personne (voir l’article 10.6);
- consulter le travailleur pour comprendre ses besoins et savoir si des mesures d’adaptation supplémentaires sont nécessaires avant de mettre en œuvre le ou les changements;
- fournir au travailleur le temps et les outils nécessaires pour formuler sa ou ses demandes de mesures d’adaptation individualisées;
- mettre en place un processus permettant au travailleur de communiquer à l’employeur les mesures d’adaptation nécessaires.
12.6 Soutien continu à l’emploi
L’organisation doit :
- fournir à tous les travailleurs une formation sur la sensibilisation au handicap, à équité et à l’inclusion;
- fournir des services de suivi afin de déterminer et de résoudre rapidement les problèmes dans l’intérêt de l’organisation et du nouveau travailleur;
- examiner et mettre à jour les mesures d’adaptation, si nécessaire, à l’issue de l’orientation et de l’intégration;
- lorsque des mesures d’adaptation ne peuvent être fournies directement par l’employeur et qu’il est nécessaire de faire appel à un fournisseur de services, consulter la personne concernée pour tenir compte de ses préférences dans le choix du fournisseur de services.