Procès verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration – 4 mai 2020

Participants

Membres du conseil d’administration (le conseil) 

• Me Paul-Claude Bérubé, président
• Mary Reid, vice-présidente
• William Adair, administrateur
• Kory Earle, administrateur
• Maureen Haan, administratrice
• Penny Hartin, administratrice
• Rabia Khedr, administratrice
• Brad McCannell, administrateur
• Dr Joe McLaughlin, administrateur

Absents 

• Laurie Ringaert, administratrice

Nota : En raison de l’ordre du jour, les membres du personnel de Normes d’accessibilité Canada n’ont pas assisté à la réunion.

Procés-verbal

1. Appel et mot de bienvenue

Le président souhaite à tous la bienvenue à la réunion extraordinaire virtuelle du conseil d’administration. Il rappelle aux administrateurs que la réunion se déroule en toute confidentialité.

2. Ordre du jour de la réunion du conseil

09-1   On présente une motion visant à approuver l’ordre du jour.

Adoptée par tous.

3. Bilan du comité d’évaluation du rendement (le comité)

• Le président du comité d’évaluation du rendement, Brad McCannell remercie tout le monde de sa présence. Il reconnaît qu’il s’agit d’une période où tout le monde est très occupé. Il remercie tout le monde des réponses réfléchies fournies dans le cadre du sondage d’évaluation du président-directeur général (PDG).
• Le sondage sur le PDG a été envoyé à l’ensemble des administrateurs dans un fichier confidentiel, et tous ont fourni des commentaires. M. McCannell a reçu les réponses et enlevé tous les noms avant de transmettre une quelconque information avec l’aide de Heather Throop et des autres membres du comité Bill Adair et Laurie Ringaert.
• Toute l’information a dû être résumée en trois pages comme l’exige le Bureau du Conseil privé; ce dernier définit le modèle et les catégories de cotes. Le rapport final a été envoyé au conseil avant la réunion.

4. Évaluation du PDG

Brad McCannell a examiné le rapport sur l’évaluation du PDG.

• Le document définitif sera modifié pour tenir compte des changements causés par la COVID‑19
• L’ébauche de l’explosé des faits pour les résultats généraux en matière de rendement, de gestion et de leadership reflète le ton et les commentaires directs envoyés par les administrateurs et toute la rétroaction reçue de leur part
• L’évaluation se terminait le 31 mars — certains événements ont débordé
• Le modèle et les catégories de cotes sont déterminés par le BCP

Discussion sur le rapport d’évaluation :

• L’évaluation s’inscrit dans le contexte d’un nouvel établissement public créé il y a seulement six mois; les buts et objectifs n’avaient pas été fixés, sauf dans la lettre de mandat
• Le rendement a subi l’effet de la pandémie de la COVID-19. Des activités et des tâches importantes n’ont pas pu être réalisées en raison des contraintes imposées par la pandémie (annulation de l’assemblée publique annuelle et incapacité de mettre en place des comités techniques)
• L’outil/le modèle a été présenté lors de la réunion de février 2020 du conseil et son utilisation par le comité a été approuvée

Le président précise qu’en approuvant le rapport, le conseil autorise le président à discuter des six points énumérés au point 8 avec le PDG.

Décision – Un septième point sera ajouté au point 8 : « Le comité permanent de planification stratégique travaillera avec le PDG pour définir les buts et objectifs pour 2020 à 2021 ». Ceux-ci seront inclus dans l’évaluation du rendement du PDG l’année prochaine.

09-2    On présente une motion visant à accepter le rapport d’évaluation du PDG* présenté par le comité de l’évaluation du rendement en ajoutant le texte suivant au point 8 : « Le comité permanent de planification stratégique travaillera avec le PDG pour définir les buts et objectifs pour 2020-2020 ». 

Adoptée par tous.

* Le rapport d’évaluation du PDG est confidentiel et n’est pas accessible au public.

5. Mot de la fin

• Le président remercie les membres du comité de l’évaluation du rendement pour leur travail remarquable
• Le président du comité, Brad McCannell, salue le soutien exceptionnel de Heather Throop, notamment en ce qui concerne le langage simple
• Le président précise que la prochaine rencontre est la réunion ordinaire du conseil, qui se tiendra virtuellement le 7 mai, à partir de 13 h 30 (HNE) 

09-3   On présente une motion visant à lever la séance à 13 h 30 (HNE).

Adoptée par tous.