Procès verbal de la réunion ordinaire du conseil d’administration – du 30 mars au 1er avril 2022
Participants
Membres du conseil d’administration (le conseil) :
- Me Paul-Claude Bérubé, président
- Mary Reid, vice-présidente
- William Adair, administrateur
- Kory Earle, administrateur
- Maureen Haan, administratrice
- Penny Hartin, administratrice
- Brad McCannell, administrateur
- Joe McLaughlin, Ph. D., administrateur
- Laurie Ringaert, administratrice
Fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada :
- Philip Rizcallah, président-directeur général (PDG)
- Philipe Sarrazin, dirigeant principal des finances (DPF) et directeur général, Services ministériels (31 mars)
- Dino Zuppa, chef de l’exploitation, Normes et recherche
- Heather Throop, conseillère spéciale
- Maggie Saunders, directrice, Affaires intergouvernementales
- Micah Walter, analyste principal des politiques, Affaires intergouvernementales (31 mars et 1er avril)
- Daname Gogue, gestionnaire, Subventions et contributions (30 mars)
- Martine Bareil, gestionnaire, Communications (1er avril)
- Heather Scott, analyste des politiques, Communications (31 mars)
- Christopher Collmorgen, analyste principal des politiques, Mobilisation des intervenants (31 mars et 1er avril)
- Christopher Coulson, analyste des politiques, Mobilisation des intervenants (31 mars et 1er avril)
- Stuart McGregor, analyste des politiques, Mobilisation des intervenants (31 mars)
- Sophie Senghor, analyste des politiques, Mobilisation des intervenants (30 mars)
- Sarah Van Baarsen, analyste subalterne des politiques, Affaires intergouvernementales (30 mars)
- Kareem Al Hammuri, analyste subalterne des politiques, Affaires intergouvernementales (31 mars et 1er avril)
- Jasmine Desloges, coordonnatrice, Gouvernance et rapports
- Anthony Jolicoeur, coordonnateur, Gouvernance et rapports (30 mars 2022)
Procès verbal
Mercredi 30 mars 2022
1. Mot de bienvenue et appel nominal
La réunion s’ouvre par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.
28-1 Une motion visant l’ouverture de la réunion à 12 h (HNE) est présentée, puis appuyée.
La motion est adoptée à l’unanimité.
2. Reconnaissance du territoire
Sarah Van Baarsen prononce une reconnaissance du territoire en l’honneur des peuples autochtones de la province de la Colombie Britannique, d’où elle participe virtuellement à la réunion.
3. Ordre du jour de la réunion
Document 3A : Ordre du jour proposé
28-2 Une motion est présentée, puis appuyée, pour adopter l’ordre du jour de la réunion ordinaire du conseil d’administration du 30 mars au 1er avril 2022, conformément à ce qui a été présenté le 30 mars 2022.
La motion est adoptée à l’unanimité.
4. Mieux se connaître
L’administratrice, Maureen Haan, présente un résumé de son parcours de vie et de son expérience professionnelle à ses collègues du conseil.
5. Procès verbaux des réunions du conseil d’administration : du 9 au 11 février 2022
Document 5A : Procès verbal de la réunion ordinaire du conseil d’administration (du 9 au 11 février 2022)
28-3 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le procès verbal de la réunion ordinaire du conseil d’administration du 9 au 11 février 2022, conformément à ce qui a été présenté le 30 mars 2022.
La motion est adoptée à l’unanimité.
6. Mise à jour du président
Document 6A : Rapport du président
Le rapport du président souligne le fait que Normes d’accessibilité Canada est peu connu au pays. L’ordre du jour prévoit une discussion du conseil sur les moyens de faire connaître l’organisation. Le rapport souligne également l’importance pour les entités fédérales travaillant sur l’accessibilité de savoir ce que font les autres dans le domaine.
Un rapport écrit est remis aux membres du conseil et la plupart des points présentés se rapportent aux discussions tenues par les membres pendant la présente réunion du conseil d’administration.
7. Mise à jour du PDG
Le PDG présente un rapport de vive voix sur les principales activités que l’organisation a menées depuis la dernière réunion du conseil d’administration tenue en février 2022.
L’assemblée publique annuelle qui devait avoir lieu pendant la Semaine nationale de l’accessibilité est provisoirement reportée en raison de circonstances indépendantes de la volonté de l’organisation. D’autres recommandations formulées par le Comité des affaires externes seront présentées au cours de cette assemblée.
La table ronde virtuelle des jeunes a été un succès, autant en anglais qu’en français. La ministre Qualtrough a souhaité la bienvenue aux jeunes participants et les a encouragés à faire preuve de leadership pour contribuer à un Canada accessible. Le PDG a participé aux événements en anglais et en français.
L’organisation se fait connaître sur les plateformes de médias sociaux et sa popularité ne cesse de s’accroître. Au cours du mois dernier, plus de 310 adeptes ont joint nos plateformes.
Le 23 février 2022, l’organisation a lancé la campagne de recrutement des membres du Comité technique des technologies de l’information et de la communication (TIC) sur le site internet. La campagne de recrutement a pris fin le 23 mars 2022.
Le site internet de Normes d’accessibilité Canada est en cours de refonte et devrait être terminé d’ici la fin du printemps. Depuis février 2022, l’équipe des Communications a achevé et mis en œuvre des plans de communication dans de nombreux domaines, notamment les suivants :
- Examen public des normes créées en partenariat avec le Groupe CSA
- Examen public de la norme relative au langage clair et simple
- Accord avec l’International Code Council
- Ententes fédérales-provinciales-territoriales
- Déclarations d’intérêt pour la recherche
- Examen public de la norme relative aux espaces extérieurs
La période de présentation des candidatures pour les comités techniques sur les mesures d’urgence et sur l’orientation et la signalisation a pris fin le 14 janvier. Un total de 122 candidatures ont été reçues. Le processus de sélection des membres est en cours et tous les candidats seront informés des décisions.
Le programme de subventions et de contributions prépare un appel de propositions pour les projets de recherche à financer en 2023-2024. Tous les fonds ont été affectés aux périodes de 2021 à 2022 et de 2022 à 2023.
L’équipe responsable des ressources humaines et l’organisation ont conclu un nouvel accord avec Santé Canada et Services partagés en ressources humaines pour fournir divers services autrefois assurés par Emploi et Développement social Canada.
Le 31 janvier 2022, le Rapport sur les résultats ministériels (RRM) 2020 à 2021 a été déposé au Parlement. Le 2 mars 2022, le Plan ministériel 2022 à 2023 a été déposé au Parlement.
8. Le point sur les activités fédérales-provinciales-territoriales (FPT)
Maggie Saunders, directrice des Affaires intergouvernementales, présente un rapport de vive voix sur les activités et les partenariats en cours avec les provinces. Des protocoles d’entente avec plusieurs provinces sont en cours de préparation et précisent la nature de la collaboration sur les normes et la recherche. Ces protocoles optimisent les efforts collectifs, préviennent les doubles emplois et réduisent au minimum les approches disparates dans l’ensemble du pays.
9. Processus et priorités revus en matière de subventions et de contributions
Document 10A : Note d’information
Dino Zuppa, chef de l’exploitation, présente un nouveau processus de sélection des domaines de recherche prioritaires qui feront l’objet de subventions et de contributions. Le nouveau processus tiendrait compte des domaines prioritaires définis dans la Loi ainsi que des domaines déterminés par le conseil. Ce processus viendrait compléter le nouveau volet de la « déclaration d’intérêt » du programme. Le processus de sélection révisé est axé sur les six priorités énumérées dans la Loi pour chaque cycle de financement. En outre, le conseil proposerait et approuverait chaque année 2 ou 3 autres domaines de recherche supplémentaires parmi les domaines prioritaires identifiés dans la Loi.
Il est convenu qu’une liste détaillée des données et des recherches sur les priorités existantes serait fournie par courriel aux membres du conseil dès que possible. Les membres du conseil formuleront leurs commentaires à une réunion extraordinaire du conseil d’administration.
Laurie Ringaert, administratrice, s’absente pour le reste de la réunion et fournit ses commentaires par écrit pour la discussion de réflexion prévue au point 11.
10. Discussion sur le langage clair et simple
Document 11A : Note d’information
Le PDG présente ce point comme suite aux commentaires formulés au cours d’une réunion précédente du conseil. La discussion permet aux membres du conseil d’examiner les attentes en matière de langage clair et simple pour les documents, ce qui entraîne des discussions sur la façon dont les exigences en matière de rédaction en langage clair et simple sont respectées.
Le tableau du document 11A présente des directives sur l’utilisation du langage clair et simple pour différents documents.
11. Discussion de réflexion : Langage clair et simple
La politique et les lignes directrices en matière d’accessibilité exigent que tous les documents destinés au conseil et au public soient rédigés en langage clair et simple. Les administrateurs soulèvent l’importance du langage clair et simple pour l’accessibilité, de donner l’exemple et de s’attendre à ce que les projets de recherche utilisent un langage clair et simple. Il est suggéré d’utiliser des résumés en langage clair et simple pour les documents techniques ou juridiques au besoin.
12. Mot de la fin
Le PDG propose de poursuivre la discussion sur le langage clair et simple à une prochaine réunion du conseil d’administration.
13. Ajournement
28-4 Une motion est présentée pour lever la séance à 16 h (HNE).
La motion est adoptée à l’unanimité.
Jeudi 31 mars 2022
14. Mot de bienvenue et appel nominal
La réunion s’ouvre par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.
28-5 Une motion visant l’ouverture de la réunion à 12 h (HNE) est présentée, puis appuyée.
La motion est adoptée à l’unanimité.
15. Reconnaissance du territoire
Heather Scott prononce une reconnaissance du territoire en l’honneur des peuples autochtones de la région de la capitale nationale, d’où elle participe virtuellement à la réunion.
16. Mise à jour du Comité des affaires internes
Document 18A : Rapport du Comité
Le président du Comité des affaires internes, M. Joe McLaughlin, Ph. D., présente un résumé des activités récentes du Comité. Les membres du Comité se sont réunis le 28 février 2022. Bon nombre des activités du Comité ont porté sur les mesures en cours entourant l’évaluation et les objectifs du PDG. Elles ont également porté sur les recommandations relativement au plan d’action 2021 pour l’auto-évaluation du conseil. Un résumé des activités à venir est présenté.
17. Évaluation 2021 2022 du PDG : Prochaines étapes
Document 19A : Note d’information
L’administratrice, Maureen Haan, et la membre du personnel, Heather Throop, présentent les prochaines étapes du processus d’évaluation du PDG. Des étapes similaires du processus d’évaluation de l’année dernière sont intégrées dans l’évaluation de cette année. Des étapes plus détaillées sont fournies dans le document 19A, ainsi que l’échéancier.
Il est recommandé que la date de la réunion extraordinaire qui portera sur l’évaluation du PDG soit décidée au point 22 « Autres points », à la fin du programme de la journée.
18. Objectifs du PDG 2022 à 2023
Document 20A : Note d’information
Les objectifs mesurables du PDG seront déterminés en fonction des résultats de son évaluation, dont le processus est décrit au point précédent. L’échéancier devra être respecté à la fois à l’égard de l’évaluation du PDG et des objectifs du PDG, tel que précisé dans le document 20A.
19. Plan d’action 2021 pour l’auto-évaluation du conseil d’administration : Recommandations
Document 21A : Note d’information
Document 21B : Plan d’action 2021 pour l’auto-évaluation du conseil d’administration : Recommandations
L’administratrice, Laurie Ringaert, présente le processus d’auto-évaluation du conseil d’administration pour 2021. Le processus se fonde sur l’évaluation de l’année précédente ainsi que sur les recommandations et le plan d’action des Affaires internes. Trois motions sont présentées pour adoption par le conseil.
28-6 Une motion est présentée, puis appuyée, pour que le conseil approuve les recommandations énoncées dans le plan d’action et décrites dans le tableau 1; adopte les motions des recommandations 1 et 2; et pour que les comités permanents ajoutent des tâches connexes à leurs plans de travail, conformément à ce qui a été présenté le 30 mars 2022, mais avec la modification suivante : inclure le nom du Comité des affaires externes aux points 9 et 10, dans le tableau 1 du document 21B.
La motion est adoptée à l’unanimité.
28-7 Une motion est présentée, puis appuyée, pour que le conseil accepte que le processus d’auto-évaluation du conseil soit mené chaque année et ajouté au plan de travail du Comité des affaires internes.
La motion est adoptée à l’unanimité.
28-8 Une motion est présentée, puis appuyée, pour qu’une évaluation externe du conseil d’administration soit effectuée tous les cinq ans à compter de 2025 et pour que cette activité soit ajoutée au plan de travail du Comité des affaires internes.
La motion est adoptée à l’unanimité.
20. Mise à jour du Comité des affaires externes
Document 23A : Rapport du Comité
Le président du Comité des affaires externes, Bill Adair, présente un rapport des activités du Comité depuis la dernière réunion ordinaire du conseil d’administration tenue en février 2022. Il souligne certains des points discutés à leur réunion du 17 mars. Les points pour les futures réunions du Comité sont présentés.
21. Proposition d’assemblée publique annuelle (APA)
Document 24A : Note d’information
Le président du Comité des affaires externes informe les membres du conseil qu’un autre événement de grande envergure portant sur l’accessibilité et les personnes en situation de handicap est organisé par le gouvernement du Canada à une date très rapprochée de l’APA prévue par Normes d’accessibilité Canada (30 mai 2022). Le Comité recommande que l’APA soit reportée à plus tard dans l’année.
28-9 Une motion est présentée, puis appuyée, pour que l’assemblée publique annuelle soit tenue en septembre 2022, en même temps que la réunion ordinaire du conseil d’administration; le Comité des affaires externes présentera un plan d’action à la prochaine réunion ordinaire du conseil.
La motion est adoptée à l’unanimité.
22. Autres points
Ce point a été présenté plus tôt, car l’administrateur, Joe McLaughlin, a dû quitter la réunion plus tôt.
Il est proposé qu’une réunion extraordinaire du conseil d’administration soit organisée avant la fin avril 2022, laquelle portera sur l’évaluation du PDG.
28-10 Une motion est présentée, puis appuyée, pour tenir une réunion extraordinaire du conseil d’administration le vendredi 8 avril 2022, de 12 h à 13 h (HNE), portant sur l’évaluation du PDG; la réunion sera organisée par l’administratrice, Maureen Haan.
La motion est adoptée à l’unanimité.
23. Rapport annuel 2021 à 2022
Document 25A : Note d’information
Document 25B : Rapport annuel 2021 à 2022
Une copie du Rapport annuel 2021 à 2022 de Normes d’accessibilité Canada est remise aux membres du conseil.
28-11 Une motion est présentée, puis appuyée, pour que le conseil approuve les versions française et anglaise du Rapport annuel 2021 à 2022, conformément à ce qui a été présenté le 31 mars 2022.
La motion est adoptée à l’unanimité.
24. Mise à jour sur la table ronde des jeunes
Un résumé des événements de la table ronde des jeunes qui s’est tenue en février 2022 (en anglais) et en mars 2022 (en français) est présenté par Stuart McGregor, membre du personnel. Un total de 51 jeunes se sont inscrits. La ministre Qualtrough y a participé. À l’heure actuelle, le personnel recueille tous les renseignements et les commentaires tirés des sondages effectués après les événements, et un rapport final de la table ronde sera présenté au cours de la prochaine réunion ordinaire du conseil d’administration.
Le président remercie le Comité des affaires externes et l’équipe responsable de la mobilisation des intervenants d’avoir organisé la table ronde.
25. Réunion à huis clos
Aucune réunion à huis clos n’a eu lieu.
26. Ajournement
28-12 Une motion est présentée pour lever la séance à 15 h 25 (HNE).
La motion est adoptée à l’unanimité.
Vendredi 1er avril 2022
27. Mot de bienvenue et appel nominal
La réunion s’ouvre par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.
28-13 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver l’ouverture de la séance à 12 h (HNE).
La motion est adoptée à l’unanimité.
28. Reconnaissance du territoire
Jasmine Desloges prononce une reconnaissance du territoire en l’honneur des peuples autochtones de la région de la capitale nationale, d’où elle participe virtuellement à la réunion.
29. Compétences et connaissances des membres du conseil : Contributions à l’organisation
Document 33A : Note d’information
La vice présidente, Mary Reid, mène la discussion sur le sujet des compétences et des connaissances des membres du conseil et sur la façon dont ils peuvent continuer à contribuer à Normes d’accessibilité Canada aujourd’hui et à l’avenir. Les membres du conseil font part de leurs commentaires sur ce sujet. Un résumé des recommandations sera fourni par le Comité des affaires internes à la prochaine réunion ordinaire du conseil d’administration.
30. Mieux faire connaître notre rôle, notre travail et nos réalisations
Document 35A : Note d’information
L’administrateur, Bill Adair, mène la discussion sur le thème « mieux faire connaître notre rôle, notre travail et nos réalisations » pour les membres du conseil. Cette discussion fait suite aux discussions de précédentes réunions du conseil d’administration. Elle établit en outre un lien avec la discussion au point 29. Des recommandations seront formulées par le Comité des affaires externes à la prochaine réunion ordinaire du conseil d’administration.
31. Ordre du jour de la prochaine réunion
Il est proposé de tenir en personne la réunion du conseil d’administration de mai juin 2022 à Montréal; la possibilité de participer virtuellement à la réunion sera offerte aux personnes qui y assisteront depuis leur domicile ou leur bureau. Une confirmation sera fournie très bientôt selon que la réunion se tiendra virtuellement ou en personne.
L’administratrice, Penny Hartin, présentera le point « Mieux se connaître » à la prochaine réunion ordinaire qui se tiendra du 30 mai au 1er juin 2022.
L’évaluation du PDG aura lieu le vendredi 8 avril 2022, de 12 h à 13 h (HNE).
32. Mot de la fin
Du personnel de soutien sera à la disposition des membres du conseil pour l’assemblée publique annuelle de septembre 2022 de Normes d’accessibilité Canada.
33. Ajournement
28-14 Une motion est présentée pour lever la séance à 15 h 6 (HNE).
La motion est adoptée à l’unanimité.
34. Séance de débreffage à la suite de la réunion du conseil
La séance de débreffage suit la clôture de la réunion.