Règlement administratif numéro 1 émis par le conseil d'administration de Normes d’accessibilité Canada

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  1. Définitions
  2. Introduction
  3. Rôles
  4. Réunions du conseil d’administration
  5. Comités permanents et comités consultatifs du conseil d’administration
  6. Examen et modification des règlements administratifs
  7. Date d’entrée en vigueur et publication

1. Définitions

Administrateurs s’entend des administrateurs du conseil et ils peuvent inclure ou non le président ou le vice-président selon le contexte de chaque disposition.

Assemblée publique annuelle s’entend d’une réunion ordinaire du conseil d’administration désignée en tout ou en partie comme étant l’assemblée publique annuelle.

Comité consultatif s’entend d’un comité temporaire tel que prévu par le présent règlement administratif.

Comité permanent s’entend d’un comité permanent tel que déterminé par le présent règlement administratif et la politique de gouvernance.

Comité technique s’entend d’un comité créé par le PDG pour participer à l’élaboration ou à la révision des normes d’accessibilité.

Conseil s’entend du conseil d’administration de Normes d’accessibilité Canada.

Loi s’entend de la Loi canadienne sur l’accessibilité.

Membre du comité s’entend d’un membre d’un comité permanent ou d’un comité consultatif du conseil.

Ministre s’entend du membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada désigné en vertu de l’article 4 de la Loi.

Normes d’accessibilité Canada s’entend de l’Organisation canadienne d’élaboration de normes d’accessibilité (OCÉNA) et est le titre d’usage de l’organisme. OCÉNA est son appellation légale.

PDG désigne le président-directeur général de Normes d’accessibilité Canada.

Fonctionnaire s’entend des employés de la fonction publique fédérale au service de Normes d’accessibilité Canada, et cela exclut les administrateurs.

Politique de gouvernance s’entend de la politique de gouvernance établie par le conseil, telle qu'elle peut être modifiée de temps à autre , concernant la gouvernance du conseil et l’application du règlement administratif.

Président s’entend le président du conseil.

Président du comité s’entend de l’administrateur qui préside un comité permanent ou un comité consultatif du conseil.

Règlement administratif s’entend du présent règlement administratif émis par le conseil qui peut être modifié de temps à autre.

Réunion extraordinaire s’entend d’une réunion du conseil normalement tenue par téléconférence, vidéoconférence ou autre plateforme virtuelle accessible pour des questions qui nécessitent une attention ou une décision avant la prochaine réunion ordinaire prévue.

Réunion ordinaire s’entend d’une réunion du conseil normalement tenue en personne ou par téléconférence, vidéoconférence ou autre plateforme virtuelle accessible. 

Secrétariat général s’entend d’une division au sein de Normes d’accessibilité Canada chargée d’appuyer le conseil.

Vice-président s’entend le vice-président du conseil.

2. Introduction

2.1 Normes d’accessibilité Canada 

2.1.1   Normes d’accessibilité Canada a été créée dans la foulée de la Loi et a pour mandat de contribuer à la transformation du Canada en un pays exempt d’obstacles.

2.2 Règlements administratif de Normes d’accessibilité Canada

2.2.1   Le présent règlement administratif est établi par le conseil en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés par la Loi.

2.2.2   Le présent règlement administratif énonce les dispositions relatives à la manière dont le conseil doit exercer ses activités et gérer ses affaires.

3. Rôles

3.1 Rôle du Conseil

3.1.1   Sans limiter le rôle que lui attribue la Loi, et le pouvoir discrétionnaire du conseil dans l’exercice de ce rôle, le Conseil est chargé de :

  1. établir l’orientation stratégique de Normes d’accessibilité Canada au moyen de la planification stratégique et conformément aux politiques et directives du Conseil du Trésor;
  2. établir la mission, la vision et les valeurs de Normes d’accessibilité Canada et les réexaminer régulièrement;
  3. établir la vision à long terme de Normes d’accessibilité Canada afin que l’organisme exécute son mandat, c’est à dire contribuer à la transformation du Canada en un pays exempt d’obstacles d’ici au 1 janvier 2040;
  4. établir l’orientation stratégique et les priorités pour l’élaboration et la révision des normes d’accessibilité;
  5. approuver les normes d’accessibilité élaborées ou révisées par les comités techniques;
  6. recommander au ministre des normes d’accessibilité nouvelles ou révisées;
  7. établir l’orientation stratégique et les priorités de la recherche financée dans le cadre du Programme de subventions et de contributions de Normes d’accessibilité Canada conformément aux modalités d’application du programme de subventions et de contributions de Normes d’accessibilité Canada;
  8. établir l’orientation stratégique et les priorités pour la mobilisation d’intervenants externes;
  9. conseiller le PDG sur la création de comités techniques ainsi que sur leur mandat, qui comprend leur composition;
  10. conseiller le PDG sur les normes d’accessibilité pour les activités de Normes d’accessibilité Canada, y compris la lettre de mandat du ministre au président, et conseiller le PDG à cet égard dans le cadre du mandat de Normes d’accessibilité Canada;
  11. surveiller les risques et conseiller le PDG sur la gestion des risques de Normes d’accessibilité Canada;
  12. prendre en compte toute directive générale donnée par le ministre à Normes d’accessibilité Canada, y compris la lettre de mandat du ministre au président, et conseiller le PDG à cet égard dans le cadre du mandat de Normes d’accessibilité Canada;
  13. à sa discrétion, suggérer au ministre un administrateur qui pourrait agir à titre de président du conseil pour une période maximale de 90 jours en cas d’absence, d’incapacité ou de vacances du président et du vice-président du conseil;
  14. à sa discrétion, faire des suggestions au ministre concernant la détermination des lacunes en matière de diversité et d’expertise du conseil, qui pourraient être comblées en pourvoyant les futurs postes vacants du conseil; 
  15. élaborer une politique de gouvernance et toute autre politique et procédure pour s’acquitter de son mandat;
  16. établir des comités permanents et des comités consultatifs;
  17. assurer l’évaluation annuelle de son rendement ainsi que le rendement de ses comités et du PDG;
  18. assumer les autres responsabilités énoncées dans les dispositions du règlement administratif et de la politique de gouvernance, et toute autre politique ou procédure,  qui s’appliquent au conseil dans son ensemble.

3.1.2   Le conseil doit exercer ses activités et gérer ses affaires en reconnaissance des éléments suivants et conformément à ceux‑ci :

  1. principes énumérés dans la Loi ainsi que le mandat de Normes d’accessibilité Canada énoncé dans la Loi;  
  2. La lettre de mandat du ministre destinée au président; 
  3. lois fédérale et politiques du gouvernement du Canada;
  4. budget de Normes d’accessibilité Canada.

Le conseil doit toujours faciliter et incarner la mission, la vision et les valeurs de Normes d’accessibilité Canada telles qu'établies par le conseil.

3.2 Rôles du président et du vice-président

3.2.1   Sans limiter les rôles du président et du vice-président que leur attribue la Loi et le pouvoir discrétionnaire du président et du vice-président dans l’exercice de leurs fonctions, le conseil leur assigne les responsabilités suivantes :

  1. agir à titre de porte paroles officiels de Normes d’accessibilité Canada en ce qui concerne les questions qui relèvent du conseil d’administration, y compris les questions se rapportant à l’orientation stratégique et au mandat, ainsi qu’aux activités et aux décisions du conseil d’administration (président);
  2. informer le ministre par écrit si un administrateur compte 3 absences consécutives non autorisées aux réunions ordinaires (président);
  3. informer le ministre par écrit si le président compte 3 absences consécutives non autorisées aux réunions ordinaires (vice-président);
  4. les autres responsabilités énoncées dans les dispositions du règlement administratif et de la politique de gouvernance, et toute autre politique ou procédure,  qui s’appliquent au président et au vice-président.

3.3 Rôle des administrateurs

3.3.1   Les administrateurs ont les responsabilités suivantes :

  1. assister aux réunions ordinaires et aux réunions extraordinaires;
  2. contribuer aux discussions et au vote ainsi qu’aux autres activités et affaires du conseil; 
  3. appliquer leur expérience et leur expertise aux affaires du conseil;
  4. soulever des préoccupations et formuler des commentaires dans le but d’atteindre l’excellence et de promouvoir l'accessibilité et l’inclusion;   
  5. e)    agir à titre de porte paroles officiels de Normes d’accessibilité Canada en ce qui concerne les questions qui relèvent du conseil d’administration, y compris les questions se rapportant à l’orientation stratégique et au mandat, ainsi qu’aux activités et aux décisions du conseil d’administration qui ont été approuvées par le président et le président directeur général;
  6. se conformer à toutes les exigences en tant que titulaires d’une charge publique à temps partiel conformément aux conditions générales s’appliquant aux personnes nommées par le gouverneur en conseil;
  7. signaler toute préoccupation concernant une situation de conflit d’intérêts, réelle ou apparente, et en informer le président (le président est responsable d’informer le vice-président de toute préoccupation de ce genre);
  8. les autres responsabilités énoncées dans les dispositions du règlement administratif et de la politique de gouvernance, et toute autre politique ou procédure, qui  s’appliquent aux administrateurs.

3.4 Rôle du PDG

3.4.1   Sans limiter le rôle du PDG que lui attribue la Loi et le pouvoir discrétionnaire du PDG dans l’exercice de ce rôle, le PDG est chargé de :

  1. mettre en œuvre l’orientation stratégique donnée par le conseil dans le respect des paramètres énoncés dans les lois fédérales et les politiques applicables du gouvernement du Canada;
  2. agir à titre de porte-parole  officiel au nom de Normes d’accessibilité Canada en ce qui concerne les questions relevant du rôle du PDG, y compris les questions opérationnelles (le PDG peut déléguer cette responsabilité à un cadre supérieur de Normes d’accessibilité Canada);
  3. préparer les réponses à la correspondance reçue par le conseil ou un administrateur ou répondre directement à la correspondance reçue par le conseil ou un administrateur en consultation avec le président (le PDG peut déléguer cette responsabilité à un cadre supérieur de Normes d’accessibilité Canada);
  4. assurer la qualité des services et du soutien fournis par le Secrétariat général;
  5. fournir des renseignements complets et honnêtes au conseil;
  6. les autres responsabilités énoncées dans les dispositions du règlement administratif et de la politique de gouvernance, et toute autre politique ou procédure, qui s’appliquent au PDG.

3.4.2   Le PDG peut assister à toutes les réunions du conseil et y participer, mais ne peut assister aux séances à huis clos à moins d’y être invité par le président.

4. Réunions du conseil d’administration

4.1 Types de réunions  

4.1.1   Le conseil peut tenir des réunions ordinaires au besoin, selon ce qu’il juge approprié pour les questions à l’étude, et en fonction de la disponibilité des administrateurs.

4.1.2   À chaque exercice financier, le conseil désigne l’une de ses réunions ordinaires comme étant une assemblée publique annuelle ouverte au public en tout ou en partie, et ce, à compter de l’exercice 2021 à 2022. 

4.1.3   Le conseil peut tenir des réunions extraordinaires au besoin et selon la disponibilité des administrateurs.

4.1.4   Les réunions ordinaires, à l’exception de l’assemblée publique annuelle, et les réunions extraordinaires seront fermées au public, à moins que des dispositions spéciales n’aient été prises pour que des invités de l’extérieur de Normes d’accessibilité Canada viennent présenter ou appuyer un point à l’ordre du jour.

4.2 Quorum et vote    

4.2.1   Le quorum est de 50 % des administrateurs en fonction plus 2 administrateurs. 

4.2.2   Les propositions doivent être adoptées par 50 % des administrateurs en fonction plus 1 administrateur.

4.2.3   Aux fins de l’adoption ou de la modification d’un règlement administratif, les propositions doivent être adoptées par 75 % des administrateurs en fonction.

4.2.4   Aux fins de l’interprétation des dispositions des paragraphes qui précèdent, les fractions sont toujours arrondies au nombre entier supérieur le plus proche. Par exemple, pour un conseil composé de 11 administrateurs, 50 % correspondent à 6 administrateurs et 75 % correspondent à 9 administrateurs.

4.2.5   Entre les réunions, le conseil peut voter sur des points par courriel pour les points urgents qui requièrent une décision dans les 2 jours civils ou moins.

4.3 Approbations    

4.3.1 Le PDG ou son délégué doit approuver toute réunion en personne du conseil.

5. Comités permanents et comités consultatifs du conseil d’administration

5.1 Création de comités 

5.1.1   Le conseil doit établir des comités permanents et peut établir des comités consultatifs.  

5.1.2   Les comités permanents et les comités consultatifs doivent comprendre au moins 3 membres et être présidés par un administrateur. Les autres membres du comité peuvent inclure des personnes de l’extérieur de Normes d’accessibilité Canada et ces personnes sont réputées être membres aux fins du quorum et du vote.

5.1.3   La nomination des membres du comité devrait être faite en tenant compte des considérations de nomination qui s’appliquent aux administrateurs en vertu de la Loi et doivent être faites conformément à la politique de recrutement approuvée par le conseil.

5.1.4   En plus du nombre minimal de membres prévu dans la disposition ci-dessus, les fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada peuvent assister aux réunions des comités permanents et des comités consultatifs et les soutenir.

5.1.5   Le président et le PDG peuvent assister et participer aux réunions des comités permanents et des comités consultatifs et y participer lorsqu'ils sont invités par le président du comité.

5.2 Approbations 

5.2.1   Le conseil doit approuver :

  1. le mandat des comités permanents, tel qu’il figure dans la politique de gouvernance;
  2. le mandat des comités consultatifs, tel qu’il figure dans les résolutions qui établissent les comités consultatifs;
  3. toutes les personnes mises en candidature pour siéger aux comités permanents et aux comités consultatifs.

5.2.2   Le PDG ou un haut fonctionnaire de Normes d'accessibilité Canada ayant une délégation appropriée doit approuver toute réunion en personne d'un comité permanent ou d'un comité consultatif.

6. Examen et modification des règlements administratifs

6.1 Examen

6.1.1   Le conseil doit établir un mécanisme afin d’examiner le présent règlement administratif au moins tous les 4 ans.

6.2 Modification

6.2.1   Le présent règlement administratif peut être modifié par voie de proposition conformément aux dispositions concernant le quorum et le vote. Une proposition concernant une modification doit être présentée et adoptée au cours d’une réunion ordinaire ou extraordinaire. 

7. Date d’entrée en vigueur et publication

7.1 Date d’entrée en vigueur    

7.1.1   Le présent règlement administratif entre en vigueur le 25 novembre, 2019, et incorpore les changements en vigueur le 3 mars, 2021.

7.1.2   Une copie du présent règlement administratif et de toute modification doit être envoyée par écrit au ministre, sous forme d’annexe à une lettre du président destinée au ministre au nom du conseil, dans les 30 jours civils suivant la date d’entrée en vigueur.

7.2 Publication

7.2.1   Le présent règlement administratif ainsi que toute modification doivent être mis à la disposition du public, publiés en ligne dans un format accessible dans les 45 jours civils suivant la date d’entrée en vigueur et être disponibles dans d’autres formats sur demande.