CAN-ASC-4.1 : Approvisionnement accessible
11. Informations sur l’approvisionnement, sites Web et applications
Informations
Table des matières
Membres du comité technique
- Andrea Zervos (Président), Directeur, Services publics et marchés publics Canada
- Gilles LeVasseur (Vice-président), Président, Programme de contestation de la Cour fédérale
- Cheryl Stacey, retraité, ancien fonctionnaire
- Harry Lew, Responsable de la recherche et du développement, Neil Squire Society
- Martin Chénier, Président, Alliance des approvisionneurs du Canada
- Brytani McLeod, Collège NorQuest - ACT! Consultante en consultation, inclusion et accessibilité, coach de carrière
- Katya Pereyaslavska, Bibliothécaire associée, Western University
- Hilton Schwartz, Membre du conseil d’administration national, Alliance pour l’égalité des Canadiens aveugles
- Elizabeth (Liz) Laidlaw, Directeur, Bureau de l’accessibilité, Workplace Safety and Insurance Board (WSIB) Ontario
- Sarah Anne Hrycenko, Conseiller en approvisionnement, Soutien en approvisionnement Canada : Services publics et Approvisionnement Canada
- Diane Morrell, Coordonnateur de l’accessibilité, Ville de Sault Ste. Marie
- Jeffrey Panasuik, Directeur Général, S5 Dynamic Learning Initiative
- Audrey, Beauchamp, Directrice générale, Services linguistiques CB
- Cynthia Benoit, Présidente, Eversa
- Amy Ross, Défenseur de l’accessibilité, Ville de Waterloo
11.1 Généralités
Fournir des informations claires dans un format accessible aide les personnes impliquées tout au long du processus d’approvisionnement, notamment :
- Les clients ayant des besoins en biens, de services ou de construction.
- Les professionnels de l’approvisionnement qui aident les clients dans l’acquisition de biens, de services ou de construction.
- Le personnel responsable des politiques et programmes liés à l’approvisionnement.
- Les utilisateurs qui interagissent avec le bien, le service ou la construction.
- Les entreprises qui souhaitent participer au processus d’approvisionnement.
11.2 Langage clair et formats accessibles
11.2.1 Documents en langage clair
Les documents suivants doivent se conformer à la norme CAN-ASC-3.1:2025 :
- Politiques et directives d’approvisionnement
- Manuels d’approvisionnement
- Modèles et formulaires d’approvisionnement
- Matériels de formation pédagogique (interne et externe)
- Documents de demandes de soumissions et d’attribution de contrats
- Avis et alertes de contrats
- Documentation relative au service à la clientèle et au bureau de soutien au client
- Communications aux entreprises (par exemple, communiqués de presse ou correspondance)
11.2.2 Résumé en langage clair
Si la fourniture d’un document complet en langage clair n’est pas possible, un résumé en langage clair fournissant des informations essentielles sur le contenu du document doit être fourni et conforme à la norme CAN-ASC-3.1:2025.
11.2.3 Formats accessibles
Tous les documents mentionnés à l’article 11.2.1 doivent être conformes à la norme CAN-ASC-EN 301 549:2024.
11.3 Sites Web et applications numériques
Tous les sites Web et applications numériques, internes et externes, doivent être conformes à la norme CAN-ASC-EN 301 549 :2024. Cela inclut ceux utilisés dans le cadre :
- de la planification;
- des appels d’offres et de l’attribution du contrat;
- de la gestion des contrats;
- des phases de clôture; et
- des articles.
11.4 Activités de mobilisation
11.4.1 Généralités
Les exigences suivantes aident les clients et les professionnels de l’approvisionnement à planifier des activités de mobilisation accessibles et inclusives pour les événements en personne et virtuels. Des activités de mobilisation cohérentes, régulières et bien coordonnées améliorent les résultats d’approvisionnement publics.
Les organisateurs doivent offrir des mesures d’adaptations, conformément à l’article 11.4.3, qui soutient les participants en situation de handicap. Cela peut inclure des pauses programmées ou de petites pauses supplémentaires lors de séances plus longues, afin de permettre aux participants de se reposer, de gérer leur fatigue ou de répondre à des besoins personnels comme l’utilisation des toilettes.
Remarque 1 : Des exemples d’activités de mobilisation, organisées à la fois par les clients et les professionnels de l’approvisionnement peuvent inclure :
- Journées de l’industrie
- Des réunions individuelles avec les soumissionnaires potentiels
- Activités d’information et de sensibilisation des entreprises
Remarque 2 : Lorsqu’une personne impliquée dans le processus d’approvisionnement ne peut pas assister à une réunion en personne, un protocole hybride lui sera proposé afin que cette personne puisse y participer virtuellement, en même temps que les autres participants présents en personne.
Il est important de prendre toutes les mesures raisonnables pour garantir des services réseau stables, tant pour les réunions virtuelles que pour les événements en personne. Une connexion instable peut nuire à la qualité et à la cohérence de la prestation des services, même lorsque des mesures d’adaptation sont mises en place.
11.4.2 Informations provenant des activités de mobilisation
Les informations provenant des activités de mobilisation devraient fournir aux clients les informations nécessaires pour :
- déterminer s’il convient de poursuivre les exigences prévues pour l’approvisionnement;
- déterminer si des ajustements devraient être apportés à l’approvisionnement, notamment :
- la stratégie d’approvisionnement;
- la structure d’approvisionnement;
- les estimations de coûts;
- les échéanciers;
- les exigences relatives aux biens et services; ou
- tout autre aspect des exigences d’approvisionnement;
- approfondir leur connaissance de l’offre de biens et services de l’industrie dans les domaines d’intérêt; et
- évaluer des solutions alternatives qui répondraient à leurs exigences, telles que les exigences d’accessibilité des biens.
11.4.3 Identification des besoins en matière des mesures d’adaptation
Que l’activité de mobilisation se déroule en personne ou virtuellement, les organisateurs doivent :
- fournir aux participants la possibilité d’identifier leurs exigences en matière des mesures d’adaptation avant l’activité de mobilisation;
- suivre la liste des considérations ci-dessous pour adapter les activités en personne et virtuelles, y compris, mais sans s’y limiter :
- Toute exigence de mobilité physique, avec la possibilité de spécifier l’exigence.
- Toute exigence de communication incluant :
- L’interprétation simultanée
- Sous-titrage en temps réel
- Langue des signes américaine
- Langue des signes québécoise
- Les exigences de service, notamment :
- les systèmes de sonorisation assistée; et
- le besoin d’accueillir un chien d’assistance, un chien-guide ou une personne de soutien.
- La disponibilité des mesures d’adaptation, et capacité de facilement contacter une personne ayant le pouvoir de décision ou de correction si une mesure d’adaptation n’est pas efficace. Assurer à ce que les participants soient informés de cette possibilité.
- Les délais nécessaires pour organiser l’accessibilité et/ou les mesures d’adaptation, la préparation du lieu et la coordination de la plateforme virtuelle.
- Tous les documents requis sont fournis au moins deux (2) jours ouvrables avant le début de la mobilisation.
- Un protocole clair de correction pendant la mobilisation est établi afin que les participants dont les besoins ne sont pas satisfaits puissent contacter directement l’organisateur.
- Tous les besoins d’aménagement ou informations médicales communiquées sont traités avec une confidentialité absolue;
- fournir des documents conformes à l’article 11;
- répondre à toute autre exigence incluant :
- les restrictions alimentaires si des repas sont fournis;
- les procédures d’évacuation d’urgence;
- les modifications de l’environnement physique (fonctionnelles, sensorielles, environnementales); et
- les autres aides d’accessibilité, sur demande ou selon les besoins;
- mettre en place de manière proactive des mesures d’accessibilité qui soutiennent les participants qui ne se sentent pas en sécurité pour divulguer leur handicap ou leurs besoins en termes de mesures d’adaptation. Ces mesures devraient faire référence à la norme CAN-ASC-5.2.1:partie 1 (projet de norme), et s’y conformer. Bien que toutes les mesures d’adaptation ne puissent être appliquées universellement, plusieurs peuvent être adoptés sans alourdir le processus ni nuire à la qualité de la mobilisation.
Remarque 1 : Les organisations sont encouragées à offrir de la formation au personnel – tant à l’intégration que dans le cadre du perfectionnement professionnel continu – sur la mise en place des mesures d’adaptations, la compréhension des délais et des coûts, et l’utilisation de listes de vérification ou de protocoles.
Remarque 2 : À la fin de chaque mobilisation, les organisations sont encouragées à offrir aux participants ayant bénéficié des mesures d’adaptation la possibilité de donner leurs rétroactions sur leur efficacité, dans un esprit d’amélioration continue. Les rétroactions devraient être partagées avec tous les participants (sous une forme anonymisée ou appropriée), et les organisateurs peuvent présenter un calendrier des prochaines étapes pour améliorer l’efficacité des mesures d’adaptation.
11.4.4 Mobilisation en personne
11.4.4.1 Généralités
L’objectif des exigences suivantes est d’approfondir la nécessité de demander aux participants leurs besoins en matière de mesure d’adaptation. Le respect des exigences relatives en matière d’installations permet d’organiser des événements en personne accessibles et inclusifs pour tous.
11.4.4.2 Évaluation des installations
Lorsqu’une séance de sensibilisation est prévue en personne, le client doit effectuer une évaluation du site afin de se conformer aux exigences des articles 11.4.4.3 à 11.4.4.6.
11.4.4.3 Accès aux installations
Les éléments suivants de l’environnement bâti qui facilitent l’accès aux événements en personne doivent être conformes à la CSA/ASC B651:23 :
- Circulation extérieure
- Accès aux véhicules
11.4.4.4 Spécifications des installations
Les éléments suivants de l’environnement bâti qui facilitent les événements en personne doivent :
- se conformer à la CSA/ASC B651 :23 :
- Systèmes de sonorisation assistée
- Portes et baies de porte
- Portes à commande assistée
- Signalisation
- Appareils élévateurs
- Installations des salles de toilettes
- Fontaines
- Téléphones publics
- Éclairage
- Contraste visuel
- Réduire les obstacles fonctionnels et cognitifs
- Sensibilité à des facteurs environnementaux;
- se conformer à la norme CAN-ASC-5.2.1:partie 1 (projet de norme) pour :
- Les zones de soulagement pour chiens-guides ou chiens d’assistance; et
- avoir des installations de restauration accessibles, notamment :
- Menus en braille ou en gros caractères disponibles dans les installations de restauration.
11.4.4.5 Salles de réunion
Les salles de réunion utilisées pour des événements de sensibilisation en personne doivent fournir les éléments suivants, incluants, mais sans s’y limiter :
- Un espace suffisant pour accueillir une cabine de traduction et de l’équipement de sous-titrage.
- Des sièges réservés aux personnes en fauteuil roulant ou utilisant un scooter électrique, ou accompagné de leur chien-guide, de leur chien d’assistance ou d’une personne de soutien.
- Des espaces assise pour les interprètes en langue des signes ou les interprètes simultanés.
- Des sièges à proximité des interprètes, des sous-titreurs ou des preneurs de notes.
- Bruits de fond limité.
- Un environnement sans parfums.
11.4.4.6 Évacuation d’urgence de l’installation
Afin de faciliter l’évacuation d’urgence lors d’événements en personne, les installations doivent :
- avoir des dispositions d’urgence conformes à CSA/ASC B651:23; et
- avoir une liste des participants ayant des besoins individuels en matière d’évacuation et la transmettre au responsable de l’installation
11.4.5 Mobilisation virtuelle
11.4.5.1 Généralités
Les organisateurs doivent tenir compte de considérations supplémentaires lors de la mise en œuvre d’activités virtuelle. Il s’agit notamment de la prise en compte de l’accessibilité numérique et des différentes mesures d’adaptation pour créer des événements virtuels auxquels tout le monde peut participer.
11.4.5.2 Exigences de mobilisation virtuelle
Si un événement de mobilisation est organisé virtuellement, l’organisateur de l’événement doit :
- identifier toute exigence de mesure d’adaptation conforme à l’article 11.4.3;
- fournir des services de relais conformes à CAN/ASC EN-301 549:2024;
- fournir des documents conformes à l’article 11; et
- utiliser des plateformes Web conformes à CAN/ASC EN 301 549:2024.
11.4.5.3 Essai d’événements
Si une activité de mobilisation est organisée virtuellement, l’organisateur de l’événement devrait :
- effectuer une répétition d’un événement virtuel suffisamment à l’avance de l’événement actuel pour déterminer si tous les besoins d’accessibilité identifiés ont été satisfaits; et
- effectuer des essais d’utilisateurs de plateformes Web qui sont utilisées pour animer l’événement afin de détecter des problèmes potentiels.