CAN-ASC-4.1 : Approvisionnement accessible
13. Appel d’offres et attribution du contrat
Informations
Table des matières
Membres du comité technique
- Andrea Zervos (Président), Directeur, Services publics et marchés publics Canada
- Gilles LeVasseur (Vice-président), Président, Programme de contestation de la Cour fédérale
- Cheryl Stacey, retraité, ancien fonctionnaire
- Harry Lew, Responsable de la recherche et du développement, Neil Squire Society
- Martin Chénier, Président, Alliance des approvisionneurs du Canada
- Brytani McLeod, Collège NorQuest - ACT! Consultante en consultation, inclusion et accessibilité, coach de carrière
- Katya Pereyaslavska, Bibliothécaire associée, Western University
- Hilton Schwartz, Membre du conseil d’administration national, Alliance pour l’égalité des Canadiens aveugles
- Elizabeth (Liz) Laidlaw, Directeur, Bureau de l’accessibilité, Workplace Safety and Insurance Board (WSIB) Ontario
- Sarah Anne Hrycenko, Conseiller en approvisionnement, Soutien en approvisionnement Canada : Services publics et Approvisionnement Canada
- Diane Morrell, Coordonnateur de l’accessibilité, Ville de Sault Ste. Marie
- Jeffrey Panasuik, Directeur Général, S5 Dynamic Learning Initiative
- Audrey, Beauchamp, Directrice générale, Services linguistiques CB
- Cynthia Benoit, Présidente, Eversa
- Amy Ross, Défenseur de l’accessibilité, Ville de Waterloo
13.1 Établissement de la période de la demande de soumissions
Lors de l’établissement de la période de la demande de soumissions pour un approvisionnement, les clients doivent :
- respecter la période minimale de la demande de soumissions telle que spécifiée dans tout accord commercial applicable; et
- déterminer un délai raisonnable pour la soumission des offres en fonction :
- du niveau de complexité de l’approvisionnement;
- du montant de sous-traitance anticipé; et
- du temps nécessaire pour obtenir la demande de soumissions dans un format accessible, préparer une offre et soumettre une réponse à une demande de soumissions.
Remarque : Un délai raisonnable variera selon la solution. Les demandes de soumissions peuvent prendre en compte le temps nécessaire au fournisseur pour répondre. Les demandes de soumissions peuvent également prendre en compte le temps nécessaire pour préparer les documents dans des formats accessibles. Il est important de noter que les personnes en situation de handicap peuvent avoir besoin de suffisamment de temps pour préparer et soumettre une réponse à une demande de soumission.
13.1.1 Traitement des coûts d’accessibilité dans le cadre des appels d’offres
Afin de promouvoir une participation équitable et inclusive aux opportunités d’approvisionnement, les clients et les professionnels de l’approvisionnement doivent :
- offrir aux soumissionnaires la possibilité de détailler tous les coûts prévus pour leurs propres adaptations ou de celui de leurs personnels pendant l’exécution des travaux prévus au contrat;
- demander aux soumissionnaires de fournir ces coûts séparément des autres coûts associés à la proposition financière (p. ex., dans une annexe ou un tableau de répartition des coûts);
- décrire dans le document de demandes de soumissions comment ces coûts liés aux mesures d’adaptation seront évalués;
- s’assurer que les coûts d’adaptation ne sont pas inclus dans l’évaluation des propositions financières;
- vérifier, avant l’attribution du contrat, que les coûts d’adaptation sont justes et raisonnables; et
- s’assurer que les coûts d’adaptation sont reflétés dans la base de paiement du contrat qui en résulte.
13.2 Organisation d’une conférence des soumissionnaires
Les conférences des soumissionnaires doivent se conformer à l’article 11.
13.3 Nécessité de visites de sites
Lorsque des visites sur site sont nécessaires, les clients et les professionnels de l’approvisionnement doivent :
- demander de manière proactive sur l’existence d’exigences d’adaptation; et
- s’efforcer de fournir des solutions accessibles si une visite de site est nécessaire et que le site n’est pas accessible.
13.4 Répondre aux enquêtes relatives aux appels d’offres
Lors de la préparation des réponses aux demandes d’appel d’offres, les professionnels de l’approvisionnement et les clients doivent rédiger une réponse écrite en langage clair, conformément à l’article 11.2.
13.5 Modification (ou amendement) d’un appel d’offres
Si, en raison d’une enquête, une modification significative est apportée à une demande de soumissions, la restante de la période de la demande de soumission devrait :
- être ajustée afin de permettre aux soumissionnaires intéressés d’examiner et de répondre aux nouvelles informations requises pour la demande de soumission, conformément à l’article 13.1; et
- si la période d’appel d’offres a été ajustée, un amendement doit être émis et communiqué dans un format conforme à l’article 11.2.3 aux soumissionnaires indiquant que les exigences de la demande de soumissions ont été modifiées.
13.6 Fournir un compte rendu aux soumissionnaires non retenus
À la demande d’une entreprise, les clients et les professionnels de l’approvisionnement doivent fournir un compte rendu aux soumissionnaires non retenus qui :
- fournit des documents dans un format accessible et en langage clair, conformément à l’article 11;
- si nécessaire, fournit des formats alternatifs;
- si nécessaire, fournit un compte rendu accessible équivalent, tel qu’une traduction en langue des signes, conformément à la norme EN 301 549:2024; et
- si nécessaire, garantit la fourniture d’une interprétation en langue des signes lors des réunions de compte rendu, et accorder une prolongation raisonnable du délai aux soumissionnaires non retenus.
Remarque : Lorsque des services d’accessibilité ou de traduction sont nécessaires, des mesures devraient être prises pour éviter tout conflit d’intérêts. Lorsque cela est possible, le service devrait être fourni en interne à l’organisation, ou le soumissionnaire peut être invité à proposer un interprète ou un traducteur qualifié pour approbation. Cela peut inclure la traduction du compte rendu écrit en format vidéo en langue des signes afin d’assurer l’accessibilité tout en maintenant la confidentialité et l’impartialité.