Procès-verbal de la réunion ordinaire du conseil d’administration - du 13 au 15 septembre 2021
Participants
Membres du conseil d’administration (le Conseil)
- Me Paul-Claude Bérubé, président
- Mary Reid, vice-présidente
- William Adair, administrateur
- Kory Earle, administrateur
- Maureen Haan, administratrice
- Penny Hartin, administratrice
- Brad McCannell, administrateur
- Joe McLaughlin, Ph. D., administrateur
- Laurie Ringaert, administratrice
Fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada
- Philip Rizcallah, président-directeur général (PDG)
- Philipe Sarrazin, dirigeant principal des finances (DPF) et directeur principal des Services ministériels
- Dino Zuppa, directeur principal, Normes et Subventions et contributions
- Maggie Saunders, directrice, Affaires intergouvernementales
- Louis-Philippe Daigle, gestionnaire, Gouvernance et rapports, adjoint au dirigeant principal des finances
- Micah Walter, analyste principal des politiques p.i., Gouvernance et rapports
- Christopher Collmorgen, gestionnaire, Mobilisation des intervenants (14 septembre)
- Martine Bareil, gestionnaire, Communications (14 septembre)
- Matthew Zic, conseiller principal de programme (15 septembre 2021)
- Daname Gogue, gestionnaire, Subventions et contributions (15 sept.)
- Jasmine Desloges, coordonnatrice, Gouvernance et rapports
- Anthony Jolicoeur, coordonnateur, Gouvernance et rapports
Procès-verbal
Lundi 13 septembre 2021
1. Mot de bienvenue et appel nominal
La réunion commence par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.
Le président félicite Laurie Ringaert, Kory Earle, Brad McCannell et Mary Reid pour le renouvellement de leur mandat en tant que membres du conseil d’administration de Normes d’accessibilité Canada.
23-1 Une motion visant l’ouverture de la réunion à 12 h est présentée, puis appuyée.
La motion est adoptée à l’unanimité.
2. Reconnaissance des terres
L’administrateur Joe McLaughlin présente une reconnaissance des terres en l’honneur des peuples autochtones de la Colombie Britannique, d’où il participe virtuellement à la réunion, car Normes d’accessibilité Canada affirme son engagement envers la réconciliation.
3. Ordre du jour de la réunion
Document 3A : Ordre du jour proposé
Le président présente l’ordre du jour proposé aux fins d’adoption.
23-2 Une motion est présentée, puis appuyée, pour adopter l’ordre du jour de la réunion ordinaire du conseil d’administration des 13, 14 et 15 septembre 2021 avec des modifications apportées au contenu. Le point 18 « Gestion des risques » de l’ordre du jour est reporté à la réunion du conseil d’administration de décembre 2021, et le sujet « Contribution du conseil d’administration » est ajouté sous le point 47 « Questions diverses ».
La motion est adoptée à l’unanimité.
4. Formulaire de déclaration de conflits d’intérêts et énoncé de confidentialité
Le président rappelle aux membres du Conseil de signer le formulaire et de le lui renvoyer avant la fin de la journée.
5. Mieux se connaître
L’administrateur Brad McCannell présente un compte rendu du parcours de sa vie et de son expérience professionnelle à ses collègues du conseil.
6. Procès-verbal des réunions du conseil d’administration du 1er et 2 juin 2021 et du 17 juin 2021
Document 6A : Procès-verbal de la réunion ordinaire du conseil d’administration (du 1er et 2 juin 2021)
Document 6B : Procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration (du 17 juin 2021)
Le président note qu’il y a des divergences entre les versions anglaise et française de ce procès-verbal. Il suggère que le conseil approuve le procès-verbal et qu’il effectue quelques vérifications pour déterminer pourquoi les deux versions ne disent pas la même chose et fasse un rapport au Conseil à la prochaine réunion.
23-3 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le procès verbal de la réunion ordinaire du conseil d’administration des 1er et 2 juin 2021, conformément à ce qui a été présenté le 13 septembre 2021.
La motion est adoptée à l’unanimité.
23-4 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le procès verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration tenue le 17 juin 2021, conformément à ce qui a été présenté le 13 septembre 2021.
La motion est adoptée à l’unanimité.
7. Nominations au conseil d’administration (Gouverneur en Conseil)
Le conseil d’administration ne pourra pas prévoir de nominations supplémentaires pour pourvoir les deux postes vacants au sein du conseil d’administration avant le printemps 2022.
8. Nomination de membres des comités permanents indépendants
Le président recommande que ce point soit reporté à la réunion du conseil d’administration de décembre 2021 après la mise en place de la nouvelle structure des comités permanents dans les mois à venir.
23-5 Une motion est présentée, puis appuyée, pour que le point « Nomination des membres des comités permanents indépendants » soit reporté à la réunion du conseil de décembre 2021 et que les présidents des comités permanents examinent ce point en vue de la prochaine réunion du conseil.
La motion est adoptée à l’unanimité.
9. Processus de démission d’un membre du conseil d’administration
Lors de la réunion extraordinaire du conseil d’administration du 17 juin 2021, les membres du conseil ont convenu de mettre en place un processus de démission à inclure dans le règlement administratif et la politique de gouvernance. Ce point a fait l’objet d’une discussion plus approfondie sous le point « Examen des règlements administratifs et des politiques ».
10. Suivi de la réunion précédente
Document 11A : Liste des mesures de suivi
Document 11B : Liste des motions du conseil
Les deux documents sont examinés, et il est recommandé de supprimer certaines des mesures de la liste.
11. Correspondance
Il n’y a rien de particulier à signaler à ce sujet.
12. Mise à jour du président
Le président présente un rapport verbal décrivant ses activités depuis la dernière réunion du conseil. Une discussion s’ensuit sur une proposition de l’administratrice Laurie Ringaert d’envisager un processus de « résolutions en bloc » pour les futures réunions du conseil. Cela signifierait que les questions administratives seraient présentées au début de la réunion et que les conversations sur les domaines stratégiques suivraient. Ce point a été renvoyé au nouveau Comité des affaires internes pour être examiné et présenté lors d’une prochaine réunion du Conseil.
13. Membres des comités permanents
Document 8A : Note d’information
L’administrateur Brad McCannell déclare que la proposition de créer deux comités permanents au lieu des quatre comités permanents actuels va dans le sens des discussions tenues lors de la réunion du conseil d’administration du 17 juin 2021 et plus particulièrement du document portant sur les recommandations au sujet du rendement du conseil (document 30B). Les modifications de la politique de gouvernance présentées à la réunion cadrent avec la nouvelle structure des comités permanents.
23-6 Une motion est présentée, puis appuyée, afin de modifier la structure des comités permanents pour les faire passer de quatre à deux comités, dont le « Comité des affaires internes » et le « Comité des affaires externes », conformément à ce qui a été présenté le 13 septembre 2021. Les membres du Comité des affaires internes sont les administratrices Mary Reid, Maureen Haan, Laurie Ringaert et l’administrateur Joe McLaughlin qui agira à titre de président du comité. Les membres du Comité des affaires externes sont les administrateurs Brad McCannell, Penny Hartin, Kory Earle ainsi que Bill Adair, qui présidera le comité.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Bien que les membres du Conseil aient approuvé les nominations des membres de comité proposées par le président, ils proposent également de mettre en place un processus par lequel tous les membres du Conseil participeraient aux discussions futures sur la sélection des membres de comité.
Le président remercie tous les administrateurs pour leur travail au sein des comités au cours des deux dernières années, et en particulier les anciens présidents des comités permanents : Kory Earle (Comité de gouvernance), Maureen Haan (Comité de planification stratégique), Penny Hartin (Comité des relations extérieures) et Brad McCannell (Comité d’évaluation du rendement).
14. Mise à jour du PDG
Document 15A : Rapport du président-directeur général
Document 15B : Plan stratégique triennal
Le PDG, Philip Rizcallah, présente un rapport sommaire décrivant les dernières activités de l’organisation. Le rapport établit un lien explicite entre les activités et le plan stratégique continu triennal afin de montrer les progrès de l’organisation.
Le PDG indique que l’activité prévue de mobilisation des jeunes est reportée à l’année prochaine en raison des élections fédérales. Il ajoute que la planification est toujours en cours.
Une certaine forme de restructuration interne a été faite et des changements dans certains des rapports hiérarchiques et de responsabilité ont été opérés depuis que la chef de l’exploitation a quitté l’organisation. Les efforts de dotation en personnel se concentreront sur les équipes Subventions et contributions et Élaboration des normes. Il est prévu de créer un centre d’expertise sur des sujets et des questions liés à la recherche et à l’élaboration de normes.
Les membres du conseil d’administration souhaitent participer à un atelier sur l’étiquette relative aux personnes en situation de handicap, qui sera donné par un membre du personnel de Normes d’accessibilité Canada.
15. Mise à jour du DPF
Document 16A : Rapport financier
Le DPF, Philipe Sarrazin, présente un rapport sommaire des résultats financiers de l’exercice 2020-2021 pour Normes d’accessibilité Canada. Il indique que 89 % du budget total a été utilisé pour cet exercice et que la portion inutilisée est principalement attribuable à la COVID-19 et à la stabilisation des activités. Des stratégies de planification intégrée seront appliquées pour le nouvel exercice afin de consacrer des ressources aux priorités. Le premier rapport financier trimestriel pour l’exercice 2021-2022 est maintenant disponible sur le site internet de l’organisation.
16. Gestion des risques
Document 18A : Note d’information – Atténuation des risques
Ce point est reporté à la réunion du conseil d’administration de décembre 2021.
17. Mises à jour sur le Comité de gouvernance
Document 19A : Rapport du comité
Le président du Comité de gouvernance présente la mise à jour du comité.
18. Suivi des séances de formation du conseil d’administration
Le président du Comité de gouvernance, Kory Earle, signale qu’il n’y a pas d’autres articles à présenter.
19. Examen des règlements administratifs et des politiques
L’administrateur Kory Earle présente un résumé du processus de révision des règlements administratifs et des politiques que le Comité de gouvernance a suivi au cours de l’été. Les modifications finales proposées sont identifiées dans chaque document.
En raison de contraintes de temps, ce point et les deux points suivants à l’ordre du jour ont été reportés au lendemain.
23-7 Une motion visant à lever la séance à 16 h est présentée, puis appuyée.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Mardi 14 septembre 2021
20. Mot de bienvenue et appel nominal
La réunion commence par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.
Le président informe les membres du conseil d’administration que tous les membres lui ont envoyé leur « Formulaire de déclaration de conflit d’intérêts et énoncé de confidentialité ».
23-8 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver l’ouverture de la séance à 12 h.
La motion est adoptée à l’unanimité.
21. Reconnaissance des terres
L’administrateur Bill Adair présente une reconnaissance des terres en l’honneur des peuples autochtones de la province de l’Ontario, d’où il participe virtuellement à la réunion.
22. Examen des règlements administratifs et des politiques (suite de la veille)
Document 21A : Note d’information – Examen des règlements administratifs et des politiques
Document 21B : Note d’information – Composition des comités permanents
Document 21E : Examen annuel de la politique de gouvernance
Document 21C : Règlement administratif
23-9 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver les modifications proposées au règlement administratif, conformément à ce qui a été présenté le 14 septembre 2021.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Document 21D : Politique de gouvernance
23-10 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver les modifications proposées à la politique de gouvernance, conformément à ce qui a été présenté le 14 septembre 2021 avec les modifications.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Les modifications sont notées et figureront dans le document « Liste des mesures de suivi » présenté pour la réunion du conseil d’administration de décembre 2021. La politique de gouvernance avec les modifications telles qu’approuvées remplacera la politique actuelle.
Les membres du conseil d’administration conviennent également de remettre deux propositions soulevées au cours de la réunion du Comité des affaires internes :
- La proposition de l’administratrice Penny Hartin d’étaler la durée des mandats des membres des comités permanents afin d’éviter un renouvellement complet;
- La proposition de la vice-présidente de revoir la section sur le vote et les références à « renoncer à son vote » (abstention).
Document 21F : Code de conduite et éthique
23-11 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver les modifications proposées au Code de conduite et à la politique en matière d’éthique, conformément à ce qui a été présenté le 14 septembre 2021.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Document 21G : Politique de dénonciation
23-12 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver les modifications proposées à la Politique de dénonciation, conformément à ce qui a été présenté le 14 septembre 2021.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Document 21H : Politique de recrutement
23-13 Une motion est présentée, puis appuyée, pour modifier la Politique de recrutement en apportant des changements à la page 4, pour remplacer les mots « Comité des nominations » par « Comité des affaires internes ».
La motion est appuyée, puis adoptée à l’unanimité.
Document 21I : Lignes directrices sur le remboursement des frais de déplacement et de l’indemnité quotidienne
23-14 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver les changements proposés aux « Lignes directrices sur le remboursement des frais de déplacement et de l’indemnité quotidienne » conformément à ce qui a été présenté le 14 septembre 2021 avec les modifications.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Les modifications apportées aux « Lignes directrices sur le remboursement des frais de déplacement et de l’indemnité journalière » seront incluses dans le document « Liste des mesures de suivi » qui sera présenté à la réunion du conseil d’administration de décembre 2021.
23. Rapport sommaire de dénonciation
Document 22B : Rapport sommaire de dénonciation
La vice-présidente présente ce point en indiquant qu’un rapport sommaire sur la dénonciation est présenté à une réunion du conseil d’administration une fois par an. Aucune préoccupation n’a été présentée au titre de la Politique de dénonciation au cours de l’année écoulée.
24. Protocole de communication
Document 27A : Note d’information
Document 27B : Protocole de communication
La vice-présidente présente les modifications apportées au protocole de communication.
23-15 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver les modifications apportées au protocole de communication, conformément à ce qui a été présenté le 14 septembre 2021.
La motion est adoptée à l’unanimité.
25. Mise à jour du Comité d’évaluation du rendement
Le président du Comité d’évaluation du rendement, Brad McCannell, présente la mise à jour du Comité. Aucune question n’est posée.
26. Formulaire et processus d’évaluation du Conseil
Document 29A : Note d’information
Document 29B : Formulaire et processus d’évaluation du Conseil
Document 29C : Questionnaire d’évaluation du Conseil
Le président du Comité d’évaluation du rendement, Brad McCannell, informe les membres du Conseil d’administration que le Comité a simplifié le processus d’évaluation du Conseil. Le Comité a examiné les points du précédent rapport d’évaluation réalisé par l’expert-conseil et propose un nouveau processus provisoire. Le contenu du questionnaire doit être approuvé. Une fois approuvé, le questionnaire doit être envoyé par SurveyMonkey. Le calendrier du processus d’évaluation est également présenté.
23-16 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver les documents 29B (Formulaire et processus d’évaluation du Conseil) et 29C (Questionnaire d’évaluation du Conseil), conformément à ce qui a été présenté le 14 septembre 2021, avec les modifications.
La motion est adoptée à l’unanimité.
27. Comité d’évaluation du rendement : recommandations concernant le rendement du conseil d’administration
Document 30A : Note d’information
Document 30B : Recommandations concernant le rendement du conseil d’administration
Les membres du conseil d’administration sont informés que les recommandations proposées dans le document 30B proviennent du rapport d’évaluation externe fourni par l’expert-conseil et que le comité a donné suite à chacune de ces recommandations, comme indiqué dans le document.
Le président propose de supprimer les recommandations 7 à 10, car elles ont été examinées lors de discussions précédentes. Il est également proposé de remplacer les « comités permanents » par le « Comité des affaires internes ». Le président et le président-directeur général examineront la liste des recommandations et les transmettront au comité approprié si la prise d’action s’avère nécessaire.
23-17 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver la liste des recommandations du Comité d’évaluation concernant le rendement du conseil d’administration, conformément à ce qui a été présenté le 14 septembre 2021, avec les modifications.
La motion est adoptée à l’unanimité.
28. Présentation d’Accès Troubles de la Communication Canada
Mme Barbara Collier, d’Accès Troubles de la Communication Canada (CDAC), n’a pas pu assister à la réunion pour faire sa présentation à cause des exigences reliées à la période électorale.
23-18 Une motion est présentée, puis appuyée, pour reporter l’invitation de Mme Barbara Collier de CDAC à la prochaine réunion du conseil d’administration. Une lettre sera envoyée à Mme Collier pour l’inviter à assister à la réunion du conseil d’administration de décembre 2021.
La motion est appuyée, puis adoptée à l’unanimité.
29. Travail d’harmonisation avec les provinces et les territoires
Document 33A : Note d’information
Le PDG et la directrice des Affaires intergouvernementales, Maggie Saunders, font le point sur les activités récentes et les partenariats établis avec les provinces. En raison des élections fédérales et de la Convention de transition, le travail est actuellement axé sur la recherche, la rédaction de documents et l’organisation du travail en vue de la reprise des activités de sensibilisation externes.
30. Mise à jour du Comité des relations extérieures
Document 34A : Rapport du comité
La présidente du Comité des relations extérieures, Penny Hartin, présente le rapport du Comité. Aucune question n’est posée.
31. Rapport de l’assemblée publique annuelle
Document 35A : Note d’information
Document 35B : Rapport de l’assemblée publique annuelle
Document 35C : Présentation – Rapport de l’APA
L’administratrice, Penny Hartin, présente le rapport de l’assemblée publique annuelle à des fins d’information et de discussion. Il est recommandé aux membres du conseil d’administration d’examiner le document et d’envoyer toutes les modifications ou recommandations au gestionnaire de Mobilisation des intervenants, Christopher Collmorgen. Le comité examinera ensuite ces recommandations et présentera ce point lors de la réunion du conseil d’administration de décembre 2021.
32. Communications et stratégies de mobilisation des intervenants
Document 37A : Note d’information
Document 37B : Stratégie de communication
Document 37C : Stratégie de mobilisation des intervenants
Document 37D : Lignes directrices pour les porte-paroles
Document 37E : Formulaire du conseil d’administration pour les porte-paroles (bilingue)
Document 37F : Spokespersons-Board form (anglais)
Document 37G : Présentation – Stratégies
La gestionnaire des Communications, Martine Bareil, présente la stratégie de communication pour l’exercice 2021-2022. La stratégie décrit les objectifs, les publics cibles, les approches et les principales activités, et comprend une section sur les « risques et facteurs à prendre en considération » qui feront l’objet d’un suivi régulier. Les membres du conseil d’administration recommandent de solliciter la participation de l’industrie dès les premières étapes des activités.
Le gestionnaire de Mobilisation des intervenants, Christopher Collmorgen, présente la stratégie de mobilisation des intervenants pour la période d’avril 2021 à mars 2023. La stratégie contient tous les éléments de la stratégie initiale avec l’ajout d’une section sur les « risques et facteurs à prendre en considération ». Ceux-ci influenceront la manière dont les programmes seront réalisés pour atteindre les objectifs de l’organisation et remplir son mandat. Les membres du conseil d’administration conviennent que ce document constitue une bonne base pour des discussions productives.
Les membres du conseil d’administration examinent la mise à jour des lignes directrices pour les porte-paroles et les formulaires utilisés pour répondre aux demandes externes. Il est convenu que des formulaires unilingues seront utilisés pour faciliter le fonctionnement des lecteurs d’écran.
23-19 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver la stratégie de communication de l’exercice 2021-2022, conformément à ce qui a été présenté le 14 septembre 2021 avec des modifications, ainsi que la stratégie de mobilisation des intervenants de 2020 à 2023, les lignes directrices pour les porte-paroles et les formulaires pour les porte-paroles, en anglais et en français seulement, tels que présentés le 14 septembre 2021. Les rajustements futurs des deux stratégies seront apportés par le Comité des affaires extérieures.
La motion est adoptée à l’unanimité.
33. Mot de la fin
Le président recommande que le point 38 (Protocole des réunions et présentations des intervenants) de l’ordre du jour soit présenté le 15 septembre 2021, soit le lendemain.
23-20 Une motion est présentée pour lever la séance à 16 h 00.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Mercredi 15 septembre 2021
34. Mot de bienvenue et appel nominal
La réunion commence par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.
23-21 Une motion visant l’ouverture de la réunion à 12 h est présentée, puis appuyée.
L’administratrice Laurie Ringaert demande que le point 20 de l’ordre du jour (Suivi de la formation du conseil d’administration) soit ajouté au point « Questions diverses ». Cette demande est acceptée.
La motion est adoptée à l’unanimité.
35. Reconnaissance des terres
L’administrateur Kory Earle présente une reconnaissance des terres en l’honneur des peuples autochtones de la province de l’Ontario, d’où il participe virtuellement à la réunion.
Le président désigne les personnes suivantes pour présenter la reconnaissance des terres lors de la réunion du conseil d’administration de décembre 2021 : les administratrices Maureen Haan et Penny Hartin, et le PDG Philip Rizcallah.
Le président recommande de reporter le point 38 (Protocole des réunions et présentations des intervenants) après la séance à huis clos.
23-22 Une motion est présentée, puis appuyée, pour reporter le point 38 (Protocole des réunions et présentations des intervenants) jusqu’après la séance à huis clos.
La motion est adoptée à l’unanimité.
36. Critères des comités techniques : Processus de sélection des membres des comités techniques
Document 43A : Note d’information
Document 43B : Processus de sélection des membres des comités techniques
Le directeur principal de Normes et Subventions et contributions, Dino Zuppa, présente le processus de sélection des membres des comités techniques. On indique que l’organisation fait actuellement l’objet d’une évaluation en vue d’obtenir l’accréditation du Conseil canadien des normes (CCN) pour devenir une organisation d’élaboration de normes reconnue.
Tous les mandats sont rédigés en fonction des critères établis par le CCN. Le processus de sélection des membres des comités techniques de Normes d’accessibilité Canada exige que chaque comité technique compte au moins 30 % de membres qui s’identifient comme des personnes en situation de handicap. Jusqu’à présent, les comités techniques ont enregistré une participation moyenne de plus de 30 % de personnes en situation de handicap. On souligne également que c’est la première fois que le CCN évalue une organisation dont la participation minimale obligatoire est de 30 % de personnes en situation de handicap.
23-23 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le document intitulé « Processus de sélection des membres des comités techniques », conformément à ce qui a été présenté le 15 septembre 2021.
La motion est adoptée à l’unanimité.
37. Mandat des comités techniques
Document 44A : Note d’information
Document 44B : Mandat des comités techniques
Document 44C : Mandat du comité responsable de l’orientation et de signalisation
Document 44D : Mandat du comité sur les mesures d’urgence
Le directeur principal de Normes et Subventions et contributions présente le mandat des comités techniques proposés responsable de l’orientation et de la signalisation ainsi que des mesures d’urgence. On souligne l’importance et l’harmonisation de chaque comité technique proposé.
23-24 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver les mandats du Comité technique responsable de l’orientation et de la signalisation et du Comité technique sur les mesures d’urgence, ainsi que le document 44B (Mandat des comités techniques), conformément à ce qui a été présenté le 15 septembre 2021.
La motion est adoptée à l’unanimité.
38. Subventions et contributions : Résultats des propositions de recherche
Document 45A : Résultats des propositions de recherche
Le gestionnaire des subventions et contributions, Daname Gogue, présente un résumé des résultats des dernières propositions de recherche pour l’exercice 2021-2022, avec une brève description des processus d’évaluation et des processus décisionnels relatifs au financement. Une fois les décisions de financement prises et les accords de financement signés avec tous les demandeurs sélectionnés, l’information sur le financement sera affichée en ligne conformément à l’engagement d’ouverture pris par le gouvernement du Canada.
Les membres du conseil d’administration discutent de la nécessité d’établir des partenariats équilibrés entre les chercheurs et les personnes en situation de handicap.
39. Rapport sur les résultats ministériels
Document 46A : Note d’information
Document 46B : Rapport sur les résultats ministériels
Le DPF, Philipe Sarrazin, présente la version finale du Rapport sur les résultats ministériels 2020 à 2021. Il s’agit du premier rapport présenté en réponse à un plan ministériel établi pour la même année. Quelques modifications rédactionnelles seront apportées selon les recommandations des membres du conseil d’administration. Une fois approuvé par le conseil d’administration, le rapport sera soumis à l’approbation du ministre. Il sera ensuite soumis au Secrétariat du Conseil du Trésor pour que le président du Conseil du Trésor le dépose au Parlement avec les rapports des autres ministères et organismes.
23-25 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le Rapport sur les résultats ministériels 2020 à 2021 de Normes d’accessibilité Canada, conformément à ce qui a été présenté le 15 septembre 2021.
La motion est adoptée à l’unanimité.
40. Mise à jour du Comité de planification stratégique
Document 48A : Rapport du comité
La présidente du Comité de planification stratégique, Maureen Haan, présente la mise à jour du Comité. Aucune question n’est posée.
41. Suivi du plan stratégique
Le bureau du PDG sera désormais chargé de rendre compte du plan stratégique à la place du Comité de planification stratégique. Le nouveau « Comité des affaires internes » du conseil d’administration examinera le plan stratégique à l’avenir.
23-26 Une motion est présentée, puis appuyée, pour qu’un plan stratégique triennal remplace l’actuel plan stratégique triennal continu.
La motion est adoptée à l’unanimité.
42. Mise à jour du calendrier des réunions annuelles
Document 50A : Dates des réunions du conseil d’administration : hiver et printemps 2022
La présidente du Comité de planification stratégique, Maureen Haan, présente les dates proposées pour les prochaines réunions du conseil d’administration qui se tiendront à l’hiver et au printemps 2022. Les dates proposées sont les suivantes : du 9 au 11 février 2022, du 30 mars au 1er avril 2022 et du 30 mai au 1er juin 2022. La réunion du printemps du conseil d’administration aura lieu pendant la Semaine nationale de sensibilisation à l’accessibilité et comprendra l’assemblée publique annuelle.
23-27 Une motion est présentée, puis appuyée, pour que les dates proposées pour les réunions du conseil d’administration de l’hiver (9 au 11 février 2022) et du printemps (30 mars au 1 avril et 30 mai au 1 juin 2022) soient acceptées conformément à ce qui a été présenté le 15 septembre 2021.
La motion est adoptée à l’unanimité.
43. Feuille de route d’ici 2040
Document 51A : Note d’information
Document 51B : Feuille de route d’ici 2040
L’administratrice Maureen Haan présente la version finale de la Feuille de route d’ici 2040 et expose les modifications supplémentaires à apporter. Les membres du conseil d’administration acceptent plusieurs modifications visant à clarifier certaines sections du document.
Il est recommandé de revoir le plan stratégique triennal de l’organisation afin de tenir compte de l’incidence de la Feuille de route d’ici 2040 sur celui-ci.
23-28 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver la Feuille de route d’ici 2040, conformément à ce qui a été présenté le 15 septembre 2021 avec les modifications.
La motion est adoptée à l’unanimité.
44. Discussion fructueuse
Document 53A : Note d’information
L’administratrice, Maureen Haan oriente la discussion et rappelle aux membres du Conseil que les suggestions de sujets pour le point « Discussion fructueuse » peuvent être transmises au président du Comité des affaires internes pour examen. Le membre du Conseil qui a fait la suggestion d’un sujet choisi sera celui qui animera la discussion. Les membres du Conseil discutent ensuite de l’identité canadienne.
45. Séance à huis clos
23-29 Une motion visant à passer à une séance à huis clos avec invitation au PDG de participer à la discussion est présentée, puis appuyée.
La motion est adoptée à l’unanimité.
23-30 Une motion visant à retourner à la réunion ordinaire pour le reste des points de l’ordre du jour est présentée, puis appuyée.
La motion est adoptée à l’unanimité.
46. Protocole des réunions et présentations des intervenants
Document 38A : Note d’information
Document 38B : Protocole des réunions et présentations des intervenants
Document 38C : Présentation – Protocole
23-31 Une motion est présentée, puis appuyée, pour reporter la présentation du document 38B (Protocole des réunions et présentations des intervenants). Le Comité des affaires externes examinera le document et ce point sera présenté lors de la réunion du conseil d’administration de décembre 2021.
La motion est adoptée à l’unanimité.
47. Questions diverses
a) Formation par le Comité de gouvernance
Le président du Comité de gouvernance indique que le comité s’est réuni la veille au sujet de la formation sur la sensibilisation aux cultures autochtones, et plus particulièrement sur l’étape 1 du plan. Il est décidé que les administrateurs Bill Adair et Kory Earle vont coanimer la formation en collaboration avec l’administratrice Laurie Ringaert. Le Comité propose la date suivante pour la formation : le jeudi 4 novembre 2021 de 14 h à 16 h HNE. On indique que les ressources documentaires seront fournies avant la date de la formation.
23-32 Une motion est présentée, puis appuyée, pour aller de l’avant avec le plan proposé pour la formation de sensibilisation aux cultures autochtones du 4 novembre 2021, de 14 h à 16 h HNE.
La motion est adoptée à l’unanimité.
b) Contribution du conseil d’administration
Les membres du conseil d’administration ont récemment reçu une note d’information décrivant les conditions et les critères selon lesquels les membres du personnel peuvent demander des conseils ou une tâche spéciale aux membres du conseil d’administration. Ces conditions ont été développées davantage et précisées par rapport au mandat du Conseil. Les membres du conseil d’administration doivent respecter les conditions et les critères selon lesquels les membres du personnel peuvent demander des conseils ou une tâche spéciale, ainsi que les exigences en matière de conflits d’intérêts décrites dans le règlement administratif.
48. Mot de la fin
La vice-présidente reconnaît, au nom du président, la contribution de tous les membres du conseil d’administration et de tout le personnel à la préparation de cette réunion de trois jours. Le PDG réaffirme que les deux nouveaux comités permanents bénéficieront d’un soutien.
49. Ajournement
23-33 Une motion est présentée pour lever la séance à 15 h 57.
La motion est adoptée à l’unanimité.