Procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration – 7 et 14 juillet 2020
Participants
Membres du conseil d’administration (le Conseil)
- Me Paul-Claude Bérubé, président
- Mary Reid, vice-présidente
- William Adair, administrateur
- Kory Earle, administrateur
- Maureen Haan, administratrice
- Penny Hartin, administratrice
- Rabia Khedr, administratrice
- Brad McCannell, administrateur
- Dr Joe McLaughlin, administrateur
- Laurie Ringaert, administratrice
Fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada
- Philip Rizcallah, président-directeur général (PDG)
- Philipe Sarrazin, dirigeant principal des finances (DPF)
- Michelle Demery, chef de l’exploitation
- Heather Throop, conseillère principale
- Jacques Falardeau, gestionnaire, Élaboration des normes
- Collinda Joseph, conseillère principale du PDG (7 juillet)
- Christina Richard, gestionnaire, Communications (7 juillet)
- Maggie Saunders, gestionnaire, Gouvernance et rapports (14 juillet)
- Micah Walter, analyste des politiques, Gouvernance et rapports
- Lorraine Trudel, coordonnatrice, Gouvernance et rapports
- Gavin Scharfe, analyste, GI-TI, Administration
Procès-verbal
Mardi 7 juillet 2020
1. Mot de bienvenue et appel nominal
La réunion s’ouvre à 13 h 30 par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.
2. Ordre du jour de la réunion du conseil
Le président présente l’ordre du jour et ajoute deux points sous la rubrique « Autres points » : i) les lettres reçues au sujet de Statistique Canada, et ii) la formation des membres du conseil le 9 juillet 2020 pour la présentation du PDG.
13-1 On présente une motion visant à approuver l’ordre du jour de la réunion avec modifications.
La motion est appuyée, puis adoptée par tous.
3. Procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil
Document 3A : Procès-verbal du 4 mai 2020
13-2 On présente une motion visant à approuver le procès-verbal de la réunion du 4 mai 2020.
La motion est appuyée, puis adoptée par tous
Document 3B : Procès-verbal du 7 mai 2020
13-3 On présente une motion visant à approuver le procès-verbal de la réunion du 7 mai 2020, avec une modification au « point 4 – Mise à jour du président », pour inclure le nom de Laurie Ringaert dans la première ligne du deuxième paragraphe de la page 3, en tant que représentante ayant participé à l’appel Zoom avec l’organisation Barrier Free Manitoba.
La motion est appuyée, puis acceptée par tous.
Document 3C : Procès-verbal du 15 juin 2020
13-4 On présente une motion visant à approuver le procès-verbal de la réunion du 15 juin 2020.
La motion est appuyée, puis acceptée par tous.
4. Mise à jour du président
Le président a informé les directeurs des activités en cours avec le conseil d’administration. Chaque semaine, le président, la vice-présidente et le PDG se réunissent pour discuter des points à l’ordre du jour avant la réunion.
Les présidents des comités permanents ont rencontré le président et la vice-présidente le 22 juin 2020 pour discuter de leurs rôles au sein des comités et en lien avec le conseil.
Bill Adair, administrateur, rappelle au président que le 21 juin 2020 marquera le premier anniversaire de la promulgation de la Loi canadienne sur l’accessibilité. Grâce au travail de toutes les parties concernées, de grands progrès ont été réalisés au cours de l’année écoulée. En septembre 2020, ce sera le début de la deuxième année du mandat des membres du conseil d’administration. Il est signalé qu’un certain nombre de membres du conseil ont un mandat de deux ans.
5. Mise à jour du PDG
Le PDG fait le point sur les travaux et les activités en cours à Normes d’accessibilité Canada sur les thèmes suivants :
Ressources humaines : Pour ce qui est des embauches, l’objectif est d’avoir une représentation significative d’employés qui déclarent être en situation de handicap, beaucoup plus élevée que la disponibilité actuelle sur le marché du travail. Actuellement, environ 33 % des employés de Normes d’accessibilité Canada déclarent être en situation de handicap. On s’attend à ce qu’une vingtaine de personnes supplémentaires soient embauchées au cours de l’année à venir, et on espère que le pourcentage de personnes en situation de handicap sera encore plus élevé.
L’organisation a embauché une personne dédiée pour faire toute la révision de la documentation pour qu’elle respecte le principe du langage clair et simple, car cela sera fait plus rapidement à l’interne et permettra de maintenir l’uniformité. Cette personne participera également à d’autres activités au sein de l’organisation.
Élaboration des normes : l’organisation va lancer une initiative de recrutement pour recruter des membres pour les comités techniques. La promotion du processus de recrutement se fera par le biais de courriels, de bulletins d’information et de médias sociaux. Les candidatures seront acceptées jusqu’au 4 août 2020. Les candidatures seront examinées et les comités seront créés d’ici la mi-septembre, et les comités techniques commenceront à se réunir en octobre 2020. La chef de l’exploitation informe les membres du conseil que l’annonce du lancement sera faite en direct sur le site Web le 8 juillet. Les membres du conseil qui reçoivent des demandes de contacts extérieurs pour faire partie des comités techniques doivent les renvoyer au site Web de l’organisation pour s’inscrire.
Processus d’accréditation : Normes d’accessibilité Canada va de l’avant en obtenant son accréditation par l’intermédiaire du Conseil canadien des normes. Ce processus permettrait à l’organisation d’être officiellement reconnue, au niveau national et international, comme un organisme de normalisation. Le processus d’accréditation peut durer de 12 à 18 mois.
Communication : le rapport annuel a été envoyé au ministre en juin. On ne sait pas exactement quand il sera déposé. Le Parlement a des jours de séance limités pendant l’été. Dès son dépôt, le rapport sera affiché sur le site Web.
Consultation en ligne : Normes d’accessibilité Canada lancera en août un processus de consultation en ligne qui permettra de recueillir les commentaires des intervenants sur les meilleurs mécanismes de mobilisation et les priorités pour le prochain cycle d’élaboration des normes et les fonds aux fins des subventions et des contributions.
Migration du site Web : il faudra environ deux mois pour transférer le contenu et obtenir la gestion du site Web de l’organisation. Une fois cette étape franchie, Normes d’accessibilité Canada n’aura plus besoin de compter sur EDSC pour modifier son site Web.
Subventions et contributions : en 2019-2020, suite à son premier appel de propositions, l’organisation a financé six projets. Le deuxième appel de propositions a été lancé en janvier 2020, avec une date limite de dépôt des candidatures fixée au 28 février 2020. La réponse à l’appel de propositions a été positive. Le personnel a depuis évalué et classé les demandes. Les recommandations de décisions de financement sont basées sur le mérite. Comme les propositions de projet ont été soumises avant la pandémie de COVID-19, les discussions avec les candidats retenus sur l’impact de la COVID-19 sur leur projet auront lieu avant la préparation des accords de financement. Si des fonds sont libérés à la suite de négociations budgétaires, permettant le financement de projets supplémentaires, les propositions ayant obtenu les meilleurs scores seront classées par ordre de priorité dans le cadre d’un deuxième cycle. La COVID-19 a eu une incidence sur le calendrier et a ralenti le processus, mais le programme vise à mettre en place des accords de financement au cours de l’été. Le conseil d’administration sera informé des résultats de cet appel de propositions une fois que les accords de financement auront été signés avec les candidats sélectionnés.
L’organisation prépare également le prochain appel de propositions pour des projets de recherche commençant en 2021-2022, qui devrait être lancé plus tard cet automne. Une recommandation sera faite au conseil d’administration avant le lancement du prochain appel de propositions.
Nouvelle installation : le nouvel immeuble de bureaux devrait être achevé en novembre ou décembre 2020. L’installation est un exemple pour tous les lieux de travail accessibles, car elle a été conçue en tenant compte des exigences les plus strictes en matière d’accessibilité. Le bâtiment a également été modifié à l’extérieur pour accueillir des dispositifs spéciaux d’accessibilité. Les artistes de la communauté des personnes en situation de handicap seront invités à exposer leurs œuvres.
Lignes directrices pour les intervenants : pour les personnes en situation de handicap qui souhaitent rejoindre les comités techniques, il existe des informations sur le site Web de Normes d’accessibilité Canada sous le sous-titre « Comités techniques », dans la section « Élaboration de normes d’accessibilité », qui explique qu’il existe une disposition prévoyant une indemnisation pour certaines dépenses.
6. Mise à jour du comité de planification stratégique et fixation des objectifs du PDG pour 2020
Document 6A : Définition des buts et objectifs pour le PDG pour 2020-2021
La présidente du comité de planification stratégique, Maureen Haan, a présenté le processus de fixation des objectifs du PDG pour la période de 2020-2021. L’objectif était de définir des objectifs clairs et mesurables. Le document 6A présente des résultats tangibles et sept niveaux de responsabilité avec les mesures de rendement correspondantes.
La présidente du comité a ensuite expliqué certaines des responsabilités du PDG. Le président-directeur général veillera à ne pas répéter le travail déjà effectué par d’autres organismes de normalisation, mais à améliorer le travail sur la base de partenariats solides. Il travaillera également en collaboration avec diverses organisations du Code canadien et collaborera avec des représentants de groupes au niveau provincial et territorial.
D’autres mesures de rendement prévoyaient de travailler avec les provinces qui sont des leaders en matière d’accessibilité afin d’accélérer le processus d’élaboration de normes et de codes dans tout le pays.
13-5 On présente une motion pour approuver le document « Définition des buts et objectifs pour le PDG pour 2020-2021 ».
Cette motion est appuyée, puis acceptée par tous.
7. Mise à jour du comité de gouvernance
Le président du comité de gouvernance, Kory Earle, fait le point sur les activités récentes du comité. Le comité distribuera bientôt à tous les membres du conseil d’administration la dernière version du règlement administratif et de la politique de gouvernance. Tous les commentaires et suggestions des membres du conseil d’administration doivent être envoyés au président du comité avant le 22 juillet 2020. L’approbation finale des versions révisées de ces documents est prévue pour l’automne.
Le président propose une formation sur la sensibilisation aux questions autochtones aux fins de discussion, la formation ayant été reportée dans l’espoir de la faire lors d’une réunion en face à face. En raison de la COVID-19, le président du comité a suggéré des approches de rechange telles que des vidéos, des discussions ciblées et des discussions en groupes plus grands. Le président recommande que le comité de gouvernance élabore un plan sur le processus de formation à la sensibilisation aux questions autochtones et le présente pour approbation lors d’une prochaine réunion du conseil d’administration. Le comité se réunira pour discuter de cette question dans les prochaines semaines.
8. Mise à jour du comité des relations extérieures
Documents 8A : Note d’information - Tactiques 2-3-5, approche en matière de mobilisation
La présidente du comité des relations extérieures, Penny Hartin, présente un résumé de la note d’information 8A. Après l’approbation de la stratégie de mobilisation des intervenants en mai 2020, le comité présente une approche de mobilisation des intervenants pour les tactiques 2, 3 et 5. Les mêmes questions et processus développés pour l’assemblée publique annuelle seront utilisés pour la consultation. Le 30 juin, un courriel a été envoyé à tous les intervenants pour leur demander quelle était la meilleure façon de communiquer avec eux.
En août 2020, l’organisation lancera un processus de consultation qui utilisera le site Web, le courrier électronique, les médias sociaux et d’autres moyens pour fournir des informations sur les possibilités de recherche. Le résultat de cette sensibilisation aidera à déterminer quels sont les sujets qui intéressent le plus les intervenants. Les informations seront regroupées pour développer les principales priorités de recherche. Ces informations seront ensuite présentées lors de la réunion du conseil d’administration à l’automne. Il s’agit de la première phase de mise en œuvre des mesures approuvées lors de la réunion du conseil d’administration de mai 2020.
Lors de sa prochaine réunion, le comité prendra également en compte la nécessité d’atteindre les groupes à risque et en situation de handicap, les populations autochtones des régions éloignées et les personnes qui n’ont pas accès à la technologie.
Document 8B : Note d’information – Guide de l’image de marque de Normes d’accessibilité Canada
Document 8C : Guide de l’image de marque de Normes d’accessibilité Canada
Le président du comité des relations extérieures présente le guide de l'image de marque de Normes d’accessibilité du Canada à titre informatif. Ce guide a été élaboré suite à l’approbation de l’identité visuelle de l’organisation lors de la réunion du conseil d’administration de février 2020.
Le président du comité explique que les logotypes présentés dans le guide de l’image de marque sont accessibles et conformes aux directives du gouvernement du Canada en matière d’accessibilité. Le guide sera utilisé par les entrepreneurs, les concepteurs et le personnel de Normes d’accessibilité Canada pour l’identité visuelle des rapports annuels, des bannières, etc. Le président du comité déclare que ce document est évolutif et recommande aux membres du conseil de faire part de leurs commentaires à ce sujet au président du comité.
9. Politique et lignes directrices en matière d’accessibilité
Document 9A : Politique et lignes directrices en matière d’accessibilité
La vice-présidente présente le document 9A, Politique d’accessibilité, à titre informatif. La première ébauche a été communiquée en avril 2020, et discutée lors de la réunion du conseil d’administration du 7 mai 2020.
Ce document doit être utilisé dans tous les aspects de l’organisation. Il favorisera la cohérence en termes d’accessibilité. Le contraste des couleurs dans le document sera augmenté pour être conforme au guide de l’image de marque.
Les directeurs indiquent qu’il serait utile de mentionner dans la politique où les informations ont été obtenues. En outre, il est important de s’assurer que la politique utilise la terminologie actuelle, selon les experts dans les domaines concernés. Il est suggéré d’envisager de modifier les déclarations figurant à la page 6, paragraphe 2.1, sous « Emploi ». Cette déclaration pourrait être considérée comme un moyen de dissuader les gens de demander des mesures d’adaptation.
Tous les commentaires sur le document doivent être envoyés à la vice-présidente avant le 17 juillet 2020, et les révisions seront présentées lors de la réunion du conseil d’administration du 11 août 2020.
Note spéciale : en raison des contraintes de temps de cette réunion, le président recommande d’ajourner la réunion et de la reprendre le 14 juillet pour poursuivre la discussion et présenter les points restants.
13-6 Motion présentée pour poursuivre la réunion le 14 juillet 2020 à 14 h.
La séance est levée à 16 h 5.
Mardi 14 juillet 2020
13-7 Motion présentée pour rouvrir la réunion à 14 h 00.
La motion est appuyée et acceptée par tous.
10. Mot de bienvenue et appels nominal
La réunion s’ouvre à 14 h par la prise des présences et les mots de bienvenue du président. Il n’est pas nécessaire d’approuver l’ordre du jour, car il s’agit d’une poursuite de la réunion du 7 juillet 2020 et l’ordre du jour a été approuvé.
11. Politique et lignes directrices en matière d’accessibilité (suite du 7 juillet)
Document 3A : Politique et lignes directrices en matière d’accessibilité
Les membres du conseil poursuivent leur examen de la Politique et des lignes directrices en matière d’accessibilité. Cette politique est un document évolutif qui sera révisé régulièrement. Une discussion sur la possibilité de le rendre publique suit. La décision est reportée à plus tard. Les directeurs discutent également de l’utilisation du terme « contrainte excessive » dans la politique et de la question de savoir si et où il devrait être utilisé.
Tous les commentaires aux fins de révision seront envoyés d’ici le jeudi 16 juillet 2020.
12. Protocole de communication
Document : 4A – Protocole de communication
Le président et la vice-présidente présentent un aperçu de la manière dont le protocole de communication a été créé après la réunion du conseil de septembre-octobre 2019. Depuis, il a connu de nombreuses itérations en consultation avec le PDG, le président et la vice-présidente. Lors de la réunion de juin des présidents des comités permanents, le document a été distribué pour la première fois et depuis lors, des suggestions ont été intégrées.
L’annexe comprend des tableaux et constitue un guide de référence rapide sur les protocoles. L’annexe sera remise au conseil avant la prochaine réunion.
Les directeurs font de nombreuses suggestions sur la façon d’améliorer le format et le contenu de ce document. L’accent est mis sur l’importance d’intégrer le concept d’accessibilité dans le préambule et de s’assurer que ce protocole correspond aux politiques et au règlement de l’organisation.
La présidente du comité des relations extérieures informe les membres du conseil que son comité dispose d’un document portant un titre similaire et suggère que ce document soit clairement nommé de façon à indiquer son caractère interne à l’organisation afin d’éviter toute confusion. D’autres directeurs expriment des sentiments similaires et veulent souligner que le protocole porte sur la communication entre le conseil et le PDG.
Les directeurs ont jusqu’au 24 juillet pour remettre des commentaires supplémentaires à la vice-présidente. Le protocole final sera prêt pour la prochaine réunion du conseil le 11 août 2020.
13. Outils d’efficacité du conseil d’administration
Document : 5A – Outils d’efficacité du conseil d’administration
Le président présente le document Outil d’efficacité du conseil d’administration, aux fins d’information. L’objectif de cet outil est de faciliter le processus décisionnel et la circulation de l’information entre les membres du conseil et ceux des comités permanents.
Les suggestions formulées précédemment par le comité de gouvernance concernant l’accessibilité ont déjà été intégrées dans l’outil. D’autres suggestions sont faites lors de la réunion sur la manière d’améliorer l’outil.
L’Outil d’efficacité du conseil d’administration sera mis à jour pour tenir compte des suggestions et sera de nouveau partagé lors de la prochaine réunion du Conseil.
14. Lettres à Statistique Canada
Document : 6A – Lettre à Statistique Canada – ASC-CAD
Document : 6B – Lettre à Statistique Canada – CSSSC-DWCC
Le président présente deux lettres de deux organisations différentes que lui et le PDG ont reçues. Plusieurs membres du conseil en ont reçu une copie. Les auteurs de la lettre s’inquiètent du fait que l’accessibilité n’a pas été prise en compte lorsque Statistique Canada a réalisé des enquêtes concernant la COVID-19. Les organismes qui ont transmis les lettres ont depuis été invités par Statistique Canada à aider à créer et à mettre en œuvre des solutions utilisant l’American Sign Language ou la langue des signes québécoise.
Le PDG déclare que des discussions avec Statistique Canada avaient eu lieu pour donner des conseils sur les questions d’accessibilité; toutefois, Normes d’accessibilité Canada ne peut pas agir en tant que groupe de revendication. Une lettre sera envoyée en réponse à ces lettres, affirmant que nous avons reçu leur lettre et précisant le mandat de notre organisation.
15. Autres points
Le président informe les membres du conseil qu’il avait été invité par la gouverneure générale Julie Payette à donner une entrevue en direct pour son émission virtuelle sur Facebook intitulée « GGConversations », pour un segment de 30 minutes avec trois autres panélistes. La discussion portera sur la manière dont les personnes en situation de handicap ont été touchées par la pandémie. L’entrevue aura lieu le jeudi 16 juillet 2020 à 14 h 30.
16. Mot de la fin
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le 11 août 2020 à 13 h 30.
13-8 On présente une motion visant à soulever la séance à 16 h 20.
Adoptée par tous.