Procès-verbal réunion ordinaire du conseil d’administration - 1 et 2 juin 2021

Participants

Membres du conseil d’administration (le Conseil) :

• Me Paul-Claude Bérubé, président
• Mary Reid, vice-présidente
• William Adair, administrateur
• Kory Earle, administrateur
• Maureen Haan, administratrice
• Penny Hartin, administratrice
• Rabia Khedr, administratrice
• Brad McCannell, administrateur
• Joe McLaughlin, Ph. D., administrateur
• Laurie Ringaert, administratrice

Fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada :

• Philip Rizcallah, président-directeur général (PDG)
• Dino Zuppa, directeur, Mobilisation des intervenants pour l’environnement bâti
• Heather Throop, conseillère spéciale
• Maggie Saunders, directrice, Affaires intergouvernementales (1er juin)
• Philipe Sarrazin, directeur principal, dirigeant principal des finances (DPF)
• Louis-Philippe Daigle, gestionnaire, Gouvernance et rapports, adjoint au dirigeant principal des finances
• Micah Walter, analyste des politiques, Gouvernance et rapports (2 juin)
• Michelle Demery, directrice principale et chef de l’exploitation (CE)
• Collinda Joseph, gestionnaire, Élaboration des normes d’accessibilité (1er juin)
• Christopher Collmorgen, gestionnaire, Mobilisation des intervenants (1er et 2 juin)
• Jasmine Desloges, coordonnatrice, Gouvernance et rapports
• Anthony Jolicoeur, coordonnateur, Gouvernance et rapports
• Gavin Scharfe, analyste, GI-TI, Administration
• Dixson Pushparagan, étudiant (observateur)

Invités

• Jason Ducharme, partenaire, société d’experts-conseils MNP (2 juin)

Procès-verbal

Mardi 1er juin 202

1. Mot de bienvenue et appel nominal

La réunion commence par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.

Le président présente une reconnaissance des terres en l’honneur des peuples autochtones, car Normes d’accessibilité du Canada réaffirme son engagement et sa responsabilité en matière de reconnaissance et de soutien des peuples autochtones. Un moment de silence est observé en mémoire de la tragédie des enfants autochtones en Colombie-Britannique.

21-1 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver l’ouverture de la séance à 12 h.

La motion est adoptée à l’unanimité.

2. Ordre du jour de la réunion

Document 2A : Ordre du jour proposé

Le président présente l’ordre du jour proposé aux fins d’approbation.

21-2 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver l’ordre du jour de la réunion du conseil d’administration des 1er et 2 juin 2021 tel qu’il est présenté.

La motion est approuvée par tous.

3. Procès-verbal des réunions extraordinaires du conseil d’administration

Document 3A : Procès-verbal (2-4 mars 2021)

Document 3B : Procès-verbal (15 avril 2021)

21-3 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le procès verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration du 2 au 4 mars 2021, avec correction de l’orthographe de « langue des signes » à la page 7 sous la motion 19-8 dans la version anglaise.

La motion est approuvée par tous.

21-4 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le procès­verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration du 15 avril 2021.

La motion est approuvée par tous.

4. Suivi de la réunion précédente

Document 4A : Liste des mesures de suivi

Document 4B : Liste des motions du Conseil

Les deux documents sont examinés et on fait remarquer que les documents futurs en format Excel seront accessibles en format Word.

5. Correspondance

Le président a reçu une copie d’une lettre envoyée au ministre par un organisme communautaire, et une lettre d’accusé de réception a été envoyée au nom de Normes d’accessibilité du Canada. La correspondance ultérieure sera basée sur la demande du ministre.

6. Mise à jour du président

Document 6A : Message du président

Dans son message, le président déclare qu’après deux ans de travaux de base, la planification et le travail à long terme de l’organisation bénéficient fortement des conseils et de l’engagement des personnes handicapées. Cette participation et cette communication profitent également à l’ensemble du pays en apportant un soutien solide à l’élaboration des normes, aux partenariats avec les organisations et les intervenants, et au public.

Une nouvelle initiative sera lancée lors des réunions ordinaires du conseil d’administration pour que les membres du Conseil apprennent à se connaître les uns les autres puisque les réunions virtuelles ont limité les échanges. Il a été proposé et accepté par tous les membres du conseil d'administration qu'un membre du Conseil partage son expérience de vie et de travail lors de chaque réunion ordinaire. Bien que les réunions ordinaires du conseil d’administration puissent durer plus d’une journée, il n’y aura qu’une seule présentation par réunion.

Les membres du conseil d’administration expriment leur intérêt à connaître d’autres organisations qui font un travail semblable à celui de Normes d’accessibilité Canada. Un intérêt particulier est exprimé pour en savoir plus sur le « Conseil des organismes fédéraux responsable de l’accessibilité » et sur la manière dont les mandats varient d’un groupe à l’autre parmi ceux qui font partie de cette organisation.

7. Mise à jour du PDG

Document 7A : Rapport du PDG

Document 7B : Schéma des espaces extérieurs

Document 7C : Schéma en langage clair

Le PDG présente son rapport en soulignant les différents projets et activités qui ont eu lieu dans l’organisation au cours des derniers mois. Les membres du conseil d’administration apprécient le fait qu’il y a beaucoup de détail dans les rapports sur tous les aspects de l’organisation.

Le PDG souligne que le 31 mai 2021, l’organisation a tenu sa première assemblée publique annuelle virtuelle et qu’elle a reçu des commentaires positifs sur cet événement.

Des renseignements détaillés ont été présentés lors de la réunion concernant le travail effectué par les quatre comités techniques. Il a été noté que le travail pour l’accessibilité à l’environnement bâti est en cours avec la mise en place d’un nouveau comité et que des progrès ont été réalisés en ce qui concerne la collaboration avec le Conseil national de recherches.

Le processus d’accréditation de l’organisation progresse et les processus sont mis en place et documentés.

Actuellement, l’organisation est presque à pleine capacité en ce qui a trait au personnel, et les membres du conseil d’administration recevront l’organigramme fonctionnel à jour dans les prochaines semaines.

Un grand nombre des activités et des projets décrits dans le rapport du PDG peuvent également être consultés sur le site Web de l’organisation.

8. Tour de table sur l’assemblée publique annuelle

Le président reconnaît le travail accompli par le Comité des relations extérieures et les équipes des communications et de mobilisation des intervenants pour organiser la première assemblée publique annuelle de Normes d’accessibilité du Canada, le 31 mai 2021.

La présidente du Comité des relations extérieures, Penny Hartin, remercie tous les membres du conseil d’administration et le personnel qui ont contribué à l’organisation et le déroulement de cet événement. La présidente du Comité demande à chaque membre du conseil d’administration de donner une rétroaction sur l’assemblée publique annuelle et de formuler des recommandations pour l’événement de l’année prochaine.

9. Processus d’élaboration des normes

Document 9A : Note d’information

Document 9B : Processus d’élaboration de normes

Le PDG présente ensuite le nouveau processus proposé pour l’élaboration des normes. Le document 9B décrivait les 12 étapes nécessaires pour mener à bien le processus. Le tableau décrivant le processus définit qui est responsable de chaque aspect du travail décrit pour chaque étape. Les trois groupes responsables des fonctions précises désignées dans les 12 étapes sont : le bureau du PDG, les comités techniques et le conseil d’administration. Le PDG indique que le fonctionnement des comités techniques doit également respecter les critères établis par le Conseil canadien des normes sur la façon dont les comités sont établis et comment ils effectuent leur travail.

Pour ce qui est du processus de consultation publique, tous les commentaires du public seront pris en compte, examinés et documentés. Toutes les questions restées sans réponse au cours de la consultation feront l’objet d’un accusé de réception, d’une réponse ou d’un renvoi à l’entité appropriée. On fera part de ces questions au conseil d’administration.

21-5 Une motion présentée, puis appuyée pour approuver le document décrivant le processus d’élaboration des normes tel que présenté lors de la réunion du conseil d’administration du 1er juin 2021. Les membres du conseil d’administration demandent des modifications et une version révisée de ce document sera présentée pour approbation lors d’une prochaine réunion.

La motion est approuvée par tous.

10. Travail d’harmonisation avec les provinces et les territoires

Document 11A : Note d’information

Le PDG présente un résumé des avantages de l’établissement de normes cohérentes et « meilleures de leur catégorie » à travers le Canada et de la participation des provinces et des territoires dès le début du processus.

Une telle approche permettrait d’éviter la duplication, de réduire les coûts et de fournir une expertise et des recherches aux provinces et aux territoires. Cette collaboration se traduirait par un niveau élevé d’accessibilité, quel que soit le lieu de résidence des personnes, et entraînerait un changement culturel positif.

Le PDG continuera à informer le conseil d’administration sur les questions provinciales et territoriales.

Il est recommandé que la feuille de route à long terme que l’organisation est en train d’élaborer représente l’engagement des provinces et des territoires et ainsi que l’objectif d’harmonisation dans les années à venir.

11. Mise à jour sur la situation financière

Document 12A : Présentation

Le dirigeant principal des finances, Philipe Sarrazin, présente un résumé du budget de Normes d’accessibilité Canada. Un tableau comparatif présenté aux membres du conseil d’administration décrit les dépenses financières de l’organisation pour l’année 2019 à 2020 par rapport aux dépenses pour l’année 2020 à 2021. Des facteurs tels que la COVID-19 et l’augmentation du personnel, des produits livrables et du Programme des contributions et des subventions ont tous eu une incidence importante sur le budget de l’organisation par rapport à l’année précédente. La planification des recettes fiscales de cette année sera axée sur la planification budgétaire intégrée et la planification pluriannuelle avec des références aux projets.

12. Lignes directrices sur l’approvisionnement

Document 13A : Note d’information

Document 13B : Lignes directrices en matière d’approvisionnement

Document 13C : Annexe

La vice-présidente présente la version révisée des lignes directrices sur l’approvisionnement basée sur les recommandations des membres du conseil d’administration lors de la réunion du conseil d’administration du 2 au 4 mars 2021.

21-6 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver la version révisée des lignes directrices en matière d’approvisionnement telle que présentée à la réunion du conseil d’administration du 1er juin 2021.

La motion est approuvée par tous.

13. Politique et lignes directrices en matière d’accessibilité

Document 14A : Politique et lignes directrices en matière d’accessibilité

Les modifications de la section 2.2 (description du bénévole) et de la section 3.5 (description du système DAISY [système d’information numérique accessible]) ont été apportées telles que demandées lors de la réunion du conseil d’administration du 2 au 4 mars 2021. Le document est présenté pour approbation lors de la présente réunion.

21-7 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver la politique d’accessibilité telle qu’elle est présentée lors de la réunion du conseil d’administration du 1er juin 2021 avec la modification visant à décrire la fonction du système DAISY comme suit : « être autorisé à passer d’une partie d’un document à une autre ».

La motion est adoptée à l’unanimité.

14. Mise à jour du comité d’évaluation du rendement

Le président du Comité, Brad McCannell, donne un aperçu des activités du Comité depuis la dernière réunion du conseil d’administration, du 2 au 4 mars 2021. Le Comité d’évaluation du rendement et le Comité de planification stratégique se sont réunis le 4 mai 2021 pour discuter des observations du rapport sommaire présenté au conseil d’administration lors de sa réunion extraordinaire du 15 avril sur les rôles et responsabilités du conseil d’administration et du PDG.

15. Objectifs du PDG 2021-2022

Document 16A : Note d’information

On a demandé au Comité d’évaluation du rendement de communiquer avec le PDG pour obtenir son avis sur ses objectifs pour 2021 à 2022 (également appelés engagements). Le comité se réunira pour élaborer un processus d’évaluation et les objectifs du PDG pour 2021 à 2022. Les objectifs seront élaborés sur la base du plan stratégique, du cadre du ministère et du mandat de l’organisation. Les objectifs du PDG seront communiqués à la réunion extraordinaire du conseil d’administration du 17 juin 2021.

16. Mise à jour du comité de planification stratégique

Document 17A : Rapport de comité

La présidente du comité de planification stratégique, Maureen Haan, demande à tous les membres du conseil d’administration de lire le document « 32B : Feuille de route pour 2040 », car il s’agit d’un document important qui fera l’objet d’une discussion à la réunion du conseil d’administration du 2 juin 2021.

17. Calendrier des réunions annuelles : Mise à jour

Document 18A : Mise à jour du calendrier des réunions annuelles – dates importantes

La présidente du Comité de planification stratégique, Maureen Haan, déclare que ce calendrier avait été créé par le président, le vice-président et le PDG, et qu’il était basé sur le calendrier des réunions annuelles approuvé lors de la réunion du conseil d’administration du 2 au 4 mars 2021.

21-8 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver les dates importantes du calendrier de la réunion annuelle tel qu’il est présenté à la réunion du conseil d’administration du 1er juin 2021, avec la modification suivante indiquée à la page 3, pour ajouter « discussion fructueuse » comme point permanent pour toutes les réunions ordinaires du conseil d’administration.

La motion est adoptée à l’unanimité.

Le président consulte tous les membres du conseil d’administration pour fixer les prochaines réunions ordinaires du conseil d’administration en septembre et en décembre 2021, en fonction du calendrier annuel des réunions.

21-9 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver les deux prochaines réunions ordinaires du conseil d’administration prévues les 13, 14 et 15 septembre (quatre heures par jour), et les 8, 9 et 10 décembre 2021 (3 à 4 heures par jour).

La motion est adoptée à l’unanimité.

18. Suivi du plan stratégique

La présidente du comité de planification stratégique, Maureen Haan, indique que le comité s’était concentré sur les travaux relatifs à la feuille de route pour 2040 et sur l’intégration du rapport du PDG dans la feuille de route.

19. Réunions et présentations des intervenants

Document 21A : Note d’information

Document 21B : Critères pour les demandes de réunions – triage

L’administratrice Penny Hartin, présidente du Comité des relations extérieures, indique que le Comité des relations extérieures et le Comité de la planification stratégique ont été chargés d’examiner les demandes de groupes ou de personnes extérieurs qui souhaitent rencontrer le conseil d’administration ou lui faire une présentation. Le travail du comité conjoint a débouché sur un document d’orientation intitulé « Critères pour les demandes de réunions – triage » qui présente les critères permettant de décider si et quand une demande de réunion émanant de groupes ou de personnes extérieurs relève du mandat de l’organisation.

D’autres éléments devront être ajoutés au processus de définition des critères, à savoir qui recevra les demandes, les analysera, appliquera les critères définis et prendra les décisions définitives. Le temps prévu pour les présentations de groupes ou de personnes extérieurs devra être déterminé en fonction du plan stratégique, du calendrier des réunions annuelles et d’autres contraintes de temps. Le processus nécessite une vision générale sur la façon de l’appliquer du début à la fin et sur la façon de le coordonner.

Le document pour le triage des critères sera révisé afin de clarifier des termes tels que « communauté » dans la partie A pour inclure davantage les groupes et les personnes. D’autres termes seront examinés et les acronymes seront définis. Les deux comités examineront ce document et présenteront une version révisée lors de la prochaine réunion ordinaire du conseil d’administration en septembre. L’importance d’obtenir les commentaires des groupes et des personnes est mentionnée.

Lors de la réunion du conseil d’administration de septembre, le document « Stratégie de communication et plan d’engagement des intervenants » sera également examiné. D’autres moyens seront examinés pour permettre aux membres du conseil d’administration de s’engager ou de créer un espace avec le public, soit virtuellement, soit en personne, à une date ultérieure.

20. Mot de la fin

L’administrateur Kory Earle fera une courte présentation au début de la réunion demain, avant les points du comité de gouvernance. Il s’agit de la première initiative permettant aux membres du conseil d’administration d’échanger des renseignements sur leurs expériences professionnelles et personnelles.

20-10 Une motion est présentée pour lever la séance à 15 h 55.

La motion est adoptée à l’unanimité.

Mercredi 2 juin 2021

21. Mot de bienvenue et appel nominal

La réunion commence par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.

21-11 Une motion visant l’ouverture de la réunion à 12 h est présentée, puis appuyée.

Le président propose de faire une reconnaissance des terres au début de chaque réunion du conseil d’administration. L’administratrice Mary Reid propose de le faire en l’honneur des peuples autochtones de sa province, Terre-Neuve-et-Labrador. Les membres du conseil d’administration conviennent qu’à l’avenir, pour chaque réunion du conseil d’administration, un membre fera une reconnaissance des terres de la province dans laquelle il réside.

La motion est adoptée à l’unanimité.

Kory Earle, administrateur, commence à présenter aux membres du conseil d’administration un bref résumé de sa vie et de son expérience professionnelle.

22. Mise à jour du Comité de gouvernance

Document 25A : Rapport du Comité

Le président du Comité de gouvernance, Kory Earle, déclare que le Comité s’est réuni à quelques reprises depuis la réunion du conseil d’administration du 2 au 4 mars 2021 et a discuté des lignes directrices sur le remboursement des frais de déplacement et des indemnités journalières de salaire, ainsi que de la formation de sensibilisation aux questions autochtones.

23. Révision de la politique sur le voyage et le remboursement

L’administrateur Kory Earle informe les membres du conseil d’administration que les lignes directrices relatives au remboursement des frais de déplacement et au remboursement des indemnités journalières salariales seront examinées par le Comité et présentées à la réunion du conseil d’administration de septembre 2021 pour approbation.

24. Suivi des séances de formation du conseil d’administration

Document 27A : Formation du comité de gouvernance

Le président du Comité de gouvernance, Kory Earle, présente les dates revues de la formation de sensibilisation aux questions autochtones pour tous les membres du conseil d’administration. Le plan d’action est présenté en deux étapes distinctes (officiellement connues sous le nom de phase 1 et phase 3 dans la feuille de route de la formation de sensibilisation aux questions autochtones) :

Étape 1 : à l’automne 2021, l’administratrice Laurie Ringaert organisera une discussion avec les membres du conseil d’administration sur la sensibilisation aux questions autochtones. Deux semaines avant cette discussion, le comité diffusera une liste de ressources aux membres du conseil d’administration. Le Comité ajoutera deux vidéos suggérées par le PDG à la liste des ressources facultatives.

Étape 2 : Au début de l’année 2022, les membres du conseil d’administration tiendront une séance de formation de quatre heures sur l’histoire, la culture et l’engagement des autochtones, si possible en personne. Le Comité travaillera avec le personnel pour rédiger une déclaration de travail pour cette formation, qui sera approuvée par le conseil d’administration lors d’une prochaine réunion.

21-12 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le plan d’action décrivant les étapes 1 et 2 de la formation de sensibilisation aux questions autochtones pour tous les membres du conseil d’administration, tel qu’il est présenté à la réunion du conseil d’administration du 2 juin 2021.

La motion est adoptée à l’unanimité.

25. Plan de gestion des risques

Documents 28A-29A : Note d’information

Document 28B : Politique de gestion des risques de l’entreprise

Document 28C : Déclaration de tolérance au risque

Le DPF, Philipe Sarrazin, présente les concepts décrits dans les documents 28B et 28C concernant la planification de la gestion des risques et la manière d’en appliquer les principes.

Le document 28B, à la section 5, indique les rôles et les responsabilités du Conseil, du PDG et DPF. À l’avenir, un rapport sur la gestion des risques sera présenté à chaque réunion ordinaire du conseil d’administration.

26. Registre des risques

Document 28A-29A : Note d’information

Document 29B : Registre des risques et risques clés

Une version à jour du document 29B a été envoyée à tous les membres du Conseil avant la réunion.

Le DPF, Philipe Sarrazin, présente le document du registre des risques. À l’onglet 1, les renseignements ont permis de déterminer les risques auxquels l’organisation pourrait être exposée, ainsi que leur taux d’occurrence et leur incidence. Le niveau de risque et l’incidence du risque sont des moyens de déterminer les risques qui dépassent une courbe acceptable. À l’onglet 2, les risques par catégories qui doivent être atténués sont présentés. Il est nécessaire de déterminer comment utiliser le registre des risques du point de vue du conseil d’administration, de définir les rôles précis du conseil d’administration et du bureau du PDG, et de décrire comment les risques sont liés au mandat de l’organisation. À la lumière de ces résultats, de nouveaux contrôles seront envisagés et des mesures d’atténuation seront mises en place.

Tous les documents futurs relatifs au plan de gestion des risques et au registre des risques seront présentés dans des formats accessibles. Un langage clair et simple sera également utilisé pour une meilleure compréhension de la terminologie de la gestion des risques. La proposition sera présentée à la prochaine réunion ordinaire du conseil d’administration.

27. Mise à jour du Comité des relations extérieures

Document 31A : Rapport de comité

La présidente du Comité des relations extérieures, Penny Hartin, fait savoir que les membres du Comité se sont réunis quatre fois depuis la dernière réunion du conseil d’administration. Le rapport annuel 2020-2021 est prêt à être soumis au ministre, qui aura 15 jours pour le déposer au Parlement. Il sera ensuite mis à la disposition du public et publié sur le site Web de l’organisation.

Tout autre commentaire concernant l’assemblée publique annuelle doit être communiqué au président du comité.

Les stratégies de communication et d’engagement seront présentées lors de la prochaine réunion ordinaire du Conseil.

Tous les membres du conseil d’administration conviennent également qu’aucun acronyme ne doit être utilisé dans les communications, comme l’assemblée publique annuelle, le rapport annuel ou la feuille de route pour 2040. Cela permettra de garantir l’accessibilité et la pleine compréhension des noms pour tous.

28. Feuille de route 2040

Document 32A : Note d’information

Document 32B : Feuille de route 2040

La présidente du Comité de planification stratégique, Maureen Haan, présente Jason Ducharme, de la société d’experts-conseils MNP, qui participe à la réunion pour soutenir la discussion sur la feuille de route. Le contrat avec cette société sera terminé après la réunion du conseil d’administration et le comité poursuivra l’achèvement de la feuille de route en vue de son approbation par le conseil d’administration lors de la réunion de septembre.

Le président demande à chaque membre du Conseil de répondre à des questions relatives à des points précis de la feuille de route. Les commentaires formulés devaient se concentrer sur le contenu du document et toute recommandation sur des changements mineurs tels que la formulation serait envoyée à Micah Walter avec copie à Maureen Haan et à tous les membres du Conseil. Il y a eu un délai d’une semaine pour fournir des commentaires au Comité de planification stratégique.

29. Autres points

Sans objet.

30. Séance à huis clos

Sans objet.

31. Mot de la fin

Le président rappelle aux membres du conseil d’administration que la prochaine réunion extraordinaire du conseil aura lieu le 17 juin 2021. Tous les documents relatifs à cette réunion doivent être envoyés au personnel avant le 10 juin. La prochaine réunion ordinaire du conseil d’administration aura lieu les 13, 14 et 15 septembre 2021.

La motion est adoptée à l’unanimité.

21-13 Une motion est présentée pour lever la séance à 16 h 03.

La motion est adoptée à l’unanimité.