Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration – 25 au 27 novembre 2019
Participants
Membres du conseil d'administration (le Conseil)
- Me Paul-Claude Bérubé, président
- Mary Reid, vice‑présidente
- William Adair, administrateur (les 25 et 26 novembre)
- Kory Earle, administrateur
- Maureen Haan, administratrice
- Penny Hartin, administratrice
- Rabia Khedr, administratrice
- Brad McCannell, administrateur (par téléconférence)
- Dr Joe McLaughlin, administrateur
- Laurie Ringaert, administratrice (sauf l'après-midi du 26 novembre)
Membres du personnel de Normes d'accessibilité Canada
- Philip Rizcallah, président-directeur général (PDG)
- Kevin Whitehouse, directeur général
- Maggie Saunders, gestionnaire intérimaire, Secrétariat ministériel
- Micah Walter, analyste des politiques (la matinée du 25 novembre)
- Tania Magloire, gestionnaire des ressources humaines (les matinées du 25 et du 27 novembre)
- Nathalie Poitras, gestionnaire de l'administration (la matinée du 25 novembre)
- Christina Richard, gestionnaire des communications (l'après-midi du 26 novembre)
- Collinda Joseph, gestionnaire par intérim, developpment de normes d'accessibilité (l'après-midi du 26 novembre)
- André Madrid, adjoint au dirigeant principal des finances (la matinée du 27 novembre)
- Heather Throop, consultante (la matinée du 27 novembre)
- Lorraine Trudel, coordonnatrice, Secrétariat ministériel
Invités
- Michelle Reimer, animatrice (la matinée du 26 novembre)
Procès-verbal
Lundi, 25 novembre 2019
1. Mot de bienvenue
Le président réitère que les membres du Conseil et le personnel de Normes d'accessibilité Canada établissent les bases de cette organisation pour favoriser l'inclusion de tous les Canadiens.
2. Ordre du jour de la réunion
La séance est ouverte à 09 h 00, à Ottawa (Ontario), avec le mot de bienvenue du président.
3. Approbation de l'ordre du jour
03-1 Motion pour l'approbation de l'ordre du jour. Appuyée.
Adoptée par tous.
4. Gouvernance : Règlement administratif no 1 et politique de gouvernance
Ces documents de politique ont été examinés par le conseiller juridique de Normes d'accessibilité Canada. (Voir les documents 3A, 3B, 3C).
Règlement administratif no 1
Le Règlement administratif no 1 énonce les dispositions relatives à la façon dont le conseil doit exercer ses activités et mener ses affaires. Une copie du Règlement administratif sera transmise au ministre. Le Règlement sera rendu public une fois finalisé. Après une discussion approfondie, les administrateurs proposent l'apport de changements modérés au document.
03-2 Motion visant à approuver le Règlement administratif no 1 tel que présenté avec les modifications proposées. Appuyée.
Adoptée par tous.
Politique de gouvernance
Le document sur la politique de gouvernance renferme des dispositions détaillées concernant les réunions du conseil d'administration, l'obligation d'établir des mécanismes d'évaluation et le mandat des 5 comités permanents du conseil. La politique sera rendue publique une fois qu'elle aura été finalisée. Après discussion, les administrateurs proposent l'apport de changements modérés au document.
03-3 Motion visant à approuver la politique de gouvernance avec les modifications proposées. Appuyée.
Adoptée par tous.
5. Date et lieu des prochaines réunions du conseil d'administration
Document 31A
On présente aux administrateurs des horaires et des lieux possibles pour la tenue de la réunion du conseil d'administration qui aura lieu du 10 au 12 février 2020 et l'assemblée publique annuelle qui aura lieu du 6 au 8 avril 2020.
03-4 Une motion est présentée en vue de la tenue de la prochaine réunion du conseil d'administration qui aura lieu du 10 au 12 février 2020 à Vancouver (Colombie-Britannique). Appuyée. Une résolution indique que s'il n'est pas possible de tenir la réunion à Vancouver, Montréal sera le lieu de rechange.
Adoptée par tous.
03-5 Une motion a été présentée en vue de la tenue de l'assemblée publique annuelle du conseil d'administration les 6 et 8 avril 2020 à Toronto (Ontario). Appuyée.
Adoptée par tous.
6. Nomination de membres pour les comités permanents et la politique de recrutement
Documents 9A, 9B et 9C
Pour plus de clarté, le mot « président » fait référence au président du conseil d'administration et les présidents des comités font référence aux présidents des comités permanents.
Le président déclare que le Comité de nomination a pour but de mettre en place un processus pour formuler des recommandations sur la mobilisation de participants indépendants à ces comités ainsi que sur la représentation des administrateurs.
Les plans de travail de chaque comité seront approuvés à la prochaine réunion du Conseil. Le plan de travail de chaque comité comprendra les mesures, le calendrier et les membres du personnel qui appuient le travail. Le président de chaque comité fournira un modèle de plan de travail de 12 mois.
03-6 Motion recommandant que le conseil d'administration approuve la Politique de recrutement ainsi que les membres du conseil d'administration de Normes d'accessibilité Canada nommés aux comités permanents par le président du conseil. Les 5 comités permanents sont composés comme suit :
- Comité de planification stratégique − Maureen Haan (présidente), Mary Reid et Dr. Joe McLaughlin;
- Comité de gouvernance − Kory Earle (président), Laurie Ringaert et William Adair;
- Comité des relations extérieures − Penny Hartin (présidente), Mary Reid et Dr. Joe McLaughlin;
- Comité des nominations − Rabia Khedr (présidente), Dr. Joe McLaughlin et William Adair;
- Comité d'évaluation du rendement − Brad McCannell (président), William Adair et Laurie Ringaert.
Appuyée.
Adoptée par tous.
7. Lignes directrices actualisées sur les déplacements et les remboursements
Documents 10A et 10B
Un résumé des lignes directrices sur les déplacements et le remboursement a été présenté aux administrateurs, et le Conseil a été informé que les lignes directrices satisfont aux exigences du gouvernement fédéral.
03-7 Motion visant à approuver les lignes directrices révisées sur le remboursement et le paiement des frais de déplacement ainsi que le changement recommandé de nom du document pour « Lignes directrices sur le remboursement des frais de déplacement et de l'indemnité journalière de Normes d'accessibilité Canada ». Toutes les autres modifications seront soumises à l'approbation du Conseil d'administration lors de la prochaine réunion. Appuyée.
Adoptée par tous.
03-8 Motion visant à lever la séance à 16 h 15. Appuyée.
Adoptée par tous.
Mardi, 26 novembre 2019
03-9 Motion visant à rouvrir la réunion à 09 h 00. Appuyée.
Adoptée par tous.
8. Mot d'ouverture
La séance du matin a permis aux directeurs de présenter leur vision de Normes d'accessibilité Canada.
9. Vision et planification stratégique
Document 13A
La vision et le processus de planification stratégique ont tenu compte des principes et du mandat de la Loi canadienne sur l'accessibilité et établissent des objectifs clairs à atteindre d'ici 2040. L'animatrice remettra un résumé de la séance aux membres du Conseil.
10. Communications et stratégie d'engagement du public (SEP)
Documents 17A, 17B et 17C
Les membres du Conseil ont discuté des détails de la stratégie et, en plus de recommander un certain nombre de changements, ils ont demandé qu'elle soit séparée en 2 documents : une stratégie de communication (qui pourrait être un document de politique et de procédures) et une stratégie d'engagement du public.
Il a été recommandé que la stratégie de communication prenne en considération les points identifiés lors de la session sur le pilier des normes qui s'est tenue plus tôt dans la journée, et comprenne des plans sur la manière dont Normes d'accessibilité Canada transmettra les normes et toutes les autres formes de communication avec le public. Modification à apporter à la page 12, sous le point 2, pour que le mot « entreprises » soit inclus dans ce point au lieu de « entités ». Les membres du conseil d'administration ont été informés que tout le personnel de Normes d'accessibilité Canada sera bientôt formé à la rédaction en langage clair. À l'avenir, un compte rendu des modifications proposées sera inclus dans les motions de tous les procès-verbaux du conseil d'administration.
03-10 Motion visant à approuver le document sur la stratégie de communication et de la stratégie d'engagement du public, qui comprend des lignes directrices pour représenter Normes d'accessibilité Canada, tel que présenté avec les modifications proposées. Appuyée.
Adoptée par tous.
11. Secteurs prioritaires des normes
Documents 19A, 19B, 19C, 19D, et 19E
Le document « Secteurs importants pour l'élaboration de normes » décrit les secteurs proposés de priorités normalisées pour l'emploi, les chiens d'assistance dans les transports, l'évacuation en situation d'urgence et les espaces extérieurs. Les administrateurs ont échangé des points de vue sur les divers domaines d'élaboration de normes.
03-11 Motion visant à approuver les secteurs normalisés d'évacuation en situation d'urgence, d'emploi et d'espaces extérieurs et à remplacer le secteur « chiens d'assistance dans les transports » par la norme du « langage clair ». Appuyée.
Adoptée par tous.
12. Procès-verbal de la réunion du conseil d'administration : Du 30 septembre au 2 octobre 2019 et de la réunion spéciale du 14 novembre 2019
Documents 22A et 22C
03-12 Motion visant à approuver le procès-verbal de la réunion régulière du conseil d'administration du 30 septembre au 2 octobre 2019. Appuyée.
Adoptée par tous.
03-13 Motion visant à approuver le procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d'administration du 14 novembre 2019. Appuyée.
Adoptée par tous.
13. Autre point : Liste des mesures de suivi
Document 22B
Les administrateurs examinent les points de « l'outil de suivi des mesures prises par le conseil d'administration de Normes d'accessibilité Canada » pour cerner les secteurs d'activité qui sont terminés et ceux qui nécessitent d'autres mesures.
14. Point du président
Document 24A
Le président informe les administrateurs de sa disponibilité au cours du mois à venir. Il indique que tous les administrateurs peuvent représenter Normes d'accessibilité Canada au niveau local, régional ou national et rappelle aux membres de lui soumettre toutes les demandes d'approbation de la participation à des événements communautaires au nom de Normes d'accessibilité Canada.
15 . Point du PDG
Document 25A : Rapport du président-directeur général (PDG)
Des processus sont mis en place pour accroître la dotation au cours des prochaines années et établir un cadre pour les subventions et les contributions. Le PDG présente également un résumé du plan de travail pour le nouvel emplacement de Normes d'accessibilité Canada.
16. Mot de la fin
03-14 Motion visant à lever la séance à 16 h 30. Appuyée.
Adoptée par tous.
Mercredi, 27 novembre 2019
17. Mot d'ouverture
03-15 Motion de réouverture de la réunion à 09 h 00. Appuyée.
Adoptée par tous.
18. Suivi de la réunion précédente
Document 23A
On rappelle aux administrateurs de remplir le « rapport d'évaluation » pour cette réunion du conseil, car toutes les recommandations seront prises en compte pour améliorer les prochaines réunions du conseil d'administration.
19. Finances
Document 26A : Opérations financières de Normes d'accessibilité Canada
On présente un résumé du budget de Normes d'accessibilité Canada décrivant sa relation avec EDSC. Des prévisions financières ont été présentées pour le reste de 2019 et le prochain exercice. Le Conseil demande que les prévisions financières futures contiennent une explication des écarts importants. Les renseignements budgétaires seront mis à la disposition du public à titre informatif.
20 . Séance à huis clos
03-16 Motion visant à tenir une séance à huis clos à 11 h 10. Appuyée.
Adoptée par tous.
03-17 Motion de fermeture de la séance à huis clos à 12 h. Appuyée.
Adoptée par tous.
21. Correspondance
Documents 28A et 28B
La correspondance déjà communiquée au conseil lors de sa 1ère réunion régulière sera incluse dans l'ordre du jour et les documents de la réunion du Conseil d'administration de février 2020.
22. Évaluation du rendement du PDG et évaluation du conseil d'administration
Documents 29A et 29B : Sommaire et entente de rendement et formulaire d'évaluation
03-18 Motion visant à ce que le conseil d'administration approuve les hypothèses de planification sur l'établissement d'objectifs de rendement pour le président-directeur général (PDG). Le conseil d'administration recommande que le « comité d'évaluation du rendement » du conseil d'administration établisse les objectifs en vue d'une discussion plus approfondie. Appuyée.
Adoptée par tous.
23. Autres affaires
Documents 32A, 32B et 32C
Les administrateurs discutent de points particuliers à prendre en considération dans le cadre de l'élaboration et de l'engagement de leur travail avec Normes d'accessibilité Canada. On discute également de la participation et de la représentation de Normes d'accessibilité Canada dans le cadre d'événements liés à la Journée internationale des personnes handicapées qui aura lieu le 3 décembre 2019.
Le président annonce que la Canadian Foundation for Physically Disabled Persons a choisi Penny Hartin, directrice du conseil d'administration de Normes d'accessibilité Canada, comme récipiendaire du prix d'excellence de cette année en reconnaissance de son travail et de ses contributions au sein de cette organisation. Le prix annuel lui sera remis le 8 février 2020, à Toronto.
Le conseil discute d'une demande du British Columbia Aboriginal Network on Disability Society (BCANDS) que Normes d'accessibilité Canada proclame chaque année que novembre soit le Mois des personnes autochtones handicapées.
24. Fin de la réunion
03-19 Motion visant à lever la séance à 13 h 30.
Adoptée par tous.