CAN-ASC-3.1 Langage simple : projet d’examen public - 5 Partie 2 : Rendre l’information pertinente, facile à trouver et bien structurée
Table des matières de la section 5
5.1 Concevoir le matériel pour en faciliter l’utilisation
5.1.1 L’organisation doit rendre l’information facile à trouver
L’organisation doit appliquer les principes de conception de documents pour rendre l’information facile à trouver, en tenant compte des priorités, des similitudes et des différences.
Remarque : Consultez les documents suivants :
- Norme ISO 24495-1
- Documentation des WCAG2ICT du W3C
- Documentation sur le COGA du W3C et autres sources pour des idées de conception de documents
5.1.1.1 Rendre l’information facile à trouver
L’organisation doit mettre en forme et diffuser le matériel afin que le public cible puisse facilement trouver et utiliser l’information.
Remarque : Tenez compte de la longueur des lignes dans le texte, de la taille de la police et de l’espace libre autour du texte, car ils peuvent favoriser ou nuire à sa lisibilité.
5.1.1.2 Présenter l’information de façon logique
L’organisation doit :
- regrouper les éléments du contenu de façon logique et par thématiques;
- Présenter l’information selon l’ordre logique et les thèmes privilégiés par le public cible.
Remarque : Souvent, l’organisation et le public ne perçoivent pas les liens entre les éléments de la même manière. Les personnes ont des points de vue différents en ce qui concerne l’ordre logique.
5.1.1.3 Rendre l’information facile à suivre
L’organisation doit structurer le matériel de manière à ce qu’il soit facile à suivre :
- en utilisant des titres descriptifs;
- en rendant la structure évidente grâce à un plan, à un menu ou à une table des matières;
- en fournissant un index lorsque le matériel dépasse 10 000 mots.
5.1.2 Évaluer la cohérence et la pertinence du matériel
L’organisation doit s’assurer que :
- le message est cohérent dans tous les formats de diffusion;
- la longueur du matériel est adéquate et appropriée à la complexité de l’information;
- tous les renseignements essentiels sont inclus dans la communication;
- les renseignements complexes sont exprimés avec précision, bien structurés et organisés pour le public cible.
Remarque : Il est préférable d’avoir un matériel plus long qui donne des explications et que le public peut comprendre facilement, plutôt que d’avoir un matériel plus court, avec moins d’information.
5.1.3 Rendre l’information accessible
Conformément à la présente norme, l’organisation doit établir l’ordre de priorité de l’information de manière à :
- résumer l’information clé au début et à la fin du matériel;
- mettre le message principal près du début, afin de clarifier le but de la communication;
- placer les mises en garde ou les avertissements au début du matériel;
- rendre la structure claire et bien visible pour le public cible à l’aide d’un plan, d’un menu ou d’une table des matières;
- inclure un index lorsque le matériel dépasse 100 pages;
- mettre l’accent sur les renseignements importants à retenir grâce à la répétition :
- recourir à la répétition lorsque le public ne lira, n’écoutera ou ne verra que des parties du contenu;
- répéter les instructions;
- répéter les points clés lorsque le contenu est long;
- placer les conditions et les exceptions à la fin d’une phrase ou d’un paragraphe.
5.1.4 Utiliser la couleur pour organiser le contenu
L’organisation devrait utiliser la couleur dans les communications visuelles pour rendre l’agencement, la structure et la priorité de l’information visibles. Autrement, elle devrait utiliser le contraste et la couleur pour comparer, faire ressortir et différencier.
Les couleurs ne devraient pas être le seul moyen de mettre l’accent sur l’information.
5.1.4.1 Penser à la fois à la couleur et au contraste
- Choisir un arrière-plan neutre et dégagé pour tirer le meilleur parti de l’utilisation de la couleur.
- Tous les renseignements devraient être lisibles sans avoir besoin de couleur.
- Renforcer la signification des couleurs avec une forme, une image ou un texte.
- S’assurer que les couleurs :
- ne sont pas la seule façon de distinguer les renseignements importants;
- se démarquent facilement les unes des autres.
5.2 Planifier le contenu en fonction du public et de l’objectif
5.2.1 Rendre l’objectif clair
L’organisation doit préciser le but de la communication et indiquer au public cible :
- l’information que le public cible veut obtenir ou dont il a besoin;
- la raison pour laquelle le contenu est nécessaire à la tâche ou à l’activité;
- la façon dont l’organisation veut que l’information soit utilisée;
- ce que l’organisation veut que le public cible fasse avec l’information, ou ce qu’elle veut que le public fasse avec celle-ci;
- l’objectif de l’organisation au sujet de la communication.
Remarques :
- Le contenu est créé pour de multiples raisons. Cela peut être pour informer, instruire, convaincre, rassurer ou lancer un appel à l’action. Le fait de connaître le public cible permet de définir l’objectif du contenu. L’utilisation d’un langage simple augmente la probabilité que le public cible parvienne à trouver, à comprendre et à utiliser la communication.
- Parmi les exemples d’objectifs clairs, mentionnons le fait de convaincre quelqu’un de changer de comportement, d’expliquer un processus, d’indiquer à quelqu’un comment demander une prestation, de sensibiliser les gens à quelque chose, d’aider quelqu’un à prendre une décision éclairée ou de recueillir des renseignements.
5.2.2 Axer le contenu sur l’essentiel
- L’organisation doit axer la communication sur l’information nécessaire et essentielle en incluant suffisamment de contexte pour mener à bien la tâche ou l’activité.
- L’organisation doit utiliser un contenu adéquat :
- permettant au public cible de comprendre le but du matériel;
- tenant compte des croyances et des préoccupations du public cible, des détails qu’il doit comprendre pour atteindre les objectifs de l’organisation, ainsi que du temps dont il dispose et des efforts qu’il peut déployer.
- L’organisation doit structurer le matériel en fonction des besoins, des capacités, des limites et des exigences du public cible, afin de faire les meilleurs choix en ce qui concerne :
- les besoins et les points de vue du public cible;
- l’expression de l’information que l’organisation veut communiquer;
- les formats dans lesquels l’information sera diffusée : document imprimé, document en ligne, vidéo, fichier audio, discours préparé et autres.
5.2.3 Identifier l’organisation et la façon dont elle communique
L’organisation doit fournir des renseignements d’identification et des renseignements explicatifs :
- qui crée, possède et publie le matériel;
- à quelles dates le matériel a été créé, publié, révisé ou mis à jour;
- où et comment le public cible trouvera l’information dans différents formats ou langues;
- le but ou l’objectif de fournir l’information.
5.2.3.1 Indiquer au public comment communiquer avec l’organisation
L’organisation doit informer le public cible :
- comment obtenir plus de renseignements;
- comment communiquer avec l’organisation;
- comment accéder à d’autres formats, plateformes ou langues;
- comment donner de la rétroaction;
- comment informer l’organisation lorsqu’un obstacle empêche le public d’accéder au matériel.
5.2.3.2 Donner des renseignements supplémentaires
L’organisation doit informer le public de la façon d’obtenir plus d’information :
- Indiquer les moyens accessibles de communiquer avec l’organisation.
Remarque : Il peut s’agir du téléphone, des télécommunications pour les personnes malentendantes (ATS/TTY), du service de relais vidéo (SRV), des messages texte, du courriel, des médias sociaux et du courrier postal. - Déterminer vers quelles sources se tourne le public pour obtenir de l’information supplémentaire en langage simple à propos du sujet, y compris d’autres documents, vidéos, sites Web ou films.
- Donner le titre exact de toute information supplémentaire.