Procès-verbal de la réunion ordinaire du conseil d’administration – 30 mai au 1er juin 2022

Lundi 30 mai 2022

1. Mot de bienvenue et appel nominal

La réunion s’ouvre par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.

30-1 Une motion visant l’ouverture de la réunion à 12 h 06 (HAE) est présentée, puis appuyée. La motion est approuvée à l’unanimité.

2. Reconnaissance des terres

H. Scott a prononcé une reconnaissance des terres comme un petit acte de réconciliation avec les peuples autochtones de la ville d’Ottawa, d’où elle participait à la réunion.

3. Ordre du jour de la réunion

Document 3A : Ordre du jour proposé

30-2 Une motion est présentée, puis appuyée, pour adopter l’ordre du jour de la réunion ordinaire du conseil d’administration tenue du 30 mai au 1er juin 2022, avec une modification. Le point 19 de l’ordre du jour a été modifié : remplacer « pour information au Conseil » par « pour approbation du Conseil ». La motion est approuvée à l’unanimité.

4. Mieux se connaître

L’administratrice Penny Hartin présente un résumé de son parcours de vie et de son expérience professionnelle.

5. Procès-verbaux des réunions du Conseil

Document 5A : Procès-verbal de la réunion ordinaire du conseil d’administration (du 30 mars au 1er avril 2022)

Document 5B : Procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration (du 8 avril 2022)

30-3 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le procès-verbal de la réunion ordinaire du conseil d’administration tenue du 30 mars au 1er avril 2022, conformément à ce qui a été présenté le 30 mai 2022. La motion est approuvée à l’unanimité.

30-4 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration tenue le 8 avril 2022, conformément à ce qui a été présenté le 30 mai 2022. La motion est approuvée à l’unanimité.

6. Suivi de la réunion précédente

Document 6A : Liste des motions du Conseil et des mesures de suivi

Le président présente la version mise à jour du document 6A qui inclut la modification demandée, à savoir que l’ordre des motions soit inversé pour commencer par le point le plus récent afin de faciliter la consultation. Le document 6A reflète maintenant ce changement.

Le PDG n'a pas de point à soulever.

7. Correspondance

Document 7A : Lettre à la dirigeante principale de l’accessibilité

Document 7B : Lettre au commissaire à l’accessibilité

Le président présente deux lettres de félicitations et de présentation envoyées à la dirigeante principale de l’accessibilité et au commissaire à l’accessibilité nouvellement nommés.

8. Mise à jour du président

Document 8A : Rapport du président

Le président présente un rapport sur les activités qu’il a menées depuis la dernière réunion du conseil d’administration qui s’est tenue en mars 2022.

Voici certains des faits saillants de ce rapport :

• Conformément à la recommandation du président-directeur général, le président a demandé au président du Comité des affaires internes d’envisager de changer le lieu de la réunion du conseil d’administration de septembre 2022.
• L’organisation continue de recevoir des demandes de réunions. Les organisations souhaitent entendre parler de Normes d’accessibilité Canada.
• Au nom du conseil d’administration, le président a écrit à la dirigeante principale de l’accessibilité et au commissaire à l’accessibilité nouvellement nommés pour les féliciter de leur nomination.

9. Mise à jour du PDG

Document 9A : Rapport du PDG

Document 9B : Plan stratégique triennal

Le PDG présente les principales activités décrites dans son rapport. Toutes les activités sont liées au plan stratégique triennal afin de montrer les progrès effectués par l’organisation. Le PDG a souligné les points suivants :

• Plusieurs accords ont été signés :
  • Un accord avec le Conseil international des codes (International Codes Council) pour faciliter la communication des meilleures pratiques et des informations relatives à l’accessibilité des bâtiments. Cette collaboration vise à améliorer et à coordonner les exigences en matière d’accessibilité dans les codes et les normes de construction entre le Canada et les États-Unis.
  • Des protocoles d’entente ont été officialisés avec deux provinces et deux autres devraient l’être prochainement. Des ententes semblables sont actuellement élaborées avec d’autres provinces. L’organisation s’engagera bientôt avec les territoires. Le PDG réitère que Normes d’accessibilité Canada veux travailler avec d’autres juridictions au Canada pour avoir un impact national.
• Le Comité technique sur les technologies de l’information et des communications (TIC) a été mis sur pied.
• Le PDG et son équipe ont saisi l’occasion de leurs visites dans les provinces pour entrer en contact avec divers groupes de personnes handicapées.
• Le PDG a également été réintégré au Conseil international des codes de réglementation (CICR) - International Regulatory Codes Council (IRCC).

Mesure de suivi : Lors de la prochaine réunion du Conseil, 60 minutes seront allouées au rapport du PDG.

Mesure de suivi : Le PDG demande aux administrateurs et administratrices de lui faire part de tout ce qu’ils ont retenu du Congrès canadien sur l’inclusion des personnes en situation de handicap qui pourrait être utile à la planification de l’assemblée publique annuelle.

10. Discussion de réflexion

Document 11A : Note d’information

M. Haan anime la discussion sur le thème du Plan d’action pour l’inclusion des personnes en situation de handicap et de la prestation canadienne pour les personnes en situation de handicap. Comme il pourrait y avoir des répercussions sur l’élaboration des normes, il est conclu que Normes d’accessibilité Canada devrait être au courant des mesures prises par d’autres intervenants importants.

M. Reid et M. Haan mènent une discussion sur l’élaboration d’un profil pour les membres du conseil d’administration. Ce profil pourrait aider à orienter les futures nominations au Conseil (p. ex. en permettant de cerner les lacunes). Les administrateurs et administratrices présentent leurs réflexions, à partir desquelles le Comité des affaires internes rédigera un profil qui sera présenté lors d’une prochaine réunion du Conseil.

11. Mise à jour du DPF

Document 13A : Rapport financier

L’adjoint au dirigeant principal des finances (ADPF), L.-P. Daigle, présente un résumé de l’exercice 2021-2022 pour Normes d’accessibilité Canada. Ce rapport annuel sera publié deux mois après la fin de l’année.

12. Plan de gestion des risques et registre des risques

Document 14A : Note d’information

Document 14B : Énoncé de tolérance au risque

Document 14C : Calendrier des risques principaux

Le DPF, P. Sarrazin, présente au Conseil les documents sur la gestion des risques et la tolérance au risque. Il remarque que l’organisation a mûri et a été en mesure d’atténuer de nombreux risques. En conséquence, la liste des principaux risques est réduite. Les administrateurs posent des questions et émettent des commentaires. Le cadre de gestion des risques de l’entreprise sera examiné et présenté à l’automne.

13. Mot de la fin

Le président présente le mot de la fin pour la journée.

14. Ajournement

30-5 Une motion est présentée pour lever la séance à 15 h 40. La motion est approuvée à l’unanimité.

Mercredi 1er juin 2022

28. Mot de bienvenue et appel nominal

La réunion s’ouvre par l’appel nominal et le mot de bienvenue du président.

30-13 Une motion est présentée pour ouvrir la séance à 12 h. La motion est approuvée à l’unanimité.

29. Reconnaissance des terres

Anthony Jolicoeur prononce une reconnaissance des terres comme un petit acte réconciliation avec les peuples autochtones du Québec, d’où il participait à la réunion.

30. Compétences et connaissances des membres du conseil d’administration Contributions à l’organisation – Suivi

Document 34A : Note d’information

Document 34B : Résumé et recommandations

La vice-présidente M. Reid poursuit la discussion sur la façon dont les compétences et les connaissances des membres du Conseil peuvent continuer à contribuer au travail de Normes d’accessibilité Canada. Elle propose une liste de recommandations à l’approbation du Conseil. Il est décidé que l’utilisation d’un « cadre intersectionnel » serait incluse dans les recommandations. La matrice proposée, qui doit être élaborée, s’appliquera au profil actuel des membres du conseil d’administration et sera révisée pour refléter les changements dans sa composition.

Résumé des recommandations :

1. Utiliser une matrice pour indiquer les compétences et les connaissances des membres du conseil d’administration;
2. Consacrer du temps lors des réunions du conseil d’administration pour discuter de la vision et du mandat de la réunion;
3. Participer aux discussions et aux décisions du conseil d’administration en tenant compte en tout temps de la diversité, de l’équité entre les genres et de l’inclusion des personnes LGBTQ;
4. Élaborer un plan (et le mettre en œuvre) sur la façon dont nous pourrions utiliser une approche féministe de la structure et des réunions du conseil d’administration;
5. Consacrer chaque année du temps à une discussion du conseil d’administration sur la planification stratégique;
6. Consacrer du temps lors des prochaines réunions du conseil d’administration pour renforcer l’esprit d’équipe.

Mesure de suivi : Le Comité des affaires internes (CAI) mettra en œuvre les recommandations. Il présentera ses conclusions au conseil d’administration lors de la prochaine réunion.

30-14 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver les recommandations du CAI avec modification, telles que présentées le 1er juin 2022. La motion est approuvée à l’unanimité.

31. Mise à jour du Comité des affaires externes

Document 35A : Rapport du Comité

Le président du Comité des affaires externes (CAE), Bill Adair, présente les points clés du rapport du comité. Il couvre les activités qui se sont tenues depuis la réunion du conseil d’administration de mars et avril 2022. Il remercie les membres et le personnel pour leur travail sur les différents projets.

32. Accroître la prise de conscience de notre rôle, de notre travail et de nos réalisations

Document 36A : Note d’information

Document 36B : Projet « Hometowners »

La gestionnaire des communications, M. Bareil, présente le concept de « Hometowners » et la manière dont il peut être utilisé dans le cadre d’une stratégie de sensibilisation plus vaste. Il peut également être utilisé pour orienter le public vers l’assemblée publique annuelle qui se tiendra plus tard cette année.

Mesure de suivi : Le Comité des affaires externes ajoutera à l’ordre du jour de sa prochaine réunion l’élaboration d’une stratégie plus vaste visant à faire connaître Normes d’accessibilité Canada et son travail. Celle-ci sera présentée au conseil d’administration lors de sa prochaine réunion.

30-15 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le programme « Hometowners » dans le cadre de la stratégie plus vaste du conseil d’administration visant à sensibiliser les gens au rôle et au travail des Normes d’accessibilité du Canada et aux façons de s’engager. La motion est approuvée à l’unanimité.

33. Approche proposée pour l’assemblée publique annuelle (septembre 2022)

Document 38A : Note d’information

Document 38B : Approche proposée

P. Hartin présente l’approche et l’ordre du jour proposés pour l’organisation de l’assemblée publique annuelle de 2022. Le thème proposé est « Créer un élan vers un Canada sans obstacle! » La réunion se tiendra entièrement en ligne. Les participants seront encouragés à envoyer leurs questions au moment de l’inscription.

Les administrateurs et administratrices discutent de la composition du groupe de discussion et formulent des commentaires et des suggestions, notamment l’ajout, dans la présentation d’ouverture du conseil d’administration, des réalisations de l’organisation.

30-16 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver le 20 septembre 2022 comme nouvelle date de l’assemblée publique annuelle, et pour approuver en principe son ordre du jour, en tenant compte de la participation du groupe de discussion, tel que présenté le 1er juin 2022. La motion est approuvée à l’unanimité.

34. Événement de la table ronde des jeunes - Rapport final

Document 39A : Note d’information

Document 39B : Événement de la table ronde des jeunes – Rapport sommaire présenté au Conseil

S. McGregor présente le résumé préparé pour le Conseil sur l’événement de la table ronde des jeunes. Il explique que le personnel a déterminé ce qui est déjà pris en compte et qu’il examine d’autres commentaires concernant les événements à venir destinés aux jeunes, pour les zones de recherche et l’élaboration de normes. Les administrateurs et administratrices demandent des informations supplémentaires et félicitent le présentateur et l’équipe pour leur rapport.

35. Communications : Rapport Web trimestriel

Document 41A : Rapport Web trimestriel

Le membre du personnel O. Comtois donne un aperçu du Rapport trimestriel sur le Web et les médias sociaux. Il couvre la période du 16 février au 16 mai 2022. Elle présente sommairement les messages les plus performants et les faits marquants de chacune des plateformes de médias sociaux et du site Web de l’organisation. Elle répond également aux questions des administrateurs et administratrices.

36. Séance à huis clos

Aucune séance à huis clos n’a eu lieu.

37. Autres points

Invitation à la dirigeante principale de l’accessibilité

Le président discute de la possibilité d’inviter Mme Stéphanie Cadieux, dirigeante principale de l’accessibilité, à la réunion du Conseil de septembre pour qu’elle puisse expliquer son rôle.

30-17 Une motion est présentée, puis appuyée, pour que les administrateurs et administratrices approuvent la rédaction d’une lettre d’invitation à l’intention de la dirigeante principale de l’accessibilité, Mme Stéphanie Cadieux, afin qu’elle se présente au conseil d’administration lors de la réunion de septembre. La motion est approuvée à l’unanimité.

38. Ordre du jour de la prochaine réunion

Deux points ont été ajoutés à l’ordre du jour de la prochaine réunion :

• Discussion supplémentaire sur l’ordre du jour de l’assemblée publique annuelle;
• Présentation de Mme Stéphanie Cadieux.

39. Mot de la fin

Le président remercie les administrateurs et administratrices pour leur participation et leur travail de préparation en vue de la réunion, ainsi que le personnel pour son soutien constant.

40. Ajournement

30-18 Une motion est présentée pour lever la séance à 15 h 09. La motion est approuvée à l’unanimité.