Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration – 30 septembre au 2 octobre 2019
30 septembre au 2 octobre 2019, à Ottawa (Ontario)
Participants
Membres du conseil d’administration (le Conseil)
- Me Paul-Claude Bérubé, président
- Mary Reid, vice présidente
- William Adair, administrateur
- Kory Earle, administrateur
- Maureen Haan, administratrice
- Penny Hartin, administratrice
- Rabia Khedr, administratrice
- Brad McCannell, administrateur (par téléconférence)
- Dr Joe McLaughlin, administrateur
- Laurie Ringaert, administratrice
Membres du personnel de Normes d'accessibilité Canada
- Philip Rizcallah, président-directeur général (PDG)
- Kevin Whitehouse, directeur général
- Eric De Santis, conseiller juridique principal (le 1er octobre, le matin)
- Nathalie Poitras, gestionnaire de l’administration
- Maggie Saunders, gestionnaire intérimaire, Secrétariat ministériel
- Micah Walter, analyste des politiques (le 1er octobre, le matin, et le 2 octobre, le matin)
- Isabelle Carrier, à titre intérimaire, Secrétariat ministériel
- Christina Richard, gestionnaire des communications
- Carrie Letourneau, directrice intérimaire, communications sur l’accessibilité (le 1er octobre)
- Pamela Wotherspoon, gestionnaire des communications (le 1er octobre, le matin)
- Romantica Rasoldier, conseillère en communications (le 1er octobre, le matin)
- Daname Gogue, spécialiste en subventions et contributions (le 2 octobre, le matin)
- Amy Wilmott, conseillère en stratégies opérationnelles (le 2 octobre, le matin)
Procès-verbal
Le lundi 30 septembre 2019
1. Mot de bienvenue
La séance est ouverte à 9 h 15 avec les mots de bienvenue du président et du PDG.
2. Approbation de l’ordre du jour
01-1
Motion visant à faire approuver l’ordre du jour, à y ajouter le point « Questions diverses » et à le garder ouvert au cas où il y aurait des motions à ajouter à la fin de la réunion. Adoptée par tous tel que modifié.
3. Règles de gestion de la réunion
On distribue un document qui présente les principes proposés pour la gestion de la réunion (président).
4. Utilisation du langage gestuel et de l’interprétation vidéo à distance
Présentation : Interprétation du langage gestuel américain (ASL) (administrateur Dr. Joe McLaughlin).
5. Mandat et aperçu de Normes d'accessibilité Canada
Présentation : Bienvenue à Normes d'accessibilité Canada : Aperçu et mandat (personnel).
Le conseil souligne l’importance d’établir des relations efficaces avec le Secrétariat de l’accessibilité et les autres organismes fédéraux qui ont un mandat en vertu de la Loi canadienne sur l’accessibilité (la Loi). Le conseil souligne également l’importance de travailler avec les provinces et les territoires et de mobiliser les Canadiens et les intervenants autochtones.
Normes d'accessibilité Canada examinera la façon dont les nouvelles normes d’accessibilité fédérales pourraient s’appliquer au niveau provincial et territorial, et le rôle de Normes d’accessibilité Canada dans le cadre d’une approche fédérale-provinciale-territoriale en matière d’uniformité. Le conseil a chargé des membres du personnel d’entreprendre ce travail et d’inscrire ce point à l’ordre du jour d’une réunion ultérieure du conseil.
6. Principes de bonne gouvernance
Présentation : Normes d'accessibilité Canada : Séance d’information sur la gouvernance du conseil d’administration (Institut sur la gouvernance).
7. La gouvernance publique par rapport à la gouvernance privée; les défis auxquels fait face un conseil d’administration du secteur public
Présentation : Normes d'accessibilité Canada : Séance d’information sur la gouvernance du conseil d’administration (Institut sur la gouvernance).
Le conseil souligne l’importance de la planification stratégique et des communications publiques, et celle d’assurer l’accessibilité des activités du conseil et de Normes d'accessibilité Canada.
8. Gérance publique
Présentation : Normes d'accessibilité Canada : Séance d’information sur la gouvernance du conseil d’administration (Institut sur la gouvernance).
Le conseil souligne l’importance d’une bonne gérance des ressources, de l’information et de l’accessibilité. Le conseil rappelle que les membres du conseil sont nommés à titre individuel et ne représentent pas d’autres organismes pendant les réunions et les événements de Normes d’accessibilité Canada.
9. Rôles et responsabilités du conseil d’administration et des comités; établissement et maintien de relations positives et appropriées
Présentation : Normes d’accessibilité Canada : Séance d’information sur la gouvernance du conseil d’administration (Institut sur la gouvernance).
Le conseil souligne l’importance d’établir des rôles et des pouvoirs clairs pour les comités, avec des mandats approuvés par le conseil, y compris des personnes en situation de handicap, et le rôle du conseil dans la détermination des lacunes en matière de compétences et de connaissances pour combler les futurs postes vacants au conseil.
01-2
Motion de lever la séance à 16 h 45.
Adoptée par tous.
Le mardi 1er octobre 2019
01-3
Motion de réouverture de la réunion à 9 h 15.
Adoptée par tous.
10. Statut juridique, pouvoirs et indemnisation de Normes d’accessibilité Canada
Présentation : Normes d’accessibilité Canada (conseiller juridique principal).
Le conseil demande des précisions au sujet des exigences d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels en ce qui concerne ses activités. Le conseil demande également des précisions sur les aspects juridiques des plaintes en matière d’accessibilité déposées en vertu de la Loi par rapport aux plaintes en matière de discrimination déposées en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.
11. Conflits d’intérêts
Présentation : Normes d’accessibilité Canada (Bureau du commissaire aux conflits d’intérêts et à l’éthique).
Le conseil demande des précisions sur les exigences des titulaires de charge publique en vertu de la Loi sur les conflits d'intérêts, y compris l'obligation de se récuser des discussions ou des votes en cas de conflit d'intérêts avec des activités extérieures.
12. Cadre ministériel des résultats
Présentation: Le cadre ministériel des résultats et le répertoire des programmes (personnel).
Le cadre ministériel des résultats sera préparé par le personnel, examiné par le président, la vice-présidente et le PDG, puis envoyé aux membres du conseil plus tard dans le mois. Une conférence téléphonique aura lieu vers la fin d’octobre afin d’obtenir l’approbation par le conseil du cadre ministériel des résultats.
13. Communications
Présentation : Un aperçu des communications (personnel); le guide sur l’identité visuelle de Normes d’accessibilité Canada (personnel).
Le conseil souligne l’importance pour Normes d’accessibilité Canada d’avoir une identité visuelle qui soit entièrement accessible et qui reflète l’organisation de façon dynamique et progressiste, et il souligne également l’importance de communications et de plateformes accessibles. Un nouveau guide sur l’identité visuelle sera envoyé aux membres du conseil pour leur permettre de choisir une identité visuelle qui réponde aux exigences du conseil.
01-4
Motion visant à ce que le titre d’usage « Normes d’accessibilité Canada – Accessibility Standards Canada » soit adopté et à ce qu’il soit utilisé dans sa forme complète et non sous forme de sigle. « Organisation canadienne d’élaboration de normes d’accessibilité » (OCENA) demeurera le nom légal.
Adoptée par tous.
14. Formation sur les médias
Présentation : La formation des porte‑parole auprès des médias (Interplay Creative Media).
Documents : Manuel de formation : Media spokesperson (Porte‑parole auprès des médias); feuille de travail sur les messages clés (Interplay Creative Media).
Le conseil souligne l'importance d'utiliser les rencontres avec les médias de Normes d'accessibilité Canada pour remettre en question les stéréotypes et soutenir le changement de la culture, en promouvant la dignité et la valeur des personnes en situation de handicap.
01-5
Motion de lever la séance à 16 h 55.
Adoptée par tous.
Le mercredi 2 octobre 2019
01-6
Motion de réouverture de la réunion à 9 h 15.
Adoptée par tous.
15. Subventions et contributions
Présentation : Le programme de subventions et de contributions (personnel).
Le conseil souligne l’importance de mobiliser les personnes en situation de handicap et les organismes d’intervenants, et d’assurer l’accessibilité des processus.
Le conseil souligne également l’importance d’établir, pour le programme, un fondement et des principes directeurs qui reflètent l’éventail des handicaps et qui appuient la capacité de recherche de façon plus générale. Le conseil ajoute ce qui suit à la liste des domaines de recherche prioritaires proposés : la recherche visant à éclairer les fondements et les principes, la diversité et l’intersectionnalité des handicaps, l’approvisionnement, et les espaces extérieurs en tant qu’aspect du milieu bâti.
01-7
Motion visant à ce que le conseil appuie les 4 stratégies de subventions et de contributions énoncées dans la présentation qui lui a été faite le 2 octobre 2019, et intègre les commentaires formulés par lui.
Adoptée par tous.
16. Rédaction des règlements administratifs et priorités à cet égard
Présentation : Les règlements administratifs à rédiger (personnel).
01-8
Motion visant à donner au personnel le mandat de préparer la première ébauche d’un ensemble complet de règlements administratifs à temps pour la réunion de novembre du conseil, y compris le mandat de chacun des 4 comités permanents, et à ce que les règlements administratifs soient rendus publics. Les règlements administratifs tiendront compte des commentaires fournis par le conseil.
Adoptée par tous.
17. Questions diverses
17.1 Nouvel emplacement permanent de Normes d’accessibilité Canada
La discussion permet de préciser que les administrateurs du conseil n'ont pas l'intention de participer aux questions opérationnelles de Normes d'accessibilité Canada, mais que le conseil aimerait disposer d'un moyen de formuler des commentaires sur l'image de Normes d'accessibilité Canada qui soit acceptable au PDG.
01-9
Motion visant à ce que M. Reid et Dr. J. McLaughlin (en consultation avec tous autres administrateurs intéressés) assument la responsabilité de fournir des commentaires, au nom du conseil et par l'entremise du PDG, sur les questions liées à la conception préliminaire et à l'aménagement, en ce qui a trait à l'intégration de caractéristiques d'accessibilité et d'un module d'affichage d'interface publique au nouvel emplacement permanent de Normes d'accessibilité Canada à Gatineau, au Québec.
Adoptée par tous.
17.2 Correspondance adressée aux membres du conseil
01-10
Motion visant à ce que toute la correspondance reçue par le conseil, directement ou par l'entremise du président, et/ou toute la correspondance reçue par le personnel de Normes d'accessibilité Canada fassent l'objet d'un suivi, d'un enregistrement, puis d'une réponse du PDG (ou de son délégué) en consultation avec le président. Les enregistrements de cette correspondance et les réponses seront mis à la disposition du conseil dans le cadre des ordres du jour de ses réunions.
Adoptée par tous.
17.3 Participation du président à titre de conférencier invité
01-11
Motion visant à ce qu'en l'absence d'un protocole en vigueur, le conseil reconnaisse et appuie la participation du président à titre de conférencier invité, le remboursement des frais de déplacement du président pour assister à l'événement et la participation du PDG à titre d'invité à un événement sur la vie autonome ayant lieu le 20 septembre 2019, à Ottawa, en Ontario.
Adoptée par tous.
17.4 Observations de Normes d'accessibilité Canada
01-12
Motion visant à ce que le conseil convienne qu'en attendant la mise en œuvre d'une politique, le PDG et le président soient autorisés à accepter ou à rejeter les invitations à faire une présentation de la part des groupes d'intervenants.
Adoptée par la majorité des membres du conseil. (Le PDG et le président conviennent que le conseil devrait être tenu au courant de toutes les demandes reçues et acceptées ou refusées.)
17.5 Prochaine réunion en personne du conseil
01-13
Motion visant à ce que le conseil tienne sa deuxième réunion en personne les 25, 26 et 27 novembre 2019, dans la région de la capitale nationale.
Adoptée par tous. (Les points les plus importants devront être discutés au cours des 2 premiers jours de cette réunion.)
17.6 Réunion par conférence téléphonique du conseil
01-14
Motion visant à ce que le conseil tienne une réunion par conférence téléphonique le vendredi 25 octobre 2019, à 15 h 00, heure de l'Est, pour discuter du cadre ministériel des résultats et prendre une décision concernant ce cadre.
Adoptée par tous.
18. Récapitulation et prochaines étapes
Présentation : Prochaines étapes (personnel).
19. Séance à huis clos
Le conseil convient à l’unanimité qu’une séance à huis clos n’est pas nécessaire, et elle est annulée.
20. Fin de la réunion
01-15
Motion de lever la séance à 12 h 20.
Adoptée par tous.