Procès-verbal de la réunion ordinaire du Conseil d’administration – du 12 au 14 septembre 2023

Mardi 12 septembre 2023

1. Mot de bienvenue et appel nominal

La réunion débute par un appel nominal et le mot de bienvenue de la présidente intérimaire. En date du 25 août 2023, le mandat de cinq administrateurs est arrivé à échéance. Le Conseil compte actuellement quatre administrateurs, qui forment le quorum pour la réunion.

39-1 Une motion est présentée, puis appuyée, en vue de l’ouverture de la réunion à 10 h 33 (HNT). La motion est adoptée à l’unanimité.

2. Reconnaissance des terres, vidéo et discussion

M. Reid prononce une reconnaissance des terres comme un petit acte de réconciliation avec les peuples autochtones de Terre-Neuve-et-Labrador, d’où elle participe à la réunion.

Les membres du Conseil visionnent une vidéo sur la reconnaissance des terres, qui fait partie des appels à l’action de la Commission de vérité et réconciliation du Canada. Les membres du Conseil discutent de l’importance de la reconnaissance des terres et de la continuité de cette tradition. Le Conseil convient d’honorer la reconnaissance des terres lors des prochaines réunions du Conseil.

Mesure de suivi : Inviter une personne autochtone à la prochaine réunion du Conseil pour en apprendre davantage sur la reconnaissance des terres.

K. Earle demande un moment de réflexion pour souligner le décès d’Alice-Ann Paterson, qui a apporté son soutien lors de nombreuses réunions du Conseil. Un autre moment de reconnaissance est observé pour le décès de Steve Estey. Ce dernier était bien connu pour son travail et son dévouement à l’égard des droits des personnes en situation de handicap à l’échelle nationale et internationale.

3. Ordre du jour de la réunion

Document 3A : Ordre du jour proposé

39-2 Une motion est présentée, puis appuyée, afin que l’ordre du jour de la réunion ordinaire du Conseil d’administration tenue du 12 au 14 septembre 2023 soit approuvéavec la modification d’inclure un point sur le « plan d’urgence » pour en discuter pendant 30 minutes en remplacement du point 40. La motion est adoptée à l’unanimité.

4. Résolutions en bloc proposées

Les membres du Conseil conviennent de retirer les points 8 (Plan de travail du Comité des affaires internes 2023-2024 – Mis à jour), 14 (Calendrier annuel des réunions du Conseil pour 2024-2025), 16 (Mandat – Modèle mis à jour) et 18 (Rapport trimestriel sur les communications) des résolutions en bloc pour en discuter davantage pendant la réunion du Conseil.

39-3 Une motion est présentée, puis appuyée, en vue d’obtenir l’approbation du Conseil des points suivants des résolutions en bloc, avec la modification de retirer les points 8, 14, 16 et 18 pour les examiner plus tard au cours de la réunion.

• Procès-verbal de la réunion du 22 au 24 février 2023 (point 4A)
• Procès-verbal de la réunion du 27 mars 2023 (point 4B)
• Procès-verbal de la réunion du 27 avril 2023 (point 4C)
• Procès-verbal de la réunion du 25 mai 2023 (point 4D)
• Plan de travail du Comité des affaires extérieures 2023-2024 – Mis à jour (point 10A)
• Règlement (point 12B)
• Politique de gouvernance (point 12C)
• Lignes directrices sur le remboursement des frais de déplacement et le paiement de l’indemnité journalière (point 12D)
• Protocole de communication (point 12E)
• Calendrier annuel des dates importantes de 2024 pour le Conseil d’administration (point 13A)

La motion est adoptée à l’unanimité.

5. Mise à jour de la présidente

Document 19A : Mise à jour de la présidente

M. Reid présente un résumé de son rapport soulignant l’importance pour les membres actuels du Conseil de poursuivre les travaux du Conseil, même si sa composition a été réduite en raison de la fin du mandat des membres.

La contribution des cinq derniers membres du Conseil a été reconnue par les membres actuels du Conseil. L’engagement des activités décrites dans le plan stratégique orientera tous les travaux futurs du Conseil et de l’organisation. Un soutien sera apporté pour aller de l’avant. Les membres du Conseil remercient M. Reid d’avoir assumé le rôle de présidente par intérim pendant cette transition.

6. Mise à jour du PDG

Document 20A : Rapport du PDG

Document 20B : Rapport sur le plan stratégique jusqu’en 2026

Le PDG présente un rapport sur les activités des derniers mois, notamment :

• Mobilisation des intervenants : La mobilisation se poursuit avec l’industrie, les provinces, les territoires et d’autres organisations fédérales. La mise à l’essai des normes au sein du gouvernement dans le cadre d’un projet pilote permet d’assurer la rétroaction en vue d’ajustements avant de recommander des normes définitives à la ministre.
• Réunion ministérielle : Le PDG a rencontré la nouvelle ministre de la Diversité, de l’Inclusion et des Personnes en situation de handicap, Kamal Khera, pour l’informer du travail de Normes d’accessibilité Canada et lui apporter son soutien dans le cadre de son mandat.
• Élaboration des normes :D’autres « documents de base » sont en cours de création et soutiennent les travaux préliminaires à l’élaboration des normes. Ces documents permettent d’accélérer le processus de création.
• Programme de subventions et de contributions :Plusieurs accords de subventions et de contributions ont été signés pour 2022 et 2023, et d’autres sont à l’étude.
• Scène internationale : Le PDG a collaboré avec divers groupes à l’échelle internationale, comme l’Organisation internationale de normalisation (ISO), une délégation d’Allemagne et des représentants de New York.
• Examen public : Normes d’accessibilité Canada a reçu des milliers de commentaires sur les versions provisoires des normes publiées aux fins d’examen public. L’examen des versions provisoires des normes bénéficiera désormais d’un délai de 90 jours au lieu de 60 jours pour assurer un examen complet par la communauté.

7. Quoi de neuf – les membres du Conseil d’administration communiquent de l’information qui concerne le mandat et les priorités de Normes d’accessibilité Canada

Il s’agit d’une occasion pour les membres du Conseil de faire part de tout ce qui pourrait être intéressant et lié au mandat de Normes d’accessibilité Canada. Aucun commentaire n’est formulé.

8. Discussion avec des invités locaux – intervenants

Document 23A : Thèmes de discussion et biographies

Les membres du Conseil rencontrent huit intervenants locaux de la communauté des personnes en situation de handicap à St. John’s (Terre-Neuve). La discussion permet aux membres du Conseil d’entendre directement les préoccupations et les expériences concernant les obstacles à l’accessibilité dans la vie quotidienne. Elles portent sur plusieurs domaines prioritaires et actuels d’élaboration des normes, comme le transport, l’environnement bâti, la prestation de programmes et de services, l’intelligence artificielle, les communications (TIC), le langage clair et les espaces extérieurs. Les intervenants invités mentionnent de nombreux « points à retenir » pour le Conseil et le Bureau du PDG, en insistant sur le fait que les normes assurent l’équité, la conception universelle par défaut, l’absence de normes minimales, l’intersectionnalité et l’approche Rien sans nous. La séance est animée par Catherine Shortall.

9. Fin de l’activité avec les invités locaux

La présidente par intérim remercie C. Shortall d’avoir dirigé et animé la discussion avec les participants et remercie les invités de leurs commentaires et de leur participation.

Mesure de suivi : Un résumé des récits et des rapports qui ont été présentés sera fourni à tous les participants et au Conseil.

Mesure de suivi : Les renseignements et les enjeux présentés seront communiqués à l’équipe chargée de l’élaboration des normes.

10. Points retirés des résolutions en bloc

Les membres du Conseil examinent les points retirés des résolutions en bloc plus tôt dans la journée.

a) Point 8A (Plan de travail 2023-2024 du Comité des affaires internes – mis à jour) :

Ce point est abordé au point 33 (Processus d’autoévaluation du Conseil).

39-4 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le plan de travail mis à jour du Comité des affaires internes pour 2023-2024. La motion est adoptée à l’unanimité.

b) Point 14A (Calendrier annuel des réunions du Conseil pour 2024) :

Des précisions sont apportées sur la logistique de la réunion du Conseil de décembre 2023 et des réunions du Conseil prévues pour l’année 2024. D’autres détails concernant la réunion du Conseil de décembre 2023 sont présentés plus tard au cours de la réunion.

39-5 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le calendrier annuel des réunions du Conseil pour 2024. La motion est adoptée à l’unanimité.

c) Cadre de référence – Modèle (point 16) :

Ce document a été approuvé à la réunion de février 2023 du Conseil et est maintenant distribué à titre d’information seulement.

d) Rapport trimestriel sur les communications (document 18A) :

Des renseignements sont communiqués sur la façon dont le travail de Normes d’accessibilité Canada est promu par l’entremise des divers médias sociaux et plateformes Web. Au fur et à mesure de l’avancement des travaux de l’organisation, les communications en personne, sur place et en direct se multiplieront. La détermination des lacunes et des publics cibles offrira d’autres occasions de tendre la main à diverses communautés partout au pays.

Mesure de suivi : Demander si la publication des « communiqués » sur Facebook et X (Twitter) est permise.

11. Discussion générative : Activités d’information et de rayonnement

Document 27A : Note d’information

Un nouveau point intitulé « Compte rendu de la discussion locale » est ajouté à l’ordre du jour de la réunion après le point « Discussion générative ».

Au cours de la discussion générative, les membres du Conseil soulèvent des questions sur la façon de joindre les personnes en situation de handicap qui ne sont pas en contact avec des organismes, des groupes ou les médias sociaux. L’objectif de ces activités d’information est d’entendre les points de vue des gens, d’établir un dialogue, de transmettre des renseignements et éventuellement de les inviter à s’impliquer.

Mesure de suivi : P. Rizcallah, M. Reid et A. Deslauriers continueront à trouver des idées pour promouvoir les activités d’information.

12. Compte rendu de la discussion avec les invités locaux

La discussion avec les invités locaux donne un aperçu des obstacles et une compréhension transversale des obstacles à l’accessibilité rencontrés dans la province.

13. Levée de la séance

39-6 Une motion est présentée pour lever la séance à 17 h (HNT). La motion est adoptée à l’unanimité.

Mercredi 13 septembre 2023

14. Mot de bienvenue et appel nominal

La réunion débute par un appel nominal et le mot de bienvenue de la présidente intérimaire.

Certains points à l’ordre du jour ont été déplacés à la deuxième journée de la réunion : Le point 40 (Renouvellement de la composition des comités permanents) passe de 15 à 10 minutes; le point 41 (Stratégie du bureau du PDG pour l’engagement des administrateurs) passe de 30 à 25 minutes; le point 39 (Mise à jour de la plateforme Microsoft 365) deviendra un point du « Plan d’urgence » pendant 30 minutes et sera présenté comme le dernier point de la journée.

39-7 Une motion est présentée, puis appuyée, en vue de l’ouverture de la réunion à 10 h 33 (HNT). La motion est adoptée à l’unanimité.

15. Mise à jour financière du DPF

Document 30A : Rapport financier

L. P. Daigle présente la première mise à jour financière trimestrielle à la fin de juin 2023. Les dépenses du premier trimestre sont toujours inférieures à 25 % des dépenses parce que les paiements sur les articles à long délai de livraison sont habituellement effectués au troisième et au quatrième trimestres. Les renseignements présentés pour la mise à jour du paiement des frais de déplacement et des indemnités journalières comprennent les demandes reçues avant la date limite du 31 août. Les opérations se déroulent bien à tous les égards.

16. Surveillance des risques

Document 31A : Rapport sur la gestion des risques

Document 31B : Politique de gestion des risques d’entreprise

Document 31C : Énoncé de la tolérance au risque (mai 2022)

Document 31D : Registre des risques de Normes d’accessibilité Canada

L.-P. Daigle informe les administrateurs de la nouvelle structure de rapport sur la gestion et la surveillance des risques. Après examen et approbation par le comité des affaires internes, L.-P. Daigle a indiqué que les rapports sur les risques seraient inscrits à l’ordre du jour des réunions du Conseil deux fois par an plutôt qu’à chaque réunion.

De nouveaux risques peuvent être identifiés lors de n’importe quelle réunion du Conseil et soumis à l’examen de la direction dans le cadre de la mise à jour du DPF.

• À l’automne, le Conseil examinera la politique et l’énoncé de la tolérance au risque. Les membres du Conseil pourront ajouter des risques à la liste pour que les membres de la direction les règlent. La même discussion aura ensuite lieu avec la direction et les employés pour compléter la liste des risques.
• En février ou mars de l’année suivante, le Conseil examinera les stratégies d’atténuation des principaux risques.

Le Conseil d’administration conservera son rôle de surveillance par le biais de la nouvelle structure de rapport et fournira des renseignements sur les risques émergents tout au long de l’année.

Mesure de suivi : Les membres du Conseil demandent qu’un registre des risques révisé fasse partie de la nouvelle structure de rapport. Ce registre regrouperait les risques sous des thèmes précis. Le rapport doit également comprendre un tableau accessible indiquant les niveaux de risque et le processus d’atténuation. L.-P. Daigle informe les membres du Conseil qu’une version révisée du registre des risques sera présentée lors de la réunion ordinaire du Conseil en mars.

17. Rapport sur les résultats ministériels 2022 à 2023

Document 32A : Note d’information

Document 32B : Rapport sur les résultats ministériels 2022 à 2023

L.-P. Daigle présente aux membres du Conseil, pour approbation, le rapport sur les résultats ministériels pour la période 2022 à 2023. Le rapport présente aux Canadiens les principaux faits saillants des réalisations de Normes d’accessibilité Canada. Le rapport est rédigé dans un langage simple et comprend des renseignements sur les finances et les ressources humaines.

Une fois approuvé par le Conseil d’administration, le rapport sera soumis au ministre pour approbation. Il sera ensuite soumis au Secrétariat du Conseil du Trésor pour que la présidente du Conseil du Trésor le dépose au Parlement avec les rapports des autres ministères et agences.

39-8 Une motion est présentée, puis appuyée, en vue d’obtenir l’approbation du Conseil pour le rapport sur les résultats ministériels pour la période 2022 à 2023, avec quelques modifications apportées par M. Reid et envoyées au dirigeant principal des finances. La motion est adoptée à l’unanimité.

Mesure de suivi :M. Reid apportera quelques modifications au texte, touchant principalement la formulation et la grammaire. Les modifications seront envoyées directement au dirigeant principal des finances pour finalisation et une copie sera envoyée au PDG et à la directrice, Relations avec les intervenants et Secrétariat ministériel.

18. Processus et formulaire d’autoévaluation du Conseil

Document 33A : Note d’information

Document 33B : Processus et formulaire d’évaluation du Conseil

Document 33C : Questionnaire d’évaluation du Conseil (Word)

Document 33D : Questionnaire d’évaluation du Conseil (PDF)

L. Ringaert présente les documents relatifs à l’autoévaluation du Conseil pour 2023. Cette année, seuls les membres du Conseil répondront au questionnaire. Le calendrier de la procédure a été modifié pour être achevé plus tôt.

Les résultats de l’autoévaluation seront limités, car le Conseil est composé de quatre membres depuis le 25 août 2023. Toutefois, il est important de procéder à une évaluation chaque année. L’évaluation fournira tout de même des renseignements sur la manière de procéder pour les activités futures. Des rectifications seront effectuées lorsque le Conseil sera complet.

39-9 Une motion est présentée, puis appuyée, en vue d’obtenir l’approbation du Conseil pour le questionnaire et le processus mis à jour pour l’autoévaluation du Conseil de 2023, tels qu’ils ont été présentés. La motion est adoptée à l’unanimité.

Mesure de suivi : Le questionnaire sera envoyé au cours de la troisième ou quatrième semaine de septembre 2023.

19. Le protocole d’invitation de personnes aux réunions du conseil d’administration

Document 34A : Note d’information

B. McCannell et K. Earle présentent le protocole d’invitation de personnes provenant des communautés où se tiennent les réunions du Conseil. Le protocole énonce des instructions claires pour chaque étape du processus. Il précise les rôles du Conseil, du PDG, du personnel, des présidents des comités permanents et de ses membres. Il a été recommandé de créer deux protocoles, ou un document en deux parties : une partie pour les réunions du Conseil et l’autre pour les réunions en dehors des réunions du Conseil.

Mesure de suivi : Il est recommandé de modifier certains renseignements à la page 2 du document, sous « Procédure », car ils sont trop descriptifs. Il est aussi recommandé d’ajouter une période de 30 minutes pour les questions et réponses lors de chaque discussion avec des intervenants. Le travail sur le protocole se poursuivra par courrier électronique avec le soutien de l’organisation.

Mesure de suivi :Pour chaque réunion du Conseil en personne, inclure un point permanent à l’ordre du jour, pour une discussion avec des intervenants locaux invités. Le format et la durée peuvent varier et être adaptés aux besoins de la communauté locale et du Conseil. Il peut s’agir, par exemple, d’une séance de deux heures, d’une réunion publique ou d’un autre format. Le Conseil a discuté du maintien du nombre d’intervenants entre 8 et 12 pour les séances avec le Conseil.

39-10 Une motion est présentée, puis appuyée, en vue d’adopter le protocole en principe afin que le Conseil et le personnel puissent commencer à en appliquer les concepts. La motion est adoptée à l’unanimité.

20. Le point sur l’élaboration des normes et discussion

Document 36A : Note d’information

D. Zuppa présente des mises à jour sur l’élaboration des normes. La norme « langage clair » prévoit la publication de deux documents pour un examen public : l’un en formulation standard et l’autre en langage simple. Les deux documents seront publiés en même temps afin que le public puisse les examiner et faire part de ses commentaires. Le processus de publication des deux documents servira de projet pilote et sera examiné en vue d’être utilisé pour d’autres normes.

Les résultats de l’examen public du projet de norme pour « l’environnement bâti » ont été très nombreux. Les pourcentages des répondants à l’examen sont les suivants : 32 % des organisations répondantes sont gouvernementales; 7 % proviennent d’organismes de réglementation; 12,5 % proviennent des secteurs industriel et commercial; 5 % proviennent d’organismes non liés à la réglementation, 33 % proviennent d’organismes sans but lucratif et 10 % font partie d’organismes d’élaboration de normes.

Mesure de suivi : Il est convenu que les comités techniques demanderont aux participants de s’identifier sur une base volontaire. Le résultat sera partagé avec les membres du Conseil dans quelques mois.

Mesure de suivi :Le Conseil demande d’analyser le pourcentage de réponses des industries et des professionnels sur les projets de normes pour un examen public et sur les façons d’accroître l’engagement envers eux.

Mesure de suivi :Le Bureau pourrait demander l’approbation par courriel de la stratégie intersectionnelle afin qu’elle puisse être transmise à d’autres bureaux.

Mesure de suivi : L’ébauche « Norme modèle pour l’environnement bâti – Accessibilité pour les entités sous réglementation fédérale, telles que définies dans la Loi canadienne sur l’accessibilité » qui a été transmise au gouvernement de la Colombie-Britannique sera aussi envoyée par courriel aux membres du Conseil vendredi.

Le projet de norme pour les « mesures d’urgence » sera publié sous peu pour un examen public. Un courriel sera envoyé aux membres du Conseil le 13 septembre 2023 pour les informer de l’envoi de la norme pour un examen public. Le projet de norme sur les mesures d’urgence sera officiellement envoyé le 15 septembre 2023 pour un examen public. Pour cette fois uniquement, le Conseil annule le protocole d’avis préalable de sept jours aux membres du Conseil avant la publication d’une norme pour un examen public.

On convient de poursuivre la discussion sur ce point après le dîner.

21. Le point sur l’élaboration des normes et discussion – (suite)

Document 36A : Note d’information

D. Zuppa explique le processus requis par le Conseil canadien des normes pour approuver la publication des normes de Normes d’accessibilité Canada.

La norme pour les « Exigences en matière d’accessibilité pour les produits et services liés aux technologies de l’information et de la communication » sera bientôt prête aux fins d’examen public.

Les membres du Conseil recevront du Bureau du président-directeur général un préavis de sept jours avant la publication du projet de norme pour un examen public. Les membres du Conseil peuvent offrir de la rétroaction sur les normes en tant que personnes durant la période d’examen public.

Mesure de suivi : Ajouter le point suivant à la réunion du Conseil de décembre 2023 : « Critères pour le Conseil canadien des normes avant la publication des normes ».

22. Mise à jour sur les subventions et les contributions

Document 37A : Note d’information

C’est la première fois que les membres du Conseil reçoivent une mise à jour sur le nouveau processus mis en place en fonction de conclusions découlant de l’évaluation de demandes. Un rapport exhaustif comprenant des tableaux précis contenant des données de diverses catégories de l’année 1 (2019 à 2020) à l’année 5 (2023 à 2024) est partagé avec les membres du Conseil.

Le processus de transition de « demande de proposition de recherche complète » à « déclaration d’intérêt » est un succès. Plus de conseils et de soutien sont offerts aux demandeurs sélectionnés qui sont invités à soumettre des demandes complètes après l’évaluation de leur déclaration d’intérêt. Ce nouveau processus a donné les résultats suivants :

• Il en résulte un engagement plus important de la part de la communauté et une réduction des efforts fournis par les personnes qui font une demande au programme de subventions et de contributions.
• Il a permis d’augmenter le nombre de personnes en situation de handicap participant au projet de recherche, puisqu’il s’agit d’un critère obligatoire pour la demande et que les bénéficiaires des fonds sont tenus d’en rendre compte.
• Nous sommes maintenant en mesure d’identifier les différents rôles des participants, tels que sujet, chercheur, conseiller, etc.
• L’obligation de faire participer des personnes en situation de handicap à la planification et à la réalisation de projets est propre à notre programme. Il semble qu’aucun autre programme de ce type n’existe au niveau provincial ou fédéral.
• La plupart des projets de recherche concernent de nombreux domaines prioritaires définis par l’organisation.
• L’organisation a un taux d’acceptation élevé des propositions complètes reçues pour les projets de recherche, car elle fournit des conseils aux demandeurs lorsque cela est nécessaire à ce stade du processus de demande.
• Tous les rapports des projets de recherche achevés ont été communiqués aux membres de chaque comité technique afin de les aider à élaborer des normes.

Sur la base des critères d’admissibilité, les fonds destinés à la recherche sont attribués à des organismes sans but lucratif travaillant avec la communauté des personnes en situation de handicap et à des universités qui collaborent avec des organisations de cette communauté.

Le Conseil souligne le format et les informations fournies dans cette nouvelle mise à jour sur les subventions et les contributions.

Le Conseil demande que les points suivants fassent l’objet d’une mesure de suivi :

• Présenter une fois par an la mise à jour sur les subventions et les contributions en utilisant le même format que celui utilisé pour la réunion du Conseil de septembre.
• Inclure dans le Calendrier annuel des dates importantes (CADI) du Conseil la date précise de la présentation de la mise à jour sur les subventions et les contributions en 2024.
• L’organisation doit trouver un moyen de saisir les projets qui relèvent de plus d’un domaine de recherche afin de mieux en rendre compte.
• Dans le tableau 7 du document 37A, identifier les lacunes pour obtenir un résultat complet.
• Dans le tableau 8, passer en revue le financement reçu jusqu’à présent, car certains chiffres sont difficiles à saisir. Certaines recherches de projets comprennent des renvois vers d’autres recherches. Certains domaines de recherche prioritaires peuvent ne pas être tous couverts. La mise à jour de l’an prochain devra fournir plus d’informations.
• Pour ce qui est du tableau 9 sur la diffusion, inclure dans la mise à jour des articles évalués par des pairs, des documents techniques, des vidéos, des exposés ou d’autres activités que les bénéficiaires du financement ont réalisés et qui pourraient être partagés en tant que ressources.
• Aussi dans les tableaux 9 et 10, clarifier le langage en identifiant la différence entre les résultats (tableau 9) et les conclusions (tableau 10).
• Modifier certaines formulations du formulaire de demande en ce qui concerne les résultats : Envisager d’inclure une case à cocher dans le formulaire de soumission afin d’identifier les domaines de recherche. Lorsque la recherche est terminée, le candidat remplit les domaines qui ont été couverts par le projet de recherche.

23. Plan de contingence

Le Conseil discute de différentes approches pour continuer de fonctionner malgré un petit nombre de membres du Conseil. Il est décidé qu’un plan de contingence était nécessaire au cas où les prolongations de mandat ou les nominations n’auraient pas lieu avant quelques mois. Le Conseil demande un plan de contingence pour déterminer les activités qui peuvent être réalisées comme prévu ou reportées jusqu’à ce que le nombre de membres du Conseil soit plus élevé. Il s’agira notamment d’examiner les plans de travail des deux comités permanents, le calendrier annuel des dates critiques, le plan stratégique, les priorités, les besoins du bureau du PDG, ce qui est crucial et ce qui pourrait être retardé.

39-11 Une motion est présentée et appuyée pour suspendre les deux comités permanents en raison des circonstances extraordinaires liées au fait qu’il n’y a que quatre administrateurs. Il n’est pas nécessaire de modifier les politiques pour procéder à cette reconfiguration temporaire du Conseil. La motion est adoptée à l’unanimité.

Autres priorités :

39-12 Une motion est présentée et appuyée selon laquelle le Conseil approuve la tenue d’une réunion en personne en décembre 2023 à Vancouver, en se préparant à la possibilité d’avoir un Conseil complet, tout en prévoyant un préavis d’annulation de 30 jours pour l’hébergement et l’accueil, au cas où le Conseil resterait composé de quatre membres. Si aucune disponibilité ne peut être obtenue, d’autres lieux dans les villes environnantes seront envisagés. En cas d’impossibilité, une réunion virtuelle du Conseil sera organisée. La motion est adoptée à l’unanimité.

Mesure de suivi : Un projet de plan de contingence sera préparé par le bureau du PDG et présenté aux membres du Conseil au cours de la semaine suivante.

24. Stratégie du bureau du PDG pour l’engagement des administrateurs

Document 41A : Note d’information

Le PDG soutient les réunions avec les intervenants, que ce soit lors des réunions du Conseil ou en dehors de celles-ci.

Le PDG présente les points de discussion sur la stratégie du PDG pour l’engagement des administrateurs. Lorsque le PDG et les employés rencontrent des intervenants en dehors des réunions du Conseil, les administrateurs sont invités en fonction des considérations suivantes :

• une approche complémentaire et collaborative,
• les rôles et responsabilités du PDG et du Conseil,
• les domaines d’intervention.

Lorsque le bureau du PDG rencontre les intervenants, c’est généralement avec l’un d’entre eux en vue d’une discussion ciblée.

Lorsque le Conseil rencontre des intervenants invités lors de ses réunions, il est recommandé d’organiser des discussions de groupe. Le Conseil collabore avec le bureau du PDG pour déterminer les invités locaux à inviter aux discussions du Conseil.

L’organisation a mis en place un protocole pour les cas où les intervenants souhaitent rencontrer le Conseil. Les possibilités de rencontre avec des groupes précis peuvent varier en fonction du calendrier, des événements locaux et du type de travail effectué par les groupes.

Le Conseil prend note des différentes stratégies, protocoles et politiques de consultation des intervenants au sein de l’organisation. Différents formulaires et processus sont nécessaires pour les différents types de consultation. Il est recommandé de rassembler ces documents en un seul dans la mesure du possible.

Mesure de suivi : Tous les documents actuels et proposés relatifs à l’engagement des intervenants seront examinés et les possibilités de simplification et de clarification seront identifiées. Les recommandations seront communiquées aux membres du Conseil.

25. Exigences relatives aux normes à recommander au ministre en vue d’une réglementation - Processus de réglementation

Le PDG présente une vue d’ensemble de la manière dont l’organisation peut soutenir au mieux le travail de la ministre Khera dans la préparation des travaux préliminaires pour soutenir le processus de réglementation.

Pour un résultat optimal, les facteurs suivants doivent être pris en compte :

• Évaluation des répercussions : Qu’est-ce qui a le plus d’effet par rapport aux investissements et aux efforts déployés pour transposer les normes dans la réglementation?
• Soutenir l’analyse des coûts pour chaque norme, ainsi que l’engagement des industries et des gouvernements.
• Fournir un soutien et des recommandations avant la mise en œuvre des projets pilotes par les ministères.

Mesure de suivi : Lorsque le conseil d’administration sera complet, une invitation sera envoyée à la ministre Khera pour qu’elle assiste à une réunion du Conseil de Normes d’accessibilité Canada.

26. Centre d’expertise

A. Podruski présente le Centre d’expertise initialement lancé à la fin du mois de mai 2023 et disponible pour consultation sur le site Web de l’organisation. Chaque domaine prioritaire pour les normes est identifié par une image pour un accès rapide. Ce site est également accessible à tous et convivial.

Les utilisateurs peuvent facilement trouver un projet qui couvre plus d’un domaine prioritaire, car il est affiché sous chaque domaine prioritaire pertinent. L’accès à l’information se fait d’abord par des informations générales, puis de manière plus détaillée. Toutes les sections du Centre d’expertise sont identiques et les projets de recherche sont identifiés comme terminés ou en cours par des icônes. Le site est mis à jour mensuellement.

Le Conseil se félicite de l’utilité et de l’aspect de ce nouvel ajout au site Web. Le site est convivial, très accessible et facile à parcourir.

27. Plateforme Microsoft 365 : Mise à jour

M. Walter présente la dernière mise à jour de la plateforme Microsoft 365, y compris la structure des dossiers pour les documents. Le lancement de la plateforme est prévu pour décembre 2023. Les membres du Conseil seront tenus informés de l’évolution de la situation.

Mesure de suivi : Les membres du Conseil doivent fournir les documents requis à Anthony Jolicoeur par courriel pour la création de leur compte.

28. Levée de la séance

39-13 Une motion est présentée pour lever la séance à 16 h 40 (HNT). La motion est adoptée à l’unanimité.

Le jeudi14 septembre 2023

29. Mot de bienvenue et appel nominal

La réunion s’ouvre par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.

39-14 Une motion est présentée, puis appuyée, en vue de l’ouverture de la réunion à 10 h 34 (HNT). La motion est adoptée à l’unanimité.

30. Mandat relatif aux édifices patrimoniaux

Document 47A : Note d’information

Document 47B : Mandat relatif aux édifices patrimoniaux

D. Zuppa informe les membres du Conseil que le mandat relatif aux bâtiments patrimoniaux s’appuiera sur les normes précédentes en matière d’environnement bâti, de bâtiments existants et d’orientation.

L’interprétation d’un bâtiment patrimonial et sa modification deviennent difficiles, car le terme « patrimoine » peut empêcher de modifier certains aspects de ces bâtiments, notamment en ce qui concerne l’accessibilité. Certains bâtiments patrimoniaux sont transformés en restaurants, bureaux, environnements de travail et les demandes de dérogation au motif qu’il s’agit d’un bâtiment patrimonial peuvent empêcher de futures modifications en vue d’une accessibilité totale. Les bâtiments patrimoniaux sont également associés à Parcs Canada et au tourisme.

Le Conseil soulève quelques préoccupations et formule des recommandations à prendre en considération, notamment en ce qui concerne l’interprétation et l’expérience des visiteurs, ainsi que l’obligation pour les bâtiments patrimoniaux de respecter les normes d’accessibilité lorsqu’ils sont réaffectés.

39-15 Motion présentée et appuyée pour que l’étendue des travaux du Comité technique pour les édifices et les sites patrimoniaux - Accessibilité pour les entités sous réglementation fédérale, telle que définie par la Loi sur le Canada accessible, soit approuvée telle que modifiée le 14 septembre 2023. La motion est adoptée à l’unanimité.

Mesure de suivi :Le Conseil recommande d’ajouter un volet « visiteurs et interprétation des bâtiments patrimoniaux » à la section relative à l’étendue des travaux dans le mandat.

Mesure de suivi :Le mandat sera révisé pour inclure des paramètres sur la signification des bâtiments patrimoniaux et pour inclure des politiques sur ce qu’implique un bâtiment patrimonial. Le mandat sera de nouveau présenté au Conseil lorsqu’il sera achevé.

31. Assemblée publique annuelle de 2023 - Rapport et leçons tirées

Document 48A : Rapport de l’assemblée publique annuelle de 2023

B. McCannell et A. Deslauriers présentent le rapport final sur l’assemblée publique annuelle de 2023. Elle s’est tenue virtuellement le 1 ^er juin 2023. Au total, 95 % des participants ont été satisfaits des présentations.

Pour les futures assemblées, les membres du Conseil discutent des possibilités de faire participer davantage de personnes de toutes les régions du pays, et plus particulièrement les régions francophones et du Nord.

39-16 Une motion est présentée et appuyée pour que le Conseil approuve la version finale du rapport de l’assemblée publique annuelle de 2023 telle qu’elle a été présentée le 14 décembre 2023. La motion est adoptée à l’unanimité.

32. Stratégie de communication

Document 49A : Note d’information

Document 49B : Stratégie de communication 2023 à 2026

C. Richard présente la stratégie de communication pour les années 2023 à 2026. La stratégie définit des orientations générales pour la communication interne et externe au cours des trois prochaines années. L’objectif est de faire de l’organisation un leader mondial dans l’élaboration de normes d’accessibilité fondées sur l’équité.

L’organisation sera préparée et assez souple pour faire face aux changements dans le paysage de la communication. La stratégie aidera l’équipe de communication à présenter davantage de contenu en direct et à s’engager avec des personnes réelles en temps réel. L’équipe de communication se penchera également sur les tendances des nouvelles technologies et sur les possibilités d’apprentissage pour soutenir le travail de Normes d’accessibilité Canada.

Le nombre de participants de la « Communauté de pratique sur les communications accessibles » a augmenté pour s’établir à 326 membres. Ce groupe comprend tous les autres ministères et informe les participants des dernières pratiques en matière de communication accessible.

Le Conseil suggère de présenter le document sous un « format stratégique », d’ajouter les organisations professionnelles comme public cible et d’inclure une évaluation pour savoir si l’objectif a été atteint.

Mesure de suivi : Il est recommandé d’inclure dans la stratégie de communication un tableau annuel qui fait correspondre les activités aux objectifs. En outre, les indicateurs de mesure de l’inclusion pourraient faciliter le processus d’évaluation de toutes les activités.

39-17 Une motion est présentée, puis appuyée, pour que le Conseil approuve la stratégie de communication 2023 à 2026, telle qu’elle a été présentée le 14 septembre 2023. La motion est adoptée.

33. Stratégie FPT d’harmonisation des normes

P. Rizcallah réaffirme l’engagement de l’organisation à poursuivre une stratégie d’harmonisation avec les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux (FPT) et certaines administrations municipales. Normes d’accessibilité Canada soutiendra les communautés autochtones et les collectivités du Nord, et travaillera en collaboration avec elles.

Il est entendu que pour parvenir à l’harmonisation, des compromis sont souvent nécessaires. Normes d’accessibilité Canada devra identifier les circonstances dans lesquelles des compromis sont faits pour maintenir les normes d’équité de l’organisation.

Mesure de suivi : Examiner les prochaines étapes pour encourager d’autres autorités fédérales-provinciales-territoriales à être en accord avec Normes d’accessibilité Canada. Le Conseil reviendra sur cette question à l’avenir.

34. Séance à huis clos - Mobilisation des administrateurs auprès des intervenants

39-18 Motion présentée et appuyée pour passer à huis clos et inviter le PDG à participer. La motion est adoptée à l’unanimité.

39-19 Motion présentée et appuyée pour reprendre la réunion. La motion est adoptée à l’unanimité.

Le bureau du PDG et le président (Paul-Claude Bérubé) ont pris contact avec des personnes de l’Alberta en vue d’une éventuelle discussion au sein d’un groupe d’intervenants. L’organisation informera les membres du Conseil et vérifiera leur disponibilité lorsque de plus amples détails seront confirmés.

35. Autres points

1. Consultation des intervenants : Le bureau du PDG communiquera avec les administrateurs intéressés afin de déterminer qui pourrait participer aux prochaines consultations des intervenants en Alberta et au Nouveau-Brunswick.
2. Autoévaluation du Conseil pour 2023 : L’autoévaluation du Conseil n’inclut pas le PDG et le personnel de l’organisation cette année. Il est recommandé que le PDG fournisse sa recommandation concernant la possibilité de demander au personnel de donner son avis sur le travail de préparation et les fonctions du Conseil.

36. Ordre du jour de la prochaine réunion

Le plan d’urgence déterminera les priorités qui seront présentées lors de la réunion du Conseil de décembre 2023. Le rapport d’autoévaluation du Conseil sera présenté comme prévu.

37. Mot de la fin

M. Reid remercie tous les membres du Conseil pour leur participation à la réunion. Elle remercie également le technicien d’Eastern Audio Visual d’avoir mis son expertise au service de cette réunion. Tout soutien de la part des membres du Conseil et des employés est le bienvenu. Les membres du Conseil sont invités à remplir le formulaire d’évaluation des réunions du Conseil.

38. Levée de la séance

39-20Une motion est présentée pour lever la séance à 12 h 15 (HNT). La motion est adoptée à l’unanimité.