Procès-verbal de la réunion ordinaire du conseil d’administration – 25 mai 2023

Jeudi 25 mai 2023

1. Mot de bienvenue et appel nominal

La réunion s’ouvre par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.

37-1 Une motion visant l’ouverture de la réunion à 12 h 05 (HNE) est présentée, puis appuyée. La motion est adoptée à l’unanimité.

2. Reconnaissance des terres

L. Ringaert présente une carte des régions visées par des traités des Premières Nations au Manitoba, d’où elle assiste à la réunion, puis présente une reconnaissance des terres afin d’honorer les contributions passées et présentes des Autochtones, des Métis et des Inuits.

3. Ordre du jour de la réunion

Document 3A : Ordre du jour proposé

37-2 Une motion est présentée, puis appuyée, afin que le Conseil adopte l’ordre du jour de la réunion ordinaire du Conseil d’administration tenue le 25 mai 2023. L’ordre du jour avait été réduit aux seuls points urgents au moment de décider de tenir la réunion virtuellement plutôt qu’en personne. La motion est adoptée à l’unanimité.

4. Compte rendu verbal du président

Le président annonce que cinq membres du Conseil arriveront au terme de leur mandat en août 2023. Le président souligne le travail exceptionnel qu’accomplissent les membres et le personnel du Conseil et remercie chacun pour sa participation. L’administratrice P. Hartin indique qu’elle ne demandera pas le renouvellement de son mandat ni sa prolongation.

L. Ringaert remercie le président pour son leadership et son soutien au Conseil et au personnel qui travaille avec le Conseil. K. Earle remercie également le président pour sa contribution et souligne l’apport de P. Hartin au Conseil.

5. Compte rendu verbal du PDG

Le PDG présente un rapport de vive voix sur les activités des derniers mois, notamment :

• Les employés de Normes d’accessibilité Canada sont de retour au travail après la grève de l’Alliance de la fonction publique du Canada;
• Les employés travaillent en mode hybride (en télétravail et au bureau);
• Le Conseil national de la recherche (CNR) a mis l’accessibilité au premier plan; il s’agit donc de sa deuxième priorité pour les codes de construction;
• Le PDG a donné une présentation avec Stephanie Cadieux, dirigeante principale de l’accessibilité, à l’intention du Canadian Financial Institute on Assistive Technologies (CFIAT), un consortium de banques et d’entreprises connexes. La présentation a été bien accueillie. Il a été demandé à Normes d’accessibilité Canada de créer des modules de formation sur les normes;
• Normes d’accessibilité Canada et le ministère de la Famille du Manitoba ont signé un protocole d’entente.

Le Conseil d’administration remercie le PDG pour son compte rendu. Le Conseil d’administration suggère de renforcer l’évaluation et la mesure des progrès au sein de l’organisation. Le Conseil se renseigne également sur le Congrès canadien sur l’inclusion des personnes en situation de handicap, organisé par Emploi et Développement social Canada. Le thème de cette année ne se prêtait pas à la participation de Normes d’accessibilité Canada, car il n’est pas pertinent par rapport à son mandat.

6. Mandat pour l’approvisionnement en accessibilité

Document 6A : Note d’information

Document 6B : Mandat pour l’approvisionnement en accessibilité

Dino Zuppa, chef de l’exploitation, informe les membres du Conseil d’administration du lancement récent du Centre d’expertise, qui fournit des renseignements sur de nombreux sujets relatifs à l’élaboration de normes et à des projets de recherche. Le Centre d’expertise est accessible aux parties prenantes et à d’autres groupes d’intérêt ainsi qu’au grand public par l’intermédiaire du site Web de l’organisation. D. Zuppa présentera en détail le Centre d’expertise lors de la prochaine réunion du Conseil d’administration.

Le chef de l’exploitation fournit de l’information sur la version à jour du mandat pour l’approvisionnement en accessibilité (document 6B), comme l’ont demandé les membres du Conseil lors de la réunion du Conseil d’administration de février 2023. La nouvelle version propose une approche globale de l’approvisionnement en accessibilité pour les fonctionnaires et les soumissionnaires, sans compter les critères d’accessibilité pour l’achat et la location de biens et l’obtention de services. Elle prévoit également l’obligation d’ajouter les fournisseurs qui introduisent dans leurs produits et services des éléments d’accessibilité. Idéalement, ces quatre points devraient être mis en évidence dans la rubrique sur l’étendue des travaux du document 6B, à la page 7.

Il est recommandé d’intégrer un cadre d’intersectionnalité et d’éviter l’ajout d’obstacles dans les mandats servant de modèles au comité technique.

37-3 Une motion est présentée, puis appuyée afin que le Conseil d’administration approuve le mandat pour l’approvisionnement en accessibilité, avec une modification visant à y intégrer une approche d’intersectionnalité, mais sans ajouter d’obstacle (perspective interhandicap). La motion est adoptée à l’unanimité.

Mesure de suivi : Une version révisée du mandat pour l’approvisionnement en accessibilité sera envoyée aux membres du Conseil d’administration dans le courriel du vendredi.

7. Versions à jour du mandat pour les normes

Document 7A : Mandat relatif au tourisme accessible

Document 7B : Mandat relatif à l’intelligence artificielle accessible

Document 7C : Mandat relatif à la conception des programmes et à la prestation des services, y compris le service à la clientèle

Document 7D : Mandat relatif à l’acoustique de l’environnement bâti

Le président s’absente de la réunion pour quelques minutes. Le vice-président préside donc ce point.

Modifications recommandées :

• Utiliser « cadre d’intersectionnalité » au lieu du terme « optique » dans les documents de référence;
• Dans le document 7C, revoir le texte manquant au bas de la page 6, suivant la mention « Les voici : ».

37-4 Une motion est présentée, puis appuyée afin que les quatre mandats soient révisés, qu’un élément de cadre d’intersectionnalité soit ajouté, qu’aucun nouvel obstacle (interhandicap) ne soit créé et que les modifications recommandées puissent être ajoutées. La motion est adoptée à l’unanimité.

Mesure de suivi : Les quatre mandats (documents 7A, 7B, 7C et 7D) seront révisés de sorte que les clauses du cadre d’intersectionnalité soient introduites et qu’aucun nouvel obstacle ne soit créé lors de l’élaboration des normes.

Mesure de suivi : Le modèle de mandat des comités techniques sera révisé de manière à y insérer ce qui suit :

• Contrôles interhandicaps lors de l’élaboration des normes (aucun nouvel obstacle);
• Application d’un cadre d’intersectionnalité.

8. Mandat relatif à l’environnement bâti existant (CAN-ASC-2.6)

Document 8A : Note d’information

Document 8B : Mandat relatif à l’environnement bâti existant (CAN-ASC-2.6)

Le chef de l’exploitation a présenté une version provisoire du mandat relatif à l’environnement bâti existant (CAN-ASC-2.6). L’objectif est d’améliorer les solutions d’accessibilité lors de la rénovation des bâtiments existants. Les bâtiments patrimoniaux doivent faire l’objet d’une norme distincte.

À la lumière des différentes structures et dispositions des bâtiments, le mandat provisoire présente les exigences d’accessibilité, comme l’évacuation, les urgences et l’orientation dans le bâtiment.

Le Conseil a recommandé plusieurs modifications visant le mandat. Notamment :

• À la page 6 du document 8B, modifier la dernière phrase comme suit : « Voici quelques exemples mais non limités aux suivants : »;
• À la page 7 du document 8B, au-dessus des sept puces, la deuxième phrase du paragraphe devrait se lire comme suit : « Voici quelques exemples mais non limités aux suivants. »
• Élargir l’approche interhandicap et ajouter des exemples qui ne sont pas liés à la mobilité (comme l’affichage, les escaliers, l’éclairage, l’orientation, l’évacuation et le stationnement);
• Au début de la page 6, envisager une table des matières pour présenter les autres normes;
• Se recentrer sur l’élimination des obstacles – pas seulement lorsqu’ils sont facilement réalisables ou en présence d’un événement déclencheur;
• Envisager d’ajouter des calendriers pour l’élaboration de la norme afin que les interventions ne soient pas davantage retardées;
• Revoir le libellé – ex. : ce n’est pas tout à fait nouveau ou pour la première fois;
• Introduire un cadre d’intersectionnalité;
• Intégrer une approche interhandicap pour éviter la création de nouveaux obstacles lors de l’élaboration de cette norme.

Les membres du Conseil ont décidé de reporter l’approbation du mandat relatif à l’environnement bâti existant (CAN-ASC-2.6). Une version révisée du mandat contenant les modifications proposées sera envoyée aux membres du Conseil d’administration. Le retard accusé dans la mise en place de ce comité technique a été accepté par le Conseil d’administration et le chef de l’exploitation.

Le président est de retour et reprend ses fonctions.

9. Documents d’orientation pour les nouveaux membres du Conseil d’administration – Trousse d’information

Document 9A : Note d’information

J. McLaughlin résume le processus d’accueil des futurs membres du Conseil d’administration de Normes d’accessibilité Canada. Le Comité des affaires internes a créé un dossier d’orientation. Le document 9A fournit une liste des éléments qu’il est recommandé d’inclure. Il a été suggéré d’inclure des documents d’information concernant Destination 2040 et le plan stratégique triennal, les rapports annuels précédents, ainsi que les stratégies de communication et de mobilisation des intervenants.

Mesure de suivi : Le Conseil a recommandé de préparer un nouveau point intitulé « Faisons connaissance » d’une durée de 90 minutes lors de la première réunion du Conseil avec les nouveaux membres.

10. Commentaires des comités permanents sur le processus

Document 10A : Note d’information

Les membres du Conseil ont échangé leurs points de vue sur le processus de sélection des membres du Conseil dans les comités permanents. Ils ont discuté du fait qu’une révision annuelle de la composition des comités permanents pourrait faire partie du processus et que chaque comité pourrait élire son président. Une description des rôles des membres et des présidents des comités faciliterait le processus de sélection.

Les recommandations suivantes ont été proposées :

• que le Comité des affaires internes se penche sur la procédure d’adhésion aux comités permanents et formule des recommandations;
• que le Comité des affaires internes, en consultation avec le Comité des affaires extérieures, étudie les possibilités de partager les responsabilités de manière égale;
• que des changements soient inclus dans la politique de gouvernance sur la base des recommandations proposées par le Comité des affaires internes;
• que le président formule des recommandations concernant la composition des comités permanents pour septembre 2023, en tenant compte de la durée du mandat des membres du Conseil, des responsabilités de chaque comité et du partage équitable des responsabilités entre les comités. Envisager également que les nominations aux comités permanents soient faites sur une base temporaire afin d’assurer la continuité pour les membres du Conseil qui resteront en poste après septembre 2023;
• que les Comités assurent la présence de 2 personnes dans chaque comité jusqu’à ce que la sélection soit faite.

11. Efficacité du Conseil

Document 11A : résumé de la discussion fructueuse – (février 2023) avec l’étendue des travaux pour la formation

M. Reid présente un résumé de la discussion fructueuse sur l’efficacité du Conseil qui s’est tenue en février 2023. Quatre thèmes sont ressortis du résumé de la discussion : la culture de l’organisation, le pouvoir et les rôles, les processus et le leadership.

Les administrateurs ont recommandé que la formation sur l’efficacité du Conseil soit reportée jusqu’à l’arrivée des nouveaux membres.

37-5 Une motion est présentée et appuyée pour que le Conseil approuve l’étendue des travaux de la formation sur l’efficacité du Conseil, tel qu’il a été présenté. La motion est adoptée à l’unanimité.

12. Bilan de la formation sur la sensibilisation aux cultures autochtones

Document 12A : note d’information avec l’étendue des travaux pour la formation

L. Ringaert présente l’étendue des travaux visant à fournir un apprentissage en personne dans le but de s’engager avec les partenaires autochtones et de créer un lieu de travail plus inclusif pour les peuples autochtones.

Les modifications proposées à l’étendue des travaux sont les suivantes :

1. à la page 3, modifier la formulation du terme « organisation », puisque le formateur peut être affilié ou non à une organisation;
2. à la page 5, dans la section du calendrier, ajouter les mots « et le Conseil » à la dernière puce des activités d’été; la phrase doit se lire « Le Conseil et le CAI approuve l’aperçu final. »;
3. il est préférable que le formateur ait une connaissance des questions de handicap et d’accessibilité ainsi que de la culture autochtone;
4. le calendrier de la formation peut être établi à une date ultérieure pour que les nouveaux membres du Conseil puissent y prendre part.

37-6 Une motion est présentée et appuyée pour que le Conseil approuve l’étendue des travaux de la formation à la sensibilisation aux cultures autochtones avec les modifications présentées. La motion est adoptée à l’unanimité.

13. Examen des politiques et des protocoles du Conseil

Document 14A : Note d’information

Document 14B : Politique et lignes directrices en matière d’accessibilité

Document 14C : Lignes directrices en matière d’approvisionnement

Document 14D : Code de conduite et d’éthique

Document 14E : Politique de dénonciation

Document 14F : Politique de recrutement

J. McLaughlin, président du Comité des affaires internes, résume le processus de révision annuelle des politiques et des protocoles sur la base des dates importantes du calendrier 2023 du Conseil. Les documents présentés pour approbation contiennent des propositions de modifications dans le « suivi des modifications ». Les lignes directrices en matière d’approvisionnement n’ont pas nécessité de modification.

37-7 Une motion présentée et appuyée par le Conseil approuve la politique et les lignes directrices en matière d’accessibilité, le code de conduite et d’éthique, la politique de dénonciation et la politique de recrutement avec les modifications telles qu’elles ont été notées et discutées :

• inclure la même formulation pour les dates d’entrée en vigueur dans tous les documents;
• dans le document 14C, page 1, deuxième point de la section présentant le processus en bref, supprimer le contenu de la parenthèse et le remplacer par « (membre du Conseil) ».

La motion est adoptée à l’unanimité.

Mesure de suivi : Les politiques et lignes directrices révisées et approuvées seront ajoutées au cartable électronique de la plateforme numérique Microsoft.

14. Plan de travail et examen de l’échéancier pour le profil du PDG Document 15A : Note d’information

M. Haan présente une vue d’ensemble du plan de travail et du calendrier du Comité des affaires internes pour l’élaboration du profil du PDG de l’organisation. Dans la note d’information (document 15A), la date proposée dans la section des prochaines étapes devrait être le mois de mai et non le mois d’avril. La version provisoire du profil sera présentée lors de la réunion du Conseil de septembre 2023.

37-8 Une motion est présentée et appuyée pour que le Conseil approuve le plan de travail et examen de l’échéancier pour le profil du PDG, avec les modifications présentées. La motion est adoptée à l’unanimité.

15. Assemblée publique annuelle

P. Hartin informe les membres du Conseil que les préparatifs de la troisième assemblée publique annuelle (APA) de l’organisation, prévue pour le 1er juin 2023, se déroulent comme prévu. Les recommandations formulées par les membres du Conseil lors de la réunion de décembre 2022 ont été prises en compte dans la préparation de cet événement.

Le 18 mai, 757 participants ont été dénombrés à la clôture des inscriptions. Il est possible de s’inscrire après la date de clôture. L’ordre du jour a été modifié pour que le PDG fasse une présentation conjointe avec le président. Les panélistes seront les présidents de certains comités techniques. Les membres du Conseil ont été encouragés à partager le lien de l’APA avec leurs réseaux et à promouvoir l’organisation de séances de visionnage. Après l’événement, un message de remerciement sera envoyé aux participants, accompagné d’un sondage pour recueillir leurs commentaires. Le rapport final de l’APA sera présenté lors de la réunion du Conseil de septembre 2023.

16. Plan stratégique : Rapports du Conseil

Document 17A : Note d’information

J. McLaughlin présente une vue d’ensemble de la manière dont le PDG et le Conseil rendront compte du nouveau plan stratégique.

Mesure de suivi : Les deux comités permanents examineront les initiatives clés du plan stratégique afin de mettre en place des mesures et des calendriers dans leurs plans de travail respectifs.

37-9 Une motion est présentée et appuyée pour que le Conseil approuve les étapes proposées par le Comité des affaires internes pour établir un lien entre les plans de travail et les rapports réguliers des comités permanents et le plan stratégique. La motion est adoptée à l’unanimité.

17. Mandat relatif à l’environnement bâti existant (CAN-ASC-2.6) (suite)

Document 8A : Note d’information

Document 8B : Mandat relatif à l’environnement bâti existant (CAN-ASC-2.6)

Le PDG a demandé que le Conseil revienne sur sa décision concernant le mandat relatif à l’environnement bâti existant (page 6 du présent procès-verbal, point 8, document 8b).

37-10 Une motion est présentée et appuyée pour rouvrir la discussion précédente sur le point 8 de l’ordre du jour – Mandat relatif à l’environnement bâti existant (CAN-ASC-2.6). La motion est adoptée à l’unanimité.

Le PDG a présenté un plan de priorités à trois niveaux sur les domaines qui doivent faire l’objet de travaux dans l’environnement bâti existant. Le comité technique identifierait les activités et appliquerait une approche et des mesures de rendement tout au long de l’élaboration de la norme. Ce faisant, les plans d’application du mandat relatif à l’environnement bâti existant pourraient être mis en œuvre d’ici septembre 2023.

37-11 Une motion est présentée pour reconsidérer l’approbation du mandat pour l’environnement bâti existant (CAN-ASC-2.6) tel qu’il a été présenté, à la lumière des nouvelles informations fournies sur le plan triennal. Le mandat ne s’appliquera pas aux bâtiments patrimoniaux. Les modifications du mandat porteraient sur les points suivants :

• modifications décrites au point 8 susmentionné;
• dans le document 8B, page 7, deuxième paragraphe en partant du bas, remplacer la partie de la phrase « ou après un événement déclencheur » par une nouvelle phrase « et repose sur un calendrier »;
• la création de calendriers déterminés par le comité technique pour les compétences fédérales.

La motion est adoptée à l’unanimité.

17. Séance à huis clos

Document 18A : Thème : la culture de l’organisation

37-12 Une motion est présentée, puis appuyée, pour procéder à la séance à huis clos avec la participation du PDG. La motion est adoptée à l’unanimité.

37-13 Une motion est présentée, puis appuyée, en vue de clore la séance à huis clos. La motion est adoptée à l’unanimité.

18. Mot de la fin

Le président remercie tous les membres du Conseil et le personnel pour leur participation.

19. Levée de la séance

37-14 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver la levée de la séance à 15 h 59. La motion est approuvée à l’unanimité.