Procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration – le 19 novembre 2020
Présents
Membres du conseil d’administration (le conseil)
- Me Paul-Claude Bérubé, président
- Mary Reid, vice-présidente
- William Adair, administrateur
- Kory Earle, administrateur
- Maureen Haan, administratrice
- Penny Hartin, administratrice
- Rabia Khedr, administratrice
- Brad McCannell, administrateur
- Dr Joe McLaughlin, administrateur
- Laurie Ringaert, administratrice
Fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada
- Philip Rizcallah, président-directeur général (PDG)
- Heather Throop, conseillère spéciale
- Philipe Sarrazin, dirigeant principal des finances (DPF)
- Maggie Saunders, gestionnaire, Gouvernance et rapports
- Micah Walter, analyste des politiques, Gouvernance et rapports
- Lorraine Trudel, coordonnatrice, Gouvernance et rapports
- Anthony Jolicoeur, coordonnateur, Gouvernance et rapports
- Gavin Scharfe, analyste, GI-TI, Administration
Procès-verbal
Jeudi 19 novembre 2020
1. Mot de bienvenue et appel nominal
Le président ouvre la réunion et procède à l’appel nominal pour confirmer la liste des participants.
2. Ordre du jour de la réunion du conseil
Document 2A : Ordre du jour proposé
Le président présente l’ordre du jour proposé et rappelle aux membres qu’il s’agit d’une réunion abrégée.
16-1 Une motion visant à approuver la modification de l’ordre du jour est proposée et appuyée.
La motion est adoptée par tous
3. Politique de gouvernance
Document 3A : Politique de gouvernance
Le président indique que les membres du conseil d’administration entendront le comité de gouvernance à propos des changements apportés à la politique de gouvernance et auront l’occasion de discuter de ces changements. Les membres seront alors mieux à même d’approuver la politique de gouvernance modifiée lors de la réunion du conseil d’administration de décembre.
Le président du comité de gouvernance, M. Earle, profite de l’occasion pour remercier M. Adair et Mme Ringaert ainsi que les fonctionnaires (le personnel) pour leur travail et leur soutien au sein du comité de gouvernance.
Le personnel présente les différents changements apportés à la politique de gouvernance depuis la réunion du conseil d’administration d’octobre, qui ont été mis en évidence dans le document pour en faciliter la consultation. Les modifications portent notamment sur :
- le cadre de référence du comité de gestion des risques proposé, y compris sa composition et son mandat, entre autres;
- les détails concernant le huis clos; et
- la durée du mandat des membres des comités permanents.
En ce qui concerne ce dernier point, les membres du conseil d’administration passent en revue ces questions clés :
1. Quelle devrait être la durée du mandat des membres des comités permanents en général, et devrait-elle être intégrée dans la politique de gouvernance?
2. Lorsque le conseil d’administration approuve la nomination des membres des comités, cette approbation devrait-elle indiquer la durée du mandat des membres des comités?
Le comité de gouvernance propose que la durée du mandat soit généralement de deux ans. Le comité de gouvernance propose que lorsque le conseil d’administration approuve les mandats, la motion indique la durée du mandat.
Les membres du conseil demandent des précisions sur la question de savoir si la discussion devait porter sur l’ensemble du document ou simplement sur les sections mises en évidence.
Le président fait remarquer qu’il s’agit de la dernière occasion pour les membres du conseil de donner leur avis sur la politique de gouvernance et confirme que le point est uniquement inscrit à l’ordre du jour pour discussion et non pour approbation. Il ajoute que le comité de gouvernance examinera les commentaires fournis et présentera des recommandations finales pour approbation. L’approbation est prévue pour la réunion du conseil de décembre.
Le président du comité de gouvernance souhaite recevoir tout commentaire final sur la politique de gouvernance; il fait toutefois remarquer que les commentaires sur les sections qui n’ont pas été mises en évidence pourraient avoir une incidence sur sa capacité à terminer le travail avant la réunion du conseil de décembre.
À la suite des discussions et des commentaires des membres du conseil, il est convenu de parcourir le document sur la politique de gouvernance, afin que les membres puissent faire part de leurs commentaires sur les modifications en temps réel.
4. Mot de la fin
Le président répète que le conseil n’approuvera pas la politique de gouvernance lors de la réunion. Il invite les membres du conseil à fournir des commentaires écrits définitifs au comité de gouvernance dès que possible, étant entendu que la politique de gouvernance ne sera probablement pas prête à être approuvée en décembre après tout.
16-2 Une motion visant à lever la réunion à 14 h 15 est proposée.
La motion est adoptée par tous.