Procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration - 9 au 11 décembre 2020
Participants
Membre du conseil d’administration (le conseil)
- Me Paul-Claude Bérubé, président
- Mary Reid, vice-présidente
- William Adair, administrateur
- Kory Earle, administrateur
- Maureen Haan, administratrice
- Penny Hartin, administratrice
- Rabia Khedr, administratrice
- Brad McCannell, administrateur
- Joe McLaughlin, Ph. D, administrateur
- Laurie Ringaert, administratrice
Fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada
- Philip Rizcallah, président-directeur général (PDG)
- Heather Throop, conseillère spéciale
- Michelle Demery, directrice principale et administratrice en chef de l’exploitation (ACE)
- Philipe Sarrazin, dirigeant principal des finances (DPF), directeur principal
- Maggie Saunders, gestionnaire, Gouvernance et rapports (11 déc.)
- Micah Walter, analyste des politiques p.i., Gouvernance et rapports (9 déc.)
- Lorraine Trudel, coordonnatrice, Gouvernance et rapports
- Anthony Jolicoeur, coordonnateur, Gouvernance et rapports
- Christina Richard, gestionnaire, Communications (9 et 10 déc.)
- Collinda Joseph, gestionnaire, Élaboration des normes d’accessibilité (10 déc.)
- Daname Gogue, gestionnaire, Subventions et contributions (10 déc.)
- Jacques Falardeau, gestionnaire, Recherche et élaboration des normes
- Anne-Marie Lefebvre, analyste politique, Mobilisation des intervenants (10 déc.)
- Graham Spero, analyste, Mobilisation des intervenants (10 déc.)
- Gavin Scharfe, analyste, GI-TI, Administration
Invités
- Eric de Santis, avocat principal, ministère de la Justice du Canada (11 déc.)
- Michelle Hayman, avocate, ministère de la Justice du Canada (11 déc.)
Procès-verbal
Mercredi 9 décembre 2020
1. Mot de bienvenue et appel nominal
La réunion commence par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.
17-1 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver l’ouverture de la réunion à 12 h.
La motion est adoptée par tous.
2. Ordre du jour de la réunion
Document 2A : Ordre du jour proposé
Le président présente l’ordre du jour et propose des modifications à l’ordre de présentation pour permettre la discussion de certains points et respecter le moment fixé pour la présentation des invités.
17-2 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver l’ordre du jour de la réunion avec les modifications.
La motion est adoptée par tous.
3. Mise à jour du comité d’évaluation du rendement – Rapport d’évaluation du conseil d’administration
17-3 Une motion est présentée, puis appuyée, pour passer à une séance à huis clos afin de discuter du rapport d’évaluation du conseil avec tous les membres du conseil et le PDG.
La motion est adoptée par tous.
17-4 Une motion est présentée, puis appuyée, pour mettre fin à la séance à huis clos et reprendre la réunion du conseil.
La motion est adoptée par tous.
Le Comité d’évaluation du rendement fournira un rapport de synthèse de la discussion des membres du conseil au sujet du rapport d’évaluation du conseil d’administration et en remettra une copie à tous les membres.
4. Procès-verbal de la réunion extraordinaire des 8 et 9 octobre 2020
Document 7A : Procès-verbal (8 et 9 octobre 2020)
17-5 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil qui a eu lieu les 8 et 9 octobre 2020.
La motion est adoptée par tous.
5. Suivi de la dernière réunion
Rien à signaler. D’autres informations sont disponibles dans les mises à jour du président et du PDG.
6. Mise à jour du président
Document 9A : Rapport du président
Le président informe les membres des activités et des questions en cours telles que la feuille de route de Normes d’accessibilité Canada d’ici 2040, le rapport d’évaluation du conseil d’administration, la Politique en matière de gouvernance, la Formation de sensibilisation aux cultures autochtones et la composition du Comité permanent, points qui, pour la plupart, seront discutés à la réunion de décembre du conseil.
7. Mise à jour du PDG
Document 10A : Rapport du PDG
Le PDG indique que Normes d’accessibilité Canada poursuit le dialogue avec plusieurs organisations d’élaboration de normes et organisations responsables des codes nationaux pour former des partenariats dans les domaines principaux visés par l’élaboration des normes. Les initiatives serviront à renforcer l’impact de l’organisation à l’échelle nationale et à accélérer la mise à disposition des normes.
Le PDG informe également les membres du conseil que le personnel a fait des recherches sur les pratiques de gestion des risques que présentent divers types d’organisations, y compris les établissements publics, et qu’il continuera d’informer les membres du conseil à ce sujet.
L’équipe d’élaboration des normes se prépare actuellement à lancer le recrutement des membres des comités techniques chargés de l’évacuation d’urgence et de l’emploi. Le PDG fera le point avec le conseil sur ces travaux à la prochaine réunion du conseil.
Le PDG informe le conseil que le personnel a commencé à travailler au plan ministériel 2021-2022 de Normes d’accessibilité Canada et que le plan sera soumis au conseil pour examen et approbation avant d’être présenté au Secrétariat du Conseil du Trésor le 22 janvier 2021.
8. Lignes directrices sur l’approvisionnement
Document 11A : Note d’information
Document 11B : Lignes directrices sur l’approvisionnement
Document 11C : Annexe : Guide sur l’approvisionnement
Le président recommande le report de ce point. Une étude plus approfondie sera effectuée, et tous les membres du conseil doivent faire parvenir leurs commentaires au DPF et à la vice-présidente parce que ce point sera présenté à une prochaine réunion du conseil.
17-6 Une motion est présentée, puis appuyée, pour reporter ce point à la réunion du conseil de février 2021.
La motion est adoptée par tous.
9. Correspondance
Document 12A : Lettre 1
Document 12B : Lettre 2
Le président explique que la correspondance a été communiquée pour fin d’information et qu’il n’est pas nécessaire de poursuivre la discussion. Les membres du conseil apprécient le fait d’avoir été informés.
10. Mot de la fin
Le président recommande que tous les points restants de l’ordre du jour prévu à ce jour soient reportés à la réunion du lendemain.
17-7 Une motion est présentée, puis adoptée, pour lever la séance à 15 h 20 et reporter au 10 décembre les points restants qui étaient prévus ce jour. La réunion du conseil du 10 décembre commencera à 11 h 30 au lieu de 12 h.
La motion est adoptée par tous.
Jeudi 10 décembre 2020
11. Mot de bienvenue et appel nominal
La réunion commence par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.
17-8 Une motion est présentée, puis appuyée, pour commencer la réunion à 11 h 30.
La motion est adoptée par tous.
Le président recommande de modifier l’ordre du jour et de commencer par les trois points relatifs à la présentation PowerPoint 20A (partie I à partie III), et de présenter ensuite les points en suspens (n° 12 à n° 18 de l’ordre du jour), s’il y a suffisamment de temps.
17-9 Une motion est présentée, puis appuyée, pour modifier l’ordre du jour selon les recommandations qui précèdent.
La motion est adoptée par tous.
12. Résultats des consultations publiques
Documents 20A – Partie I : consultations publiques – résultats principaux des consultations
Michelle Demery, l’ACE, explique que la présentation en PowerPoint faite par son équipe comprend trois parties axées sur les sujets suivants découlant des consultations :
- consultations publiques;
- priorités de recherche du programme des subventions et contributions;
- priorités d’élaboration des normes.
Christina Richard, gestionnaire responsable des communications et de la mobilisation des intervenants, décrit le déroulement de la consultation et les participants, ainsi que les préférences des Canadiens en ce qui concerne la participation en ligne et en personne.
Le sondage en ligne a été réalisé entre le 1 septembre 2020 et le 30 septembre 2020. Au total, 588 personnes et organisations ont répondu au sondage, dont 65 % des représentants de la communauté des personnes handicapées. Des thèmes communs ont été définis et résumés sous forme de conclusions principales. Les réponses venaient de toutes les provinces, et quelques-unes provenaient des territoires, sauf du Nunavut.
Les réponses sur les préférences relatives à la participation ont été définies en ce qui a trait aux « mesures d’adaptation des services en personne » qu’il s’agisse de l’accessibilité à l’environnement bâti, d’un environnement sans parfum, des services de traduction en temps réel des communications, de l’ASL ou de la LSQ, des documents sur des médias substituts ou de la communication améliorée. Les participants ont également fait des suggestions sur les caractéristiques de l’accessibilité en ligne. D’autres types de mesures d’adaptation souvent cités par les participants ont été recensés et seront étudiés pour les assemblées publiques annuelles ultérieures.
Un rapport final de cette consultation sera produit en janvier 2021, et en fonction des résultats, on réfléchira à l’amélioration des sondages futurs. À l’avenir, nous devrions envisager de recueillir davantage de données démographiques, notamment en s’assurant que les divers handicaps, les aidants naturels, etc., soient représentés.
13. Priorités de recherche du programme des subventions et contributions 2020-2021
Documents 20A – Partie II : Subventions et contributions – Priorités de recherche
Le gestionnaire du programme des subventions et des contributions, Daname Gogue, présente les résultats de l’étude des réponses des participants sur les priorités de recherche. Il avait un lien avec les sept secteurs prioritaires en matière d’accessibilité contenus dans la Loi canadienne sur l’accessibilité.
Dans les secteurs prioritaires, des thèmes clés ont été définis tels que l’accessibilité financière/le coût de la vie et le logement, qui ne font pas partie du mandat de Normes d’accessibilité Canada. D’autres thèmes clés ont été définis aux fins des priorités de recherche dans chacun des sept domaines prioritaires. Certaines priorités relèvent d’autres entités sous réglementation fédérale.
Les membres du conseil discutent des secteurs qui devraient être choisis prioritairement dans le cadre du prochain appel de propositions visant le financement de la recherche en 2021-2022. L’appel de propositions devrait être lancé d’ici la fin janvier 2021.
17-10 Une motion est présentée, puis appuyée, pour adopter les six priorités de recherche suivantes :
- la conception et la prestation des programmes et des services;
- l’environnement bâti, l’accent étant mis sur les édifices patrimoniaux;
- l’accessibilité dans les collectivités autochtones;
- les technologies de l’information et des communications;
- la communication autre qu’en langage simple;
- l’approvisionnement.
La motion est adoptée par tous.
14. Priorités en matière d’élaboration de normes
Documents 20A – Partie III : Priorités en matière d’élaboration de normes
La gestionnaire responsable de l’élaboration des normes, Collinda Joseph, et le gestionnaire responsable de la gestion questions, de la recherche et de l’élaboration des normes, Jacques Falardeau, présentent cette partie pour informer les membres du conseil des résultats des consultations sur les préférences en matière d’élaboration des normes.
Dans la présentation précédente, les participants ont indiqué que la « conception et la mise en œuvre de programmes, de services et d’installations » et l’« emploi » étaient les choix privilégiés des participants pour les priorités de recherche. En ce qui concerne la consultation sur l’élaboration des normes, les participants au sondage ont cité « l’emploi » et « l’environnement bâti » comme premiers choix. De nombreux thèmes ont été signalés en ce qui concerne les domaines visés par normes.
On a souligné que les normes qui concernent les « technologies de l’information et des communications » dépassent le champ d’application de Normes d’accessibilité Canada puisque ce secteur relève de la Commission de la radiotélévision et des télécommunications canadiennes, même si Normes d’accessibilité Canada peut attirer l’attention de la Commission sur certaines préoccupations. De même, les priorités visant les normes dans le secteur des transports sont du ressort de l’Office des transports du Canada et de Transports Canada. Normes d’accessibilité Canada portera également les résultats à leur attention.
D’autres thèmes essentiels ont été indiqués, et ce, pour toutes les priorités, tels que l’intersectionnalité, l’uniformisation entre les provinces et les territoires, la discrimination et les obstacles comportementaux, entre autres.
Normes d’accessibilité Canada a déjà mis en place des comités techniques pour l’élaboration de normes relatives au langage simple et aux espaces extérieurs, et il crée actuellement des comités techniques pour l’élaboration des normes relatives à l’emploi et à l’évacuation d’urgence. D’autres travaux de normalisation sont en cours, dont les suivants :
- Normes d’accessibilité Canada reprendra le volet accessibilité du Code national du bâtiment;
- la collaboration avec l’Association canadienne de normalisation (CSA) à l’égard de la B651;
- la collaboration avec la CSA à l’égard d’une norme d’accessibilité des terminaux de paiement électronique;
L’administratrice Maureen Haan suggère à tous de consulter le Rapport du groupe consultatif sur la Covid-19 concernant les personnes en situation de handicap, qui est disponible sur le site Web Canada.ca, parce qu’il renferme des renseignements pertinents qui appuieraient le travail réalisé par l’équipe d’élaboration des normes et les comités techniques.
Les fonctionnaires ont proposé des secteurs prioritaires en matière d’élaboration de normes en 2021-2022, en se fondant sur les résultats des consultations et les travaux en cours. Les participants discutent ensuite pour décider des normes qui serviraient le mieux la communauté visée par l’accessibilité l’année à venir.
17-11 Une motion est présentée, puis appuyée, pour faire des éléments suivants les priorités en matière d’élaboration des normes en 2021-2022 :
- mesures d’urgence;
- système d’orientation, y compris signalisation;
- acoustique (environnement bâti);
- approvisionnement, pour remplacer la norme proposée par « la formation et la sensibilisation dans la prestation de services ».
La motion est adoptée par tous.
15. Mise à jour du comité de planification stratégique
La présidente du comité de planification stratégique, Maureen Haan, rappelle à tous les membres du conseil son podcast sur la feuille de route 2040 de Normes d’accessibilité Canada. Elle informe le conseil qu’un plan stratégique actualisé sera prêt pour la réunion du conseil de février 2021.
16. Comité de gouvernance : examen des règlements administratifs et des politiques
- Document 14A : Rapport du Comité
- Document 15A : Note d’information
- Document 15B : Règlement administratif no 1
- Document 15C : Code de conduite et d’éthique
- Document 15D : Politique en matière de gouvernance
- Document 15E : Politique de recrutement
- Document 15F : Politique de dénonciation
17-12 Une motion est présentée, puis appuyée, pour que les points relatifs à la mise à jour du Comité de gouvernance et à l’approbation du règlement administratif et des politiques soient reportés à la réunion du conseil de février 2021.
La motion est adoptée par tous.
17. Mise à jour du comité des relations extérieures
Document 16A : Rapport du comité
Document 16B : Rapport mensuel sur le web - octobre 2020
La présidente du Comité des relations externes, Penny Hartin, signale que les consultations en ligne sont terminées, avec environ 600 réponses, et qu’un rapport complet contenant des renseignements et des données démographiques sera préparé et communiqué aux membres du conseil. Le rapport sera également mis en ligne, avant le prochain appel de propositions pour les subventions et contributions.
Un projet de stratégie visant la participation des jeunes a été élaboré. Le Comité des relations externes étudiera ce point à sa prochaine réunion. Les membres du comité discuteront également de la prochaine assemblée publique annuelle virtuelle de 2021 pour décider d’un plan réalisable et d’une date. Les résultats liés à ces points seront présentés à la réunion du conseil en février. Les membres du conseil reconnaissent que les plateformes virtuelles sont un moyen valable pour tisser des liens avec de nombreux intervenants.
18. Nominations dans les comités permanents
Le président déclare qu’il n’y aura pas de changement dans la composition des comités permanents avant au moins la fin du mois d’août 2021. La moitié des mandats des administrateurs se terminent à ce moment-là. Il suggère que si les membres du conseil souhaitent avoir des occasions de devenir membres d’autres comités permanents avant cette date, ils doivent lui transmettre leurs demandes. Si les membres du conseil préfèrent une discussion de groupe sur ce point, il est possible de fixer un moment précis.
L’idée d’une participation de membres indépendants aux comités permanents pourra être revue ultérieurement. La politique de recrutement est déjà en place.
19. Autres points
Les membres du conseil discutent brièvement des prochaines étapes pour la discussion de l’évaluation du conseil.
20. Mot de la fin
17-13 Une motion est présentée pour lever la séance à 15 h 20 et reporter la discussion sur l’évaluation du conseil au 11 décembre 2020.
La motion est adoptée par tous.
Vendredi 11 décembre 2020
21. Mot de bienvenue et appel nominal
La réunion commence par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.
17-14 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver l’ouverture de la séance à 17 h.
La motion est adoptée par tous.
Le président propose quelques modifications à l’ordre du jour de la réunion.
17-15 Une motion est présentée, puis appuyée, pour modifier l’ordre du jour et ajouter un point supplémentaire sur la nouvelle date à fixer d’une réunion extraordinaire du conseil qui lui permettra d’examiner et d’approuver le plan ministériel en janvier 2021.
La motion est adoptée par tous.
22. Récapitulation et discussion du comité d’évaluation du rendement
17-16 Une motion est présentée, puis appuyée, pour passer à une séance à huis clos, avec invitation au PDG de participer à la discussion.
La motion est adoptée par tous.
17-17 Une motion est présentée, puis appuyée, pour mettre fin à la séance à huis clos et reprendre la réunion du conseil.
La motion est adoptée par tous.
23. Feuille de route d’ici 2040
Le reste de cette partie de la réunion du conseil est consacré à l’information, à l’analyse et à la discussion sur l’élaboration d’un cadre pour la feuille de route d’ici 2040 de Normes d’accessibilité Canada.
24. Présentations sur la feuille de route d’ici 2040
Document 28A : Présentation juridique
Document 28B : Préparer le terrain d’ici 2040
Document 28C : Tableau évolutif (2020-2040)
Les membres du conseil accueillent Eric de Santis et Michelle Hayman, qui sont tous les deux avocats au ministère de la Justice du Canada. Ils présentent une revue complète des articles pertinents de la Loi canadienne sur l’accessibilité. Dans leur présentation, ils couvrent des sujets tels que l’élaboration de normes d’accessibilité, les mécanismes de déclaration et de rétroaction, l’obligation de rendre compte, la réglementation, l’application de la loi et la surveillance, et les résultats. Ils décrivent aussi les diverses entités fédérales qui jouent également un rôle dans la mise en œuvre d’un Canada exempt d’obstacles.
Le DPF et l’ACE de Normes d’accessibilité Canada expliquent ensuite plus en détail les étapes de l’élaboration et de la mise en œuvre des normes, qui comprennent la recherche, les consultations, les travaux des comités techniques, la recommandation au ministre, la réglementation, la mise en œuvre et l’application de la loi, et enfin, le changement de culture. Il peut s’écouler jusqu’à neuf ans avant que l’on puisse constater l’impact d’une norme sur la société, depuis le moment où l’on choisit un secteur visé par l’élaboration de la norme jusqu’au changement souhaité dans la société. Un tableau Excel est présenté pour illustrer les étapes du scénario de création de 60 normes sur une période de 20 ans, et l’incidence des diverses étapes.
Les présentateurs expliquent également qu’un nombre important d’acteurs clés interviennent dans la création des normes, notamment les hauts fonctionnaires, dont des ministres, divers spécialistes de l’élaboration de normes d’accessibilité, avec l’appui et la collaboration de groupes tels que l’Association canadienne de normalisation et le Code national du bâtiment du Canada, et les communautés de l’accessibilité de tout le pays. Normes d’accessibilité Canada souhaiterait élaborer un processus crédible fondé sur des décisions scientifiques et sociales, pour permettre à l’organisation de produire des normes à un bon rythme compte tenu des ressources disponibles.
25. Discussion sur la feuille de route d’ici 2040
Se fondant sur l’information fournie dans la présentation précédente (point 24), Maureen Haan, la présidente du Comité de planification stratégique, a animé une discussion avec tous les membres du conseil pour qu’ils puissent faire part de leurs idées et de leurs recommandations sur la création d’un cadre pour la feuille de route d’ici 2040.
Les administrateurs analysent ensuite les sept secteurs prioritaires pour un Canada sans obstacle, qui sont énumérés dans la Loi canadienne sur l’accessibilité. L’organisation doit aussi concentrer ses efforts sur trois axes précis de son mandat (élaboration de normes; lignes directrices et outils à l’appui de la mise en œuvre des normes; recherche sur les pratiques exemplaires) et choisir la meilleure façon de les appliquer aux secteurs prioritaires dans le délai imparti.
La feuille de route sera un processus continu, qui sera revu et adapté en fonction des résultats obtenus sur la durée. On convient que les points les plus importants de cette discussion seront communiqués à l’expert-conseil qui sera engagé pour aider à l’élaboration de la feuille de route. Le Comité de planification stratégique continuera à diriger les travaux, avec l’aide de l’expert-conseil, et fera participer le conseil au processus. Le contrat de l’expert-conseil doit débuter en janvier et se terminer au printemps. Une fois qu’elle sera prête, la feuille de route sera présentée à tous les membres du conseil pour approbation.
26. Autres points
Tous les membres du conseil conviennent de la tenue d’une réunion extraordinaire du conseil le vendredi 8 janvier 2021 à 14 heures pour examiner et approuver le plan ministériel de 2021 à 2022. On prévoira une autre réunion du conseil en février 2021, avec des dates à déterminer, pour examiner les points réguliers et tous les autres points en suspens reportés de cette réunion de décembre du conseil.
27. Mot de la fin
17-18 Une motion est présentée pour lever la séance à 15 h 20.
La motion est adoptée par tous.