Procès verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration – 16 novembre 2021
Présents
Membres du conseil d’administration (le conseil)
- Me Paul Claude Bérubé, président
- Mary Reid, vice présidente
- William Adair, administrateur
- Kory Earle, administrateur
- Maureen Haan, administratrice
- Penny Hartin, administratrice
- Brad McCannell, administrateur
- Joe McLaughlin, Ph. D., administrateur
Absents
- Laurie Ringaert, administratrice
Fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada
- Philip Rizcallah, président directeur général (PDG)
- Maggie Saunders, directrice, Affaires intergouvernementales
Procès verbal
Mardi 16 novembre 2021
1. Mot de bienvenue et appel nominal
La réunion commence par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président. Le président et la vice présidente procèdent à une reconnaissance des terres ancestrales en hommage aux peuples autochtones.
24-1 Une motion visant l’ouverture de la séance à 13 h 15 est présentée, puis appuyée.
La motion est adoptée à l’unanimité.
2. Ordre du jour de la réunion
Document 2A : Ordre du jour proposé
Le président présente l’ordre du jour proposé aux fins d’approbation.
24-2 Une motion est présentée, puis appuyée. Elle vise l’approbation de l’ordre du jour de la réunion extraordinaire du conseil d’administration tenue le 16 novembre 2021.
La motion est adoptée à l’unanimité.
3. Lignes directrices sur le remboursement des frais de déplacement et le paiement de l’indemnité journalière – Section 6
Document 3A : Note d’information
Le président du Comité des affaires internes (CAI) présente le sujet de la réunion. Il explique que les Lignes directrices sur le remboursement des frais de déplacement et le paiement de l’indemnité journalière (les Lignes directrices), qui ont récemment été mises à jour et approuvées par le conseil en septembre 2021, ont causé des difficultés inattendues pour certains administrateurs. Le CAI demande au conseil s’il devrait examiner les Lignes directrices plus tôt que prévu (mai 2022). Si tel est le cas, le CAI présentera les résultats de l’examen et une solution aux problèmes à la réunion du conseil de février 2022.
Les administrateurs discutent du degré d’urgence. Ils mentionnent que des changements ont été apportés aux Lignes directrices et à la structure des comités permanents environ au même moment. Cela a pu contribuer aux difficultés rencontrées quant à l’application des Lignes directrices révisées. Les administrateurs discutent de la nécessité de clarifier davantage les rôles et responsabilités des postes de président, de vice président, de PDG et d’autres postes.
Le PDG souligne le fait que les nominations au conseil sont à temps partiel. Il affirme que, sauf indication contraire du conseil, il doit se conformer aux Lignes directrices récemment approuvées. Le travail doit donc être rémunéré selon les limites des Lignes directrices. Les activités doivent être pré-approuvées et, si les activités qui figurent actuellement dans les Lignes directrices posent problème, il doit obtenir une orientation claire pour compenser les autres activités connexes. Les administrateurs et le PDG discutent de solutions temporaires d’ici à ce que l’examen des Lignes directrices puisse être effectué.
24-3 Une motion est présentée, puis appuyée. Elle vise l’approbation de :
a) l’examen des Lignes directrices par le CAI, avant la réunion du conseil de février 2022;
b) la distribution aux membres du conseil de la liste des activités courantes effectuées par le président et la vice présidente. Le PDG peut considérer ces activités comme approuvées par le conseil d’ici la réunion de février.
La motion est adoptée à l’unanimité.
4. Mot de la fin
Le président remercie les membres de leur participation.
5. Levée de la séance
24-4 Une motion visant à lever la séance à 13 h 45 (heure normale de l’Est) est présentée.
La motion est adoptée à l’unanimité.