Loi sur la protection des renseignements personnels - Organisation canadienne d’élaboration de normes d’accessibilité Rapport annuel au Parlement - Du 1er avril 2022 au 31 mars 2023

1.0 Introduction

L’Organisation canadienne d’élaboration de normes d’accessibilité (OCENA) est heureuse de déposer devant le Parlement son rapport annuel concernant l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l’exercice commençant le 1er avril 2022 et se terminant le 31 mars 2023.

1.1 Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger la vie privée des individus relativement aux renseignements personnels que les institutions gouvernementales possèdent à leur sujet ainsi que de fournir aux individus un droit d’accès à cette information et de demander à ce que cette information soit corrigée. Ce rapport est préparé conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Aux termes de l’article 72 de la Loi, le responsable de chacune des institutions fédérales doit présenter un rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi au cours de l’exercice qui vient de se terminer. Le présent rapport décrit les réalisations qui ont permis à l’Organisation canadienne d’élaboration de normes d’accessibilité (OCENA) d’assumer ses responsabilités et obligations en matière de protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2022 à 2023.

1.2 Organisation canadienne d’élaboration de normes d’accessibilité

L’Organisation canadienne d’élaboration de normes d’accessibilité (OCENA) est une société ministérielle en vertu des annexes II et IV de la Loi sur l’administration financière, créée à la suite de la recommandation royale de la Loi sur le Canada accessible de juin 2019, afin de contribuer à la réalisation d’un Canada sans obstacle. L’OCENA est régie par un conseil d’administration et un chef de la direction, et elle est responsable devant le Parlement par l’entremise du ministre de l’Emploi, du Développement de la main-d’œuvre et de l’Inclusion des personnes handicapées du Canada. Le titre appliqué de l’OCENA est Normes d’accessibilité Canada (NAC). L’organisation est assujettie à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP).

La Loi canadienne sur l’accessibilité a pour objet la transformation du Canada, dans le champ de compétence législative du Parlement, en un pays exempt d’obstacles, à l’avantage de tous, en particulier des personnes handicapées, particulièrement par la reconnaissance et l’élimination d’obstacles — ainsi que la prévention de nouveaux obstacles — dans les domaines suivants :

• l’emploi;
• l’environnement bâti;
• les technologies de l’information et des communications;
• les communications, autres que les TIC;
• l’acquisition de biens, de services et d’installations; 
• la conception et la prestation de programmes et de services;
• le transport;
• les domaines désignés par règlement.

Le mandat de l’OCENA est de contribuer à la transformation du Canada en un pays exempt d’obstacles, au plus tard le 1er janvier 2040, grâce entre autres à ce qui suit :

• l’élaboration et la révision des normes d’accessibilité;
• la recommandation au ministre de normes d’accessibilité;
• la fourniture de renseignements, de produits et de services concernant les normes d’accessibilité élaborées ou révisées;
• la promotion, le soutien et l’exécution de recherches visant la détermination et l’élimination des obstacles ainsi que la prévention de nouveaux obstacles;
• la diffusion de renseignements, notamment sur les pratiques exemplaires, en lien avec la détermination et l’élimination des obstacles, ainsi que la prévention de nouveaux obstacles.

2.0 Protection des renseignements personnels à l’OCENA

Étant une petite organisation, l’OCENA a demandé à tirer parti de l’expertise et de l’efficacité d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) dans l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels au moyen d’un protocole d’entente. Le Secrétariat ministériel d’EDSC est chargé d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, lignes directrices, systèmes et procédures efficaces qui permettent à l’OCENA de s’acquitter des responsabilités que lui confère la Loi, et d’assurer un traitement et une communication efficaces de l’information. EDSC est aussi responsable des politiques, des systèmes et des procédures connexes découlant de la Loi.

Entre autres activités menées par EDSC relativement à la protection des renseignements personnels :

• Fournir des services de gestion, de coordination et de traitement des demandes de protection des renseignements personnels en collaboration avec l’OCENA, pour les documents relevant de l’organisation, y compris la consultation d’autres ministères et la résolution des enquêtes reçues par le Commissariat à la protection des renseignements personnels déclenchées par des plaintes de demandeurs.  
• Fournir à l’OCENA des pratiques exemplaires, des conseils et des orientations pour appuyer la rédaction et le dépôt d’un rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Transmettre des renseignements statistiques à des fins de production de rapports.
• Assurer la liaison avec le Commissariat à la protection des renseignements personnels pour les questions liées à l’OCENA. 
• En collaboration avec l’OCENA, relever les problèmes potentiels liés à la protection des renseignements personnels en fonction d’une analyse et d’un examen continus des activités et des fonctions de l’OCENA.
• Fournir à l’OCENA des conseils et des orientations sur les questions liées à la protection des renseignements personnels, notamment :
  • évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;
  • ententes d’échange d’information;
  • la passation de marchés;
  • publication d’informations sur les institutions et les fonds d’information (anciennement Info source);
  • divulgations autorisées;
  • projets d’analyse des politiques, de recherche et d’évaluation (APRE);
  • déclarations de confidentialité et consentements.
• Fournir des conseils et des directives à l’OCENA sur la façon de gérer les incidents de sécurité.
• Fournir des conseils pour aider l’OCENA à assumer ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris la prestation de plateformes de formation, l’accès à des séances de formation en ligne et l’offre d’une formation de sensibilisation à la gestion de la vie privée aux employés de l’organisation.

En vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions d’un même portefeuille ministériel peuvent travailler ensemble pour traiter des demandes. Une entente de service est en place entre l’OCENA et EDSC en ce qui concerne l’accès à l’information au cours de la période visée par le rapport.

Pour obtenir des copies supplémentaires du rapport, veuillez envoyer votre demande à l’adresse suivante :

Normes d’accessibilité Canada
320, boul. Saint-Joseph, bureau 246
Gatineau (Québec)  K1A 0H3

3.0 Ordonnance de délégation des pouvoirs en matière d’accès à l’information

L’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels confère au responsable d’une institution fédérale le droit de déléguer certains de ses pouvoirs ainsi que certaines de ses fonctions et attributions à des employés de l’institution.

Un exemplaire signé de la nouvelle Ordonnance de délégation se trouve à l’annexe A.

4.0 Sommaire des principales données

Aucune donnée à fournir.

4.1 Demandes reçues et traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Durant la période visée par le présent rapport, l’OCENA n’a reçu aucune nouvelle demande concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels. Par conséquent, la capacité du Ministère de s’acquitter de ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels n’a pas été affectée et aucune mesure d’atténuation n’a été mise en œuvre.

4.2 Exemptions et exclusions

Bien que les Canadiens aient le droit d’accéder aux renseignements qui les concernent, la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit des exceptions reconnaissant la nécessité d’assurer la confidentialité de certains renseignements. Une exception est une disposition obligatoire ou discrétionnaire en vertu de la Loi qui autorise le responsable d’une institution gouvernementale à refuser de communiquer des renseignements personnels en réponse à une demande de communication.

5.0 Formations et activités de sensibilisation

L’OCENA est une organisation de taille moyenne qui reçoit très peu de demandes en vertu de la Loi annuellement. Par conséquent, aucune formation officielle n’a été offerte aux employés.

6.0 Politiques, lignes directrices et procédures

L’OCENA respecte les politiques, les lignes directrices et les procédures d’EDSC.

7.0 Plaintes et enquêtes

L’OCENA n’a pas reçu de plainte au cours de la période visée par le rapport.

8.0 Suivi de la conformité

EDSC utilise un système de suivi formel ou automatisé pour consigner le délai de traitement. S’il était nécessaire de demander une prolongation, le président-directeur général de l’OCENA en serait avisé.

9.0 Atteintes importantes à la vie privée

L’OCENA respecte les politiques, les lignes directrices et les procédures établies par Emploi et Développement social Canada (EDSC).

10.0 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

En 2002, le Conseil du Trésor a publié une politique qui oblige les institutions du gouvernement fédéral assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels à effectuer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée avant d’établir de nouveaux programmes, systèmes ou politiques ou avant d’apporter des modifications importantes à un programme, un système ou une politique existant.

Au cours de la présente période visée par le rapport, l’OCENA n’a pas effectué d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et, par conséquent, aucune évaluation n’a été transmise au Commissariat à la protection des renseignements personnels.

11.0 Divulgation de renseignements d’intérêt public

Les renseignements personnels recueillis par l’OCENA dans le cadre de ses programmes et de ses activités ne sont divulgués qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis, conformément au paragraphe 8(2)a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de l’exercice 2022 à 2023, l’OCENA n’a pas divulgué de renseignements personnels pour d’autres finalités que celles définies aux alinéas 8(2)b) à 8(2)m) inclusivement de la Loi.