CAN-ASC-4.1 : Approvisionnement accessible
12. Planification d’un approvisionnement
Informations
Table des matières
Membres du comité technique
- Andrea Zervos (Président), Directeur, Services publics et marchés publics Canada
- Gilles LeVasseur (Vice-président), Président, Programme de contestation de la Cour fédérale
- Cheryl Stacey, retraité, ancien fonctionnaire
- Harry Lew, Responsable de la recherche et du développement, Neil Squire Society
- Martin Chénier, Président, Alliance des approvisionneurs du Canada
- Brytani McLeod, Collège NorQuest - ACT! Consultante en consultation, inclusion et accessibilité, coach de carrière
- Katya Pereyaslavska, Bibliothécaire associée, Western University
- Hilton Schwartz, Membre du conseil d’administration national, Alliance pour l’égalité des Canadiens aveugles
- Elizabeth (Liz) Laidlaw, Directeur, Bureau de l’accessibilité, Workplace Safety and Insurance Board (WSIB) Ontario
- Sarah Anne Hrycenko, Conseiller en approvisionnement, Soutien en approvisionnement Canada : Services publics et Approvisionnement Canada
- Diane Morrell, Coordonnateur de l’accessibilité, Ville de Sault Ste. Marie
- Jeffrey Panasuik, Directeur Général, S5 Dynamic Learning Initiative
- Audrey, Beauchamp, Directrice générale, Services linguistiques CB
- Cynthia Benoit, Présidente, Eversa
- Amy Ross, Défenseur de l’accessibilité, Ville de Waterloo
12.1 Définition des exigences
Afin d’identifier et de définir les exigences d’accessibilité pour l’approvisionnement, les clients doivent :
- identifier les normes, directives et meilleures pratiques applicables en matière d’accessibilité et, dans le cas où aucune référence applicable n’est disponible, de continuer à suivre le processus d’approvisionnement et de faire des efforts raisonnables pour trouver une solution;
- consulter les utilisateurs finaux, y compris les personnes en situation de handicap, lors de la phase de planification et tout au long du processus d’approvisionnement;
- identifier les exigences relatives aux essais d’utilisateurs et de conformité en matière d’accessibilité;
- consulter des experts en la matière, y compris des personnes en situation de handicap; et
- lorsqu’aucune solution appropriée n’est clairement identifiée, suivre la justification obligatoire d’exclusion de l’accessibilité énoncée à l’article 10.1.4.
Remarque : Les organisations sont encouragées à collaborer avec les fournisseurs afin d’élaborer des listes de sources sélectionnées qui privilégient l’accessibilité, tout en identifiant les fournisseurs et organisations ayant une expertise démontrée en matière d’accessibilité afin de maintenir une liste actuelle et fiable de ressources et services.
- Afin d’identifier et de définir les exigences d’accessibilité pour l’approvisionnement, les clients devraient :
- mobiliser l’industrie (réseau de fournisseurs potentiels) et les organisations qui se sont procuré des biens ou des services similaires afin de comprendre la capacité du marché à aider à élaborer une stratégie d’approvisionnement qui inclut les exigences d’accessibilité; et
- envisager des exemptions aux méthodes obligatoires d’approvisionnement lorsque le respect de l’obligation d’adaptation par la Loi canadienne sur les droits de la personne ou la Loi canadienne sur l’accessibilité exige de la souplesse. Voir l’article 12.1.1 pour les exigences relatives à l’approvisionnement de mesures d’adaptation individuelles.
12.1.1 Exception – l’approvisionnement de mesures d’adaptation individuelles
Lorsque l’approvisionnement est effectué pour répondre aux besoins d’adaptation spécifiques d’une personne en situation de handicap, les règles standard d’approvisionnement concurrentiel peuvent être mises de côté en reconnaissance des obligations en vertu de la Loi canadienne sur l’accessibilité, de la Loi sur l’équité en matière d’emploi et de la Loi sur la gestion des finances publiques. Dans ces cas :
- la personne doit participer à l’évaluation et à la sélection de la solution;
- l’évaluation peut inclure des facteurs personnels tels que les préférences de communication, la familiarité avec les prestataires et la compatibilité des services; et
- les politiques d’approvisionnement ne doivent pas prévaloir sur l’obligation d’adaptation. La flexibilité doit être exercée afin que les mesures d’adaptation soient opportunes, efficaces et préservent la dignité et l’autonomie de la personne.
12.2 Identification des exigences relatives aux essais
Les clients doivent déterminer si :
- dans le cadre d’une évaluation, une démonstration est requise pour le bien ou le service en cours d’acquisition afin de déterminer la conformité aux exigences d’accessibilité établies; et
- des essais effectués par des tiers sont nécessaires pour déterminer l’accessibilité d’un bien ou d’un service. Si des essais effectués par des tiers sont requis, les clients doivent :
- inclure les exigences de sous-traitance pour ces essais dans les exigences d’approvisionnement; et
- indiquer que des essais effectués par des tiers seront exigés dans les documents de demandes de soumissions.
12.3 Préparation des documents de demandes de soumissions
Tout document de demandes de soumission, y compris les modifications, doit se conformer à l’article 11.
12.4 Planification de l’évaluation
12.4.1 Généralités
L’évaluation des offres a pour objectif de déterminer la meilleure offre recevable parmi celles soumises avant la date limite de dépôt. Cette évaluation est effectuée conformément à la méthodologie de sélection et d’évaluation spécifiée dans le document de demandes de soumissions.
12.4.2 Détermination du calendrier d’évaluation
L’évaluation des offres doit prévoir un délai suffisant pour évaluer les exigences d’accessibilité d’une offre. Le délai suffisant doit être déterminé par :
- le temps nécessaire aux évaluateurs pour examiner une offre;
- la complexité de l’offre, y compris les exigences d’accessibilité, de l’offre;
- le nombre d’offres soumises; et
- la période pendant laquelle une ou plusieurs offres seront valables.
12.4.3 Identification du comité d’évaluation
Le comité d’évaluation responsable de l’évaluation des offres doit comprendre :
- des personnes ayant une expertise en la matière pour évaluer les exigences d’accessibilité de l’approvisionnement, notamment :
- des experts en la matière concernent le bien, le service ou la construction fournis;
- des personnes en situation de handicap ou ayant une expérience vécue qui sont des utilisateurs finaux du bien ou du service; ou
- si nécessaire, des experts tiers indépendants possédant des connaissances en matière d’accessibilité du bien, du service ou de la construction en cours d’acquisition.