Procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration - Du 2 au 4 mars 2021
Participants
Membres du conseil d’administration (le conseil)
- Me Paul-Claude Bérubé, président
- Mary Reid, vice-présidente
- William Adair, administrateur
- Kory Earle, administrateur
- Maureen Haan, administratrice
- Penny Hartin, administratrice
- Rabia Khedr, administratrice
- Brad McCannell, administrateur
- Joe McLaughlin, Ph. D., administrateur
- Laurie Ringaert, administratrice
Fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada
- Philip Rizcallah, président-directeur général (PDG)
- Michelle Demery, administratrice en chef de l’exploitation (ACE)
- Maggie Saunders, gestionnaire, Gouvernance et rapports (4 mars)
- Micah Walter, analyste des politiques, Gouvernance et rapports (3 mars)
- Jasmine Desloges, coordonnatrice, Gouvernance et rapports
- Anthony Jolicoeur, coordonnateur, Gouvernance et rapports (2 et 3 mars)
- Collinda Joseph, gestionnaire, Élaboration des normes d’accessibilité (2 mars)
- Jacques Falardeau, gestionnaire, Recherche et élaboration des normes (2 mars)
- Christina Richard, gestionnaire, Communications (4 mars)
- Heather Throop, conseillère principale (4 mars)
- Gavin Scharfe, analyste, GI-TI, Administration
- Maggie Lopes, adjointe exécutive du PDG
Invités
- Rupa Bhawal-Montmorency, directrice générale, Secrétariat de l’accessibilité (2 mars)
- Jocelyn Kula, directeur de la Division des politiques, des résultats et de l’engagement, Secrétariat de l’accessibilité (2 mars)
- Jason Ducharme, associé; Mary Larson, analyste; Natalie Lawrence, associée; Fiona Richards, analyste; tous de la société d’experts-conseils MNP (3 mars)
Procès-verbal
Mardi 2 mars 2021
1. Mot de bienvenue et appel nominal
La réunion commence par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.
19-1 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver l’ouverture de la séance à 12 h.
La motion est adoptée à l’unanimité.
2. Ordre du jour de la réunion
Document 2A : Ordre du jour proposé
Le président présente l’ordre du jour proposé. On fait remarquer qu’aucun document n’est envoyé aux membres du conseil pour les points 34 et 39 de l’ordre du jour, car les comptes rendus seront faits verbalement.
19-2 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver l’ordre du jour de la réunion tel quel.
La motion est adoptée à l’unanimité.
3. Procès-verbal des réunions extraordinaires du conseil
Document 3A : Procès-verbal (19 novembre 2020)
Document 3B : Procès-verbal (9 au 11 décembre 2020)
Document 3C : Procès-verbal (8 janvier 2021)
19-3 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration du 19 novembre 2020.
La motion est adoptée à l’unanimité.
19-4 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration du 9 au 11 décembre 2020.
La motion est adoptée à l’unanimité.
19-5 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration du 8 janvier 2021.
La motion est adoptée à l’unanimité.
4. Suivi de la dernière réunion
Document 4A : Liste des mesures de suivi
Document 4B : Liste des motions du conseil
Des copies de la liste à jour des mesures de suivi et de la liste des motions du conseil sont remises à tous les membres du conseil. Le président informe les administrateurs qu’ils pourront consulter un classeur électronique qui comprendra les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, les procès-verbaux des comités permanents, ainsi que les règlements administratifs et les politiques. Des versions actualisées du classeur électronique seront disponibles à intervalles trimestriels. À terme, lorsque le système sera prêt, un portail en ligne sera mis à la disposition de tous les membres du conseil.
5. Correspondance
Document 5A : Lettre de la ministre Qualtrough
Document 5B : Réponse à la ministre
Document 5C : Rapport – Terminaux de paiement électronique
Le président fait part d’une lettre reçue de la ministre Qualtrough demandant de tenir compte de certains éléments lors de l’élaboration d’une norme applicable aux terminaux de paiement électronique. Il fournit également un rapport sur l’accessibilité des terminaux de paiement électronique rédigé par Emploi et Développement social Canada. Le président fait part de sa réponse à la ministre au nom de Normes d’accessibilité Canada, dans laquelle l’organisation confirme que l’élaboration d’une norme sur les terminaux de paiement électronique devrait commencer en 2021 et se faire en partenariat avec CSA.
6. Bilan du président
Document 6A : Rapport du président
Le président déclare que le rapport porte sur des points qui seront discutés au cours des jours suivant la réunion du conseil.
7. Mise à jour du PDG
Document 7A : Rapport du PDG
Le président-directeur général (PDG) informe les membres du conseil des récents changements apportés à la dotation. Il ajoute que l’organisation a élaboré une stratégie de mobilisation des jeunes. Il ajoute que certaines mesures ont été mises en œuvre au sein de l’organisation pour améliorer le recrutement et le maintien en poste des personnes handicapées, des niveaux subalternes aux niveaux supérieurs.
Le PDG informe les membres du conseil que Normes d’accessibilité Canada continue de collaborer avec plusieurs organismes d’élaboration de normes et organismes responsables des codes nationaux pour former des partenariats dans les grands domaines visés par l’élaboration de normes.
Les membres du conseil discutent aussi du fait que l’organisation continue de collaborer avec les ministères fédéraux et provinciaux à l’élaboration et à l’adoption de normes. On tiendra compte de ce qui a été fait à l’échelle nationale et internationale. La prise en considération de tous les commentaires provenant de différentes sources créera un équilibre qui permettra de répondre aux besoins de la collectivité. Il est en outre convenu que le concept de « conception universelle » doit figurer à l’ordre du jour d’une réunion ultérieure du conseil.
8. Présentation du Secrétariat de l’accessibilité
Document 8A : Présentation sur l’accessibilité
Le PDG présente Mme Rupa Bhawal-Montmorency, directrice générale du Secrétariat de l’accessibilité d’EDSC (Emploi et Développement social Canada), qui présente le mandat et les activités du Secrétariat. La présentation porte sur les activités liées à l’élaboration de règlements, aux nominations par le gouverneur en conseil, au changement culturel, à l’engagement, à l’élaboration de politiques et à la mesure du rendement.
Les membres du conseil et Mme Bhawal-Montmorency discutent de la façon dont les deux organisations participent à différents partenariats entre des organismes communautaires et diverses entités gouvernementales, et de la façon dont ces groupes interagissent pour promouvoir l’accessibilité. Les participants expriment également leur intérêt quant à la façon dont le Secrétariat et Normes d’accessibilité du Canada pourraient collaborer à la réalisation des priorités énoncées dans la Loi canadienne sur l’accessibilité.
9. Élaboration des normes : processus interne, élaboration de normes communes et de normes binationales
Document 10A : Aperçu de l’élaboration des normes et de l’accréditation
Deux fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada présentent un aperçu du processus d’élaboration des normes et de l’accréditation. La présentation sur l’élaboration des normes décrit les divers rôles et responsabilités du conseil, des fonctionnaires et des comités techniques, ainsi que de tous les autres groupes participant aux diverses étapes de l’élaboration.
L’autre partie de la présentation porte sur le processus d’accréditation avec le Conseil canadien des normes (CCN). L’organisation suit actuellement un processus de demande rigoureux, et un rapport complet sur l’état de l’accréditation devrait être connu d’ici la fin de l’année.
Les membres du conseil discutent de leurs attentes à l’égard de leur rôle tout au long du processus d’élaboration des normes, du début à la fin. On suggère de présenter un processus clair aux diverses étapes de participation de toutes les parties. Les membres du conseil cernent les domaines où leur participation pourrait s’étendre à différents moments du processus d’élaboration des normes.
Le président propose et le conseil accepte qu’une motion globale soit examinée par le président, la vice-présidente et le PDG. Cette motion est présentée le lendemain, au début de la réunion du conseil.
10. Lignes directrices en matière d’approvisionnement
Document 11A : Note d’information
Document 11B : Lignes directrices en matière d’approvisionnement
Document 11C : Annexe : Guide sur l’approvisionnement
Le PDG présente les documents qui expliquent les rôles et les responsabilités du conseil et des fonctionnaires quant à l’application des directives relatives à l’acquisition d’un produit ou d’un service. Les lignes directrices sont fondées sur les politiques et les directives du gouvernement du Canada et elles aident à comprendre ses règles complexes.
Le président recommande que le conseil reporte l’approbation de ces documents, qu’un examen soit effectué et que toute modification soit présentée à une réunion ultérieure du conseil. La motion suit cette recommandation.
19-6 Une motion est présentée, puis appuyée, pour qu’une version révisée des lignes directrices et de l’annexe sur l’approvisionnement renfermant les modifications proposées soit présentée et approuvée à la prochaine réunion du conseil d’administration en juin 2021. Les modifications seraient les suivantes : 1) ajouter les mots « chef de projet » dans le document; 2) préciser les rôles et responsabilités du chef de projet; 3) supprimer la dernière ligne à la page 3; 4) préciser les mesures à prendre en cas de conflit d’intérêts si un employé des Normes d’accessibilité du Canada est associé à l’entrepreneur; et 5) éliminer tout libellé du document qui n’est pas définitif, comme le terme « peut », dans la mesure du possible.
La motion est adoptée à l’unanimité.
11. Mot de la fin
En raison des contraintes de temps, le président recommande que les points 12 (Politique sur l’accessibilité) et 13 (Protocole de communication) à l’ordre du jour soient reportés au jour suivant de la réunion du conseil, le 3 mars 2021.
19-7 On présente une motion visant à lever la séance à 16 h.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Mercredi 3 mars 2021
12. Mot de bienvenue et appel nominal
La réunion commence par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.
19-8 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver l’ouverture de la séance à 12 h.
La motion est adoptée à l’unanimité.
La vice-présidente souligne la Journée mondiale de l’audition 2021, célébrée le 3 mars et établie par l’Organisation mondiale de la Santé. Une campagne promotionnelle de sensibilisation à la langue des signes a également lieu le 3 mars.
13. Élaboration des normes : processus interne, élaboration de normes communes et de normes binationales (suite de la journée précédente)
Document 10A : Aperçu de l’élaboration des normes et de l’accréditation
À la lumière de la discussion d’hier sur le rôle du conseil dans le processus d’élaboration des normes, le président, la vice-présidente et le président-directeur général présentent une motion pour donner suite aux recommandations présentées par les membres du conseil.
19-9 Une motion est présentée, puis appuyée, pour que le conseil d’administration demande au président-directeur général d’élaborer et de présenter une version provisoire du processus d’élaboration de normes (pour Normes d’accessibilité Canada) aux fins d’approbation à la réunion du conseil de juin 2021, et que le processus comprenne les responsabilités et les échéanciers des activités des comités techniques, des fonctionnaires, du PDG et du conseil d’administration.
La motion est adoptée à l’unanimité.
14. Politique sur l’accessibilité
Document 12A : Politique sur l’accessibilité
Collinda Joseph, fonctionnaire, présente la Politique sur l’accessibilité avec des mises à jour. Des références ont été ajoutées à la fin du document, ainsi que des annexes. Ces références seront mises à la disposition de personnes de l’extérieur de l’organisation. La politique est maintenant prête à être utilisée par les membres du conseil et les fonctionnaires de l’organisation.
On recommande d’apporter un petit changement à la section 2.2 pour clarifier le sens du mot « bénévole ». Une autre modification sera apportée à la section 3.5, pour remplacer le mot « DAISY » par « JAWS », et pour clarifier la fonction de DAISY (Digital Accessible Information System – Système d’information audionumérique).
15. Protocole de communication
Document 13A : Note d’information
Document 13B : Protocole de communication
Le président présente le protocole de communication avec les révisions proposées en surbrillance. Ce document a d’abord été approuvé à la réunion du conseil du 11 août 2020, et il est proposé qu’un examen complet et une révision du document soient effectués à la réunion du conseil d’août 2021. On demandera aux membres du conseil d’examiner le document un mois avant la réunion du conseil d’août.
19-10 Une motion est présentée, puis appuyée, pour que le conseil d’administration approuve le document révisé sur le Protocole de communication.
La motion est adoptée à l’unanimité.
16. Mise à jour sur le comité de gouvernance
Document 16A : Rapport du comité
Le président du Comité de gouvernance, Kory Earle, déclare que le comité s’est réuni deux fois depuis la dernière réunion du conseil en décembre 2020. Les travaux vont bon train et suivent le plan de travail.
17. Comité de gouvernance : approbation des règlements administratifs et des politiques
Document 17A : Note d’information – Règlements administratifs et politiques
Document 17B : Note d’information – Gestion des risques
Document 17C : Règlement administratif no 1
Document 17D : Code de conduite et d’éthique
Document 17E : Politique de gouvernance
Document 17F : Politique de recrutement
Document 17G : Politique de dénonciation
Document 17H : Note d’information – Surveillance des risques
Le président du Comité de gouvernance, Kory Earle, fait observer que le conseil a eu maintes fois l’occasion de commenter le Règlement administratif et les politiques, et que le conseil pourra toujours le faire régulièrement. On présente un bref aperçu des plus récents changements apportés au Règlement administratif et aux politiques.
19-11 Une motion est présentée, puis appuyée, pour que le conseil d’administration approuve les modifications proposées au Règlement, au Code de conduite et d’éthique, à la Politique sur la dénonciation et à la Politique de recrutement, telles quelles.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Ensuite, les membres du conseil discutent des enjeux relatifs aux points 17B et 17H (Gestion des risques et Surveillance) et aux responsabilités du conseil.
Un cadre de gestion des risques sera présenté par les fonctionnaires à la prochaine réunion du conseil en juin 2021 pour approbation. On déterminera si un comité permanent de gestion des risques et de surveillance ou un comité consultatif devrait être créé à cette réunion. Le cadre aidera les membres du conseil à évaluer les prochaines étapes à cet égard.
19-12 Une motion est présentée, puis appuyée, pour que le conseil d’administration approuve la Politique de gouvernance sans mandat de comité de gestion des risques et que les fonctionnaires fournissent un cadre de gestion des risques comprenant un registre des risques qui sera approuvé à la réunion du conseil de juin 2021. Pour toutes les réunions futures du conseil, les administrateurs ont convenu d’inclure un point permanent sur la « gestion des risques » à l’ordre du jour des réunions.
La motion est adoptée à l’unanimité.
18. Comité de gouvernance : suivi de la formation sur les cultures autochtones
L’administratice Laurie Ringaert, membre du Comité de gouvernance, demande aux membres du conseil de lui faire part de leurs commentaires sur la formation de sensibilisation aux cultures autochtones et sur les attentes à l’égard de la formation future. Il est convenu que la plupart des membres souhaitent en apprendre davantage sur l’histoire, la culture, l’intersectionnalité et la mobilisation des personnes handicapées autochtones. Après une longue discussion, les membres du conseil décident de prolonger l’échéancier alloué pour la feuille de route de la formation sur la sensibilisation aux cultures autochtones, qu’ils avaient approuvé à l’automne 2020.
19-13 Une motion est présentée, puis appuyée, pour prolonger la période de formation sur la sensibilisation aux cultures autochtones après la fin mars 2021; elle se terminera au cours de l’exercice 2021 à 2022 conformément au plan de travail du Comité de gouvernance. Il est inscrit que cette prolongation se reflète dans la « Liste des mesures de suivi ». L’achèvement de la formation sera examiné à la réunion du conseil en octobre 2021.
La motion est adoptée à l’unanimité.
19. Comité de gouvernance : plan de travail 2021 à 2022
Document 19A : Plan de travail du comité
Le président du Comité de gouvernance, Kory Earle, présente le plan de travail pour 2021 à 2022 au conseil.
19-14 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le plan de travail du Comité de gouvernance pour 2021 à 2022.
La motion est adoptée à l’unanimité.
20. Mise à jour du Comité de planification stratégique
Document 20A : Rapport du comité
La présidente du Comité de planification stratégique, Maureen Haan, déclare que le rapport du comité a été communiqué à tous les membres du conseil. Toutes les activités du comité de 2020 à 2021, y compris le plan intérimaire, sont pour la plupart terminées; il reste quelques activités en suspens qui seront réalisées d’ici la fin mars 2021. D’autres activités du comité sont énoncées en ce qui concerne l’élaboration de la feuille de route d’ici 2040, qui se poursuivra en 2021 et 2022.
21. Comité de planification stratégique : calendrier des réunions annuelles pour 2021
Documents 21A : Calendrier des réunions annuelles pour 2021
La présidente du Comité de planification stratégique, Maureen Haan, présente le calendrier annuel des réunions du conseil d’administration pour 2021. Le calendrier comprend les principaux domaines d’intérêt de l’organisation. Les membres du conseil demandent que le calendrier inclue les trimestres d’exercice de l’organisation.
19-15 Une motion est présentée, puis appuyée, pour modifier le calendrier des réunions annuelles afin de faire concorder toutes les réunions du conseil d’administration avec l’exercice financier et de planifier la réunion publique annuelle le 31 mai 2021, pendant la semaine nationale de l’accessibilité.
La motion est adoptée à l’unanimité.
22. Comité de planification stratégique : plan stratégique triennal
Document 22A : Plan stratégique triennal 2021 à 2024
Document 22B : Mise à jour du plan stratégique triennal 2019 à 2022
La présidente du Comité de planification stratégique, Maureen Haan, présente le plan stratégique pour les années 2021 à 2024. Le plan a été établi en consultation avec les présidents de tous les comités permanents. Ce plan comprendra également une formation de sensibilisation aux Autochtones, conformément à la motion susmentionnée, afin de prolonger la période de formation. Tous les termes utilisés dans le plan stratégique doivent refléter les quatre piliers et être représentatifs du travail effectué pour la feuille de route d’ici 2040.
19-16 Une motion est présentée, puis appuyée, pour que le conseil d’administration approuve le plan stratégique 2021 à 2024, sous réserve d’une modification à la page 5, à savoir le retrait de la recommandation à la section 1, sous le titre « Élaboration des normes », puisque cette activité aura été accomplie. L’inclusion de la formation de sensibilisation aux Autochtones sera également ajoutée au plan stratégique afin de refléter la date de prolongation de la formation.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Le document 22B (mise à jour du plan stratégique triennal 2019 à 2022) est présenté pour informer les membres du conseil que toutes les activités prévues ont été réalisées comme prévu.
23. Comité de planification stratégique : plan de travail 2021 à 2022
Document 23A : Plan de travail du comité
La présidente du Comité de planification stratégique, Maureen Haan, présente le plan de travail du comité pour 2021 à 2022.
19-17 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le plan de travail du Comité de planification stratégique pour 2021 à 2022.
La motion est adoptée à l’unanimité.
24. Comité de planification stratégique : Feuille de route d’ici 2040
La présidente du Comité de planification stratégique, Maureen Haan, présente les quatre invités de la société d’experts-conseils MNP pour discuter de la feuille de route de l’organisation d’ici 2040.
Le comité travaille avec MNP pour élaborer une feuille de route à long terme afin de faire progresser Normes d’accessibilité Canada jusqu’en 2040. L’objectif de la feuille de route est de soutenir l’organisation dans son mandat de contribuer à l’objectif de bâtir un Canada exempt d’obstacles d’ici 2040. La feuille de route :
- comprend des échéances, des étapes et une planification concrète du travail de l’organisation à l’égard des objectifs clés jusqu’en 2040;
- encourage l’harmonisation de toutes les parties du mandat de l’organisation avec la Loi canadienne sur l’accessibilité, les plans stratégiques et ministériels, et la valeur fondamentale de s’engager continuellement avec la communauté des personnes handicapées;
- aide à guider l’équipe de direction dans la réalisation du mandat de l’organisation, à lui donner la capacité de répondre aux besoins de la communauté des personnes en situation d’handicap et à établir des liens étroits avec l’industrie et tous les intervenants.
Cette réunion est l’occasion pour les membres du conseil d’administration de commenter la présentation et le travail accompli jusqu’à présent. Il est entendu que l’organisation veillera à ce que la feuille de route soit flexible pour pouvoir s’adapter aux changements, aux nouvelles occasions et aux nouveaux défis qui se présenteront au fil des ans d’ici 2040. Au cours de l’élaboration de la feuille de route, les membres aimeraient voir les liens d’interdépendance entre les entités et groupes gouvernementaux et la façon dont leur mandat respectif contribue à bâtir un Canada exempt obstacles d’ici 2040.
Les membres du conseil d’administration auront maintes fois l’occasion de faire part de leurs commentaires, car cette présentation était un compte rendu de l’élaboration de la feuille de route. Lors de la prochaine réunion du conseil d’administration, la présidente du Comité de planification stratégique présentera le projet de feuille de route d’ici 2040.
25. Mot de la fin
Le président propose que le Comité d’évaluation du rendement fasse parvenir son questionnaire sur l’évaluation du rendement du PDG à tous les membres du conseil et qu’il soit examiné lors de la discussion de demain.
19-18 Une motion est présentée pour lever la séance à 15 h 45.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Jeudi 4 mars 2021
26. Mot de bienvenue et appel nominal
La réunion s’ouvre par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.
19-19 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver l’ouverture de la séance à 12 h.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Le président présente deux modifications à l’ordre du jour : 1) Point 40B : La gestion des risques est annulée et sera examinée lors d’une autre réunion du conseil d’administration; 2) Le nouveau point à présenter à la place du point 40B est le mandat du Comité technique sur l’environnement bâti.
19-20 Une motion est présentée, puis appuyée, pour accepter les deux modifications à l’ordre du jour telles que décrites ci-dessus par le président.
La motion est adoptée à l’unanimité.
27. Mise à jour du Comité des relations externes
Document 28A : Rapport du comité
La présidente du Comité des relations externes, Penny Hartin, présente un résumé des activités du comité depuis la dernière réunion du conseil d’administration en décembre 2020.
La présidente indique que le rapport de consultation, qui présente les résultats de la consultation publique organisée l’année dernière, est désormais accessible sur le site Web de l’organisation. Le comité accueille toutes les suggestions des membres du conseil d’administration pour la prochaine consultation publique, et celles-ci peuvent être envoyées par écrit au comité. Le comité se réunira la semaine suivante pour discuter de la planification de la réunion publique annuelle.
28. Comité des relations externes : Planification de la réunion publique annuelle virtuelle pour 2021
Document 29A : Planification annuelle des réunions publiques 2021
La présidente du comité des relations extérieures, Penny Hartin, présente le concept prévu pour la première réunion publique annuelle (RPA) de l’organisation, qui devrait se tenir le 31 mai 2021 en après-midi, dans le cadre de la Semaine nationale de l’accessibilité. Le titre de l’événement de cette année est « Rendre le Canada accessible – Joignez-vous à nous ».
Le comité a proposé que l’événement soit virtuel en raison de la COVID-19 et qu’il prenne la forme d’une séance plénière unique. Il s’agira du premier événement public de l’organisation avec les Canadiens. Un ordre du jour détaillé de l’événement a été présenté; il comprendra des présentations des membres du conseil, la présentation de trois thèmes et une période de questions et de commentaires. D’autres détails restent à confirmer, selon le temps alloué à l’événement. Le comité a apprécié les recommandations des membres du conseil d’administration pour ce plan préliminaire.
19-21 Une motion est présentée, puis appuyée, pour tenir la première réunion publique annuelle des Normes d’accessibilité Canada de façon virtuelle, le lundi 31 mai 2021 de 13 h à 16 h 15, heure de l’Est.
Il est en outre proposé de demander au président-directeur général de publier un avis public officiel de la réunion d’ici le 15 avril afin de fournir le préavis de 45 jours requis pour la réunion. Il est également proposé que lui et son équipe commencent les préparatifs techniques de la réunion publique annuelle virtuelle.
La motion est adoptée à l’unanimité.
29. Comité des relations externes : Plan de production du rapport annuel
Document 30A : Plan de production du rapport annuel
Tous les membres du conseil ont reçu les grandes lignes et la structure du rapport annuel 2020 à 2021 de Normes d’accessibilité Canada par écrit. Le thème proposé pour le rapport annuel est le suivant : « Garder le cap vers un Canada accessible ».
Au début du mois d’avril 2021, le comité enverra par écrit une version préliminaire du rapport annuel à tous les membres du conseil afin de recueillir leurs commentaires. Le comité préparera ensuite une version révisée et définitive qui sera présentée pour approbation lors de la réunion du conseil à la mi-avril. Une fois terminé, le rapport annuel sera présenté au ministre en juin 2021, puis déposé au Parlement. Une fois approuvé, il sera publié sur le site Web de l’organisation.
19-22 Une motion est présentée, puis appuyée, pour que le conseil approuve les grandes lignes et le thème du rapport annuel 2020 à 2021 tels quels.
La motion est adoptée à l’unanimité.
30. Comité des relations externes : Plan de travail 2021 à 2022
Document 31A : Plan de travail du comité
La présidente du Comité des relations externes, Penny Hartin, présente le plan de travail du comité pour l’exercice 2021 à 2022. Mme Hartin mentionne que le plan comprend des activités qui ont lieu chaque année, auxquelles s’ajoutent de nouvelles activités qui ont été reportées à cause de la pandémie de COVID-19.
19-23 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le plan de travail 2021 à 2022 du Comité des relations externes.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Le président demande si les membres du conseil seraient disponibles pour une réunion spéciale à la mi-avril afin d’approuver l’évaluation du rendement du PDG et d’approuver la version définitive du rapport annuel 2020 à 2021.
19-24 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver l’horaire de la prochaine réunion spéciale, qui aura lieu le jeudi 15 avril 2021, de 13 h 30 à 15 h, heure de l’Est. Une convocation Outlook sera envoyée à tous les membres du conseil.
La motion est adoptée à l’unanimité.
31. Comité des relations externes : Mise en oeuvre du plan de mobilisation des jeunes
Document 32A : Note d’information – Plan de mobilisation des jeunes
Document 32B : Plan de mobilisation des jeunes
La présidente du Comité des relations externes, Penny Hartin, présente ce point pour informer les membres du conseil de la phase opérationnelle du plan. Le plan de mobilisation des jeunes se fonde sur les conclusions du plan stratégique de mobilisation des intervenants, qui a été présenté au conseil en mai 2020. Le plan soutient les objectifs de cette stratégie et ceux de la politique jeunesse diffusée par le gouvernement du Canada en 2019.
32. Comité des relations externes : Rapports sur les relations publiques
La présidente du Comité des relations externes, Penny Hartin, informe tous les membres du conseil que l’équipe de communication travaille avec un groupe qui produit des rapports sur la présence de l’organisation dans les médias sociaux. Les rapports sont publiés tous les trois mois, et le groupe établit les données sur l’exposition de l’organisation dans l’actualité, sur le Web et dans les médias sociaux. Ces rapports donneront un aperçu de la présence de l’organisation dans l’espace public. Les membres recevront dans les prochains jours une copie des rapports des périodes antérieures, et par la suite, les rapports seront envoyés trimestriellement.
33. Mise à jour du Comité d’évaluation du rendement
Le président du Comité d’évaluation du rendement, Brad McCannell, indique que le comité a procédé à l’examen des exigences du Bureau du Conseil privé en ce qui a trait à l’évaluation du rendement du PDG, afin de s’assurer qu’on suive le processus approprié.
34. Comité d’évaluation du rendement : Processus d’évaluation du PDG
Document 35A : Note d’information – Processus d’évaluation du PDG
Le président du Comité d’évaluation du rendement, Brad McCannell, décrit les étapes requises pour mener à terme le processus d’évaluation du rendement du PDG, qui s’échelonne du 1 avril 2020 au 31 mars 2021. La note d’information présente des renseignements plus détaillés sur le processus.
19-25 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le processus d’évaluation du rendement du PDG tel que présenté par le Comité d’évaluation du rendement, et pour que l’ébauche du rapport soit prête à être envoyée à tous les membres du conseil au plus tard le 9 avril 2021. Les membres du conseil se réuniront à huis clos le 15 avril 2021 pour tenir une discussion officielle sur l’évaluation.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Le Comité d’évaluation du rendement demande ensuite aux membres du conseil d’approuver le contenu du questionnaire à utiliser dans le cadre du processus d’évaluation du rendement du PDG, à la lumière du questionnaire que le président du comité a soumis la veille à tous les membres du conseil. Afin de permettre à tous les membres du conseil d’examiner et de commenter le questionnaire, il a été décidé qu’on procéderait à son approbation par courriel.
19-26 Une motion est présentée, puis appuyée, pour que le contenu du questionnaire utilisé dans le cadre du processus d’évaluation du rendement du PDG soit examiné par tous les membres du conseil. Les membres du conseil auront au plus tard jusqu’au 8 mars 2021 pour examiner le questionnaire et faire suivre leurs recommandations par courriel au président du Comité d’évaluation du rendement. Le questionnaire révisé sera ensuite acheminé aux membres du conseil par courriel le 10 mars 2021. Les membres du conseil auront jusqu’à la fin de la journée ouvrable du 12 mars 2021 pour acheminer par courriel leur vote sur l’approbation du questionnaire proposé.
La motion est adoptée à l’unanimité.
Addenda : Le vote par courriel sur l’approbation du questionnaire d’évaluation du rendement du PDG s’est terminé le 11 mars 2021 à 17 h 18. Le président a signalé par courriel que les membres du conseil ont voté à l’unanimité en faveur du contenu du questionnaire.
35. Comité d’évaluation du rendement : Évaluation du conseil
Document 36A : Note d’information – Recommandations pour améliorer le rendement du conseil
19-27 Une motion est présentée, puis appuyée, pour procéder à la séance à huis clos avec tous les membres du conseil, à laquelle le PDG est invité à assister. La discussion portera sur les points 35 (Évaluation du conseil) et 36 (Rôles du conseil et du PDG) à l’ordre du jour.
La motion est adoptée à l’unanimité.
36. Rôles du conseil et du PDG
À la suite de la séance à huis clos, les membres du conseil ont présenté les motions ci-dessous.
19-28 Une motion est présentée, puis appuyée, pour clore la portion à huis clos de la réunion.
La motion est adoptée à l’unanimité.
19-29 Motion :
Considérant que le rapport de Boardroom Metrics contient des hypothèses erronées et ne présente pas une perspective équilibrée, le conseil rejette le rapport soumis et accepte les données pour un examen plus approfondi.
La motion est adoptée par tous.
37. Autres points
Document 40A : Note d’information – Question d’un membre (en réponse à une question sur le commissaire à l’accessibilité)
Une note d’information a été envoyée à tous les membres du conseil sur la meilleure marche à suivre pour l’organisation en ce qui concerne une question sur le commissaire à l’accessibilité.
Document 40B : Mandat du Comité technique sur l’environnement bâti
Dans le cadre du travail effectué par Normes d’accessibilité Canada en collaboration avec d’autres organismes d’élaboration de normes et de codes nationaux en vue d’établir des partenariats, le PDG a proposé de recommander l’approbation du mandat du Comité technique sur l’environnement bâti.
19-30 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le mandat du Comité technique sur l’environnement bâti.
La motion est adoptée à l’unanimité.
38. Mot de la fin
On rappelle aux membres du conseil de réserver du temps pour la prochaine réunion, qui aura lieu le 15 avril 2021 à 13 h 30, heure de l’Est, et qu’une convocation Outlook sera envoyée sous peu.
19-31 Une motion est présentée pour lever la séance à 16 h 20.
La motion est adoptée.