Procès-verbal de la réunion ordinaire du conseil d’administration – 19 au 21 septembre 2022
Participants
Membres du conseil d’administration (le conseil) :
- Me Paul-Claude Bérubé, président
- Mary Reid, vice-présidente
- William Adair, administrateur
- Kory Earle, administrateur
- Maureen Haan, administratrice
- Penny Hartin, administratrice
- Brad McCannell, administrateur
- Joe McLaughlin, Ph.D., administrateur
- Laurie Ringaert, administratrice (19 et 21 septembre)
Fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada :
- Philip Rizcallah, président-directeur général (PDG)
- Philipe Sarrazin, dirigeant principal des finances (DPF) et directeur général, Services ministériels (19 et 20 septembre) (en ligne)
- Dino Zuppa, dirigeant principal des opérations (DPO), Normes et Recherche (19 et 20 septembre)
- Maggie Saunders, directrice, Relations avec les intervenants et Affaires intergouvernementales (19 et 20 septembre) (en ligne)
- Louis-Philippe Daigle, gestionnaire, Finances et adjoint au dirigeant principal des finances (ADPF) (20 septembre) (en ligne)
- Martine Bareil, gestionnaire, Communications (19 et 21 septembre)
- Guillaume Dufresne, gestionnaire, Relations avec les intervenants et Secrétariat ministériel (en ligne)
- Christopher Collmorgen, analyste principal des politiques, Relations avec les intervenants et Secrétariat ministériel
- Heather Scott, analyste des politiques, Relations avec les intervenants et Secrétariat ministériel (19 septembre) (en ligne)
- Jasmine Desloges, coordinatrice, Relations avec les intervenants et Secrétariat ministériel
- Anthony Jolicoeur, agent de soutien de la GI-TI
Invités : Stephanie Cadieux, dirigeante principale de l’accessibilité, Emploi et Développement social Canada (19 septembre)
Procès-verbal
Lundi 19 septembre 2022
1. Mot de bienvenue et appel nominal
La réunion s’ouvre par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.
31-1 Une motion est présentée, puis appuyée, en vue de l’ouverture de la réunion à 9 h (HAE). La motion est approuvée à l’unanimité.
2. Reconnaissance des terres ancestrales
P.-C. Bérubé prononce une reconnaissance des terres ancestrales comme un petit acte de réconciliation avec les peuples autochtones de Montréal, d’où il participe à la réunion.
3. Minute de silence – En l’honneur de Sa Majesté la reine Elizabeth II
Le président et le PDG prononcent chacun un dernier mot d’adieu à Sa Majesté la Reine Elizabeth II, respectivement en français et en anglais. Une minute de silence est observée en l’honneur de son règne, de ses contributions et de son décès.
4. Ordre du jour de la réunion
Document 3A : Ordre du jour proposé
31-2 Une motion est présentée, puis appuyée, pour adopter l’ordre du jour de la réunion ordinaire du conseil d’administration tenue du 19 au 21 septembre 2022, avec une modification. Le point 32 (Examen de la politique ministérielle de gestion des risques) sera reporté à la réunion du conseil d’administration de décembre 2022. La motion est approuvée à l’unanimité.
5. Ordre du jour proposé
31-3 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver les points 5 à 16 de l’ordre du jour, à l’exception du point 4 (Procès-verbal du 30 mai au 1er juin 2022) :
- Liste des motions du Conseil et des mesures de suivi;
- Lettre à la dirigeante principale de l’accessibilité;
- Rapport du président; Rapport du Comité des affaires internes;
- Rapport du Comité des affaires externes;
- Examen du règlement et de la Politique de gouvernance;
- Rapport sur les résultats ministériels de 2021 à 2022;
- Calendrier 2023 des réunions annuelles du conseil d’administration;
- Calendrier annuel des dates importantes de 2023 pour le conseil d’administration;
- Réunion de décembre 2022 du conseil d’administration – nouvelle date;
- Mise à jour du guide linguistique et terminologique;
- Rapport Web trimestriel.
Mesure de Mesure de suivi : Il a été noté pour le point 13 (Calendrier annuel des dates importantes de 2023) que le rapport annuel devrait être la responsabilité du Comité des affaires externes et non du Comité des affaires internes.
31-4 Une motion est présentée, puis appuyée, pour modifier une section de la reconnaissance des terres dans le procès-verbal du 30 mai au 1er juin 2022 (point 4). Il a été proposé de remplacer la phrase « en l’honneur des peuples autochtones » par la phrase « comme un petit acte de réconciliation avec les peuples autochtones » dans ce procès-verbal et tous les prochains. La motion est approuvée à l’unanimité.
6. Mise à jour du PDG
Document 17A : Rapport du PDG
Document 17B : Plan stratégique triennal
Le PDG présente les principales activités décrites dans son rapport. Toutes les activités sont liées au plan stratégique triennal afin de montrer les progrès effectués par l’organisation. Le PDG souligne les points suivants :
Le Forum pancanadien : Normes d’accessibilité Canada organisera le premier Forum pancanadien sur les normes d’accessibilité en collaboration avec le ministère du Développement social et de la Réduction de la pauvreté de la Colombie-Britannique. Le Forum aura lieu dans la région de la capitale nationale les 18 et 19 octobre 2022. De hauts fonctionnaires de toutes les provinces et de tous les territoires se joindront à nous pour discuter de nos mandats respectifs, déterminer les priorités qui se recoupent et chercher à adopter une approche cohérente et uniforme de l’accessibilité au Canada.
Bureaux des Normes d’accessibilité Canada : De nombreux ministères se sont intéressés à la conception et aux fonctions d’un bureau accessible. Le bureau servira d’exemple pour les autres ministères qui souhaitent rendre leurs propres bureaux plus accessibles.
Élaboration de normes : Le PDG a rencontré de nombreuses organisations pour leur parler des normes, leur faire part d’informations et discuter avec elles de la manière dont elles peuvent s’impliquer. Le travail sur toutes les normes se poursuit, et la première période d’examen public devrait commencer en novembre 2022.
Subventions et contributions : Depuis que l’organisation a mis à jour le processus de présentation des demandes, de plus en plus de demandes ont été reçues de différents groupes au pays.
Mesure de suivi : L’accessibilité sera incluse dans la formation sur l’équité, la diversité et l’inclusion.
7. Travail d’harmonisation : Provinces et territoires
Document 19A : Note d’information
La directrice des affaires intergouvernementales, M. Saunders, présente un résumé du travail que fait l’organisation en ce moment avec les provinces et les territoires. Normes d’accessibilité Canada cherche à harmoniser les normes et à collaborer aux recherches dans la mesure du possible. À ce jour, quatre protocoles d’entente ont été signés avec des provinces. Les protocoles d’entente sont adaptés à chaque province et territoire. M. Saunders a également discuté du Forum de manière plus détaillée. Les membres du conseil seront informés des résultats du Forum lors de leur réunion de décembre.
Le conseil d’administration demande que les valeurs de Normes d’accessibilité Canada soient reflétées dans les protocoles d’entente avec les provinces et les territoires.
8. Mise à jour sur l’élaboration des normes
Document 20A : Note d’information
Le dirigeant principal des opérations, D. Zuppa, fait le point sur le succès de la deuxième évaluation de Normes d’accessibilité Canada par le Conseil canadien des normes.
Le comité technique sur le langage clair prévoyait initialement de publier un guide des meilleures pratiques plutôt qu’une norme nationale du Canada sur le langage clair. Ils ont maintenant convenu d’élaborer une norme nationale du Canada en matière de langage clair.
Afin de faciliter le processus d’élaboration des normes, l’organisation prévoit de préparer un « document de base » pour chaque norme. Ces documents comprennent des analyses des normes et réglementations existantes, des meilleures pratiques et d’autres recherches à l’échelle nationale et internationale. Le conseil d’administration parle de l’importance d’inclure la littérature grise (informations écrites ou électroniques ou recherches qui ne sont pas publiées à des fins commerciales et qui ne sont pas faciles à trouver) dans ces documents de base. Il est convenu que les membres du conseil d’administration peuvent envoyer de la littérature grise pour que le personnel pense à l’inclure dans les documents de base.
Le conseil d’administration indique qu’il est important de connaître les ressources nécessaires pour la mise en œuvre des normes (par exemple, une nouvelle norme en langage clair nécessitera des ressources en langage clair, notamment des transcripteurs). Le but n’est pas de limiter la portée de la norme, mais plutôt d’informer les organisations et les ministères concernés afin qu’ils puissent prévoir l’augmentation des ressources.
Le conseil d’administration souligne l’importance de comprendre l’incidence que peut avoir une norme sur une autre norme.
Mesure de suivi : Prise en compte de l’intersectionnalité des normes dans le processus d’élaboration des normes.
9. Subventions et contributions : Rôles du programme
Document 21A : Note d’information
Ce point est reporté à un moment ultérieur de la réunion.
10. Présentation de la dirigeante principale de l’accessibilité
Document 22A : Présentation
Mme Stéphanie Cadieux, récemment nommée dirigeante principale de l’accessibilité pour le Canada, fait une présentation au conseil d’administration sur son nouveau rôle, sa vision et son mandat, suivie par une période de questions. Le président remercie Mme Cadieux d’avoir fait part de ses connaissances et de son expérience aux membres du conseil d’administration.
11. Mot de la fin
Le PDG informe les membres du conseil d’administration que la réunion avec la COPHAN commencera à 19 h 15 ce jour-là et que les membres peuvent s’y joindre en personne ou virtuellement. La réunion du conseil d’administration est levée à 13 h pour permettre l’installation vidéo et audio de la réunion du soir avec la COPHAN.
12. Ajournement
31-5 Une motion est présentée pour lever la séance à 13 h. La motion est approuvée à l’unanimité.
Mardi 20 septembre 2022
13. Mot de bienvenue et appel nominal
La réunion s’ouvre par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.
31-6 Une motion est présentée, puis appuyée, en vue de l’ouverture de la séance à 9 h (HAE). La directrice L. Ringaert ne peut pas assister à la réunion ce jour-là. La motion est approuvée à l’unanimité.
14. Reconnaissance des terres ancestrales
K. Earle prononce une reconnaissance des terres ancestrales comme un petit acte de réconciliation avec les peuples autochtones de Montréal, d’où il participe à la réunion.
31-7 Une motion est présentée, puis appuyée, pour reporter le point 21 (Subventions et contributions : Rôles du programme) à la réunion de décembre 2022. La motion est approuvée à l’unanimité.
15. Compte rendu de la rencontre avec la COPHAN
Les membres du conseil d’administration font part de leurs commentaires sur le déroulement et la logistique de la réunion avec Normes d’accessibilité Canada et la COPHAN. Ces organisations ont un intérêt commun pour la réduction des obstacles à l’accessibilité.
Mesure de suivi : Les membres du conseil sont invités à envoyer tout autre commentaire au Comité des affaires externes. Le président du Comité des affaires externes, B. Adair fournira un résumé de l’événement lors de la réunion de décembre 2022.
16. Mise à jour financière
Document 30A : Rapport financier
L’ADPF, L.-P. Daigle, présente les prévisions pour l’exercice en entier ainsi que les résultats trimestriels, y compris une comparaison avec les dépenses du dernier exercice. L’organisme gère maintenant ses propres salaires, avantages sociaux et dépenses en subventions et contributions indépendamment d’Emploi et Développement social Canada (EDSC). Cette différence permet à l’organisation de comptabiliser les dépenses au fur et à mesure qu’elles se produisent au lieu d’être retardées par les processus de facturation. Cela explique les dépenses plus élevées de l’organisation par rapport à la même période l’année dernière. Grâce à ces nouvelles pratiques opérationnelles, les tableaux futurs se ressembleront un peu plus d’une année sur l’autre.
17. Rapport sur la gestion des risques
Document 31A : Note d’information – Rapport sur la gestion des risques
Le DPF, P. Sarrazin, indique que depuis la dernière réunion du conseil d’administration en mai-juin 2022, l’organisation a cerné huit risques potentiels plutôt que vingt. Des stratégies d’atténuation ont été mises en œuvre pour gérer ces risques. Il indique que l’organisation se trouve dans une position stable.
Mesure de suivi : La liste complète des risques sera ajoutée aux futurs rapports de gestion des risques envoyés au conseil d’administration, et tous les documents de gestion des risques seront ajoutés au cartable électronique à titre de référence.
Mesure de suivi : Il est convenu que tous les documents destinés à la réunion du conseil de décembre 2022 seront envoyés quatre semaines à l’avance afin d’être traités en langage clair et traduits. La qualité des documents en français sera examinée attentivement, car certains documents ne sont pas fidèles à la version anglaise.
18. Examen de la politique ministérielle de gestion des risques
Aucun document n’a été distribué lors de cette réunion. La révision de la politique sera présentée lors de la réunion du conseil d’administration de décembre 2022 avec une version révisée du registre des risques et du niveau de tolérance au risque.
19. Discussion de réflexion
Document 34A : Note d’information
Ce point est reporté à un autre moment de la réunion du conseil d’administration en raison de contraintes de temps.
20. Rôles et responsabilités du conseil
Document 45A : Note d’information
La vice-présidente, M. Reid, présente un résumé de la préparation de ce document depuis mars 2022 par le Comité des affaires internes (CAI). Le document est également lié à d’autres travaux réalisés par le CAI sur l’élaboration des profils des membres du conseil d’administration et des PDG et sur les directives relatives au remboursement des frais de voyage et aux indemnités journalières. Le document sera distribué aux membres du conseil d’administration afin de recueillir leurs commentaires et une proposition sera présentée lors de la réunion de décembre.
21. Adresses courriel personnelles et professionnelles des membres du conseil d’administration
M. Reid fait part de la façon dont elle nomme et organise ses courriels pour montrer qu’ils s’inscrivent dans son travail avec Normes d’accessibilité Canada. Cela se fait par le biais d’une adresse électronique réservée à Normes d’accessibilité Canada.
22. Mot de la fin
On rappelle aux membres du conseil d’administration et au personnel participant à l’assemblée publique annuelle qu’ils doivent se réunir à midi dans la salle de réunion.
23. Ajournement
31-8 Une motion est présentée pour lever la séance à 10 h 58. La motion est approuvée à l’unanimité.
24. Assemblée publique annuelle
Dans l’après-midi, les membres du conseil ont assisté à la deuxième assemblée publique annuelle de Normes d’accessibilité Canada avec des participants provenant de différentes régions du Canada.
25. Assemblée publique annuelle – remarques subséquentes
Les membres du conseil d’administration font part de leur évaluation de l’assemblée publique annuelle (APA). Ils font un retour sur le contenu, la diffusion de l’information et les aspects techniques de l’événement. Le Comité des affaires externes préparera un résumé de l’APA pour la réunion du conseil d’administration de décembre 2022.
Mercredi 21 septembre 2022
26. Mot de bienvenue et appel nominal
La réunion s’ouvre par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.
31-9 Une motion est présentée, puis appuyée, en vue de l’ouverture de la séance à 9 h (HAE). La motion est approuvée à l’unanimité.
27. Reconnaissance des terres ancestrales
P. Hartin prononce une reconnaissance des terres ancestrales comme un petit acte de réconciliation avec les peuples autochtones de Montréal, d’où elle participe à la réunion.
28. Mieux se connaître
J. McLaughlin présente un compte rendu de son parcours de vie et de son expérience professionnelle à ses collègues du conseil.
Mesure de suivi : M. Reid présentera ce point à la réunion du conseil d’administration de décembre 2022.
29. Discussion de réflexion
Document 34A : Note d’information
M. Reid dirige la discussion sur le thème de « qui est le nous » dans « Rien sans nous ». Les membres du conseil d’administration réfléchissent à ce que signifie la mobilisation des personnes handicapées au bureau ainsi que lors des activités et des événements. Les administrateurs s’entendent pour dire que le principe « Rien sans nous » est axé sur la participation des personnes handicapées au processus décisionnel. Pour que progresse la société, il est important que les personnes handicapées fassent part de leurs connaissances et de leur expérience vécue dans tous les aspects de la société.
L’organisation souhaite impliquer les personnes handicapées dans de nombreux secteurs de travail, notamment dans des comités techniques, au sein du conseil d’administration et parmi les membres du personnel. Certains processus de consultation sont déjà en place, mais les consultations doivent davantage inclure les personnes handicapées des milieux ruraux et urbains, les personnes autochtones handicapées, les aînés et les personnes représentant des groupes intersectionnels.
L’organisation doit avoir une bonne représentation de personnes handicapées ayant des connaissances techniques professionnelles afin d’élaborer les meilleures normes d’accessibilité possibles. La réflexion doit se poursuivre sur la manière de mieux impliquer les personnes handicapées dans le processus de développement de la recherche.
30. Formulaire et processus d’évaluation du conseil d’administration
Document 46A : Note d’information
Document 46B : Évaluation du conseil d’administration et processus
Document 46C : Questionnaire d’évaluation du conseil d’administration
L. Ringaert présente le processus préparé par le Comité des affaires internes (CAI) pour l’auto-évaluation du conseil d’administration de 2022. Elle souligne les changements apportés au questionnaire à la suite des recommandations des membres du conseil. Le conseil d’administration, le PDG et les principaux membres du personnel répondront au questionnaire. Le CAI se tiendra au courant du déroulement de l’évaluation.
L’année prochaine, le CAI aura le temps d’envisager l’embauche d’un consultant externe pour recueillir les informations du questionnaire d’auto-évaluation.
31-10 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le processus d’évaluation du conseil d’administration de 2022, comme il est indiqué dans le document 46B et le document 46C. La motion est approuvée à l’unanimité.
31. Présentation sur la plateforme numérique : Office 365
Document 48A : Note d’information
A. Jolicoeur fait une présentation sur l’utilisation future d’une plateforme numérique à l’usage des membres du conseil d’administration et des fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada. Cette plateforme permettra l’accès aux informations et la mise en commun d’informations, mais aucune modification ne pourra être apportée aux documents. Des dossiers classés en catégories précises seront créés pour faciliter la mise en commun d’informations. MS Teams peut être utilisé pour se connecter; cependant, les réunions du conseil d’administration continueront à être organisées dans Zoom, car cela offre plus de fonctions d’accessibilité.
Mesure de suivi : A. Jolicoeur rassemblera les informations nécessaires à l’ouverture d’un compte pour chaque membre du conseil. Un petit groupe de membres du conseil d’administration utiliseront initialement la plateforme et donneront de la rétroaction sur les performances de celle-ci.
32. Stratégie de communication 2022 à 2023
Document 49A : Note d’information
Document 49B : Stratégie de communication 2022 à 2023
La gestionnaire des communications, M. Bareil, donne un aperçu de la stratégie de communication pour la période allant de septembre 2022 à septembre 2023. Cette nouvelle stratégie permettra d’informer les intervenants et la population canadienne du mandat, des programmes, des progrès et des possibilités de participation de l’organisation. Le site Web et les plateformes de médias sociaux permettront de promouvoir les activités de l’organisation et d’établir des relations avec la communauté des personnes handicapées et les industries.
Le site Web de l’organisation a un nouveau style depuis cet été. Le « Centre d’expertise » sera éventuellement lancé sur le site Web pour publier de l’information sur l’accessibilité. La « communauté de pratique » continue d’être une excellente plateforme pour approcher d’autres ministères et informer les participants des pratiques en matière de communications accessibles.
La stratégie de communication est alignée sur le plan de mobilisation du Comité des affaires externes.
31-11 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver la stratégie de communication 2022 à 2023, telle que présentée le 21 septembre 2022. La motion est approuvée à l’unanimité.
33. Plan de mobilisation des administrateurs avec les intervenants
Document 51A : Note d’information et annexes 1 et 2
Le président du Comité des affaires externes, B. Adair, et le fonctionnaire, C. Collmorgen, présentent un processus de mobilisation des administrateurs auprès des intervenants dans diverses communautés du Canada.
Le Comité des affaires externes et le personnel de Normes d’accessibilité Canada aideront les membres du conseil à mobiliser les intervenants. La stratégie de mobilisation des intervenants, les directives relatives au porte-parole et le formulaire du porte-parole (à remplir par les membres du conseil d’administration pour approbation par le président et le PDG) serviront également de base à ce travail.
Les membres du conseil d’administration conviennent d’ajouter un point permanent dans les résolutions en bloc afin de fournir un résumé écrit de la mobilisation des administrateurs auprès des intervenants.
Mesure de suivi : Dans l’annexe 1, ajouter les sept groupes manquants pour les groupes de public cible à titre de référence des 13 catégories d’intervenants.
Mesure de suivi : Le Comité des affaires externes mettra en place une stratégie de mobilisation des intervenants sur un échéancier de 18 mois.
Mesure de suivi : Le Comité des affaires internes veillera à terminer le profil des compétences et des antécédents.
31-12 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le plan de mobilisation des administrateurs auprès des intervenants, tel que présenté le 21 septembre 2022. La motion est approuvée à l’unanimité.
34. Réunion à huis clos
Aucune réunion à huis clos n’a lieu.
35. Autres points
Document 55A : Formulaire d’évaluation pour la réunion du conseil d’administration (intérimaire)
Les membres du conseil d’administration ont reçu le formulaire intérimaire d’évaluation de la réunion du conseil d’administration et l’ont rempli avant la fin de la réunion. Une version révisée de ce formulaire sera examinée par le CAI et présentée lors de la réunion du conseil d’administration de décembre. L’objectif est de rendre le formulaire accessible en ligne à l’aide de SurveyMonkey et en version papier.
36. Ordre du jour de la prochaine réunion
Un rappel pour inclure le point « Subventions et contributions : Rôles du programme » à l’ordre du jour de la réunion du conseil de décembre 2022.
37. Mot de la fin
La prochaine réunion du conseil d’administration se tiendra à Toronto, en décembre 2022.
38. Levée de la séance
31-13 Une motion est présentée pour lever la séance à 14 h 40.