Procès verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration – 7 mai 2020

Participants

Membres du conseil d’administration (le conseil) 

• Me Paul-Claude Bérubé, président
• Mary Reid, vice-présidente
• William Adair, administrateur
• Kory Earle, administrateur
• Maureen Haan, administratrice
• Penny Hartin, administratrice
• Rabia Khedr, administratrice
• Brad McCannell, administrateur
• Dr Joe McLaughlin, administrateur
• Laurie Ringaert, administratrice

Membres du personnel de Normes d’accessibilité Canada

• Philip Rizcallah, président-directeur général
• Michelle Demery, chef de l’exploitation
• Heather Throop, conseillère principale
• Collinda Joseph, chef de cabinet
• Christina Richard, gestionnaire, Communications
• Maggie Saunders, gestionnaire intérimaire, Gouvernance et Production de rapports
• Gavin Scharfe, analyste, Administration de la TI
• Lorraine Trudel, coordinatrice du Secrétariat, Gouvernance et Production de rapports
• Matthew Zic, conseiller principal en programmes, Élaboration de normes (observateur)
• Graham Spero, analyste (intérimaire), Mobilisation des intervenants (observateur)

Procès‑verbal

Jeudi 7 mai 2020

1. Appel et mot de bienvenue

La réunion commence à 13 h 30. Le président fait l’appel et souhaite la bienvenue aux membres.

2. Ordre du jour de la réunion du conseil

Les points les plus récurrents sont présentés dans l’ordre du jour ainsi que quelques points urgents. Les autres points qui sont reportés en raison de la COVID‑19 feront l’objet d’une discussion lors de la prochaine réunion en personne.

10-1  On présente une motion visant à approuver l’ordre du jour. La motion est adoptée par tous.

3. Procès‑verbal de la réunion du conseil

Document 3A : Procès-verbal de la réunion du 6 avril 2020

10-2  On présente une motion visant à approuver l’ordre du jour de la réunion du 6 avril 2020. La motion est adoptée par tous.

Le président souligne que le procès-verbal est habituellement publié sur le site Web de Normes d’accessibilité Canada 30 jours après son approbation par le conseil d’administration. Pour le moment, il n’est pas possible de le faire puisque l’équipe du site Web donne la priorité aux articles liés à la pandémie. Les procès-verbaux seront publiés dès que possible.

4. Mise à jour du président

Le président informe les administrateurs que lui, le PDG et Collinda Joseph ont rencontré les représentants de Services publics et Approvisionnement Canada. Ils ont discuté de leurs responsabilités respectives dans le cadre de leur échange d’information sur l’accessibilité lorsque des documents deviennent disponibles du côté de Normes d’accessibilité Canada.

Le président, le PDG, l’administratrice du Conseil Laurie Ringhardt et une représentante du personnel Collinda Joseph ont également rencontré des représentants de l’organisme « Barrier Free Manitoba ». La discussion a été fructueuse, et a été l’occasion de transmettre de l’information sur le travail de Normes d’accessibilité Canada. Le président a également organisé un appel sur Zoom avec un groupe de Victoria (Colombie‑Britannique) pour la semaine suivante.

Le président, le PDG et la vice‑présidente discutent également de l’importance de la politique sur l’accessibilité et encouragent tous les membres du conseil à participer à l’élaboration de ce document, dont la nature sera abordée aujourd’hui. Il y aura également une discussion sur le langage simple pour aborder les différents aspects de cette question en vue de répondre aux exigences de l’organisation et de la population en général.

Le PDG, le président et la vice‑présidente ont travaillé sur « l’outil d’efficacité du conseil » qui sera envoyé à tous les membres du conseil après que le comité de gouvernance l’aura examiné. L’outil encouragera la discussion préalable et aidera les administrateurs à arriver aux réunions du conseil en étant mieux préparés à approuver les mesures. Un autre outil en cours d’élaboration est le « protocole de communication » qui servira grandement aux membres du conseil, au PDG et au personnel à améliorer leur communication.

Les deux prochaines réunions du conseil se tiendront à 13 h 30 h 30, le jeudi 4 juin et le mardi 11 août à 13 h 30.  . On envisage une autre date en juillet au cas où le conseil d’administration aurait besoin de se réunir.

5. Mise à jour du président

Le PDG fait le point sur le travail de Normes d’accessibilité Canada concernant les points suivants :

• Langage simple : Il est important pour l’organisation que tous les documents sur le site Web soient rédigés dans un langage simple. Un employé a été embauché pour réviser les textes à l’interne et veiller à ce qu’ils soient rédigés en langage simple, entre autres responsabilités.
• Communications de la part du cabinet : Tous les vendredis, les membres du conseil recevront des communications sur des questions, des mesures et des mesures de suivi importantes. Les documents urgents seront envoyés séparément, au besoin, et l’information sur les réunions du conseil sera envoyée de la façon habituelle.
• Mobilisation des intervenants : Le PDG travaille avec le personnel pour préparer un cadre fédéral-provincial-territorial puisqu’il est important de maintenir les relations avec les gouvernements provinciaux et territoriaux.
• Subventions et contributions : Toutes les subventions de 2019 ont été accordées. Le président et la vice-présidente seront informés avant la publication en ligne. On a commencé le travail sur certains projets. Bon nombre de demandes pour le programme de contributions de 2020 à 2021 ont été reçues. Le personnel examine ces demandes pour s’assurer qu’elles satisfont à tous les critères, et les sélections se feront au cours de l’été. Il pourrait y avoir des retards à cause de la pandémie. Certaines des propositions reçues porteront sur des mesures d’urgence durant la pandémie de la COVID‑19 et seront mises à jour à mesure que plus de rétroaction sera reçue.
• Comités techniques : Le travail est en cours; il s’agit à l’heure actuelle des activités de mise en place et de préparation du recrutement. On accordera aux membres de ces comités une indemnité quotidienne et une allocation si la situation l’exige. Jusqu’à 12 comités techniques pourraient être actifs à la fois.
• Élaboration des normes : Des organisations et divers groupes qui travaillent dans le domaine de l’accessibilité ont une influence plus importante sur certaines initiatives.
• Au cours des prochains mois, le PDG fera une présentation aux membres du conseil sur les codes du bâtiment.
• Gouvernements provinciaux : La pandémie a ralenti le processus de rencontre et de mobilisation.
• Initiative d’embauche : Normes d’accessibilité Canada a atteint 50 % de son objectif de dotation et aura un effectif complet à la fin de l’exercice. Un grand nombre de personnes qualifiées, notamment des personnes handicapées qualifiées, ont été embauchées
• Réunions hebdomadaires avec homologues gouvernementaux : Les discussions ont eu lieu en interne et des recommandations ont été faites pour travailler sur des points liés à la COVID‑19 sans créer de répercussions sur les questions, tâches et échéances actuelles.
• Personnel : Tout le monde a participé activement aux réunions quotidiennes et hebdomadaires, et les employés travaillent dur à domicile. Il faut parfois patienter un peu avant d’obtenir une réponse, mais le travail continue, et tout le monde fait preuve de diligence.

6. Mise à jour du comité de la planification stratégique et plan stratégique provisoire

Document 6A : Plan stratégique provisoire — priorités pour six à huit mois

Le comité a passé en revue le document afin d’établir les priorités pour le travail à accomplir dans les six à huit prochains mois; certains secteurs peuvent ne pas être énumérés dans ce plan, mais le travail pourrait tout de même y avoir lieu. Le plan stratégique provisoire sert à établir la priorité des travaux dans la situation actuelle. Normes d’accessibilité Canada est prêt à changer de cap en fonction des recommandations émanant de la ministre. Le personnel fera la mise en forme du plan pour le rendre plus lisible.

10-3  On présente une motion pour accepter le plan stratégique provisoire tel quel. Les membres du conseil peuvent en faire l’objet d’une discussion. La motion est acceptée, et elle est adoptée par tous.

7. Mise à jour du comité de gouvernance

Le président du comité de gouvernance fait un bilan des activités du comité. Le comité est en faveur de l’entrepreneur proposé pour la formation sur l’efficacité de la gouvernance qui se donnera à l’automne. L’entrepreneur interrogera en entrevue le PDG, le président et la vice‑présidente, il enverra un questionnaire à l’ensemble des membres du conseil, et il travaillera d’une façon accessible à tous les participants.

La préparation de la formation Sensibilisation aux cultures autochtones va de l’avant. La première séance de formation officielle devrait avoir lieu en janvier 2021. En attendant, le comité donnera suite aux possibilités de formation proposées.

Le règlement et tous les documents de politique du conseil feront l’objet d’une révision en septembre. Le comité de gouvernance proposera un processus de révision et en informera les membres du conseil dans les prochaines semaines.

8. Mise à jour du comité des relations extérieures

Documents 8A et 8B : Note d’information et stratégie de mobilisation des intervenants

Le président du comité des relations externes informe les membres du conseil d’administration que le comité s’est réuni plusieurs fois depuis l’annulation de l’assemblée publique annuelle (APA) pour commencer à prévoir d’autres façons de collaborer avec le public. Le comité a également examiné les processus de collaboration avec les intervenants provinciaux et territoriaux.

Le personnel a préparé un cadre de collaboration avec les intervenants défini en 12 catégories. Les documents sont présentés au conseil à titre informatif, et les commentaires des membres du conseil aideront l’organisation à aller de l’avant.

À présent, l’accent est mis sur les deux premières mesures de la stratégie. La première consiste à collaborer avec les intervenants pour mettre sur pied les comités techniques. Les plans sont prêts pour la mise en œuvre une fois les restrictions gouvernementales liées à la COVID‑19 levées. La deuxième mesure porte sur les façons de collaborer avec les intervenants sans l’APA (p. ex., courriels, tables rondes sur Zoom ou autres plateformes accessibles).

Le PDG et l’équipe de communication se pencheront sur l’accessibilité des documents dans leur forme originale pour les lecteurs d’écrans et en vue d’apprendre à maîtriser la langue qui doit être uniforme pour ces logiciels. Il est important d’utiliser la version anglaise de Windows pour savoir comment les lettres sont codées. Mme Ringaert a de l’expérience dans le domaine des plateformes de communication alternatives avec les différentes options disponibles, et elle est disposée à transmettre ses connaissances au personnel et au conseil.

9. Changement dans la composition du comité permanent

Mme Reid a présenté sa démission au comité de planification stratégique.

10-4 On présente une motion pour accepter la démission de Mme Reid. La motion est acceptée, et elle est adoptée par tous.

Il y a maintenant un siège vacant au sein du comité qu’un membre du conseil d’administration pourra occuper.

10-5  On présente une motion pour nommer Mme Rabia Khedr comme nouvelle membre du comité de planification stratégique. La motion est acceptée, et elle est adoptée par tous.

10.Le point sur l’élaboration des normes

Des travaux sont en cours, et l’organisation sera bientôt prête à lancer les comités techniques. De nouveaux employés ont été embauchés, et nombre d’entre eux ont déjà commencé leur travail à Normes d’accessibilité Canada.

11. Politique en matière d’accessibilité

La vice‑présidente, qui a travaillé avec un membre du personnel sur cette politique, rappelle aux membres du conseil que la version provisoire de la Politique leur a été envoyée à tous en avril, et elle a hâte de présenter la rétroaction lors de la prochaine réunion du conseil d’administration. Les membres du conseil, les employés et tous les comités seront assujettis à cette politique à caractère évolutif.

Comme des changements ont été apportés au document, les valeurs soulignées dans le document ont été insérées au préalable. Le thème de la diversité a également été inséré dans l’introduction, et on a rajouté de l’information à plusieurs sections sur la technologie. On a également modifié le document pour y inclure de l’information concernant les personnes sourdes et aveugles et les personnes souffrant d’invalidités périodiques. La nouvelle présentation renforce le document puisque nous voulons qu’il s’agisse d’une politique que nous pouvons appliquer, et que nous voulons rendre notre travail accessible au conseil, aux employés et à la population en général. Le document sera disponible en langage simple. Les membres du conseil qui n’ont pas répondu doivent envoyer leurs commentaires d’ici les prochaines semaines.

12. Comité consultatif sur la COVID-19 en matière de personnes en situation de handicap

En vue de répondre aux besoins des groupes de personnes handicapées durant la pandémie de la COVID‑19, la ministre Carla Qualtrough a créé le « Groupe consultatif sur la COVID-19 en matière de personnes en situation de handicap », et trois membres du conseil d’administration de Normes d’accessibilité Canada ont été nommés à ce comité : Mme Maureen Haan, Mme Rabia Khedr et M. Bill Adair.

Les membres du comité consultatif se réunissent chaque semaine. Le comité s’est réuni avec la ministre de la Santé. À l’heure actuelle, l’accent est mis sur les domaines où il y a le plus de besoins, tels que :

• Communication publique et accessibilité : On recommande aux gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux de veiller à ce que les communications soient disponibles pour les personnes handicapées et qu’elles leur soient accessibles. On travaillera davantage sur un ensemble de recommandations en se basant sur les commentaires des gens selon leur expérience et sur ceux d’autres pays qui ont eu des difficultés et du succès en ce qui concerne la crise de la COVID‑19.
• Collaboration avec les provinces et les territoires : Les questions relatives à l’information sur les handicaps et la santé seront envoyées très bientôt.
• Finances et emploi : On cherchera des façons d’aider les personnes handicapées à conserver leur emploi et des façons de fournir de l’aide financière aux personnes qui en ont besoin.
• Soutien pour les organismes sans but lucratif : On cherchera des façons de venir en aide à ces organismes durant la crise.
• Soutien pour les groupes les plus à risque : On se penchera sur l’intersectionnalité des groupes de personnes handicapées et des personnes les plus à risque.

13. Autres points

Le président et la vice-présidente ont communiqué avec le PDG après la réunion du conseil du 4 mai au sujet de l’évaluation du PDG. Ils ont fait mention de toutes les recommandations du conseil, et le PDG a bien accueilli tous les commentaires.

Jusqu’à nouvel ordre, le conseil d’administration continuera de tenir des réunions virtuelles, et le président encourage tous les membres du conseil à échanger de l’information entre eux.

Le PDG fournira un organigramme dans un des courriels envoyés les vendredis aux membres du conseil. Pour la réunion de juin du conseil d’administration, le PDG aimerait faire une brève présentation sur l’élaboration des codes et l’élaboration des normes.

14. Mot de la fin

Lors de la prochaine réunion du conseil, le président du comité de planification stratégique présentera l’ordre de priorité des objectifs pour le PDG pour l’exercice 2020 à 2021 et d’autres renseignements connexes sur le point de vue du conseil sur le rendement du PDG. Le comité travaillera en partenariat avec le PDG pour établir ces objectifs et en rendra compte lors de la réunion de juin aux fins d’approbation.

10-6 On présente et adopte une motion visant à lever la séance à 15 h 20.