Procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration – 11 mars 2020

Participants

Membres du conseil d’administration (le conseil)

  • Me Paul‑Claude Bérubé, président
  • Mary Reid, vice‑présidente
  • William Adair, administrateur
  • Kory Earle, administrateur
  • Maureen Haan, administratrice
  • Penny Hartin, administratrice
  • Rabia Khedr, administratrice
  • Brad McCannell, administrateur
  • Dr Joe McLaughlin, administrateur

Absences

  • Laurie Ringaert, administratrice

Membres du personnel de Normes d’accessibilité Canada

  • Michelle Demery, chef de l’exploitation
  • Christina Richard, gestionnaire, communications et mobilisation des intervenants
  • Maggie Saunders, gestionnaire intérimaire, gouvernance et rapport
  • Lorraine Trudel, coordonnatrice, gouvernance et rapport

Procès-verbal

1. Appel nominal et mot de bienvenue

La séance s’ouvre à 15 h (HAE). Le président procède à un appel nominal et prononce le mot de bienvenue. Tous les membres du conseil ont accepté, par écrit, de renoncer aux dispositions 3.4.3, 3.4.5 et 3.4.6 de la politique de gouvernance pour que la téléconférence puisse avoir lieu sans préavis et sans que l’ordre du jour et les documents soient fournis à l’avance comme c’est habituellement le cas. Des décisions urgentes doivent être prises face à la pandémie de la COVID‑19, notamment en ce qui concerne la possibilité de reporter la première assemblée publique annuelle du 6 avril 2020 et d’annuler la réunion régulière du conseil du 6 au 8 avril 2020, qui doivent toutes deux avoir lieu à Toronto (Ontario).

2. Ordre du jour de la réunion du conseil

Le président suggère d’ajouter le point « Autres décisions faisant suite à la décision prise au point précédent » après le point 3 de l’ordre du jour pour prendre une décision quant au report, à l’annulation ou à la poursuite des préparatifs de l’assemblée publique annuelle et de la réunion du conseil, toutes deux prévues en avril 2020.

07-1 On propose une motion visant à approuver la modification de l’ordre du jour.

Adoptée par tous.

3. Assemblée publique annuelle et réunion du conseil

La planification de l’assemblée publique annuelle est en cours depuis un certain temps. 330 personnes se sont déjà inscrites, dont 40 % sont de Toronto et 60 % du reste du Canada. Les membres du conseil discutent des répercussions possibles de la tenue de l’évènement et des risques auxquels s’exposeraient les participants.

L’annulation de l’assemblée publique annuelle et le report de la réunion régulière du conseil auraient des répercussions financières; toutefois, si on attend trop longtemps pour annuler ou reporter ces évènements, il en résulterait des pertes financières importantes tant pour les participants que pour l’organisation. Les membres du conseil délibèrent sur les nombreuses questions liées à cette situation.

07-2 On présente une motion visant à déplacer l’assemblée publique annuelle du 6 avril 2020 à une date ultérieure au cours de l’exercice financier 2020 to 2021, tel qu’il a été établi par le conseil d’administration, ainsi qu’à annuler la réunion régulière du conseil prévue du 6 au 8 avril 2020.

Adoptée par tous.

4. Autres décisions faisant suite à la décision prise au point précédent

Le président suggère aux membres du conseil de tenir 2 téléconférences d’une durée de 90 minutes chacune les 6 et 7 avril, à 13 h 30, afin d’aborder les points les plus urgents; de reporter les autres questions à la réunion en personne de juin qui se tiendra à Halifax (Nouvelle‑Écosse); et de tenir une réunion de 4 jours à Halifax, au besoin.

Les administrateurs indiquent qu’ils sont prêts à tenir des téléconférences d’un maximum de 3 heures, mais qu’ils ne souhaitent pas prolonger la réunion de Halifax au‑delà de 3 jours complets.

 

07-3 On présente une motion visant à remplacer la réunion régulière du conseil prévue en avril par des réunions extraordinaires qui se tiendront par téléconférence les 6 et 7 avril, de 13 h 30 à 16 h 30. On décide aussi qu’au besoin, le conseil pourra prolonger la réunion de Halifax jusqu’à un maximum de 3 jours complets.

Adoptée par tous.

5. Mot de la fin

Le président passera en revue l’ordre du jour et l’adaptera afin de s’assurer qu’on disposera d’assez de temps pour aborder les points les plus urgents lors de la réunion extraordinaire du conseil d’avril 2020. L’annulation de l’assemblée publique annuelle d’avril 2020 sera annoncée sur le site Internet de l’organisation. Des annonces seront également faites sur les médias sociaux, et les participants inscrits seront informés individuellement.

07-4 On présente une motion visant à lever la séance à 15 h 30 HAE.

Adoptée par tous.