Compte rendu des décisions de la réunion ordinaire du conseil d’administration des Normes d’accessibilité Canada – du 17 au 19 septembre 2024 (réunion virtuelle)

Note

Le présent « Compte rendu des décisions » documente les décisions et toutes les mesures de suivi qui ont été prises par le Conseil au cours de la réunion du conseil d’administration. Aux fins de concision, ce compte rendu n’inclut pas l’information présentée ou les discussions tenues dans le cadre de la réunion.

Mardi 17 septembre 2024

1. Mot de bienvenue et appel nominal

• 46-1 Une motion visant l’ouverture de la réunion à 12 h 10 (HNE) est présentée, appuyée, puis adoptée à l’unanimité.

2. Reconnaissance du territoire

3. Présentation des nouveaux membres du Conseil

4. Ordre du jour de la réunion – (Document 4A)

• 46-2 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité afin que le Conseil approuve l’ordre du jour tel quel.

5. Résolutions en bloc

• 46-3 Une motion est présentée, appuyée et adoptée pour que le Conseil approuve les résolutions en bloc et le retrait des points 5A (procès-verbaux de la réunion du Conseil du 18 au 20 juin 2024) et 10A (ordre du jour de la prochaine réunion) aux fins d’une discussion plus approfondie.

6. Où nous en sommes

7. Rapport du président – (Document 12A)

8. Rapport du PDG (Documents 13A et 13B)

• Les membres du conseil d’administration expriment leur intérêt à en apprendre davantage sur les normes, les processus de normes et le Programme de subventions et de contributions.
• Le document 13B (Plan stratégique triennal de 2023 à 2026 sur les rapports du PDG) sera examiné au point 35 de l’ordre du jour (processus visant à examiner le plan stratégique triennal).

9. Conflit d’intérêts

• Le personnel de NAC travaille à l’élaboration de politiques sur les conflits d’intérêts et fournira une mise à jour lors de la réunion du conseil d’administration de décembre, y compris des courriels et des blocs de signatures particuliers.

10. Points retirés des résolutions en bloc

• Point 5A – Procès-verbal de juin 2024 :
  • 46-4 Motion présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité pour modifier le libellé de l’avant-dernier paragraphe du point 19 dans le procès-verbal du 18 au 20 juin 2024.
  • Le jour 2 de la réunion du Conseil, P. Walsh et C. Sutton présenteront des modifications au paragraphe et passeront au vote pour approbation.
• Point 10A – Ordre du jour de la prochaine réunion du Conseil :
  • Le Comité des affaires internes examinera quel devrait être le contenu des résolutions en bloc et déterminera si une section distincte de ces résolutions devrait être réservée aux points qui sont à titre d’information seulement.

11. Approche de l’environnement bâti – (Document 17A)

12. Demandes de modification du code de l’environnement bâti dans le Code national du bâtiment – (Document 18A)

• 46-5 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité afin que le Conseil demande au personnel de Normes d’accessibilité du Canada d’élaborer une approche et des étapes sur la façon de présenter aux provinces les modifications apportées aux différents codes nationaux du bâtiment.
• Dans la section CCR09 du document 18A, on recommande de modifier l’expression « utilisateur de fauteuil roulant » par « personnes en fauteuil roulant ».
• On convient à l’unanimité que le point n^o 20 sera présenté au jour 2 de la présente réunion et que le point n^o19 sera présenté à la réunion du Conseil d’administration de décembre 2024.

13. Approbation par le conseil d’administration des normes élaborées conjointement – (Document 21A)

• 46-6 Motion présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité par laquelle le Conseil approuve que Normes d’accessibilité Canada élabore des normes conjointement avec d’autres organismes pertinents et que celles-ci représentent les valeurs de NAC.

14. Publication du guide technique de l’intelligence artificielle – (Documents 22A et 22B)

• Le guide technique sera mis à la disposition des personnes en situation de handicap pour les aider à naviguer dans le monde de l’intelligence artificielle.

15. Mise à jour sur l’élaboration des normes – (Document 23A)

• Le personnel de NAC donne un aperçu des normes les plus récentes prêtes à être publiées ou à faire l’objet de l’examen public pour cette année et l’année prochaine.

16. Levée de la séance

• 46-7 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver la levée de la séance à 15 h 58 (HNE).

Mercredi 18 septembre 2024

17. Mot de bienvenue et appel nominal

• 46-8 Une motion visant l’ouverture de la réunion à 12 h 05 (HNE) est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité.
• 46-9 Une motion est présentée, appuyée, puis adoptée à l’unanimité par laquelle le Conseil approuve l’ordre du jour de la réunion du Conseil du 18 au 20 juin 2024, avec une modification au 2^edernier paragraphe du point 9, lequel serait libellé comme suit :

« Les membres du Conseil se disent préoccupés par le fait que certaines parties de la réunion en personne ont été annulées en raison d’un manque d’accès à la communication et de l’hypothèse selon laquelle un équipement audiovisuel et un soutien supplémentaire seraient nécessaires. Ils insistent sur le fait qu’en tant qu’organisation établissant la norme d’excellence en matière d’accessibilité, tous les aspects des futures réunions en personne du Conseil doivent être pleinement inclusifs. Le Conseil demande que chaque aspect des futures réunions, quel que soit l’événement ou le lieu, soit entièrement accessible, inclusif et équitable pour tous les participants. »

18. Modifications au règlement et à la politique de gouvernance (processus d’autoévaluation du Conseil) – (Documents 26A, 26B et 26C)

• 46-10 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité par laquelle le Conseil approuve le règlement administratif et la politique de gouvernance modifiés tels quels.

19. Nomination aux comités permanents, y compris à la présidence du Comité des affaires internes – (Document 27A)

• Le président demande aux administrateurs de l’informer par courriel de leur préférence quant au comité permanent auquel ils choisissent de se joindre, ainsi que des compétences et de l’expérience qu’ils peuvent y apporter. Les administrateurs proposent d’examiner la composition et les rôles des deux comités permanents et de déterminer la meilleure façon de diviser les responsabilités à parts égales. Le vote des membres aura lieu par courriel.
• Le 1^eroctobre 2024, résultats du vote par courriel du Conseil :
  • 46-19-1 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité par laquelle le Conseil approuve la nomination ou le renouvellement du mandat des administrateurs suivants à deux comités permanents, et ce, pour un mandat de deux ans se terminant le 25 septembre 2026 :
    • Comité des affaires internes : Maureen Haan, Mojgan Yazdani-Seysan, Sarah Ève De Lisle et Joe McLaughlin.
    • Comité des affaires externes : Matthew Shaw, Lucille Berlinguette‑Saumure, Sarah Moore et Bill Adair.
  • 46-19-2 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité par laquelle le Conseil approuve la prolongation du mandat de Bill Adair à titre de président du Comité des affaires externes jusqu’au 30 décembre 2024.

20. Calendrier des réunions du Conseil de 2025 à 2026 – mise à jour

• Le Comité des affaires internes présentera le calendrier des réunions du conseil d’administration pour 2025-2026 lors de la réunion de décembre 2024. Ils consulteront le Comité des affaires externes et prendront en considération la planification de l’assemblée publique annuelle de 2025 de NAC.

21. Manuel de mobilisation des administrateurs et des intervenants – (documents 29A et 29B)

• 46-11 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité par laquelle le Conseil approuve le Manuel de mobilisation des administrateurs et des intervenants et qu’il remplace tous les documents antérieurs approuvés par le Conseil concernant la mobilisation des administrateurs et des intervenants. Il est entendu que le mot « intervenant » pourrait être remplacé après un examen plus approfondi.
• On propose d’inclure dans ce manuel les délais de soumission des formulaires/documents et d’indiquer le temps de réponse alloué pour l’approbation des demandes.
• Le Conseil recommande d’examiner le terme « intervenant » et de déterminer si un autre terme peut être utilisé dans le manuel et les documents de NAC. M^meBerlinguette-Saumure et Moore se sont portées volontaires par l’intermédiaire de comités permanents pour examiner la question et trouver d’autres termes pour « intervenants ».
• Le personnel de NAC enverra à tous les membres un lien du Conseil sur l’article « Reimagining the language of engagement in a post-stakeholder world » (réinventer le vocabulaire de la mobilisation dans un monde « post-intervenant » – https://link.springer.com/article/10.1007/s11625-024-01496-4)

22. Processus d’autoévaluation du Conseil (étape 1 de 3) – (Documents 31A et 31B)

• 46-12 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité par laquelle le Conseil approuve que le Comité des affaires internes poursuive le processus actuel d’autoévaluation du Conseil. Le questionnaire sera envoyé dans une semaine.

23. Recommandation à l’appui de l’utilisation de la norme CAN/ASC-2.8 : Logements prêts à l’accessibilité et la norme CSA/ASC-B652:23 Logements accessibles – (Documents 20A, 20B, 20C, 20D et 20E)

• 46-13 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité par laquelle le Conseil approuve l’utilisation de la version d’examen public de la norme CAN/ASC-2.8 : Logements prêts à l’accessibilité par les ministères fédéraux et les entités sous réglementation fédérale.
• 46-14 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité par laquelle le Conseil appuye l’utilisation de la norme CSA/ASC-B652:23 Logements accessibles par les ministères fédéraux et les entités sous réglementation fédérale.

24. Loi canadienne sur l’accessibilité et Direction du Canada accessible – (Documents 32A)

Mme Bhawal-Montmorency, directrice générale de la Direction du Canada accessible, a fait une présentation virtuelle suivie d’une période de questions et réponses avec les membres du conseil d’administration.

25. Levée de la séance

• 46-15 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver la levée de la séance à 15 h 48 (HNE).

Jeudi 19 septembre 2024

26. Mot de bienvenue et appel nominal

• 46-16Une motion visant l’ouverture de la réunion à 12 h 05 (HNE) est présentée, appuyée, puis adoptée à l’unanimité.

27. Processus visant à examiner le Rapport sur le plan stratégique triennal – (Documents 35A et 35B)

• 46-17 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité par laquelle le Conseil approuve que l’état d’avancement des initiatives du Plan stratégique fasse l’objet d’un rapport trimestriel en utilisant, comme guide, le modèle rédigé par le Comité des affaires internes avec les modifications proposées.
• Le Comité des affaires internes déterminera qui sera responsable de remplir le rapport sur le plan stratégique au niveau du comité, du conseil d’administration et du bureau du président-directeur général.

28. Rapport sur l’assemblée publique annuelle de 2024 de NAC – (Document 36A)

• La date de l’assemblée publique annuelle (APA) 2025 devrait être planifiée en tenant compte d’autres activités qui ont lieu autour et pendant la semaine nationale de l’accessibilité.

29. Rapport trimestriel des communications – (Document 38A)

• Tout au long de la période estivale, NAC a réalisé des activités de sensibilisation auprès des participants au moyen des plateformes de médias sociaux de l’organisation.
• Mesure de suivi : le personnel de NAC rendra compte aux membres du Conseil en décembre 2024 des résultats de l’examen du site Web de l’organisation par des consultants externes.

30. Projet pilote de consultation sur l’examen public (Document 39A)

• 46-18 Une motion est présentée, appuyée et adoptée par laquelle le Conseil approuve le projet pilote visant à tenir des séances de discussion virtuelle afin de recueillir les commentaires du public sur l’ébauche de la norme sur l’orientation et la signalisation.

31. Mot de la fin

• M. Haan organisera une réunion pour examiner le plan stratégique et son lien avec l’initiative Destination 2040 de NAC avec les membres intéressés du Conseil et le PDG.

32. Séance à huis clos

• Les membres du Conseil se réunissent à huis clos pour discuter. Aucune motion n’est présentée.

33. Levée de la séance

• 46-19 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver la levée de la séance à 14 h 30 (HNE).