CAN-ASC-3.1:2025 – Langage clair
13. Formulation et expression
Informations
Table des matières
Membres du comité technique
- Catherine Rodgers (présidente), directrice des communications, Personnes d’abord du Canada
- Melissa Kargiannakis (vice-présidente), fondatrice et présidente-directrice générale, Skritswap
- Carol Wilson, conseillère en éducation à la santé, Carol A. Wilson B.Sc.Inf., I.A.
- Catherine Buckie, consultante indépendante en langage clair, iwritewell.ca
- Hilda Smith, conceptrice d’ateliers et consultante en langage clair
- Karen McCall, consultante et formatrice en conception de documents accessibles, Karlen Communications
- Lorne Mackenzie, co-président, Consulting Services for Accessible Transportation Inc.
- Iva Cheung, coordonnatrice de recherche, Providence Health Care; professeure associée, Université Simon Fraser
- Julie Ruel, chercheuse, Institut universitaire en déficience intellectuelle et en trouble du spectre de l’autisme
- Stacey Kowbel, chercheuse, Vecova
- Rachel Mills, analyste principal des politiques, Inclusion Canada
- Cynthia Jolly, gestionnaire des communications, Office des transports du Canada
- Robin Kilroy, gestionnaire, Laboratoire d’innovation du PCH, Ministère du Patrimoine canadien
- Youssef Megharfi, traducteur français, Secrétariat du Conseil du Trésor
- David Berman, directeur de l’accessibilité, David Berman Communications
- Eyra Abraham, fondatrice et présidente-directrice générale, Lisnen
- Laura Edlund, rédaction, révision et communications
« Une communication est en langage clair si sa formulation, sa structure et sa présentation permettent au public cible de facilement :
- trouver ce qu’il cherche;
- comprendre ce qu’il trouve; et
- utiliser cette information. »
Voir l’article 6.1.
La formulation et les expressions utilisées dans votre communication fonctionnent de concert avec sa structure et sa présentation. Ensemble, elles aident votre public cible à facilement comprendre et utiliser l’information.
Les éléments suivants rendent une communication plus facile à comprendre : les mots, les nombres, les phrases, la ponctuation et les majuscules, les titres et les sous-titres, les paragraphes, les sections et les listes, ainsi que le style et le ton de la communication.
13.1 Mots
- Vous devez choisir des mots clairs et précis que le public cible connaît, comprend, utilise et accepte, en utilisant les stratégies suivantes :
- choisissez des mots clairs et concis qui sont acceptables pour le public cible;
utilisez des mots courants qui sont familiers et connus pour le public cible;
Remarque : Si vous utilisez des listes existantes de mots en langage clair et d’autres ressources professionnelles pour les rédacteurs et les réviseurs, consultez votre public cible pour confirmer que les mots sont clairs et précis pour lui.
- utilisez la forme la plus simple d’un mot, qui en exprime bien le sens et qui est facile à comprendre pour le public cible;
- si vous avez à choisir entre 2 mots ou plus, également connus, utilisez celui qui compte le moins de syllabes;
choisissez un mot qui n’a qu’un seul sens dans le contexte de votre communication;
Remarque : Certains mots portent à confusion. Par exemple, les homonymes sont des mots qui ont des sens différents, mais la même prononciation ou une prononciation semblable. Ils ont la même orthographe ou une orthographe différente.
utilisez toujours le même mot pour désigner la même chose;
Remarque : Par exemple, si vous dites « Attention! Ne franchissez pas cette barrière » utilisez ensuite de façon constante « barrière » ou « barrières » dans tout le reste de la communication. N’utilisez pas « clôture » ou « rampe » pour désigner la même chose.
utilisez des mots différents pour désigner des choses différentes;
Remarque : Par exemple, si vous utilisez « peut » pour exprimer à la fois la permission et la possibilité, cela peut semer la confusion chez votre public cible. Choisissez plutôt deux mots différents pour ces deux fonctions, comme « peut » pour la permission et « pourrait » pour la possibilité.
utilisez des mots simples et concrets qui correspondent à l’expérience réelle du public cible;
Remarque : Attention — Certains mots peuvent avoir des significations différentes selon les publics cibles. C’est le cas par exemple des concepts qui expriment des idées abstraites comme « respect » et « égalité », des mots de catégorie qui regroupent des éléments comme « fruits » et « animaux », ou encore des mots qui expriment un jugement de valeur comme « suffisant » et « excessif ». Ces mots peuvent être compris autrement que ce que vous vouliez communiquer. Testez votre communication avec votre public cible (voir l’article 11.4) pour mettre en évidence ces différences et guider vos choix de formulation.
- ajoutez des exemples concrets pour expliquer des idées abstraites ou complexes;
supprimez les mots et expressions qui ne sont pas nécessaires à la compréhension de l’information pour le public cible; et
Remarque : Exemples d’adverbes, d’adjectifs, de modificateurs et d’autres mots inutiles :
- des mots et expressions qui n’ajoutent rien au sens de l’information, comme « en fait » et « il va sans dire que »
- la répétition de mots ayant un sens similaire, comme « luxe inutile »
- des paires de mots qui s’impliquent mutuellement, comme « souvenirs du passé » et « résultat final »
- des mots spécifiques qui impliquent déjà leur catégorie, comme « couleur rouge »
utilisez des mots et expressions au sens figuré ainsi que des figures de style seulement si le public cible les connaît et les comprend.
Remarque 1 : Les mots et expressions au sens figuré et les figures de style comprennent les comparaisons, les métaphores, l’hyperbole, la personnification, les allusions et les expressions imagées.
Remarque 2 : Les expressions propres à une culture sont difficiles à traduire et à comprendre dans d’autres langues.
Remarque 3 : Évitez d’utiliser un langage inutilement violent comme les exemples suivants :
- [Spécifique à l’anglais] « hardest hit », « target user », et « overkill »
- [Spécifique au français] « il a frappé fort avec son message », « elle l’a fusillé du regard », et « l’opposition a tiré à boulets rouges »
Remarque 4 : Attention — Même si certains membres de votre public cible connaissent et comprennent des mots et expressions au sens figuré ou des figures de style, ces formulations peuvent heurter d’autres membres. Par exemple, comparer quelqu’un à un animal ou à un objet comme « bête de scène » ou « agir comme un robot », ou utiliser une métaphore telle que « ses paroles sont un vrai poison ».
Vous ne devez utiliser des mots inconnus du public cible, des mots rares ou spécialisés que dans les cas suivants :
- lorsque le public cible doit apprendre le mot inconnu pour répondre à ses besoins; ou
- lorsque le public cible comprend et préfère le mot rare ou spécialisé.
Remarque : Par exemple, utilisez les expressions locales, régionales ou un langage informel si ce sont les formulations que le public cible comprend le mieux. Voir aussi l’article 10.4.
Vous devez aider le public cible à apprendre des mots qui lui sont inconnus, des mots rares ou spécialisés.
Voici quelques stratégies possibles :
mettez en évidence et expliquez les mots inconnus du public cible, les mots rares ou spécialisés dès qu’ils apparaissent. Décrivez-les en utilisant des mots simples, clairs et courants tout en conservant le sens;
Remarque : Par exemple, utilisez la même expression comme « c’est-à-dire » pour avertir le public cible que vous donnez une définition.
- ajoutez un glossaire des mots inconnus, rares ou spécialisés dans les communications plus longues ou à chaque fois que le public cible le préfère;
- donnez des exemples pour expliquer le sens des mots inconnus, rares ou spécialisés à l’aide de texte, d’éléments visuels ou les deux; ou
indiquez au public cible comment prononcer les mots inconnus, les mots rares ou spécialisés en fournissant une transcription phonétique ou un enregistrement audio.
Remarque : Par exemple :
- [Spécifique à l'anglais] « A provincial court could appoint someone to be a committee (pronounced caw-mi-tay) of estate. » Cette description précise que dans ce contexte, le mot comité se prononce différemment de sa prononciation courante.
- [Spécifique au français] le mot ombudsman se prononce « om-bouds-man ».
Pour contrer les obstacles liés aux émotions et à la détresse dans le choix des mots, vous devez utiliser un langage acceptable pour le public cible lorsque vous abordez des sujets sensibles. Donnez des avertissements avant d’aborder les sujets difficiles.
Remarque : Envisagez d’ajouter une liste de ressources ou de services de soutien en santé mentale.
- Pour contrer les obstacles liés à la mémoire, à l’attention et au traitement de l’information dans le choix des mots, vous devriez choisir des mots d’une ou de deux syllabes lorsque c’est possible.
- Pour contrer les obstacles liés au langage et à la compréhension dans le choix des mots, vous ne devriez utiliser aucun mot ou expression au sens figuré ni aucune figure de style. Voir l’article 13.1 a).
Pour contrer les obstacles liés aux formats qui limitent l’accès aux contenus visuels ou auditifs dans le choix des mots, vous devriez présenter l’information, y compris les exemples, de façon à ce que la personne comprenne l’information et son contexte sans devoir se fier à un souvenir visuel ou sonore précis.
Remarque : L’utilisation d’adjectifs liés au son ou à la couleur peut créer un obstacle pour une personne qui n’a jamais entendu ce son ou vu cette couleur.
- Vous pouvez élaborer une liste de mots ou un lexique qui propose des équivalents en langage clair pour les termes et expressions spécialisés. Cela rend la formulation et la révision plus efficaces et favorise la cohérence de vos communications dans votre organisation.
- Vous devez utiliser les noms complets, les noms propres et les expressions spéciales au lieu des abréviations en utilisant les stratégies suivantes :
- utilisez une forme abrégée pour désigner le nom complet, le nom propre ou le terme spécial, comme « le programme » ou « la maladie », uniquement si le public cible la préfère;
placez la forme abrégée entre parenthèses après la première mention du nom complet, uniquement si cela est nécessaire pour préciser à quoi elle fait référence;
Remarque : Exemples :
- première mention de « Syndicat canadien de la fonction publique (le syndicat) », puis « le syndicat » pour les mentions suivantes
- première mention de « Agence spatiale canadienne (l’agence) », puis « l’agence » pour les mentions suivantes
- première mention de « impôt sur les gains en capital (l’impôt) », puis « l’impôt » pour les mentions suivantes
- première mention de « le roi Charles III (le roi) », puis « le roi » pour les mentions suivantes
- restructurez l’information lorsque la signification de la forme abrégée n’est plus claire.
- Vous ne devez utiliser des abréviations, y compris des acronymes et des sigles, que dans les cas suivants :
- lorsque l’abréviation est bien connue et généralement acceptée par le public cible; ou
- lorsque l’espace est limité, par exemple sur un formulaire, dans un tableau ou dans une figure.
- Vous devez suivre les stratégies suivantes lorsque vous utilisez des abréviations :
indiquez le nom complet, le nom propre ou le terme spécial suivi de l’abréviation entre parenthèses lors de la première mention, sauf si l’abréviation est plus connue du public cible que le nom complet ou le terme spécial;
Remarque 1 : Exemples : « Agence du revenu du Canada (ARC) », « kilogramme (kg) ».
Remarque 2 : Exemples : « GRC », « SRC », « VIH », « ADN ».
- utilisez le nom complet ou le terme spécial suivi de l’abréviation entre parenthèses lors de la première utilisation dans chaque section principale des communications longues, comme les chapitres; et
ajoutez une liste des abréviations essentielles et de leur signification lorsqu’elles sont utilisées dans des formulaires, des tableaux ou des figures.
Remarque 1 : L’utilisation de nombreuses abréviations peu familières surcharge la mémoire de travail du public cible, ce qui rend l’information de votre communication plus difficile à comprendre.
Remarque 2 : Lorsque l’abréviation est un acronyme qui se lit comme un mot, par exemple « SIDA », « COVID » ou « OVNI », cela peut poser des difficultés pour les lecteurs d’écran, qui ne les prononcent pas toujours de façon claire.
[Spécifique à l’anglais] Vous pouvez utiliser des formes contractées lorsqu’elles sont courantes et facilement comprises par le public cible.
Remarque : Exemples : « can’t » pour « cannot », « don’t » pour « do not ».
[Spécifique à l’anglais] Pour contrer les obstacles liés à la mémoire, à l’attention et au traitement de l’information, vous devriez utiliser des mots complets.
Remarque : Les formes contractées inconnues peuvent accroître la confusion et augmenter le risque d’interprétation erronée.
- Vous ne devriez pas utiliser des mots ou des abréviations provenant d’une autre langue, y compris des mots et expressions en latin, sauf si le public cible les connaît et les utilise.
Vous ne devriez pas utiliser de jargon ni d’expressions locales ou régionales sauf si le public cible les connaît déjà, les utilise ou doit les apprendre.
Remarque : Par exemple, le jargon « la Chambre » pour désigner le Parlement.
13.2 Nombres
- Vous devez exprimer les nombres sous une forme qui les rende clairs et faciles à comprendre pour le public cible.
Voici quelques stratégies possibles :présentez les nombres en chiffres ou en mot, selon l’objectif, le contexte, le format et la préférence du public cible;
Remarque : En général, et pour la plupart des publics, les nombres présentés sous forme de chiffres sont plus faciles à comprendre que ceux écrits en mots. Les chiffres ressortent davantage dans le texte.
- présentez les nombres de façon uniforme dans l’ensemble d’une communication et entre les différentes communications destinées au même public cible;
- utilisez des chiffres pour représenter des données ou des faits;
simplifiez les nombres complexes en les exprimant en termes plus simples;
Remarque : Par exemple, pour les grands nombres, utilisez des chiffres pour la valeur principale et un mot pour l’ordre de grandeur. Écrivez « 15 millions » plutôt que « quinze millions » ou « 15 000 000 ».
- utilisez des décimales lorsqu’elles sont pertinentes pour la compréhension du public cible;
présentez les nombres de façon à ce qu’ils soient compris rapidement, facilement et sans ambiguïté;
Remarque : La ressemblance entre certains chiffres et certaines lettres peut créer de la confusion, surtout lorsqu’ils sont présentés proches l’un de l’autre dans un texte. Voir l’article 14.4.
- utilisez des chiffres pour désigner les sections numérotées, les pages, les listes ordonnées, les tableaux et les numéros de téléphone;
- présentez les nombres et les concepts numériques de la façon la plus simple possible selon le sujet et le contexte pour soutenir le public cible et l’atteinte de ses objectifs;
pour exprimer les dates et les heures, utilisez des chiffres ou des mots selon le contexte, le format et ce qui est le plus clair pour le public cible; ou
Remarque 1 : En français canadien, la date s’écrit en toutes lettres selon l’ordre jour, mois, année. En anglais canadien, la date s’écrit en toutes lettres selon l’ordre mois, jour, année. Le Conseil canadien des normes précise que les dates, écrites en chiffres, doivent toujours suivre le format AAAA-MM-JJ en français comme en anglais.
Remarque 2 : Dans les communications en ligne comme les formulaires, il est possible d’inclure un calendrier contextuel, un sélecteur de date ou un gadget logiciel (widget) pour permettre à la personne de choisir la date.
- exprimez les proportions (pourcentages, décimales et fractions), les montants d’argent, les poids et mesures ainsi que les distances sous des formes qui sont les mieux comprises par le public cible.
- Pour contrer les obstacles liés au langage et à la compréhension dans l’utilisation des nombres, vous devriez faire ce qui suit :
- utilisez des expressions générales de grandeur ou des mots comme « beaucoup », « la plupart », « la moitié » ou « peu » plutôt que des pourcentages, des nombres et des statistiques; ou
situez un événement dans le temps en utilisant des repères simples connus du public cible.
Remarque : Par exemple, « Il y a très longtemps… » au lieu de « En 1835… », « Après la Seconde Guerre mondiale… » au lieu de « En 1952… ».
13.3 Phrases
- Vous devez formuler des phrases claires et concises.
Voici quelques stratégies possibles :utilisez une structure de phrase simple pour montrer clairement ce qui se passe et qui fait quoi;
Remarque : En anglais et en français, la structure de phrase de base est sujet–verbe–complément.
- gardez le sujet près du verbe et le verbe près du complément, sans insérer de longs segments entre eux;
- utilisez la forme impérative lorsque le sujet sous-entendu « vous » est clair;
formulez les phrases de manière à ce qu’elles ne puissent être interprétées que d’une seule façon;
Remarque : Par exemple, la phrase « Les panélistes ont discuté de la violence à la télévision » qui peut vouloir dire que les panélistes étaient à la télévision pour en discuter ou qu’ils discutaient de la violence montrée à la télévision.
- utilisez le moins de mots possible pour exprimer clairement l’idée et former une phrase complète;
- exprimez une seule idée par phrase;
- gardez la partie introductive de la phrase courte;
- divisez les phrases longues et complexes;
utilisez le présent de l’indicatif autant que possible;
Remarque : Le présent est le temps de verbe le plus simple et le plus direct pour exprimer une action. Il peut aussi servir à exprimer des actions qui se produisent à d’autres moments que le présent. Par exemple, « Ils partent demain » est au présent et exprime la même action future que « Ils partiront demain », mais de façon plus simple.
- donnez le contexte avant de présenter une nouvelle information;
- lorsque le sujet est répété, utilisez un pronom seulement si le public cible comprend clairement à qui ou à quoi ce pronom fait référence;
[Spécifique à l’anglais] séparez et reformulez les groupes de noms qui modifient un autre nom;
Remarque 1 : Une suite de noms, aussi appelée groupe de noms, peut raccourcir la phrase, mais elle est difficile à comprendre. Elle oblige le public à décomposer la phrase pour en comprendre le sens. Utilisez « of », « to » ou « for » pour reformuler les suites de noms.
Remarque 2 : [Spécifique à l’anglais] Exemple : reformulez « the public relations improvement program » par « the program to improve public relations. »
- utilisez la forme la plus simple d’un verbe;
utilisez le verbe plutôt que le nom formé à partir du verbe;
Remarque 1 : Par exemple, utilisez « considérer » au lieu de « prendre en considération ».
Remarque 2 : Un nom formé à partir d’un verbe ou d’une autre catégorie grammaticale s’appelle une nominalisation. Les nominalisations formées à partir de verbes sont souvent plus difficiles à comprendre que les verbes.
utilisez le verbe plutôt que l’adjectif formé à partir du verbe;
Remarque : Utilisez « représente » au lieu de « est représentatif de ».
- utilisez une conjonction pour relier deux propositions qui expriment une seule idée;
- placez les mots modificateurs comme « seulement » et « toujours » à côté des mots qu’ils modifient;
- placez une proposition conditionnelle au début ou à la fin de la phrase; ou
formulez des phrases conditionnelles « si… alors » de façon claire;
Remarque : Par exemple, « Si vous entrez dans la piscine, vous serez mouillé » au lieu de « Vous serez mouillé si vous entrez dans la piscine. »
Vous devriez formuler la plupart des phrases à la voix active;
Remarque : La voix active indique clairement au public cible qui fait l’action. Elle est plus directe et elle permet de transmettre le message rapidement, clairement et facilement. Par exemple, « Vous devez montrer votre pièce d’identité avec photo avant d’embarquer dans l’avion » est plus direct et clair que « Votre pièce d’identité avec photo doit être présentée avant l’embarquement dans l’avion ». La voix passive ne précise pas toujours clairement qui fait l’action.
- Vous pouvez formuler des phrases à la voix passive seulement dans les situations suivantes :
lorsque vous ne savez pas qui ou quoi fait l’action;
Remarque : Exemple : « On m’a volé. »
lorsque le résultat de l’action est plus important que celui ou celle qui accomplit l’action;
Remarque : Exemple : « Jusqu’à 5 employés seront embauchés par l’entreprise d’ici la fin du mois. »
lorsque le processus (verbe) est l’élément central du message et que les responsables de l’action sont évidents d’après le verbe.
Remarque : Exemple : « Le blé est cultivé dans un sol bien drainé. »
Pour contrer les obstacles liés au langage et à la compréhension dans la formulation des phrases, vous devriez aider le public cible à comprendre chaque phrase.
Voici quelques stratégies possibles :- rédigez des phrases complètes qui tiennent sur une seule ligne. Les phrases de 7 à 12 mots ou de 30 à 60 caractères sont idéales;
- commencez chaque phrase sur une nouvelle ligne;
- évitez de couper les mots. Commencez et terminez chaque mot sur la même ligne;
Remarque : Cela signifie de ne pas couper les mots en fin de ligne avec un trait d’union.
- essayez de formuler des phrases qui tiennent sur une seule ligne. Évitez autant que possible les phrases qui se répartissent sur deux lignes, pages ou écrans;
- si une phrase est longue et s’étend sur deux lignes, divisez-la au niveau de la conjonction ou à l’endroit où une pause naturelle se produit à l’oral; ou
- pour présenter de l’information complexe, offrez un texte facile à lire accompagné d’éléments visuels qui soutiennent la compréhension.
13.4 Ponctuation et majuscules
Vous devez utiliser des signes de ponctuation que votre public cible comprend et accepte, en utilisant les stratégies suivantes :
- utilisez des signes de ponctuation courants, comme le point, la virgule, les deux-points et le point d’interrogation;
utilisez les traits d’union uniquement pour clarifier les relations au sein d’un mot ou d’un groupe de mots. Évitez d’utiliser les traits d’union pour couper un mot en fin de ligne. Voir les articles 13.3 d) et 14.4 e);
Remarque : Exemples de traits d’union clarifiant les relations au sein d’un mot ou d’un groupe de mots :
- [Spécifique à l’anglais] :
- le trait d'union dans le mot « re-signed » permet à le distinguer du mot « resigned »
- le trait d'union dans l'expression « brain-eating amoeba » permet de préciser que c'est l'amibe qui mange le cerveau et non l'inverse
- [Spécifique au français] le trait d’union dans le mot « sans-abri » indique qu’il s’agit d’une personne sans domicile fixe alors que sans trait d’union, il peut désigner une personne qui se retrouve sans abri, comme être sans abri dans la forêt lors d’un orage.
- [Spécifique à l’anglais] :
- [Spécifique à l’anglais] utilisez la ponctuation pour clarifier les relations entre les éléments d’une phrase et entre les phrases; et
- utilisez la ponctuation de façon constante tout au long de la communication.
Remarque 1 : Attention – Si la ponctuation semble trop complexe ou que les phrases sont longues, envisagez de reformuler la phrase pour la simplifier.
Remarque 2 : Dans certaines énumérations, une virgule peut aider le public cible à mieux comprendre une liste d’éléments dans une phrase. Dans ces situations, placez la virgule après l’avant-dernier élément de la liste, avant « et » ou « ou ». Par exemple, la virgule placée devant « et les familles qui les accueillent » dans la phrase « Le programme vise les nouveaux arrivants, les personnes réfugiées, les étudiants internationaux, et les familles qui les accueillent » clarifie que le programme s’applique aux familles qui accueillent les nouveaux arrivants, les personnes réfugiées, les étudiants internationaux, et pas seulement les familles qui accueillent les étudiants internationaux.
Remarque 3 : Pour la ponctuation dans les titres et les sous-titres, voir l’article 13.5 a). Pour la ponctuation dans les listes verticales, voir l’article 13.6 d).
- Vous devriez réduire l’usage des signes de ponctuation suivants, lorsque cela est possible :
- l’astérisque
- le point d’exclamation
- le tiret court
- le tiret long
- les points de suspension
- les parenthèses
- la barre oblique
- le point-virgule
Vous ne devez pas remplacer des mots par des signes de ponctuation ou des symboles, sauf si votre public cible les utilise et les comprend.
Remarque : Exemples de symboles qui remplacent des mots et qui peuvent nuire à la compréhension :
- un tiret court (-) pour remplacer le mot « à »
- une esperluette (&) pour remplacer le mot « et »
- des symboles mathématiques comme supérieur à (>) ou inférieur à (<) pour remplacer les expressions « plus de » ou « moins de »
- une barre oblique (/) pour remplacer les mots « et », « ou » ou « les deux », comme dans « X et/ou Y », ce qui peut signifier « soit X, soit Y, ou les deux »
- Vous devriez utiliser les majuscules uniquement dans les cas suivants :
mettez une majuscule à la première lettre du premier mot d’une phrase, d’un titre ou d’un sous-titre de communication;
Remarque : La majuscule est un type de casse. C’est la forme la plus utilisée et la plus facile à lire pour la majorité des publics. Elle indique clairement le début et la fin d’une phrase. Cependant, un usage excessif des majuscules distrait le lecteur et rend le texte plus difficile à lire, surtout lorsqu’elles attirent inutilement l’attention sur des termes génériques.
[Spécifique à l’anglais] mettez une majuscule à la première lettre des noms propres tels que les noms, lieux et titres de fonctions, grades ou rôles;
Remarque : mettez une majuscule au titre « Minister of Finance », mais pas à « the minister ».
- [Spécifique à l’anglais] mettez une majuscule au pronom personnel singulier de la première personne « I »;
- [Spécifique à l’anglais] mettez une majuscule à la première lettre des jours de la semaine et des mois de l’année;
- mettez les lettres en majuscules dans les abréviations. Voir aussi les articles 13.1 i), 13.1 j) et 13.1 k);
mettez en majuscule la première lettre de chaque mot dans les mots-clics (hashtag) pour les médias sociaux; ou
Remarque : Exemple : #JournéeLangageClair
[Spécifique au français] mettez une majuscule à la première lettre des noms de lieux et d’établissements institués par une loi, en ne mettant pas de majuscules aux noms génériques qui les précèdent. Mettez en minuscules les noms de fonctions, de grades ou de titres, sauf dans les formules d’appel et de salutation d’une correspondance.
Remarque : Exemples – écrivez « le collège André-Laurendeau », « le Musée de la civilisation », et mettez une minuscule au titre « ministre des Finances » ou « ministère des Finances », sauf dans les formules d’appel dans une correspondance, comme « Ministre des Finances ».
13.5 Titres et sous-titres
- Vous devez formuler les titres et les sous-titres, en utilisant les stratégies suivantes :
- utilisez des mots et des expressions que le public cible comprend facilement. Voir les articles 13.1 a) à 13.1 g);
- utilisez des titres et des sous-titres courts qui décrivent avec précision le sujet ou l’objectif du contenu qui suit;
- utilisez un nouveau titre ou sous-titre pour chaque nouvelle section ou nouveau sujet;
utilisez seulement le nombre nécessaire de niveaux de titres et de sous-titres pour aider le public cible à trouver et à comprendre votre information;
Remarque : Un trop grand nombre de niveaux peut rendre la structure du document difficile à suivre.
utilisez uniquement le nombre nécessaire de titres pour aider le public cible à trouver et comprendre votre information. Voir l’article 12.7;
Remarque : Testez si le nombre de titres dans votre communication convient à votre public cible. Par exemple, si les membres de votre public cible indiquent que la communication semble trop morcelée, ou qu’un titre est inutile, réduisez le nombre de titres. Voir l’article 11.4.
- utilisez une même structure grammaticale pour tous les titres et sous-titres;
- en anglais comme en français, utilisez la majuscule pour les titres et les sous-titres. Mettez en majuscule uniquement la première lettre du premier mot et celle des noms propres. Voir article 13.4 d);
- présentez les titres et les sous-titres de manière à ce qu’ils soient faciles à reconnaître. Par exemple, utilisez une taille de police plus grande, une mise en évidence comme le gras, ou d’autres indices visuels. Voir l’article 14.4 j); et
- ne mettez aucune ponctuation à la fin d’un titre ou d’un sous-titre, sauf s’il s’agit d’une question.
- Pour contrer les obstacles liés au langage et à la compréhension dans les titres et les sous-titres, vous devez limiter le nombre de niveaux de titres à un maximum de trois.
- Pour contrer les obstacles liés à l’accès aux contenus numériques et interactifs dans les titres et les sous-titres, vous devez vous conformer à la norme CAN-ASC – EN 301 549:2024.
13.6 Paragraphes, sections et listes
Vous devez formuler des paragraphes ou des sections clairs et concis.
Voici quelques stratégies possibles :- placez les informations les plus importantes en premier;
- limitez chaque paragraphe ou section à un seul thème principal, une seule idée ou un seul regroupement d’informations;
- commencez chaque paragraphe ou section par une phrase d’introduction pour indiquer au public cible de quoi parlera le reste du paragraphe ou de la section;
- montrez les liens entre les phrases du paragraphe ou de la section; ou
- divisez les longs paragraphes ou sections complexes en regroupements plus petits d’informations, d’actions ou d’étapes.
Remarque 1 : Si vous commencez les paragraphes ou les sections avec de l’information connue ou liée à ce qui précède dans la communication, avant d’introduire de nouvelles informations, vous aidez le public cible à comprendre les liens entre eux.
Remarque 2 : Les listes verticales peuvent aider à découper les paragraphes complexes. Voir l’article 13.6 d).
- Pour contrer les obstacles liés à la mémoire, à l’attention et au traitement de l’information dans la formulation des paragraphes ou des sections, vous devriez faire ce qui suit :
- divisez l’information en sections courtes et claires avec des titres;
- fournissez des instructions claires et directes, accompagnées d’exemples;
- proposez des résumés ou des points clés à retenir; et
- accordez des délais plus longs pour les formulaires et tâches en ligne.
- Pour contrer les obstacles liés à l’accès à l’information et à la navigation dans la formulation des paragraphes ou des sections, vous devriez utiliser des icônes ou des éléments visuels pour aider le public cible à s’orienter. Voir l’article 14.6.
Vous devriez présenter une série de deux éléments ou plus, soit des idées ou des mots liés entre eux, sous forme de liste verticale lorsque cela aide le public cible à trouver et à comprendre facilement l’information. Voir l’article 12.6 c).
Voici quelques stratégies possibles :commencez la liste verticale par une phrase introductive ou un titre;
Remarque 1 : Par exemple, « Le comité a pris les décisions suivantes » ou « Décisions du comité. »
Remarque 2 : Une phrase introductive, également appelée le début d’une liste, se termine par deux-points ou par un point. Les titres et sous-titres ne nécessitent pas de ponctuation finale.
utilisez une phrase introductive pour expliquer votre liste si celle-ci est exhaustive, propose des options, est conditionnelle ou suit un ordre particulier;
Remarque : Exemples :
- liste exhaustive : « Veuillez soumettre tous les documents suivants »
- liste avec options : « Veuillez apporter l’une de ces pièces d’identité »
- liste conditionnelle : « Si vous avez l’une des préoccupations suivantes, appelez notre bureau »
- liste ordonnée : « Pour faire une demande de subvention, suivez les étapes suivantes »
utilisez une même structure grammaticale dans les listes verticales;
Remarque : Par exemple, chaque élément de la liste peut commencer par la même catégorie grammaticale et sous la même forme, comme un verbe à l’infinitif ou un nom.
utilisez une liste ordonnée, avec des chiffres ou des lettres, pour présenter des éléments dans un ordre précis, une séquence à suivre, classés par ordre de priorité ou pour une référence future à une partie;
Remarque : Par exemple :
- utilisez une liste ordonnée lorsque vous fournissez les étapes à suivre pour faire une demande de service
- utilisez une liste ordonnée lorsque le public cible peut vouloir ou devoir faire référence à un élément de la liste par son numéro ou sa lettre, comme dans une politique
utilisez une liste non ordonnée lorsque vous présentez des éléments de même importance;
Remarque 1 : Par exemple, utilisez une liste non ordonnée pour fournir une liste courte et simple de documents à préparer pour un rendez-vous, lorsque chacun des items a la même importance.
Remarque 2 : Les listes non ordonnées sont aussi appelées listes à puces.
classez les listes non ordonnées dans un ordre qui soit le plus logique pour le public cible;
Remarque : Par exemple, même si les éléments ont la même importance, l’ordre peut être alphabétique ou du plus courant au moins courant.
- utilisez des listes verticales imbriquées, soit un deuxième niveau de liste ou une sous-liste, uniquement si le lien entre la liste principale et la liste imbriquée est clair pour le public cible;
- divisez les longues listes en groupes ou catégories distincts; ou
- utilisez le moins de ponctuation possible pour aider le public cible à comprendre la liste. Voir l’article 13.4.
Remarque 1 : Les listes peuvent aider le public cible à parcourir la communication plus facilement, à y repérer l’information importante et à mieux s’y retrouver.
Remarque 2 : Qu’elles soient ordonnées ou non, les listes peuvent contenir des phrases complètes, des mots, des groupes de mots, des expressions ou des fragments de phrases.
Remarque 3 : Si les éléments de la liste sont des phrases complètes, il est préférable de mettre une majuscule à la première lettre de chaque phrase et de terminer par un point. Si les éléments de la liste sont des mots, un groupe de mots ou des expressions, il est préférable d’utiliser les minuscules, sans majuscule à la première lettre, sauf pour les noms propres. Ne mettez pas de ponctuation à la fin.
Remarque 4 : Pour assurer l’accessibilité numérique des listes, consultez la clause 9.1.3 de la norme CAN-ASC - EN 301 549:2024.
- Pour contrer les obstacles liés à la mémoire, à l’attention et au traitement de l’information dans l’utilisation des listes verticales, vous devriez faire ce qui suit :
- exprimez les éléments de la liste sous forme de phrases complètes; et
- limitez les listes à un maximum de cinq éléments.
13.7 Style et ton de la communication
Vous devriez formuler votre communication de façon simple et facile à comprendre, en adoptant un ton conversationnel.
Voici quelques stratégies possibles :- écrivez comme si vous parliez directement à votre public cible;
utilisez les pronoms à la première et à la deuxième personne pour aider votre public cible à se sentir directement interpellé par votre communication;
Remarque : Les pronoms peuvent rendre votre communication plus engageante et personnelle. Voici des exemples de pronoms à la première et à la deuxième personne :
- utilisez « vous » et « votre » pour vous adresser au public cible
- utilisez « nous » et « notre » pour désigner votre organisation
- dans une structure de type questions-réponses, utilisez « je » pour désigner la personne qui pose la question et « nous » pour celle qui répond
- rédigez en tenant compte des besoins spécifiques, des expériences et des connaissances préalables de votre public cible;
- mettez l’accent sur ce qui est important pour votre public cible; ou
utilisez les pronoms de façon claire lorsque vous faites référence à plusieurs sujets dans une phrase ou lorsque vous vous adressez à plusieurs publics.
Remarque : Attention – Lorsque vous avez plusieurs sujets dans une phrase ou que vous vous adressez à plusieurs publics, l’utilisation des pronoms peut créer de la confusion pour le public cible. Dans ce cas, il est préférable de répéter le nom plutôt que d’utiliser un pronom.
Remarque 1 : Les phrases sont généralement plus courtes et plus simples lorsqu’elles sont formulées de manière directe et facile à comprendre.
Remarque 2 : Un ton conversationnel aide le public cible à se concentrer sur le message et à mieux le comprendre. Toutefois, ce ton n’est pas approprié dans tous les contextes. Par exemple, un ton plus formel peut être perçu comme un signe d’autorité et de fiabilité.
Vous devriez adopter un ton positif et des formulations positives dans la mesure du possible, en utilisant les stratégies suivantes :
- mettez l’accent sur ce qu’est une chose plutôt que sur ce qu’elle n’est pas;
- mettez l’accent sur ce que votre public cible est autorisé à faire plutôt que sur ce qu’il n’est pas autorisé à faire; et
- utilisez des mots qui expriment un sens positif.
Remarque : Les formulations positives sont plus faciles à comprendre, plus directes, plus concises et souvent mieux reçues par votre public cible. Les formulations négatives, les doubles ou multiples négations, ainsi que les exceptions aux exceptions peuvent créer de la confusion et susciter des réactions émotionnelles. Les formulations négatives compliquent également votre communication.
Exemple de formulation positive et négative :
- formulation positive : « Veuillez nous contacter si vous avez des questions »
- formulation négative : « N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions »
Exemple de ton positif et négatif :
- ton positif : « Une fois que vous aurez remboursé votre hypothèque, vous serez propriétaire à part entière de votre maison »
- ton négatif : « Si vous ne remboursez pas votre hypothèque, vous ne serez pas propriétaire de votre maison »
- Vous pouvez utiliser un ton négatif dans les situations suivantes :
- pour indiquer un danger ou un avertissement;
- pour corriger des inexactitudes ou des informations erronées;
- lorsque quelque chose est interdit; ou
- lorsqu’il y a une exception à une règle générale.
Vous devriez formuler de manière inclusive pour représenter la diversité de toutes les personnes dans vos communications, quelles que soient leur identité, leur orientation ou leur statut socioéconomique.
Remarque : Attention – Votre objectif est de rendre votre communication facile à trouver, à comprendre et à utiliser. Si certaines pratiques d’écriture inclusive nuisent à cet objectif pour votre public cible, choisissez des pratiques qui privilégient la clarté pour ce public.
Voici quelques stratégies possibles :
- utilisez les mots et expressions que le public cible préfère lorsqu’il est question de son identité, de son orientation ou de son statut socioéconomique. Voir l’article 10.4;
- lorsque vous vous adressez à une personne spécifique et identifiable, ou à son sujet, utilisez les pronoms, titres et autres termes genrés que cette personne préfère et utilise;
lorsque vous vous adressez à une personne ou à son sujet sans connaître son genre ou ses préférences, essayez de rendre votre communication neutre du point de vue du genre;
Voici des façons d’y parvenir :
- utilisez le pronom neutre « vous »
- [Spécifique à l’anglais] utilisez « they » ou « their » comme pronom singulier
- évitez d’utiliser les pronoms à la troisième personne « il », « elle », « lui », « son » et « sa »
- utilisez le nom ou le rôle de la personne
- utilisez des titres, mots et expressions génériques
- supprimez les titres qui indiquent le genre
- transformez la phrase au pluriel
[Spécifique au français] rendre visible le genre féminin;
Voici des moyens d’y parvenir :
féminisez les noms de fonctions, métiers, grades; ou
Remarque : Par exemple, « maire » ou « mairesse »; « enseignant » ou « enseignante », « président » ou « présidente ».
utilisez les doublets complets;
Remarque 1 : Par exemple, « les avocates » et « les avocats »; « les étudiantes » et « les étudiants ».
Remarque 2 : Les doublets complets amènent des problèmes d’accord des participes passés et des adjectifs. L’accord de proximité est recommandé. L’accord se fait avec le nom le plus près du mot à accorder. On suggère d’écrire d’abord le nom féminin, puis le masculin. Par exemple, « les citoyennes et les citoyens sont heureux de leur nouvelle mairesse ».
Remarque 3 : L’utilisation de doublets abrégés est possible uniquement dans un espace restreint, comme dans un tableau. Les parenthèses ou les crochets sont à privilégier. Par exemple, « un(e) ingénieur(e) ».
[Spécifique au français] écrivez de façon non genrée en utilisant des termes neutres dans votre communication.
Voici des moyens d’y parvenir :
utilisez des termes épicènes : noms, adjectifs, pronoms, déterminants. Un terme épicène s’écrit de la même façon au masculin ou au féminin, sans modifier sa forme;
Remarque 1 : Exemples de noms épicènes : « compagnon de travail » ou « compagne de travail » remplacé par « collègue de travail »; « collaborateur » ou « collaboratrice » remplacé par « partenaire ».
Remarque 2 : Exemples d’adjectifs épicènes : « plaisant » ou « plaisante » remplacé par « aimable »; « posé » ou « posée » remplacé par « calme ».
Remarque 3 : Exemples de pronoms épicènes : aucun ou aucune remplacé par personne; ceux et celles remplacé par quiconque.
employez des mots neutres, génériques ou collectifs;
Remarque : Par exemple, « les citoyens » et « les citoyennes » remplacé par « la population »; « les employées » et « les employés » remplacé par « le personnel »; « le père » et « la mère » remplacé par « les parents ».
mettez au pluriel. Certains mots genrés au singulier deviennent non genrés au pluriel;
Remarque : Par exemple, « un » ou « une journaliste » remplacé par « les journalistes »; « le » ou « la médecin » remplacé par « les médecins ».
reformulez votre contenu pour le rendre neutre; ou
Remarque : Par exemple, « Inscrit(e) depuis le » remplacé par « Date d’inscription »; « Êtes-vous propriétaire d’un véhicule ? » remplacé par « Avez-vous un véhicule ? ».
préfèrez les noms de fonctions ou d’unités administratives.
Remarque : Par exemple, « directeur » ou « directrice » remplacé par « la direction »; « coordonnateur » ou « coordonnatrice » remplacé par « la coordination ».