Règlement administratif numéro 1

Administrateurs s’entend des administrateurs du conseil et ils peuvent inclure ou non le président ou le vice-président selon le contexte de chaque disposition.

Assemblée publique annuelle s’entend d’une réunion du conseil d’administration désignée comme étant l’assemblée publique annuelle.

Comité consultatif s’entend d’un comité temporaire tel que prévu par le présent règlement administratif.

Comité permanent s’entend d’un comité permanent tel que déterminé par le présent règlement administratif et la politique de gouvernance.

Comité technique s’entend d’un comité créé par le PDG pour participer à l’élaboration ou à la révision des normes d’accessibilité.

Conseil s’entend du conseil d’administration de Normes d’accessibilité Canada.

Loi s’entend de la Loi canadienne sur l’accessibilité.

Membre du comité s’entend d’un membre d’un comité permanent ou d’un comité consultatif du Conseil.

Ministre s’entend du membre du Conseil privé du Roi pour le Canada désigné en vertu de l’article 4 de la Loi.

Normes d’accessibilité Canada s’entend de l’Organisation canadienne d’élaboration de normes d’accessibilité (OCÉNA) et est le titre d’usage de l’organisme. OCÉNA est son appellation légale.

PDG désigne le président-directeur général de Normes d’accessibilité Canada.

Équipe de gouvernance s’entend d’une division au sein de Normes d’accessibilité Canada chargée d’appuyer le conseil.

Fonctionnaire s’entend des employés de la fonction publique fédérale au service de Normes d’accessibilité Canada, et cela exclut les administrateurs.

Politique de gouvernance s’entend de la politique de gouvernance établie par le conseil, telle qu’elle peut être modifiée de temps à autre, concernant la gouvernance du conseil et l’application du règlement administratif.

Président s’entend du président du conseil.

Président du comité s’entend de l’administrateur qui préside un comité permanent ou un comité consultatif du conseil.

Règlement administratif s’entend du présent règlement administratif émis    par le conseil qui peut être modifié de temps à autre.

Réunion extraordinaire s’entend d’une réunion du conseil qui est organisée au besoin et qui vise à aborder les questions qui ne peuvent pas attendre la tenue d’une réunion ordinaire. Ces réunions se tiennent habituellement par téléconférence, vidéoconférence ou autre plateforme virtuelle accessible.

Réunion ordinaire s’entend d’une réunion du conseil visant à s’occuper des affaires courantes ainsi que des questions qui se présentent, selon un calendrier établi. Ces réunions ont habituellement lieu en personne, mais elles peuvent être tenues par téléconférence, vidéoconférence ou autre plateforme virtuelle accessible.

Vice-président s’entend du vice-président du conseil.

3.1 Rôle du conseil

3.1.1 Sans limiter le rôle que lui attribue la Loi, et le pouvoir discrétionnaire du conseil dans l’exercice de ce rôle, le conseil est chargé de :

1. Établir l’orientation stratégique de Normes d’accessibilité Canada au moyen de la planification stratégique et conformément aux politiques et directives du Conseil du Trésor;     
2. Établir la mission, la vision et les valeurs de Normes d’accessibilité Canada et les réexaminer régulièrement;
3. Établir la vision à long terme de Normes d’accessibilité Canada afin que l’organisme exécute son mandat, c’est à dire contribuer à la transformation du Canada en un pays exempt d’obstacles d’ici le 1er janvier 2040;
4. Conseiller le PDG et définir l’orientation stratégique et les priorités pour l’élaboration et la révision des normes d’accessibilité;
5. Recommander au ministre des normes d’accessibilité nouvelles ou révisées;
6. Établir l’orientation stratégique et les priorités pour la mobilisation des parties prenantes externes;
7. Conseiller le PDG sur la création de comités techniques et approuver leur mandat, qui comprend leur composition;
8. Prendre en compte toute directive générale donnée par le ministre à Normes d’accessibilité Canada, y compris la lettre de mandat du ministre au président, et conseiller le PDG à cet égard dans le cadre du mandat de Normes d’accessibilité Canada;
9. À sa discrétion, suggérer au ministre un administrateur qui pourrait agir à titre de président du conseil pour une période maximale de 90 jours en cas d’absence, d’incapacité ou de vacance du président et du vice-président du conseil;
10. À sa discrétion, faire des suggestions au ministre concernant la détermination des lacunes en matière de diversité et d’expertise du conseil, qui pourraient être comblées en pourvoyant les futurs postes vacants du conseil;
11. Élaborer une politique de gouvernance et toute autre politique et procédure pour s’acquitter de son mandat;
12. Établir des comités permanents et des comités consultatifs;
13. Évaluer la performance du conseil et de ses comités;
14. Réaliser une évaluation annuelle de rendement du PDG; et
15. Assumer les autres responsabilités énoncées dans les dispositions du règlement administratif et de la politique de gouvernance, et toute autre politique ou procédure, qui s’appliquent au conseil dans son ensemble. 

3.1.2 Le conseil doit exercer ses activités et gérer ses affaires en reconnaissance des éléments suivants et conformément à ceux-ci :

1. Les principes et le mandat tels qu’énoncés dans la Loi;  
2. La lettre de mandat du ministre destinée au président;
3. Les lois et politiques du gouvernement du Canada applicables; et
4. Le budget de Normes d’accessibilité Canada.

Le conseil doit toujours faciliter et incarner la mission, la vision et les valeurs de Normes d’accessibilité Canada comme il les a établies. 

3.2 Rôles du président et du vice-président 

3.2.1 Sans limiter les rôles du président et du vice-président que leur attribue la Loi, ainsi que le pouvoir discrétionnaire du président et du vice-président dans l’exercice de leurs fonctions, le conseil leur assigne les responsabilités suivantes : 

1. Agir à titre de porte-paroles officiels de Normes d’accessibilité Canada en ce qui concerne les questions qui relèvent du conseil d’administration, y compris les questions se rapportant à l’orientation stratégique et au mandat, ainsi qu’aux activités et aux décisions du conseil d’administration (président);
2. Informer le ministre par écrit si un administrateur compte trois (3) absences consécutives non autorisées aux réunions ordinaires (président);
3. Informer le ministre par écrit si le président compte trois (3) absences consécutives non autorisées aux réunions ordinaires (vice-président); et
4. Les autres responsabilités énoncées dans les dispositions du règlement administratif et de la politique de gouvernance, et toute autre politique ou procédure, qui s’appliquent au président et au vice-président.

3.3 Rôle des administrateurs 

3.3.1 Les administrateurs ont les responsabilités suivantes : 

1. Assister aux réunions ordinaires et aux réunions extraordinaires;
2. Contribuer aux discussions et au vote ainsi qu’aux autres activités et affaires du conseil;  
3. Appliquer leur expérience et leur expertise aux affaires du conseil;
4. Soulever des préoccupations et formuler des commentaires dans le but d’atteindre l’excellence et de promouvoir l’accessibilité et l’inclusion;    
5. Agir à titre de porte-paroles officiels de Normes d’accessibilité Canada en ce qui concerne les questions qui relèvent du conseil d’administration, y compris les questions se rapportant à l’orientation stratégique et au mandat, ainsi qu’aux activités et aux décisions du conseil d’administration qui ont été approuvées par le président et le PDG;
6. Se conformer à toutes les exigences en tant que titulaires d’une charge publique à temps partiel conformément aux conditions générales qui s’appliquent aux personnes nommées par le gouverneur en conseil;
7. Signaler toute préoccupation concernant une situation de conflit d’intérêts, réelle ou apparente, et en informer le président (le président est responsable d’informer le vice-président de toute préoccupation de ce genre); et
8. Les autres responsabilités énoncées dans les dispositions du règlement administratif et de la politique de gouvernance, et toute autre politique ou procédure, qui s’appliquent aux administrateurs.

5.1 Création de comités

5.1.1 Le conseil doit établir des comités permanents et peut établir des comités consultatifs.

5.1.2 Chaque comité permanent doit comprendre au moins 3 membres, et un administrateur doit en assurer la présidence.

5.1.3 Les comités consultatifs doivent comprendre au moins trois (3) membres, et un administrateur doit en assurer la présidence. Les autres membres du comité peuvent provenir de l’extérieur de Normes d’accessibilité Canada et l’on considère ces personnes comme membres aux fins du quorum et du vote.

5.1.4 La nomination des membres d’un comité devrait se faire en tenant compte des considérations de nomination qui s’appliquent aux administrateurs en vertu de la Loi et doivent se faire conformément à la politique de recrutement approuvée par le conseil.

5.1.5 En plus du nombre minimal de membres prévu dans la disposition ci dessus, les fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada peuvent assister aux réunions des comités permanents et des comités consultatifs et les soutenir. 

5.1.6 Lorsque le président d’un comité les invite, le président et le PDG peuvent assister aux réunions des comités permanents et des comités consultatifs. Le président du conseil et le PDG ne sont pas considérés comme des membres du comité aux fins du quorum ou du vote. 

5.1.7 Si du soutien ou des mesures d’adaptation sont requises des fonctionnaires ou des fournisseurs de services, la réunion du comité permanent ou consultatif doit avoir lieu pendant les heures normales de bureau et dans un lieu (si elle se tient en personne) adapté à la tenue de réunions gouvernementales. Ce lieu doit offrir la possibilité de fournir des services administratifs, audiovisuels, de traduction, d’interprétation et des mesures d’adaptation adéquats.

5.2 Approbations

5.2.1 Le conseil doit approuver :

1. Le mandat des comités permanents, tel qu’il figure dans la politique de gouvernance;
2. Le mandat des comités consultatifs, tel qu’il figure dans les résolutions qui établissent les comités consultatifs; et
3. Toutes les personnes mises en candidature pour siéger aux comités permanents et aux comités consultatifs.

5.2.2 Le PDG doit approuver toute réunion en personne d’un comité permanent ou d’un comité consultatif. 

7.1 Les administrateurs peuvent démissionner du conseil en tout temps en suivant les étapes dessous :

1. préparer une déclaration écrite indiquant qu’ils souhaitent démissionner;
2. remettre leur déclaration écrite par courriel ou par la poste au PDG ainsi qu’une copie au président.

7.2 La démission entre en vigueur à l’une des dates suivantes, soit :

1. la date indiquée dans la déclaration écrite par l’administrateur démissionnaire; ou
2. la date de réception de la déclaration écrite, si la démission est immédiate.

7.3 Dans les quinze (15) jours suivant la réception de la lettre de démission, le PDG en informe le ministre et le greffier du Conseil privé en leur envoyant une copie de la lettre par courrier électronique ou postal.