Procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration – 8 et 9 octobre 2020

Participants

Membres du conseil d’administration (le Conseil) 

  • Me Paul-Claude Bérubé, président
  • Mary Reid, vice-présidente
  • William Adair, administrateur (9 octobre : 12 h à 14 h)
  • Kory Earle, administrateur
  • Maureen Haan, administratrice
  • Penny Hartin, administratrice
  • Rabia Khedr, administratrice (9 octobre : 12 h à 13 h 50)
  • Brad McCannell, administrateur (8 octobre : 12 h 30 à 14 h 30)
  • Joe McLaughlin, Ph. D, administrateur
  • Laurie Ringaert, administratrice (8 octobre : 12 h 30 à 14 h 30) et (9 octobre : 12 h à 13 h 45)

Fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada

  • Philip Rizcallah, président-directeur général (PDG) (8 octobre : 12 h à 13 h 15)
  • Heather Throop, conseillère principale
  • Michelle Demery, directrice principale, chef de l’exploitation
  • Philipe Sarrazin, directeur principal, dirigeant principal des finances (DPF)
  • Maggie Saunders, gestionnaire, Gouvernance et rapports
  • Micah Walter, analyste des politiques, Gouvernance et rapports
  • Heather Scott, agente des politiques, Gouvernance et rapports
  • Lorraine Trudel, coordonnatrice, Gouvernance et rapports
  • Anthony Jolicoeur, coordonnateur, Gouvernance et rapports (observateur)
  • Christina Richard, gestionnaire, Communications (8 octobre 2020)
  • Collinda Joseph, gestionnaire, Élaboration de normes d’accessibilité
  • Andrea Podruski, analyste principale des politiques, Gestion des questions    et recherche (observatrice)
  • Keith Collier, analyste principal des politiques, Élaboration de normes   d’accessibilité (observateur, 9 octobre 2020)
  •  Gavin Scharfe, analyste, GI-TI, Administration

Invités

  • Mme Chantal Guay, directrice générale, Conseil canadien des normes (9 octobre)
  • M. Jim Crocker, président, Boardroom Metrics (8 octobre 2020) 

Procès-verbal

Jeudi 8 octobre 2020

1. Mot de bienvenue et appel nominal

La réunion s’ouvre par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.

15-1  On présente une motion visant à approuver l’ouverture de la réunion à 12 h.

La motion est appuyée, puis adoptée par tous.

Le président souhaite la bienvenue à Jim Crocker, de l’entreprise Boardroom Metrics. M. Crocker fera des observations, effectuera des enquêtes et réalisera des entrevues avec les administrateurs, les cadres supérieurs et les fonctionnaires dans le but d’évaluer le rendement du conseil. Il formulera ses recommandations dans un rapport qu’il présentera au cours des prochains mois.

2. Ordre du jour de la réunion du conseil

Document 2A : Ordre du jour proposé

Le président présente le nouvel ordre du jour proposé et remercie les membres du conseil de s’être libérés le vendredi 9 octobre pour prolonger la réunion.

15-2  On présente une motion visant à approuver le nouvel ordre du jour de la réunion des 8 et 9 octobre 2020. Les points à l’ordre du jour sont les mêmes, seul l’ordre de présentation a été modifié. Le temps alloué à la réunion du 9 octobre a également été prolongé.

La motion est appuyée, puis adoptée par tous.

3. Suivi de la dernière réunion

Le PDG mentionne que la stratégie de mobilisation des jeunes est en développement et que plusieurs options sont envisagées. Un suivi sera fait à ce sujet lors de la réunion du conseil en décembre.

4. Mise à jour du PDG

Document 6A : Rapport du PDG

Document 6B : Organigramme

Tous les membres du conseil ont reçu une copie papier du rapport du PDG. Le PDG fait le point sur les travaux et les activités menés à Normes d’accessibilité Canada depuis la dernière réunion du conseil. Il ajoute que près de 600 personnes ont répondu au sondage en ligne sur la mobilisation. Les résultats sont actuellement compilés et seront présentés aux membres du conseil.

Le PDG souligne que les réunions de deux comités techniques, Espaces extérieurs et Langage clair, commenceront au cours de la semaine du 19 octobre. On fait remarquer que l’expertise des candidats souhaitant siéger aux comités témoigne du vif désir de la communauté de s’impliquer. Le PDG ajoute que des communautés de partout au pays sont représentées dans les comités.

En novembre, on amorcera un nouvel appel de candidatures pour recruter les experts qui siégeront aux deux nouveaux comités, Emploi et Évacuation en situation d’urgence. Les candidats des deux premiers comités seront informés qu’ils peuvent soumettre de nouveau leur candidature pour les deux nouveaux comités.

On fait actuellement signer les ententes des candidats sélectionnés pour les projets de subventions et de contributions. À l’origine, 15 ententes avaient été approuvés; puisque de nouveaux fonds ont été octroyés, on en a accordé trois de plus. Les ententes devraient entrer en vigueur au cours des trois prochaines semaines. Les membres du conseil seront informés des projets choisis, de la nature des ententes et des fonds alloués. Un rapport de situation sera présenté tous les six mois.

5. Mise à jour du comité de gouvernance

Document 8A : Rapport du comité

Le président du comité de gouvernance, Kory Earle, mentionne que les membres du comité se sont réunis au début du mois de septembre pour discuter de la création d’un comité de gestion des risques et de la formation de sensibilisation aux cultures autochtones. Le comité de gouvernance fera un bilan de l’efficacité de la formation lors d’une prochaine réunion du conseil.

6. Comité de gouvernance : Examen des règlements administratifs et des politiques

Documents :

  • 11A : Note d’information
  • 11B : Règlement administratif no 1
  • 11C : Code de conduite et d’éthique
  • 11D : Politique en matière de gouvernance
  • 11E : Politique de recrutement
  • 11F : Politique de dénonciation

Le président du comité de gouvernance soumet à l’étude des membres du conseil les plus récentes versions du nouveau règlement administratif no 1 et des autres politiques. Les documents définitifs leur seront présentés pour approbation lors de la réunion du conseil prévue en décembre.

Le comité de gouvernance a étudié la recommandation du président et de la vice-présidente concernant la création d’un comité de gestion des risques. Le comité a préparé le mandat de concert avec le président, la vice-présidente et le PDG. La proposition finale visant la création du comité et son mandat seront présentés aux membres du conseil lors de la réunion prévue en décembre. On recommande que le PDG évalue les différences de gestion des risques et de risques opérationnels entre un établissement public et un organisme à but non lucratif et qu’il présente ses résultats au conseil lors de la prochaine réunion.

Les membres du conseil soulèvent des préoccupations et demandent des précisions sur l’intention de tenir des séances à huis clos et sur les règles et procédures qui s’appliqueraient, le cas échéant. Ils discutent de certains éléments soulevés dans l’annexe 1 du document 11A-Note d’information, et expriment quelques inquiétudes. Le président recommande que le deuxième paragraphe de la page 5 de l’annexe 1 du document 11A-Note d’information soit révisé, puisque le libellé semble contredire le principe de la demande de séance à huis clos. D’autres membres du conseil se disent inquiets qu’on nuise ainsi à la transparence et à la reddition de comptes. Le comité de gouvernance étudiera les recommandations et présentera un nouveau document aux membres du conseil. La politique révisée sur les « Lignes directrices sur le remboursement des frais de déplacement » sera aussi présentée lors d’une prochaine réunion du conseil pour approbation.

7. Document de mise à jour du président

Document 5A : Rapport du président

Le président informe les membres des activités du conseil et leur remet un rapport sommaire. Il n'y a pas eu les engagements habituels avec la communauté au sens large en raison des restrictions de COVID-19.

8. Procès-verbal de la réunion extraordinaire du 11 août 2020

Document 3A : Procès-verbal de la réunion du 11 août 2020

15-3  On présente une motion visant l’approbation du procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil du 11 août 2020.

La motion est appuyée, puis adoptée par tous.

9. Mise à jour du comité de planification stratégique

Document 7A : Rapport du comité

La présidente du comité de planification stratégique, Maureen Haan, indique que le comité s’est rencontré le 28 septembre 2020. La plupart des objectifs du plan stratégique intérimaire (réunion du conseil d’administration du 7 mai dernier) ont été atteints. Comme l’année est presque terminée, une année supplémentaire sera ajoutée au plan stratégique triennal. Le comité de planification stratégique demandera aux autres comités permanents de donner leur avis et travaillera en étroite collaboration avec les présidents des comités pour établir les priorités jusqu’en 2023. Il faut cerner plus adéquatement les besoins mesurables du plan stratégique actuel, et y répondre plus efficacement. Le comité présentera aussi le nouvel horaire des réunions du conseil de 2021.

Le comité concentrera ses efforts à la création d’une feuille de route à long terme pour faciliter le travail et l’atteinte des objectifs organisationnels entourant la concrétisation d’un Canada exempt d’obstacles en 2040. Un consultant expérimenté et qualifié sera embauché pour nous aider à préciser ces jalons.

10. Formation de sensibilisation aux cultures autochtones

Document 9A : Note d’information

Document 9B : Annexe 1 - Feuille de route pour la formation de sensibilisation aux cultures autochtones

Document 9C : Annexe 2 - Résumé de la contribution des directeurs et des discussions du conseil concernant la formation de sensibilisation aux cultures autochtones

Le président du Comité de gouvernance, Kory Earle, présente la feuille de route de la formation de sensibilisation aux cultures autochtones. Cette feuille de route prévoit une formation en trois phases, comme on peut le voir dans le document 9B (Annexe 1).

  • La phase 1 aurait lieu virtuellement à la fin de l’automne 2020 (ou plus tard).
  • La phase 2 aurait lieu virtuellement à l’automne 2020.
  • La phase 3 aurait lieu en personne lors de la première réunion ordinaire de 2021 (ou autour de cette date). Il est possible que les circonstances entourant la COVID‑19 nous obligent à tenir les trois phases de la formation de façon virtuelle.

Les membres du conseil apportent quelques clarifications et émettent des recommandations concernant la feuille de route de la formation. On discute notamment du contenu, du mode de prestation et du calendrier de la formation. La majorité des membres du conseil appuient les commentaires concernant le contenu et le mode de prestation de la formation. La question du calendrier entraîne la proposition d’une motion modifiée.

15-4 On présente une motion visant l’approbation de la feuille de route pour la formation de sensibilisation aux cultures autochtones et la modification du plan stratégique provisoire pour y inclure les phases 1 et 2 de la formation à titre de priorités. On propose également la modification de cette motion en vue de modifier le document 9B (Annexe 1 : Formation de sensibilisation aux cultures autochtones) pour y indiquer que la phase 3 de la formation aura lieu au premier trimestre de 2021, soit entre janvier et mars 2021.

La motion est appuyée, puis adoptée par tous.

11. Mise à jour du comité des relations extérieures

Document 12A : Rapport du comité

La présidente du comité des relations extérieures, Penny Hartin, résume les activités du comité. Tous les membres du conseil reçoivent une copie du rapport du comité. Le premier rapport annuel de l’organisation a été publié et diffusé sur son site Web.

La consultation en ligne est maintenant terminée. Les résultats seront analysés, et le comité étudiera la participation afin d’en repérer les lacunes. On cherchera également à découvrir des moyens de mobiliser d’autres groupes, comme les jeunes et les groupes qui ne sont pas représentés actuellement (groupes marginalisés, personnes âgées et autres groupes difficiles à atteindre en raison du manque d’accès à la technologie). La migration vers le nouveau site Web est bien entamée. L’organisation pourra désormais mieux contrôler son contenu et l’exactitude de ce dernier. Elle sera aussi en mesure d’analyser les rapports sur les différentes mesures Web.

12. Relations externes : Lignes directrices sur l’utilisation d’images et de photos

Document 13A : Note d’information – Lignes directrices sur l’utilisation d’images et de photos

Document 13B : Lignes directrices sur l’utilisation d’images et de photos

La présidente du comité des relations externes, Penny Hartin, décrit brièvement les Lignes directrices sur l’utilisation d’images et de photos aux membres du conseil, qui en ont reçu un exemplaire. Les membres commentent le document. Le comité espère que les démarches et les circonstances futures permettront d’avoir des images et des photos de qualité, ce qui aiderait l’organisation à représenter les personnes en situation de handicap dans ses futures publications.

15-5  On présente une motion visant l’approbation des Lignes directrices sur l’utilisation d’images, de photos et de vidéos de Normes d’accessibilité Canada.

La motion est appuyée, puis adoptée par tous. 

13. Mise à jour du comité d’évaluation du rendement

Document 14A : Mise à jour du Comité

Le président du Comité d’évaluation du rendement, Brad McCannell, fait rapport sur l’évaluation du conseil. On a mis la dernière main au contrat de Boardroom Metrics. Le Comité étudiera le rapport de M. Crocker et fera état au conseil des étapes recommandées.

14. Mot de la fin

Le DPF explique la procédure de sélection de l’entreprise à qui l’on a confié l’évaluation du conseil.

15-6 On présente une motion visant à lever la séance à 14 h 45.

La motion est appuyée, puis adoptée par tous.

Vendredi 9 octobre 2020

15. Mot de bienvenue et appel nominal

La réunion s’ouvre à 12 h par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président. M. Bérubé souhaite la bienvenue à Chantal Guay, directrice générale du Conseil canadien des normes.

15-7  On présente une motion visant à approuver l’ouverture de la réunion à 12 h.

La motion est appuyée, puis adoptée par tous.

16 .Conseil canadien des normes - Procédure d’accréditation

Document 17A : Présentation - Procédure d’accréditation

Mme Guay fait une présentation virtuelle au conseil pour les informer des avantages de l’accréditation auprès du Conseil canadien des normes (CCN). Le CCN est un organisme respecté à l’échelle internationale qui offre des services-conseils en matière d’accréditation, veille à la sécurité et à la qualité des produits et cherche à éviter les dédoublements de normes.

Les procédures d’accréditation et la reconnaissance garantiraient que les normes adoptées par Normes d’accessibilité Canada soient utilisées partout au Canada.

La normalisation est l’un des meilleurs outils à la portée de la population canadienne pour atteindre l’objectif de devenir un pays exempt d’obstacles. Elle garantirait également que les normes adoptées soient conformes aux pratiques nationales et internationales en la matière. Après sa présentation, Mme Guay répond aux questions des membres du conseil. Le président remercie Mme Guay pour sa présentation et l’informe que l’on réfléchira à la possibilité d’offrir une formation plus approfondie sur l’accréditation.

17. Rapport sur les résultats ministériels

Document 18A : Note d’information - Rapport sur les résultats ministériels

Document 18B : Rapport sur les résultats ministériels

Le dirigeant principal des finances Philipe Sarrazin présente le Rapport sur les résultats ministériels aux membres du conseil. Il explique la démarche suivie pour la rédaction du Rapport sur les résultats ministériels, qui couvre les activités et les résultats de l’organisation du mois de juillet 2019 jusqu’à la fin du mois de mars 2020. Le président et la vice-présidente ont lu le rapport avant la réunion. De plus, le rapport a été lu et approuvé par le PDG.

Heather Scott, agente des politiques à Normes d’accessibilité Canada, explique le contenu du rapport plus en détail. Le personnel a tenu compte des commentaires et des avis reçus du Comité de planification stratégique et du Comité des relations extérieures sur les principales sections lors de la rédaction du Rapport sur les résultats ministériels. Le président et la vice-présidente ont aussi émis des commentaires très utiles.

C’est le premier rapport de l’organisation destiné aux parlementaires et à la population canadienne sur les activités menées du mois de juillet 2019 jusqu’à la fin du mois de mars 2020. Lorsque le rapport aura été approuvé par les membres du conseil, le personnel le présentera à la ministre Qualtrough pour approbation. En novembre 2020, le Secrétariat du Conseil du Trésor le déposera devant le Parlement au nom de la ministre. Une fois déposé, le rapport sera publié sur le site Web de l’organisation et rendu accessible dans différents formats.

15-8 On présente une motion visant l’approbation du Rapport sur les résultats ministériels 2019‑2020 de Normes d’accessibilité Canada tel quel.

La motion est appuyée, puis adoptée par tous.

18. Autres points

15-9 On présente une motion visant l’approbation de la tenue d’une séance à huis clos pour la rencontre entre les membres du conseil et le PDG.

La motion est appuyée, puis adoptée par tous.

15-10 On présente une motion visant à mettre fin à la séance à huis clos pour reprendre la réunion du conseil.

La motion est appuyée, puis adoptée par tous.

19. Mot de la fin

15-11 On présente une motion visant à lever la réunion à 14 h 15.

La motion est appuyée, puis adoptée par tous.