Procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration – 6 avril 2020
Participants
Membres du conseil d’administration (le Conseil)
- Me Paul-Claude Bérubé, président
- Mary Reid, vice-présidente
- William Adair, administrateur
- Kory Earle, administrateur
- Maureen Haan, administratrice
- Penny Hartin, administratrice
- Rabia Khedr, administratrice
- Brad McCannell, administrateur
- Joe McLaughlin, Ph. D., administrateur
- Laurie Ringaert, administratrice
Membres du personnel de Normes d’accessibilité Canada
- Philip Rizcallah, président-directeur général
- Michelle Demery, chef de l’exploitation
- Heather Throop, conseillère principale
- Collinda Joseph, conseillère principale
- Christina Richard, gestionnaire, Communications
- Maggie Saunders, gestionnaire intérimaire, Gouvernance
- Micah Walter, analyste politique
- Gavin Scharfe, analyste
- Lorraine Trudel, coordinatrice du Secrétariat, Gouvernance
Procès-verbal
Lundi 6 avril 2020
1. Mot de bienvenue
Le président souhaite à tous les membres du conseil d’administration la bienvenue à la réunion virtuelle extraordinaire, et parle des circonstances exceptionnelles dans lesquelles les administrateurs et les membres du personnel se trouvent en raison de la COVID-19. Il explique que les comités permanents revoient leurs plans de travail et examinent leurs priorités pour les mois à venir, compte tenu de la situation.
Le président-directeur général (PDG) explique que tous les membres du personnel travaillent à domicile et que nombre d’entre eux doivent assumer des responsabilités familiales en plus de celles liées au travail. Par conséquent, les temps de réponse peuvent être plus longs qu’en situation normale.
Le président ajoute que cette réunion serait la première d’une série de réunions virtuelles, puis présente l’ordre du jour.
2. Ordre du jour de la réunion
08-1 On présente une motion visant à approuver la modification de l’ordre du jour. La motion est adoptée.
3. Mise à jour du président
Le président donne un aperçu des activités entreprises depuis la tenue de la réunion du conseil d’administration en février à Vancouver, y compris les réunions et les entretiens (avant l’imposition des mesures d’éloignement physique). Il fait également mention de la décision d’annuler la réunion prévue à Halifax et de l’importance de procéder à l’annulation le plus rapidement possible afin d’éviter les dépenses que pourrait entraîner une annulation tardive. Le calendrier des réunions proposé et mis à jour a été communiqué et figure à l’ordre du jour aux fins d’approbation.
4. Mise à jour du DPG
Le PDG explique que, heureusement, le premier appel de propositions de projets de subventions et de contributions a été lancé avant la mise en place des restrictions sur les communications gouvernementales. Par conséquent, le montant des subventions pour 2019 à 2020 ne sera pas considéré comme étant non utilisé. Un processus d’appel de propositions ouvert a également eu lieu avant les restrictions, et environ 75 propositions ont été reçues. Le personnel les examinera dans les mois à venir. Un appel de propositions de projet sera lancé cette année, bien que des prolongations puissent être nécessaires dans certains cas, compte tenu de la situation.
L’organisation a fait de grands progrès en matière de recrutement et compte environ 25 employés. L’effectif final devrait être de 50 personnes d’ici la fin de l’exercice 2020 à 2021. De ceux-ci, un pourcentage élevé se définit comme ayant un handicap. Toujours au sujet de la dotation, Kevin Whitehouse a accepté un poste à l’extérieur de Normes d’accessibilité Canada, et on travaille activement à trouver un remplaçant. Entre-temps, c’est Heather Throop qui assume de façon intérimaire les fonctions de Kevin.
Enfin, il y aura des retards dans l’aménagement du site et le déménagement vers les nouveaux locaux, car tous les travaux de construction ont été interrompus au Québec, et même la délivrance des permis a été suspendue. Les travaux d’aménagement reprendront dès que possible.
5. Procès-verbal du conseil
Document 5B : Procès-verbal de la réunion du 10 au 12 février 2020
08-2 On présente une motion visant à approuver le procès‑verbal de la réunion du 10 au 12 février 2020. La motion est adoptée.
Document 5A : Procès-verbal de la réunion du 28 janvier 2020
Le conseil a accepté de corriger une erreur mineure à la page 2 du procès‑verbal du 28 janvier 2020.
08-3 On présente une motion visant à approuver la modification du procès‑verbal de la réunion du 28 janvier 2020, précisément pour corriger l’erreur à la page 2 (en remplaçant « : » par « h »). La motion est adoptée.
Document 5C : Procès-verbal de la réunion du 11 mars 2020
08-4 On présente une motion visant à approuver le procès‑verbal de la réunion du 11 mars 2020. La motion est adoptée.
6. Réunion en personne du conseil d’administration à Halifax
Les membres du conseil conviennent qu’il serait prudent d’annuler la réunion qui devait se tenir à Halifax en juin, car il y a encore beaucoup d’incertitude quant au moment où les réunions en personne pourront se tenir de nouveau.
08-5 On présente une motion visant à annuler la réunion ordinaire du conseil d’administration prévue les 15, 16 et 17 juin 2020 à Halifax. La motion est adoptée.
7. Calendrier révisé des réunions annuelles du conseil d’administration
Document 7A : Calendrier révisé des réunions du conseil d’administration
La présidente du comité de planification stratégique présente un résumé de la note d’information, les considérations et le nouveau calendrier des réunions annuelles proposé pour 2020 à 2021. Les membres du conseil d’administration se penchent sur la question de savoir s’il convient toujours de tenir la première assemblée publique annuelle, désormais reportée à 2021, à Toronto ou de l’organiser à Montréal, selon le plan initial de 2021. Finalement, il est convenu que la première réunion publique annuelle se tiendrait à Toronto, car une grande partie du travail de planification a déjà été fait et que les intervenants s’attendent probablement à ce qu’elle y ait lieu dans cette ville.
08-6 On présente une motion visant à approuver le nouveau calendrier des réunions annuelles avec une modification mineure (remplacement de « fin mai » par « début mai »). La motion est adoptée.
8. Le point sur les comités techniques
Michelle Demery fait le point sur la situation des comités techniques de Normes d’accessibilité Canada. La mise sur pied de ces comités devait avoir lieu à la fin du mois de mars. Tous les renseignements requis ont été fournis à l’équipe Web, et des contrats étaient en voie d’être conclus avec LSQ et ASL pour les vidéos. Toutefois, l’organisation n’est plus en mesure de publier sur son site Web que des renseignements liés à la COVID-19. Une fois les restrictions levées, le codage pour le Web aura lieu et les contrats pour les vidéos en langue des signes seront mis en place afin que le processus soit lancé le plus rapidement possible. Mme Demery explique qu’il pourrait y avoir un arriéré d’éléments à coder et à afficher.
La mission et les valeurs ont été intégrées à tous les mandats, à la demande du conseil.
9. Pratiques en matière d’accessibilité
Mme Reid parle des travaux d’élaboration de la politique d’accessibilité menés par Collinda Joseph. L’objectif de cette politique est de faire en sorte que l’organisation montre l’exemple en ce qui concerne la manière dont les décisions sont prises, le comportement des personnes, l’embauche, etc. Le document sera distribué aux membres du conseil d’administration au cours des prochaines semaines pour recueillir leurs commentaires. Mmes Reid et Joseph intégreront ces commentaires au document, puis le communiqueront de nouveau.
10. Le point sur les priorités du comité de planification stratégique
Mme Haan explique que le comité de planification stratégique s’informe, dans l’intervalle, auprès des présidents des comités permanents quant à savoir quelles sont leurs priorités pour les mois à venir. Le comité discutera des priorités le 7 avril, et distribuera un plan intérimaire aux fins de rétroaction.
11. Mise à jour et rapport annuel du comité des relations externes
Documents 12A : Note d’information et 12B : Rapport annuel
La présidente du comité des relations externes reconnaît que même si tout le monde est déçu du fait que l’assemblée publique annuelle doit être annulée, une grande partie du travail n’est pas perdue et peut servir l’année prochaine.
L’organisation envoie de nouveau les messages de Santé Canada concernant la réponse à la COVID‑19 en cette période où des restrictions s’imposent sur les communications régulières. En outre, l’équipe des communications continue d’ajouter des personnes et des groupes à la liste des intervenants.
Les leçons apprises et les expériences tirées de la pandémie de COVID‑19 pourront être intégrées aux plans de consultation lorsque les restrictions en matière de communication sont levées. Une approche coordonnée sera ainsi nécessaire.
En ce qui concerne la production du rapport annuel, le conseil a pris connaissance de l’état d’avancement et des prochaines étapes. Une discussion s’ensuit sur l’utilisation d’un langage simple. On mentionne qu’une version en langage simple du document devrait être disponible dans les deux ou trois prochains mois.
08-7 On présente une motion visant à approuver le rapport annuel tel qu’il est présenté. La motion est adoptée.
12. Mise à jour du comité des nominations et membres indépendants
La présidente du comité des nominations fait le point sur la situation et précise la mesure dans laquelle la réflexion sur les nominations a changé depuis la création du comité. Les présidents des autres comités conviennent tous qu’ils n’ont pas besoin de membres supplémentaires et qu’il serait plus ou moins possible d’en avoir à l’heure actuelle. Il serait pertinent pour les comités des relations externes et de la planification stratégique d’avoir un membre externe supplémentaire à l’avenir.
Le mandat de certains présidents devrait se terminer en 2021, ce qui pourrait toucher les comités concernés.
13. Mise à jour du comité de gouvernance
Le président du comité de gouvernance explique que des réunions sont tenues hebdomadairement. M. Earle remercie les autres administrateurs d’avoir fourni des commentaires au sujet de la formation sur la sensibilisation aux cultures autochtones, et clarifie quelques autres questions auprès du conseil d’administration. Le conseil d’administration souligne qu’il souhaite apprendre des personnes ayant une expérience vécue et que suffisamment de temps doit y être consacré, possiblement par l’entremise de plusieurs séances. Il pourrait être nécessaire d’élaborer des outils pratiques au sein de l’organisation sur la manière de cultiver des relations de travail respectueuses.
M. Earle rappelle aux membres du conseil d’administration de lui envoyer leurs commentaires au sujet de la formation sur l’efficacité du comité.
Mise à jour du comité d’évaluation du rendement, plan de travail et processus d’évaluation du PDG
Documents 15A : Plan de travail et 15B : Note d’information
Le président du comité d’évaluation du rendement fait le point sur le travail accompli par son comité et discute du plan de travail, lequel comprend trois tâches, dont la première consiste à mettre en branle le processus permettant d’achever les travaux d’évaluation du PDG pour la période se terminant le 31 mars 2020. M. McCannell informe le conseil que des discussions se sont tenues entre le président du comité et le PDG, à la suite desquelles des modifications ont été apportées au processus. Aussi, le plan de travail sera mis à jour pour tenir compte de ces modifications.
M. McCannell indique qu’un questionnaire sera envoyé à chaque administrateur après la réunion du 6 avril, et demande à chaque membre du conseil d’administration d’examiner attentivement le matériel. Il demande que les administrateurs lui fassent part de leurs commentaires au plus tard le 10 avril. Les commentaires reçus resteront confidentiels et ne seront pas attribués à des membres du conseil d’administration en particulier. Le rapport compilé sera ensuite approuvé par le conseil d’administration.
Heather Throop fournit des précisions supplémentaires sur le processus lié à la première tâche du plan de travail, car les détails ont changé depuis l’envoi de la note d’information. Voici les étapes révisées pour la première tâche du plan de travail :
- Le PDG remplit l’auto-évaluation pour 2019 à 2020.
- Le comité élabore un questionnaire qui sera protégé par un mot de passe et communiqué à tous les administrateurs.
- Les administrateurs envoient leurs réponses au président du comité d’évaluation du rendement.
- Les commentaires sont compilés dans un rapport qui est envoyé au conseil d’administration pour approbation.
- Le conseil d’administration approuve le rapport et y apporte des modifications, au besoin.
- Le rapport définitif destiné au Bureau du Conseil privé (BCP) est approuvé et acheminé par le président au BCP.
Avec cette modification, M. McCannell demande que le plan de travail du comité pour 2020 à 2021 soit approuvé.
08-8 On présente une motion visant à approuver le plan de travail de 2020 à 2021 tel qu’il est modifié. La motion est adoptée.
14. Suivi de la réunion précédente
Le président explique que pour ce qui est de la liste des mesures de suivi, un certain nombre de mesures ont depuis été modifiées ou terminées. D’autres mesures sont en cours et figureront donc sur une page distincte. À l’avenir, seules les mesures qui sont visées par les motions seront inscrites sur la liste des mesures de suivi. Toutefois, le président prend des notes et demande aux comités concernés de se pencher sur les questions qui sont soulevées durant les réunions.
Le président mentionne également qu’à la suite de la réunion extraordinaire tenue par le conseil d’administration le 11 mars 2020, il a signé la lettre adressée au ministre faisant mention de l’annulation de l’assemblée publique annuelle et de la réunion ordinaire du conseil d’avril.
15. Autres points
Aucune demande n’est adressée au président concernant d’autres points à l’ordre du jour. M. Bérubé souhaite que le comité de gouvernance guide le conseil d’administration en ce qui concerne les règles entourant les autres points et les préavis. Le président indique qu’il exige un préavis de trois jours pour tout nouveau point proposé pendant la période où des réunions en personne ne sont pas tenues par le conseil.
16. Mot de la fin
Le président remercie tout le monde de leur participation et mentionne qu’un lien vers le formulaire d’évaluation sera fourni par le personnel.
08-9 On présente une motion visant à lever la séance à 17 h. La motion est adoptée.