Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration – 10 au 12 février 2020
Participants
Membres du conseil d'administration (le Conseil)
- Me Paul-Claude Bérubé, président
- Mary Reid, vice-présidente
- William Adair, administrateur
- Kory Earle, administrateur
- Maureen Haan, administratrice
- Penny Hartin, administratrice
- Rabia Khedr, administratrice
- Brad McCannell, administrateur
- Dr Joe McLaughlin, administrateur
- Laurie Ringaert, administratrice
Membres du personnel de Normes d'accessibilité Canada
- Philip Rizcallah, président-directeur général (PDG)
- Kevin Whitehouse, directeur général
- Michelle Demery, chef de l'exploitation
- Christina Richard, gestionnaire, communications
- Micah Walter, analyste des politiques, gouvernance et rapport
- Tina Dowe, analyste, administration
- Lorraine Trudel, coordonnatrice, gouvernance et rapport
- Collinda Joseph, analyste principale des politiques, élaboration des normes (par téléconférence)
- Maggie Saunders, gestionnaire par intérimaire, gouvernance et rapport (par téléconférence)
- Heather Throop, consultante (par téléconférence)
Procès-verbal
Lundi, 10 février 2020
Mot de bienvenue
06-1 Motion présentée en vue de l'ouverture de la réunion à 09 h 00. Cette motion a également pour objet de consacrer la réunion à la mémoire de Deborah Kennard, décédée le 16 décembre 2019 à Montréal. Porte-parole et militante dévouée, elle a défendu les droits des personnes handicapées dans tout le Canada. Elle laisse derrière elle un héritage précieux.
Adoptée par tous.
Le président souhaite aux membres du conseil la bienvenue à cette troisième réunion régulière, qui se déroule à Vancouver, en Colombie-Britannique.
2. Ordre du jour de la réunion
06-2 Motion présentée en vue de modifier l'ordre du jour et d'y ajouter le point 46E (lettre de Barbara Collier de l'Accès Troubles de la Communication Canada). Appuyée. L'ordre du jour est approuvé avec les modifications.
Adoptée par tous.
3. Procès-verbal du conseil d'administration
Document 3A : Procès-verbal de la réunion du 25 au 27 novembre 2019
Dans le procès-verbal, il est proposé sous le numéro 5, « Nomination des membres des comités permanentes et politique de recrutement », que le mot « président » se réfère au président du conseil d'administration et que les présidents de comité se réfèrent aux présidents des comités permanentes.
Il est proposé sous le numéro 9, motion 03-10, que toute motion approuvée soit accompagnée des modifications proposées. Le président suggère également, pour référence future, qu'il y ait 2 listes : une pour les mesures de suivi découlant des réunions et une autre pour les motions.
06-3 Motion présentée en vue d'approuver le procès-verbal. Appuyée. Il est convenu que le procès-verbal sera transmis à tous les membres du conseil d'administration une fois que le président l'aura approuvé.
Adoptée par tous.
Document 3B : Procès-verbal du 17 janvier 2019
Le conseil est d'avis que le procès-verbal devrait contenir une description succincte des changements recommandés, comme il est mentionné dans la motion 04-2. Il discute de la possibilité d'apporter les modifications suivantes au paragraphe 3 du procès-verbal de la réunion du 17 janvier.
Remplacer la phrase « Les membres discutent ensuite des objectifs et des délais précédemment approuvés par le conseil par rapport au Cadre ministériel des résultats. » par « Les membres discutent ensuite des objectifs et des délais pour l'atteinte des normes d'accessibilité. Les commentaires, les questions, dans la réalisation de 1 à 3 normes dans le délai proposé ont montré des progrès significatifs dans la suppression et la prévention des obstacles. »
06-4 Motion présentée en vue d'approuver le procès-verbal de la réunion du 17 janvier, avec les modifications présentées par M. Adair.
Adoptée par tous.
Nota : Ces modifications ont été apportées au procès-verbal dans la matinée du 11 février; elles sont toutefois consignées ici pour référence.
Document 3C : Liste des mesures de suivi
Les membres discutent de la liste des mesures.
4. Correspondance
La correspondance présentée provient de groupes travaillant avec des personnes handicapées qui ont fait part de leur intérêt à partager leur expertise et à établir des partenariats avec Normes d'accessibilité Canada. Nous avons reçu des lettres des organisations suivantes :
- RAPLIQ (Regroupement des activistes pour l'inclusion au Québec), lettre envoyée le 22 novembre 2019 : le RAPLIQ souhaite nouer un partenariat avec Normes d'accessibilité Canada pour participer aux recherches et améliorer les normes d'accessibilité au Canada;
- RAAQ (Regroupement des aveugles et amblyopes du Québec), lettre envoyée à la mi-novembre 2019 : le RAAQ y affirme son soutien du mandat de Normes d'accessibilité Canada;
- Service ontarien de la surdicécité, lettre envoyée en septembre 2019 : l'organisme demande la tenue d'une consultation en vue d'établir des stratégies visant à améliorer la vie des personnes sourdes et aveugles;
- Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, lettre envoyée en septembre 2019 : le SCT offre son soutien et ses encouragements pour les travaux entrepris par Normes d'accessibilité Canada.
Le conseil reconsidérera ces offres lorsqu'il en saura plus sur les critères d'établissement des normes.
5. Comité de planification stratégique : Vision, mission et valeurs
Document 7A : Note d'information
La présidente du comité présente un résumé du travail effectué jusqu'à présent, qui est basé sur les principes énoncés dans la Loi canadienne sur l'accessibilité.
Document 7B : Énoncés de vision, de mission et de valeurs
Un résumé des énoncés de vision, de mission et de valeurs est présenté aux membres du conseil. Les administrateurs discutent des propositions d'énoncés.
6. Visite de la ministre Carla Qualtrough
Le conseil accueille la ministre Carla Qualtrough à la réunion. Celle-ci remet au président-directeur général et à chaque membre du conseil une lettre de nomination encadrée, signée par la gouverneure générale. Elle parle de l'accessibilité au Canada et affirme qu'il faut poursuivre sur notre lancée et tabler sur le travail déjà réalisé. Chaque norme élaborée représente un pas en avant dans notre lutte pour éliminer les obstacles à l'accessibilité. La ministre réaffirme que l'équipe de Normes d'accessibilité Canada peut compter sur elle et son équipe.
7. Comité de planification stratégique : Rapport général et proposition de plan de travail
Document 11A : Plan de travail
06-5 Motion présentée en vue d'approuver le plan de travail après remplacement par « avril 2020 » des dates indiquées aux points 3 et 8, comme l'avait recommandé le président.
Adoptée par tous.
8. Comité de planification stratégique (suite)
Document 7A : Note d'information et document 7B : vision, mission et valeurs
En ce qui concerne l'énoncé de vision, les membres conviennent d'actualiser le libellé comme suit : « Un Canada exempt d'obstacles où chacun, y compris les personnes handicapées, peut être assuré d'avoir accès aux mêmes possibilités et services que tous. »
Pour ce qui est de l'énoncé de mission, il est décidé après délibération qu'il se lira comme suit : « Normes d'accessibilité Canada, un organisme dirigé par des personnes handicapées, a pour mission de faire du Canada un pays sans obstacles. Pour y parvenir, il entend mettre en place des normes d'accessibilité novatrices dans des domaines prioritaires, revoir les normes d'accessibilité actuelles, mener des recherches et œuvrer auprès de la société tout entière en vue de la rendre aussi accessible que possible, le tout en collaboration et en consultation avec des personnes handicapées. »
Pour l'énoncé des valeurs, le conseil a débattu de nombreuses modifications à apporter à la formulation.
06-6 Motion présentée en vue de remplacer le libellé proposé de la 2e proposition de valeur. L'énoncé se lira comme suit : « La diversité de la société; notre travail respecte les droits de la personne et tient compte des considérations d'égalité, d'intersectionnalité et d'inclusion. »
Adoptée par tous.
06-7 Motion présentée en vue d'approuver les énoncés de vision, de mission et de valeurs avec les modifications convenues par le conseil. Le Comité de planification stratégique reverra les valeurs en tenant compte des commentaires du conseil et les présentera à la réunion du conseil d'avril 2020.
Adoptée par tous.
9. Comité de planification stratégique : Plan stratégique
Document 13A : note d'information
La présidente du comité présente le document et les informations en lien avec le plan stratégique. Le comité propose un plan d'une durée de 3 ans, à revoir et à mettre à jour annuellement.
Document 13B : plan stratégique
Le plan stratégique concerne l'ensemble de l'organisation, y compris le travail des autres comités permanents. Créé sous la direction du conseil d'administration, il sera mis en œuvre sous la supervision du président-directeur général. Ce plan est fidèle à la vision, à la mission et aux valeurs de l'organisation.
06-8 Motion présentée en vue d'accepter le plan stratégique tel quel.
Adoptée par tous.
10. Comité de planification stratégique : Calendrier annuel des réunions
Document 14A : Note d'information
Le Comité de planification stratégique est chargé de préparer un calendrier annuel des réunions pour chaque exercice financier. Le calendrier 2020 à 2021 doit comprendre toutes les réunions régulières ainsi qu'une assemblée publique annuelle, les dates de chacune d'elles et la ville ou au moins la province ou le territoire où elle aura lieu.
Document 14B : Calendrier annuel des réunions
06-9 Motion présentée en vue d'approuver la proposition du calendrier annuel des réunions telle quelle.
Adoptée par tous.
11. Rapport financier
Document 15A : Rapport de l'adjoint au dirigeant principal des finances
Kevin Whitehouse, directeur général, présente un résumé du budget de Normes d'accessibilité Canada. L'organisme est désormais officiellement doté de crédits, ce qui modifie sa gestion financière. Chaque année, comme les autres organismes fédéraux, Normes d'accessibilité Canada cherchera à obtenir des fonds par l'entremise du budget principal des dépenses.
12. Comité de gouvernance : Rapport général et proposition de plan de travail
Document 17A : Plan de travail
6-10 Motion présentée en vue d'approuver le plan de travail du Comité de gouvernance tel quel.
Adoptée par tous.
13. Comité de gouvernance : Code de conduite et éthique
Document 18/19A : note d'information
Le président du Comité de gouvernance présente la note d'information. Le Comité recommande que le conseil approuve ces politiques étant donné qu'elles concernent des procédures internes.
Document 18B : Code de conduite et politique en matière d'éthique
Les membres du conseil d'administration doivent signaler au président, par écrit, tout comportement d'un autre membre qui n'est pas conforme au Code de conduite. Si le manquement est commis par le président lui-même, le signalement doit alors être envoyé par écrit à la vice-présidente.
En ce qui concerne le point 18B (« Code de conduite et éthique »), une version révisée a été envoyée à tous les membres du conseil avant la réunion. Il faudrait également envisager d'établir un lien entre ce document et les énoncés de mission, de vision et de valeurs de Normes d'accessibilité Canada.
Au point 7.2, on recommande de conserver la première phrase ainsi que la première phrase du 2e paragraphe, mais de supprimer la 2e phrase de celui-ci. On recommande aussi de donner à ce point un autre nom que « Exemple ».
06-11 Motion présentée en vue d'approuver le Code de conduite et la Politique en matière d'éthique avec les modifications proposées.
Adoptée par tous.
14. Comité de gouvernance : Politique de dénonciation
Document 18/19A : Note d'information
Conformément à son mandat énoncé dans la Politique de gouvernance, le comité est responsable de l'élaboration des politiques indiquées dans la note d'information.
Document 19B : Politique de dénonciation
Le comité s'est réuni et a discuté du libellé du point 5.1. Il recommande de remplacer « membre du personnel » par « ou encore le président ou la vice-présidente qui peut aider à les traiter correctement et de manière informelle ». Dans la 2e phrase du même paragraphe, il faudrait supprimer le mot « conseil » et écrire « président et vice-présidente ». Les administrateurs se demandent à quelles personnes il conviendrait de faire part du problème avant de passer par les voies officielles et conviennent que ce devrait être le président ou la vice-présidente.
On ajoutera un délai sous le point 6.5 c) et on précisera la nature de la mesure disciplinaire sous le point 8.4. À la page 4, sous le point 3.2., il faudra écrire en toutes lettres « conseil d'administration » et non seulement « conseil », comme mentionné dans la Politique de gouvernance. À la page 7, sous le point 7.1 b), il faudra modifier le libellé de sorte qu'on y lise « annuellement ou selon les besoins ». Dans la Politique de gouvernance, il est indiqué que toutes les politiques sont examinées 1 fois par an, et le plan de travail respecte cette obligation.
06-12 Motion présentée en vue d'approuver la Politique de dénonciation avec les modifications proposées.
Adoptée par tous.
15. Comité de gouvernance : Lignes directrices concernant les voyages et les remboursements
Document 20A : Note d'information
Les lignes directrices ont été révisées. Le temps de préparation s'applique maintenant à tous les membres des comités permanents et le délai maximal de préparation pour les réunions du conseil d'administration a été augmenté.
Document 20B : Lignes directrices concernant les voyages et les remboursements
Le président déclare qu'il faut prévoir un délai de préparation raisonnable et qu'en cas de nécessité, un délai supplémentaire pourra être accordé au cas par cas par le président et le président-directeur général. Comme pour les autres activités connexes du conseil, il faut indiquer un délai pour établir un ordre de grandeur du temps investi par les membres du conseil. Le comité se penchera sur la section 6.5.
06-13 Motion présentée en vue d'approuver les lignes directrices sur les voyages et les remboursements avec les modifications recommandées. Les lignes directrices seront présentées à la réunion du conseil d'administration d'avril 2020
Adoptée par tous.
06-14 Motion visant à lever la séance à 16 h.
Adoptée par tous.
Mardi, 11 février 2020
06-15 Motion visant à ouvrir la réunion à 09 h 00.
Adoptée par tous.
16. Mot d'ouverture
Le président rappelle aux membres que la réunion est dédiée à Deborah Kennard.
17. Comité de gouvernance : Séance à huis clos
Document 21A : Note d'information
Lors de la réunion du conseil d'administration de novembre 2019, les membres du conseil ont demandé que le comité de gouvernance fasse une recommandation sur l'étude à huis clos.
Le comité recommande que toutes les motions soient présentées en public aux réunions du conseil d'administration, et non à huis clos. Des révisions mineures seront donc apportées en conséquence dans la Politique de gouvernance, qui se lira alors comme suit : « Tout projet de motion émanant d'une séance à huis clos doit être présenté et adopté en séance publique. »
06-16 Motion présentée en vue d'approuver l'étude à huis clos avec les modifications apportées à la section 3.5.7.
Adoptée par tous.
18. Comité des relations extérieures : Rapport général et plan de travail
Document 24A : Rapport
Le Comité s'est penché sur la consultation des personnes handicapées, la consultation auprès des intervenants et la stratégie de communication pour la réalisation du mandat et des objectifs. La présidente du Comité enverra un courrier électronique aux membres du conseil d'administration, dans lequel elle soulignera toutes les demandes du Comité des relations extérieures en ce qui concerne l'information de suivi et les contributions des membres du conseil.
Document 24B : Plan de travail
Le plan de travail fait état du travail effectué jusqu'à présent. Il est nécessaire d'élaborer une stratégie de mobilisation pour les années à venir. À ce titre, l'expérience acquise lors de l'assemblée publique annuelle d'avril 2020 s'avérera très utile.
06-17 Motion présentée en vue d'approuver le plan de travail tel quel.
Adoptée par tous.
19. Comité des relations extérieures : Concept d'identité visuelle
Document 25A : Note d'information
Le conseil a examiné le concept d'identité visuelle à la réunion de septembre 2019 et a demandé qu'une nouvelle option soit proposée. Des consultants ont développé 2 concepts, et le comité en a choisi un. Ce concept d'identité visuelle est conforme aux directives du Conseil du Trésor du Canada.
Document 25B : Concept d'identité visuelle
Un exemple du concept est montré à l'écran et une description en est donnée. On montre notamment l'apparence de la page couverture du rapport annuel et la bannière. Les couleurs choisies sont le bleu royal (avec une touche de violet), le bleu œuf de merle et le jaune chartreuse, y compris pour l'avatar avec le logo du gouvernement canadien. Une fois approuvé par le conseil, ce concept sera envoyé au Conseil du Trésor, qui s'assurera de sa conformité avec le Programme fédéral de l'image de marque. Le concept sera ensuite utilisé sur différentes plateformes.
06-18 Motion présentée en vue d'approuver le concept d'identité visuelle tel quel.
Adoptée par tous.
20. Comité des relations extérieures : Structure du rapport annuel
Document 26A : Note d'information
La présidente du comité des relations extérieures fait un survol du rapport annuel, qui sera présenté au Parlement avant la fin du mois de juin. Le Comité présentera le rapport annuel à la réunion du conseil d'administration d'avril 2020. Ce rapport sera produit dans tous les formats, en gros caractères et en braille, en français et en anglais. La rédaction pourra commencer lorsque le conseil d'administration aura approuvé la structure. La date cible pour un produit final est le 15 mai 2020.
06-19 Motion présentée en vue d'approuver le concept de la structure du rapport annuel tel quel.
Adoptée par tous.
21. Comité des relations extérieures : Normes de service pour les réponses
Document 27A : Note d'information
Cet exposé est présenté à titre informatif. Le comité propose des pratiques exemplaires pour Normes d'accessibilité Canada, c'est-à-dire des normes de service pour les réponses aux demandes de renseignements du public par téléphone, par lettre, par courriel ou sur le site Web. Une fois que l'organisation aura son propre compte de médias sociaux, des normes seront établies à cet égard.
22. Comité des relations extérieures : Catégories d'intervenants
Document 29A : Note d'information
La présidente du comité des relations extérieures présente le document sur les catégories d'intervenants, qui contient 11 catégories différentes. On recommande d'ajouter une 12e catégorie pour inclure d'autres secteurs d'activité (designers, producteurs, compagnies d'assurance, architectes, etc.). Le titre du sous-groupe 2 passe de « Intervenants en matière d'accessibilité » à « Fait référence aux associations de personnes handicapées ou à celles qui leur sont consacrées ».
06-20 Motion présentée en vue d'approuver les 11 catégories d'intervenants et d'en ajouter une douzième pour les « industries », avec le changement de titre du sous-groupe 2.
Adoptée par tous.
23. Comité des relations extérieures : Le point sur l'assemblée publique annuelle
Le Comité s'est réuni pour améliorer le programme de l'assemblée publique annuelle. Mme Hartin enverra par courrier électronique les révisions et les grandes lignes à tous les membres du conseil d'administration. Ces derniers ont reçu le bulletin d'information et demandent à le partager avec leurs contacts. On leur rappelle de s'inscrire à l'assemblée publique annuelle et, si ce n'est pas déjà fait, de soumettre leur candidature pour le bulletin d'information.
24. Comité d'évaluation du rendement : Rapport général et plan de travail
Le président du Comité d'évaluation du rendement fait une présentation en vue de faire approuver la proposition de plan de travail pour 2020 à 2021 pour l'évaluation du rendement. Il s'agit d'un processus normalisé pour l'évaluation d'un président-directeur général, et le Comité n'a pas pu ajouter d'autres critères. La mission, les valeurs et la vision pourraient être intégrées au point 4 du plan de travail. L'évaluation du conseil et des comités permanents pourrait être incluse dans le plan et le cadre de travail.
06-21 Motion présentée en vue d'approuver le plan de travail du prochain exercice financier avec les modifications.
Adoptée par tous.
25. Comité d'évaluation du rendement : Cadre d'évaluation du président-directeur général
Document 34A : Note d'information
Les hypothèses de planification relatives à l'élaboration du programme de gestion du rendement du président-directeur général ont été approuvées par le conseil d'administration à sa réunion du 25 au 27 novembre 2019. En se fondant sur le Cadre ministériel des résultats, le Comité a défini des responsabilités et des objectifs.
Document 34B : Cadre
Le président du Comité donne un aperçu du processus de mise en œuvre d'un programme de gestion du rendement du président-directeur général.
Le cadre d'évaluation pour le président-directeur général sera révisé de manière à tenir compte de la vision, de la mission et des valeurs décrites dans le document de planification stratégique qui a été présenté, et pourra être ajouté à ce document. Le programme de gestion du rendement s'appliquera au cours de cet exercice et les travaux débuteront bientôt pour l'exercice suivant.
Recommandation d'ajouter les mots « commencer à » aux objectifs suivants :
- responsabilité I-1;
- responsabilité I-2;
- responsabilité II-1.
Dans l'ensemble du document, le nom « OCENA » sera remplacé par « Normes d'accessibilité Canada »
06-22 Motion présentée en vue d'approuver le cadre d'évaluation du président-directeur général avec les modifications.
Adoptée par tous.
26. Comité des nominations : Rapport général et plan de travail
La présidente du comité des nominations fait une présentation générale des critères, y compris la diversité dans ce rapport. Le comité ressent le besoin d'établir un plan stratégique pour mettre en place ce processus et obtenir l'avis de tous les présidents des comités en ce qui concerne les qualités exigées des candidats. Le conseil pourrait envisager la création d'un comité consultatif en la matière.
27. Comité des nominations : Membres indépendants du comité
Un certain nombre de questions sont examinées, telles que : « L'un ou l'autre des comités aurait-il besoin d'expertise complémentaire? » Le conseil en débattra plus en détail à sa réunion d'avril 2020.
28. Activités et orientation stratégique du BCANDS
Document 37A : Présentation du BCANDS
Le British Columbia Aboriginal Network on Disability Society (BCANDS) présente un exposé pour renseigner le conseil au sujet de ses services et programmes destinés aux Autochtones. La présentation est suivie d'une période de questions et réponses.
Le président remercie le BCANDS d'avoir informé le conseil de ses travaux et de ses préoccupations, et se réjouit à l'idée d'une éventuelle collaboration.
29. Aperçu des acteurs fédéraux de l'accessibilité et de leurs rôles
Document 36A : Exposé d'EDSC
M. Gendron, directeur à Emploi et Développement social Canada, présente un exposé sur les différents acteurs fédéraux en matière d'accessibilité et répond aux questions des membres. Il parle des efforts du gouvernement en vue de trouver des solutions pour aider les gens à s'y retrouver dans l'appareil fédéral et à obtenir l'aide dont ils ont besoin. Les membres du conseil d'administration qui souhaitent adresser des questions supplémentaires à M. Gendron sont priés de le faire par écrit au plus tard le vendredi 21 février 2020 par l'intermédiaire de Mme Michelle Demery. Il est également convenu que ces questions et leurs réponses seront envoyées à tous les membres du conseil.
30. Méthodes d'élaboration des normes
Document 39A : Méthodes d'élaboration des normes
Le président-directeur général explique que Normes d'accessibilité Canada doit, pour obtenir l'accréditation, se conformer aux règles du Conseil canadien des normes et intégrer les règles et les exigences dans ses méthodes d'élaboration de normes.
Les comités techniques d'élaboration des normes seront composés de 12 à 18 membres. Le document 39A, « Méthodes d'élaboration des normes » fait état des catégories d'intervenants qui formeraient ces comités. Des questions telles que la représentation équilibrée, la taille des comités, les critères d'approbation, la sélection des membres, ainsi que la création et les activités des comités techniques sont également abordées.
Un comité de sélection composé de membres du personnel sera mis en place pour sélectionner les membres. Le conseil discute de la rémunération des participants aux comités. Il y aura probablement des groupes de travail et des experts qui examineront des questions particulières et apporteront leur contribution aux comités techniques. Les comités se réuniront jusqu'à 4 fois par année, pendant au plus 3 jours chaque fois.
Les membres du conseil recevront tous les 6 mois des rapports sur l'état d'avancement des travaux des comités techniques et approuveront le mandat des personnes qui s'y joignent. Il y aura à la réunion d'avril une séance pour expliquer le processus d'élaboration des normes. Le président informe les membres du conseil qu'ils peuvent lui faire part de leurs questions et préoccupations et qu'il les transmettra au président-directeur général. Il fera le point sur cette question à la réunion du conseil d'avril 2020.
31. Rapport du président
Document 5A : Rapport du président
M. Bérubé présente un résumé de ses activités depuis la dernière réunion du conseil et fait le point sur les activités prévues. Au cours des mois à venir, certains membres du conseil représenteront l'organisation à diverses activités.
On rappelle aux membres qu'ils doivent informer le président de ces invitations et demander son approbation. Le président fait remarquer que les membres du conseil représentant Normes d'accessibilité Canada devront fournir un rapport écrit de leur participation aux activités à l'intention des autres membres du conseil. Un modèle de rapport standard sera élaboré par le personnel à cette fin.
Document 5B : Lettre à la ministre Carla Qualtrough – règlements administratifs
Une copie de la lettre à la ministre Carla Qualtrough, signée par le président, a été ajoutée au dossier de documentation à l'intention des membres du conseil. On y décrit les progrès réalisés par Normes d'accessibilité Canada depuis la nomination de la ministre, le 26 août 2019.
Document 5C : Lettre à la ministre Carla Qualtrough – invitation
Une copie de la lettre dans laquelle le conseil invite la ministre Qualtrough à participer à sa réunion a été ajoutée dans le dossier de documentation.
32. Mot de la fin
Le président demande aux membres du conseil de rester pour participer à une séance photo.
06-23 Motion visant à lever la séance à 16 h 10.
Adoptée par tous.
Mercredi, 12 février 2020
06-24 Motion visant à ouvrir la réunion à 9 h.
Adoptée par tous.
33. Mot d'ouverture
La réunion reprend avec le rapport du président-directeur général.
34. Point d'information du président-directeur général
Document 6A : Point du PDG
Le président-directeur général (PDG) résume le travail effectué jusqu'à présent et les activités prévues pour l'année à venir. L'accent sera mis sur les subventions et les contributions, et les membres du conseil seront informés des bénéficiaires des subventions. Tout l'argent non utilisé au cours de cet exercice reviendra au Trésor public.
Tout travail effectué par Normes d'accessibilité Canada a une forte incidence sur ses partenaires provinciaux. Tous les membres soutiennent le travail effectué en matière d'élaboration de normes pour l'emploi, la communication, l'environnement, etc. L'objectif est d'établir un véritable dialogue avec tous les partenaires provinciaux et territoriaux ainsi qu'avec les homologues municipaux.
Le PDG indique que tout se passe bien du côté du nouveau lieu de travail. Le personnel devrait s'installer dans les nouveaux bureaux de l'administration centrale à l'automne 2020. En ce qui concerne la dotation, le PDG affirme que Normes d'accessibilité Canada s'est engagé à embaucher des personnes handicapées à tous les niveaux.
35. Comités techniques : Mandats
Document 43A : Note d'information
À la réunion de novembre 2019, le conseil a approuvé l'élaboration de normes dans les domaines suivants : évacuation en situation d'urgence, espaces extérieurs, langage clair et emploi. Les comités techniques sont structurés de manière à répondre aux exigences du Conseil canadien des normes en ce qui concerne la composition des comités, les processus et les produits livrables.
Les comités techniques mettront sur pied des groupes consultatifs de travail qui participeront à l'élaboration des normes et pourront parfois engager des entreprises ou des agences pour effectuer des travaux liés expressément à une norme. Les comités techniques feront rapport au conseil d'administration, qui fera ensuite des recommandations à la ministre. Les comités doivent être en place pour le cycle de vie d'une norme. Les normes feront l'objet d'une révision ou d'une mise à jour tous les 2 ans et demi.
43B : Mandat – Évacuation en situation d'urgence
43C : Mandat – Espaces extérieurs
43D : Mandat – Langage clair
43E : Mandat – Emploi
Les membres reçoivent des fiches d'information détaillée sur chaque domaine de norme. Ils en discutent et proposent des modifications aux mandats, notamment en ce qui concerne la vision, la mission et les valeurs de l'organisation.
36. Affaires découlant du procès-verbal
Le conseil discute du procès-verbal de la réunion du 17 janvier 2020 comme il a été indiqué précédemment.
37. Autres affaires
Document 46A : Glossaire
Des ajouts au glossaire peuvent être effectués à tout moment, car celui-ci est destiné à un usage interne. Quelques termes y ont été ajoutés, comme « accès universel ». On demande au personnel d'ajouter au glossaire les termes utilisés pendant la réunion, tels que « langage clair » et « communication accessible », et d'améliorer la définition des normes. Les termes du glossaire seront passés en revue à chaque réunion du conseil d'administration
Document 46B : Rapport d'évaluation de la réunion précédente
On rappelle aux membres du conseil de remplir le formulaire d'évaluation et de le renvoyer à M. Whitehouse et au président. On suggère d'utiliser un formulaire électronique pour remplir les rapports d'évaluation des futures réunions.
Document 46C : Formulaire d'évaluation
Le président et la vice-présidente ont examiné et approuvé le formulaire d'évaluation afin d'améliorer l'évaluation de la qualité des réunions du conseil. Le président enverra un rappel aux membres si les formulaires d'évaluation ne sont pas renvoyés dans les délais.
Document 46D : Conflit d'intérêts
Le président a envoyé, à titre informatif, un message à tous les membres du conseil d'administration au sujet des conflits d'intérêts. Si un membre se trouve en conflit d'intérêts avec la Loi canadienne sur l'accessibilité, il faut en informer le président ou le président-directeur général. S'il se trouve en conflit d'intérêts avec d'autres organisations, il n'est pas nécessaire d'en informer le bureau. Idéalement, il faut éviter de se retrouver dans une telle situation.
Document 46E : Lettre de Barbara Collier
Accès Troubles de la Communication Canada (CDAC) est spécialisé dans l'accès pour les personnes ayant des troubles de la communication. L'organisme demande à Normes d'accessibilité du Canada d'adopter sa définition de la communication et offre une formation aux membres du conseil d'administration et au personnel de Normes d'accessibilité du Canada.
Autres renseignements du conseil d'administration
Les membres du conseil d'administration discutent de leur disponibilité pour la réunion d'été. Ils examinent les possibilités en juin et en juillet, et décident de se réunir au cours de la troisième semaine de juin.
Le président recommande d'inclure dans le document « Code de conduite et Politique en matière d'éthique » une disposition sur les formes acceptables de cadeaux, comme les marques de courtoisie ou les cadeaux protocolaires. Le Comité de gouvernance se penchera sur cette question.
38. Séance à huis clos
06-25 Motion proposée en vue de passer à la séance à huis clos.
Adoptée par tous.
06-26 Motion proposée en vue de clore la séance à huis clos à 12 h 00. Appuyée. Il n'y a aucune motion à déclarer.
39. Mot de la fin
Le président déclare que cette réunion a été productive. Au début du mois d'avril, la vice-présidente, le président-directeur général et lui-même se rencontreront pour s'assurer que tout est prêt pour l'assemblée publique annuelle.
06-27 Motion visant à lever la séance à 12 h 05.
Adoptée par tous.