CAN-ASC-4.1 : Approvisionnement accessible
10. Exigences générales
Informations
Table des matières
Membres du comité technique
- Andrea Zervos (Président), Directeur, Services publics et marchés publics Canada
- Gilles LeVasseur (Vice-président), Président, Programme de contestation de la Cour fédérale
- Cheryl Stacey, retraité, ancien fonctionnaire
- Harry Lew, Responsable de la recherche et du développement, Neil Squire Society
- Martin Chénier, Président, Alliance des approvisionneurs du Canada
- Brytani McLeod, Collège NorQuest - ACT! Consultante en consultation, inclusion et accessibilité, coach de carrière
- Katya Pereyaslavska, Bibliothécaire associée, Western University
- Hilton Schwartz, Membre du conseil d’administration national, Alliance pour l’égalité des Canadiens aveugles
- Elizabeth (Liz) Laidlaw, Directeur, Bureau de l’accessibilité, Workplace Safety and Insurance Board (WSIB) Ontario
- Sarah Anne Hrycenko, Conseiller en approvisionnement, Soutien en approvisionnement Canada : Services publics et Approvisionnement Canada
- Diane Morrell, Coordonnateur de l’accessibilité, Ville de Sault Ste. Marie
- Jeffrey Panasuik, Directeur Général, S5 Dynamic Learning Initiative
- Audrey, Beauchamp, Directrice générale, Services linguistiques CB
- Cynthia Benoit, Présidente, Eversa
- Amy Ross, Défenseur de l’accessibilité, Ville de Waterloo
10.1 Politiques et procédures
Les politiques et procédures d’approvisionnement doivent :
- fournir les exigences suivantes sur l’accessibilité, qui doivent être prises en compte tout au long d’un processus d’approvisionnement, quelle que soit la valeur monétaire; et
- être flexibles et centrées sur la personne, en reconnaissant que les besoins en matière d’accessibilité varient.
10.1.1 Intégration de l’accessibilité
Les politiques et procédures doivent stipuler que les exigences en matière d’accessibilité :
- soient incluses tout au long du processus d’approvisionnement, y compris :
- à toutes les étapes de l’approvisionnement (planification, appel d’offres et attribution du contrat, ainsi que la gestion et clôture du contrat); et
- dans le cadre de toute demande de soumissions concurrentielle ou non concurrentielle et de la méthode de fourniture qui en résulte, telle que les contrats, les offres à commandes ou les arrangements en matière d’approvisionnement;
- soient incluses dans les spécifications pour l’approvisionnement de biens et services, y compris :
- l’élaboration des critères d’évaluation et tout au long du processus d’évaluation;
- l’identification des exigences d’essais lors de la phase de demande de soumissions et de contrat;
- l’élaboration de documents de demandes de soumissions et de contrats;
- la fourniture d’activités visant à mobiliser l’industrie; et
- lorsque les exigences d’accessibilité ne sont pas incluses dans les spécifications d’un approvisionnement, une justification écrite obligatoire conforme à l’article 10.1.4 doit être fournie.
10.1.2 Rôles et responsabilités
Les politiques et procédures doivent définir les rôles et responsabilités des clients et des professionnels de l’approvisionnement lors de la définition des exigences de l’approvisionnement, y compris :
- la responsabilité du client de :
- se conformer aux politiques et procédures identifiées à l’article 10.1.1;
- inclure les exigences en matière d’accessibilité lors de la spécification des critères pour les biens et services acquis;
- inclure des critères d’évaluation technique pour évaluer la capacité du soumissionnaire à livrer selon les spécifications d’accessibilité;
- vérifier que les livrables contractuels incluent les exigences en matière d’accessibilité telles que définies dans les demandes de soumissions; et
- fournir une justification écrite obligatoire conforme à l’article 10.1.4 lorsque les exigences en matière d’accessibilité ne sont pas incluses dans les spécifications d’un approvisionnement; et
- la responsabilité du professionnel de l’approvisionnement de :
- le cas échéant, informer le client de sa responsabilité d’inclure les exigences d’accessibilité dans les spécifications relatives aux biens et services qui sont en cours d’acquisition;
Remarque : L’article b) i) s’applique également au professionnel de l’approvisionnement s’il est chargé de définir les exigences d’une méthode de fourniture, telles qu’un arrangement en matière d’approvisionnement ou une offre à commande. - assister le client en identifiant des experts en la matière et des ressources pertinentes qui peuvent l’aider à élaborer les exigences en matière d’accessibilité;
- le cas échéant, jouer un rôle de défi lorsque les clients n’ont pas inclus des exigences d’accessibilité dans la procédure d’approvisionnement; et
- lorsque les exigences d’accessibilité ne sont pas incluses dans les spécifications d’un approvisionnement, vérifier qu’une justification écrite obligatoire conforme à l’article 10.1.4 est fournie.
- le cas échéant, informer le client de sa responsabilité d’inclure les exigences d’accessibilité dans les spécifications relatives aux biens et services qui sont en cours d’acquisition;
10.1.3 Définition des exigences
10.1.3.1 Généralités
La flexibilité de la stratégie d’approvisionnement doit permettre d’intégrer les exigences d’accessibilité à un achat plutôt que de les exclure.
10.1.3.2 Exigences d’approvisionnement flexibles
- Les politiques d’approvisionnement doivent préciser que les clients adoptent une approche flexible pour satisfaire aux exigences d’accessibilité lorsque la conformité au moment de la clôture d’une demande de soumission est impossible.
Remarque : Un exemple d’application d’une approche flexible est l’achat d’une solution commerciale prête à l’emploi qui ne répond pas aux normes d’accessibilité au moment de l’attribution du contrat. - L’entrepreneur doit fournir une feuille de route (un plan) dans un format accessible, détailler à la manière dont il mettra sa solution en conformité avec la norme applicable, selon un calendrier défini dans le contrat.
Remarque : La feuille de route doit être suffisamment détaillée pour permettre au client de suivre les progressions en vue de la mise en place d’une solution conforme. - À la demande du client et en complément de la feuille de route, l’entrepreneur doit fournir des méthodes de remédiation aux utilisateurs finaux lorsque des obstacles à l’accessibilité sont signalés pendant la période de remédiation.
- La remédiation devra faire l’objet d’un accord entre toutes les parties.
10.1.4 Justification obligatoire de l’exclusion de l’accessibilité
10.1.4.1 Justification
Les politiques d’approvisionnement doivent :
- exiger une justification écrite obligatoire de la part des clients si les exigences d’accessibilité ont été exclues de la procédure d’approvisionnement. Il ne suffit pas d’affirmer que l’accessibilité était « non appropriée » ou « non applicable »;
- préciser les raisons pour lesquelles les exigences d’accessibilité n’ont pas été incluses dans la procédure d’approvisionnement et fournir des informations sur le processus décisionnel visant à exclure les exigences d’accessibilité, notamment des informations sur les activités suivantes, le cas échéant :
- la consultation des utilisateurs finaux, y compris les personnes en situation de handicap, afin de déterminer la fonctionnalité du bien, du service ou de la construction;
- l’identification des normes, directives et meilleures pratiques en matière d’accessibilité;
- la consultation d’experts en la matière;
- la mobilisation de l’industrie pour déterminer la capacité du marché;
- l’élaboration d’une approche d’approvisionnement flexible conforme à l’article 10.1.3; et
- la réalisation d’une évaluation des risques liés à l’exclusion de l’accessibilité; et
- être signées par le client ayant la responsabilité déléguée et conservées dans le dossier d’approvisionnement.
Remarque 1 : Il faut faire preuve de discernement pour déterminer les raisons pour lesquelles les exigences d’accessibilité pourraient ne pas être applicables. Par exemple, il existe une différence entre les raisons pour lesquelles l’accessibilité n’est pas applicable pour un achat cherchant à acquérir des matériaux de construction par rapport à un achat cherchant à mettre en place une nouvelle plateforme de ressources humaines pour les employés.
Remarque 2 : Un exemple d’un tel formulaire de justification se trouve au lien : https://www.canada.ca/fr/services-publics-approvisionnement/services/achats/aide-temporaire/clients-ministeres-federaux-modeles/criteres-accessibilite-approvisionnement-justification.html
10.1.4.2 Confirmation de la justification
Si les exigences d’accessibilité sont exclues, les professionnels de l’approvisionnement doivent confirmer que le client a fourni une justification écrite conforme à l’article 10.1.4.1.