Procès verbal de la réunion extraordinaire du Conseil d’administration – 11 août 2020
Participants
Membres du Conseil d’administration (le Conseil)
- Me Paul‑Claude Bérubé, président
- Mary Reid, vice-présidente
- William Adair, administrateur
- Kory Earle, administrateur (13 h 30 à 14 h00)
- Maureen Haan, administratrice
- Penny Hartin, administratrice
- Rabia Khedr, administratrice
- Brad McCannell, administrateur
- Joe McLaughlin, Ph. D, administrateur
Absente : Laurie Ringaert, administratrice
Fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada
- Philip Rizcallah, président-directeur général (PDG)
- Collinda Joseph, conseillère principale du PDG
- Michelle Demery, chef de l’exploitation
- Jacques Falardeau, gestionnaire, Recherche et élaboration des normes
- Louis‑Philippe Daigle, gestionnaire, Finances et ADPF
- Maggie Saunders, gestionnaire, Gouvernance et rapports
- Elizabeth Pinsent, analyste subalterne des politiques, Gouvernance et rapports
- Lorraine Trudel, coordonnatrice, Gouvernance et rapports
- Gavin Scharfe, analyste, GI-TI, Administration
Procès-verbal
Mardi 11 août 2020
1. Mot de bienvenue et appel nominal
La réunion s’ouvre à 13 h 30 par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.
2. Ordre du jour de la réunion du Conseil
Document 2A : Ordre du jour proposé
14‑1 On présente une motion visant à approuver l’ordre du jour proposé.
La motion est appuyée, puis adoptée par tous.
3. Mise à jour du comité de gouvernance
Puisque le président du comité de gouvernance devait quitter la réunion avant la fin, les membres du Conseil acceptent qu’il présente son rapport en début de séance.
Le président du comité de gouvernance, Kory Earle, fait le point sur le travail accompli par le comité depuis la dernière réunion du conseil. M. Earle fournit une mise à jour sur les travaux en cours du comité relativement au processus de révision du règlement administratif et des politiques. Il mentionne également que la séance de formation sur l’efficacité de la gouvernance qui avait été approuvée est toujours prévue. Elle aura cependant lieu lorsque les activités d’évaluation du rendement du conseil seront terminées. Il indique que M. McCannell fournira plus d’information au sujet des activités d’évaluation plus tard dans l’ordre du jour.
4. Comité de gouvernance : Formation sur la sensibilisation aux cultures autochtones
Une note d’information et un plan au sujet des futures séances de formation sur les cultures autochtones seront présentés lors de la réunion d’automne du conseil. Certaines séances pourraient d’abord être offertes en ligne, avant d’être offertes en personne, lorsque les circonstances le permettront.
5. Message du président
Document 3A : Message du président
Tous les membres du conseil ont préalablement reçu le message du président au sujet de la première année de Normes d’accessibilité Canada. Le message souligne le travail et l’engagement de tous les membres du conseil d’administration depuis leur nomination en août 2019. À l’avenir, on prévoit d’établir une relation étroite avec les intervenants et la collectivité en général ainsi qu’un plan de travail à long terme bien concret qui favorisera l’atteinte de l’objectif de l’organisation précisé dans la Loi canadienne sur l’accessibilité (c.-à-d. de faire du Canada un pays exempt d’obstacles d’ici 2040).
Les membres du conseil d’administration ainsi que le PDG font part de leurs faits saillants de la dernière année en ce qui a trait à leur travail et à leur contribution au sein de l’organisation.
6. Procès‑verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration – 7 et 14 juillet 2020
Document 4A : Procès‑verbal de la réunion du 7 et du 14 juillet 2020
14‑2 On présente une motion visant à approuver le procès‑verbal avec les modifications suivantes : 1) écrire « Chief Operating Officer » plutôt que « COO » à la page 4; 2) écrire « Accessibility » plutôt que « Accessible » en référence à Normes d’accessibilité Canada à la page 5; 3) remplacer « visual identify » par « visual identity » à la page 7; 4) remplacer « Objectives Setting » par « Goals and Objectives Setting » au point 6 qui se trouve à la page 5.
La motion est appuyée, puis acceptée par tous.
7. Mise à jour du président
Document 5A : Rapport du président
Tous les membres du conseil ont reçu une copie du rapport du président. M. Bérubé en a donc parlé brièvement. Ce point ne fait l’objet d’aucune discussion.
8. Mise à jour du PDG
Document 6A : Rapport du PDG
Tous les membres du conseil ont reçu une copie du rapport du PDG. Il y est notamment question de la participation des jeunes à l’élaboration des normes. Normes d’accessibilité Canada prépare une stratégie visant à s’assurer que les perspectives, les contributions et la mobilisation des jeunes handicapées fassent partie des travaux futurs. On suggère que les stratégies de mobilisation tiennent compte d’autres groupes comme les personnes âgées, les communautés racialisées, etc.
Le PDG se renseignera au sujet du processus et des mandats des membres du conseil qui arriveront à échéance dans un an, et il fera un rapport à ce sujet. Il présentera les renseignements lors de la prochaine réunion du conseil.
9. Mise à jour du comité de planification stratégique
La présidente du comité de planification stratégique, Maureen Haan, mentionne que le comité s’est réuni pour préparer le calendrier annuel des prochaines réunions du conseil et celui des prochaines réunions du comité. Lors des prochaines réunions, les membres du comité se concentreront sur l’établissement des bases de leur travail pour les 20 prochaines années, et ils travailleront en étroite collaboration avec tous les membres du conseil. Le plan stratégique de trois ans fera l’objet d’un examen, l’objectif étant de déterminer la faisabilité des activités prévues et d’apporter des modifications, au besoin. Mme Hann explique qu’en raison des préoccupations liées à la COVID-19, le comité a décidé qu’il est impossible de tenir une réunion en personne en septembre. Pour l’instant, il n’y a aucun changement pour la réunion en personne de janvier et la prochaine assemblée publique annuelle.
14‑3 On présente une motion visant à annuler la réunion ordinaire du conseil prévue en septembre 2020, à Edmonton.
Cette motion est appuyée, puis acceptée par tous.
14‑4 On présente une motion visant à ajouter une réunion extraordinaire du Conseil les 8 et 9 octobre 2020 de midi à 15 h. La date limite pour remettre les documents qui doivent être traduits est le 20 septembre 2020.
Cette motion est appuyée, puis acceptée par tous.
14‑5 On présente une motion visant à ajouter une réunion extraordinaire du conseil le 20 novembre 2020 de midi à 14 h qui portera uniquement sur les résultats de la stratégie de mobilisation, l’objectif étant de déterminer les priorités pour le prochain cycle du programme de subventions et contributions.
Cette motion est appuyée, puis acceptée par tous.
14‑6 On présente une motion visant à ajouter une réunion extraordinaire du conseil les 10 et 11 décembre 2020 de midi à 15 h.
Cette motion est appuyée, puis acceptée par tous.
14‑7 On présente une motion visant à autoriser le comité de planification stratégique à élaborer une vision à long terme/feuille de route pour 2020 à 2040 qui inclura les principaux objectifs et échéanciers qui sont nécessaires pour que le Canada soit exempt d’obstacles d’ici 2040.
Cette motion est appuyée, puis acceptée par tous.
10. Mise à jour du comité des relations extérieures
La présidente du comité des relations extérieures, Penny Hartin, explique que le comité formule des recommandations sur la page couverture du Rapport sur les résultats ministériels afin d’inclure le nom de marque de l’organisation et ses couleurs. Il a également formulé des suggestions au sujet du contenu des messages du ministre et du président. De plus, un courriel sera envoyé vers la fin d’août relativement au processus de consultations des intervenants en ce qui a trait aux questions d’accessibilité et aux besoins personnels. Les résultats du sondage sur la mobilisation seront présentés à la réunion du conseil du 20 novembre 2020, ce qui mènera au prochain appel de propositions pour les subventions et contributions.
L’équipe des communications a réalisé une vidéo pour le site Web de l’organisation dans le cadre de la campagne de recrutement de candidats pour former les comités techniques. La vidéo comprend des réponses à certaines questions des candidats.
Le comité va distribuer une ébauche des commentaires des membres du conseil concernant l’élaboration des valeurs, des principes et des lignes directrices qui s’appliquent à la création et à l’utilisation de vidéos, d’images et des médias sociaux dans le cadre des activités de l’organisation.
11. Mise à jour du comité d’évaluation du rendement
Le président du comité d’évaluation du rendement, Brad McCannell, dit que le comité s’est réuni le 16 juillet 2020 pour examiner le processus d’évaluation du conseil. Le comité recommande que le conseil d’administration envisage de faire appel à une organisation tierce pour réaliser ses travaux d’évaluation, ce qui permettrait entre autres de respecter l’échéancier souhaité. Le comité d’évaluation du rendement participerait tout de même au processus, et le coût correspond au budget.
12. Comité d’évaluation du rendement : Évaluation du conseil
Document 13A : Note d’information – Évaluation du conseil
Après discussion, le conseil confirme que si l’évaluation est réalisée avant la fin de l’année, elle pourra servir de base pour la deuxième année. Le conseil sera en mesure de fournir des commentaires avant la formulation des recommandations définitives. Le PDG fera rapport des règles particulières liées à l’embauche d’une tierce partie. Le travail sera terminé à temps pour faire l’objet d’une présentation lors de la réunion de décembre du conseil.
14‑8 On présente une motion visant à approuver que la première évaluation du rendement du conseil soit menée par une organisation tierce externe et que le comité d’évaluation du rendement fournisse des commentaires aux fonctionnaires pour la sélection de l’entreprise qui fournira ce service à Normes d’accessibilité Canada.
La motion est appuyée, puis acceptée par tous.
13. Protocole de communication entre le Conseil d’administration et le PDG
Document 14A : Note d’information – Protocole de communication
Document 14B : Protocole de communication
14‑9 On présente une motion visant à approuver le protocole de communication.
La motion est appuyée, puis acceptée par tous.
14. Outil d’efficacité du conseil
Document 15A : Outil d’efficacité du conseil
Le document a été modifié à la lumière des discussions et des commentaires formulés par les directeurs lors de la dernière réunion du conseil. Il n’est pas nécessaire de le faire approuver.
15. Politique et lignes directrices en matière d’accessibilité
Document 16A : Note d’information – Politique et lignes directrices en matière d’accessibilité
Document 16B : Politique et lignes directrices en matière d’accessibilité
La vice‑présidente présente le document révisé qui tient compte des commentaires de tous les membres du conseil. Le document sera examiné régulièrement, et il évoluera alors qu’on y ajoutera d’autres sources d’information.
14‑10 On présente une motion visant à approuver la politique et les lignes directrices en matière d’accessibilité telle quelle.
La motion est appuyée, puis adoptée par tous.
16. Autres points
Le président informe les membres du conseil que des lettres ont été envoyées au nom de Normes d’accessibilité Canada en réponse aux deux lettres reçues parce que les sondages menés par Statistique Canada n’étaient pas accessibles. Dans les lettres, il est question du mandat de l’organisation; le PDG précise que le personnel demeure disponible pour aider Statistique Canada à préparer des sondages.
17. Mot de la fin
Le président remercie tout le personnel pour son soutien et sa collaboration continus aux efforts des comités permanents.
14‑11 On présente une motion visant à lever la séance à 16 h 10.
La motion est appuyée, puis adoptée par tous.