CAN-ASC-3.1 Langage simple : projet d’examen public - 4 Partie 1 : Identifier les publics et leurs besoins

4.1.1 Rédiger en langage simple pour le public

L’organisation doit créer une communication claire, en temps opportun, exacte et accessible dans un langage simple pour toute personne qui pourrait en avoir besoin.

4.1.2 Répondre aux besoins d’information

L’organisation doit :

1. répondre aux besoins d’information du public;
2. consulter les membres du public afin de cerner les obstacles qui les empêchent de trouver, de comprendre et d’utiliser les communications;
3. déterminer le public principal visé par la communication.

Remarques :

1. L’organisation pourrait y parvenir en consultant des études existantes, des données de recherche ou de nouvelles données pour déterminer l’aisance et les compétences du public cible quant aux types et aux niveaux de littératie pertinents pour la communication.
2. Les membres du public cible n’ont pas tous les mêmes compétences pour accéder à l’information. L’organisation devra peut-être modifier le choix des mots ou le format de la communication pour répondre à leurs besoins.

4.1.3 Déterminer les publics

1. L’organisation doit définir les publics :
   1. un public principal, c’est-à-dire les principales personnes qui ont besoin de trouver, de comprendre et d’utiliser l’information;
   2. un ou plusieurs publics secondaires, touchés ou concernés, comme les intermédiaires qui livrent le message au public principal ou d’autres personnes susceptibles d’être touchées par la communication.
2. L’organisation doit déterminer si plusieurs formats de communication sont nécessaires pour transmettre le message aux publics cibles.

Remarques :

1. Les communications ont généralement un public principal et un ou plusieurs publics secondaires composés de personnes n’ayant pas toutes les mêmes besoins, niveaux de connaissances et capacités, ainsi que de membres de différents groupes sociaux, économiques, géographiques ou ethniques. La communication de l’organisation devrait répondre aux besoins d’information des différentes personnes qu’elle tente de joindre. Les publics secondaires peuvent être des intermédiaires participant à la transmission de la communication au public principal.
2. Les publics primaires et secondaires peuvent avoir des intérêts opposés. Lorsque ce conflit d’intérêts ne peut être résolu, il faut envisager de créer des communications distinctes.

4.1.3.1 Mettre à jour les données sur le public

Afin de réviser ses communications, l’organisation doit actualiser régulièrement les données dont elle dispose pour en apprendre davantage sur les publics, leurs besoins, ainsi que sur l’évolution des technologies.

Remarque : Réévaluez régulièrement les connaissances des publics, car elles sont susceptibles de changer. Demandez-vous qui d’autre pourrait bénéficier de l’information.

4.1.3.2 Maintenir l’attention du public

L’organisation doit créer une communication pour le public principal, en tenant cependant compte de la façon dont un public secondaire pourrait :

1. réagir au contenu de la communication;
2. avoir des préoccupations différentes nécessitant une communication distincte;
3. avoir besoin de demander une adaptation.

4.1.3.3 Découvrir la diversité du public

L’organisation doit déterminer les caractéristiques géographiques, démographiques, psychographiques et comportementales du public cible à l’aide de sources fiables et de consultations.

4.1.3.4 Utiliser un langage simple dans toutes les langues

L’organisation doit fournir toute information dont le public cible a besoin dans un langage simple et, au besoin, doit :

1. diffuser l’information dans des langues autres que les langues officielles et prioritaires du Canada;
2. rendre la communication disponible dans d’autres langues;
3. indiquer, dans une communication, les langues disponibles.

Remarques :

1. Indiquez où la communication est répertoriée ou disponible.
2. La Loi sur les langues officielles du Canada, l’article 23 de la Charte des droits et libertés et d’autres politiques ou lignes directrices propres à l’organisation pourraient régir les langues dans lesquelles les communications sont offertes.
3. Fournissez l’information dans les langues que le public cible comprend le mieux.
4. Apprenez quelles sont les langues que le public cible comprend le mieux en consultant des membres représentatifs du public cible et en utilisant des sources fiables, comme les données du recensement de Statistique Canada.

4.1.4 Faire participer le public cible

Remarques : Pour communiquer en langage simple, il faut tenir compte des diverses manières dont les personnes pourraient appréhender l’information, sa conception, son format, son mode de communication et des obstacles qui les empêchent de tirer profit de cette communication.

La recherche, la consultation des publics cibles et la collaboration avec ces derniers contribuent au processus d’évaluation du contenu et des communications tout au long de son élaboration, soit avant et après la publication.

4.1.4.1 S’informer sur le public cible

L’organisation devrait consulter des membres représentatifs du public cible pour :

1. Déterminer quelles sont leurs capacités, leurs préférences, leurs niveaux de littératie, ainsi que leur niveau d’aisance et de compétences avec les langues écrites, parlées et signées, ou la numératie;
2. Identifier les caractéristiques suivantes du public cible :
   1. les informations à intégrer dans la communication pour qu’elles soient comprises;
   2. la pertinence de disposer d’un contenu ou d’un matériel différent pour répondre aux niveaux variés de connaissances des membres du public cible.

4.1.5 Consulter le public

1. L’organisation devrait consulter des membres représentatifs du public cible pour connaître :
   1. le contexte et l’environnement physique ou numérique dans lesquels le public recevra la communication;
   2. les impressions ou les réactions probables du public lorsqu’il utilisera l’information.
      Remarque : Le contexte dans lequel les membres du public interagissent avec une communication influence leur niveau de stress et leur attention, ce qui a une incidence sur la façon dont ils reçoivent et traitent l’information.
2. L’organisation devrait consulter des membres représentatifs du public cible lors de l’élaboration d’une communication pour :
   1. confirmer qu’ils peuvent trouver, comprendre et utiliser la communication;
   2. déterminer la structure, la formulation et la conception.
      Remarque : Les représentants du public cible pourraient contribuer à la planification et à la création de la communication ou participer à des sondages, à des questionnaires ou à des groupes de discussion.
3. S’il n’est pas possible ou faisable de consulter des membres représentatifs du public cible, ou si les renseignements sont confidentiels, l’organisation doit utiliser des méthodes et des renseignements provenant de consultations sur d’autres communications.