Règlement administratif numéro 1 émis par le conseil d'administration de Normes d’accessibilité Canada

Administrateurs s’entend des administrateurs du conseil et ils peuvent inclure ou non le président ou le vice-président selon le contexte de chaque disposition.Teams chanel

Assemblée publique annuelle s’entend d’une réunion du conseil d’administration désignée comme étant l’assemblée publique annuelle.

Comité consultatif s’entend d’un comité temporaire tel que prévu par le présent règlement administratif.

Comité permanent s’entend d’un comité permanent tel que déterminé par le présent règlement administratif et la politique de gouvernance.

Comité technique s’entend d’un comité créé par le PDG pour participer à l’élaboration ou à la révision des normes d’accessibilité.

Conseil s’entend du conseil d’administration de Normes d’accessibilité Canada.

Loi s’entend de la Loi canadienne sur l’accessibilité.

Membre du comité s’entend d’un membre d’un comité permanent ou d’un comité consultatif du conseil.

Ministre s’entend du membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada désigné en vertu de l’article 4 de la Loi.

Normes d’accessibilité Canada s’entend de l’Organisation canadienne d’élaboration de normes d’accessibilité (OCÉNA) et est le titre d’usage de l’organisme. OCÉNA est son appellation légale.

PDG désigne le président-directeur général de Normes d’accessibilité Canada.

Fonctionnaire s’entend des employés de la fonction publique fédérale au service de Normes d’accessibilité Canada, et cela exclut les administrateurs.

Politique de gouvernance s’entend de la politique de gouvernance établie par le conseil, telle qu'elle peut être modifiée de temps à autre, concernant la gouvernance du conseil et l’application du règlement administratif.

Président s’entend le président du conseil.

Président du comité s’entend de l’administrateur qui préside un comité permanent ou un comité consultatif du conseil.

Règlement administratif s’entend du présent règlement administratif émis par le conseil qui peut être modifié de temps à autre.

Réunion extraordinaire s’entend d’une réunion du conseil qui est organisée au besoin et qui vise à aborder les questions qui ne peuvent pas attendre la tenue d’une réunion ordinaire. Ces réunions se tiennent habituellement par téléconférence, vidéoconférence ou autre plateforme virtuelle accessible.

Réunion ordinaire s’entend d’une réunion du conseil visant à s’occuper des affaires courantes ainsi que des questions qui se présentent, selon un calendrier établi. Ces réunions ont habituellement lieu en personne, mais elles peuvent être tenues par téléconférence, vidéoconférence ou autre plateforme virtuelle accessible.

Secrétariat général s’entend d’une division au sein de Normes d’accessibilité Canada chargée d’appuyer le conseil.

Vice-président s’entend le vice-président du conseil.

3.1 Rôle du Conseil

3.1.1 Sans limiter le rôle que lui attribue la Loi, et le pouvoir discrétionnaire du conseil dans l’exercice de ce rôle, le Conseil est chargé de:

1. établir l’orientation stratégique de Normes d’accessibilité Canada au moyen de la planification stratégique et conformément aux politiques et directives du Conseil du Trésor;
2. établir la mission, la vision et les valeurs de Normes d’accessibilité Canada et les réexaminer régulièrement;
3. établir la vision à long terme de Normes d’accessibilité Canada afin que l’organisme exécute son mandat, c’est à dire contribuer à la transformation du Canada en un pays exempt d’obstacles d’ici au 1 janvier 2040;
4. établir l’orientation stratégique et les priorités pour l’élaboration et la révision des normes d’accessibilité;
5. approuver les normes d’accessibilité élaborées ou révisées par les comités techniques;
6. recommander au ministre des normes d’accessibilité nouvelles ou révisées;
7. établir l’orientation stratégique et les priorités de la recherche financée dans le cadre du Programme de subventions et de contributions de Normes d’accessibilité Canada conformément aux modalités d’application du programme de subventions et de contributions de Normes d’accessibilité Canada;
8. établir l’orientation stratégique et les priorités pour la mobilisation d’intervenants externes;
9. conseiller le PDG sur la création de comités techniques et approuver leur mandat, qui comprend leur composition;
10. conseiller le PDG sur les normes d’accessibilité pour les activités de Normes d’accessibilité Canada, y compris la lettre de mandat du ministre au président, et conseiller le PDG à cet égard dans le cadre du mandat de Normes d’accessibilité Canada;
11. surveiller les risques et conseiller le PDG sur la gestion des risques de Normes d’accessibilité Canada;
12. prendre en compte toute directive générale donnée par le ministre à Normes d’accessibilité Canada, y compris la lettre de mandat du ministre au président, et conseiller le PDG à cet égard dans le cadre du mandat de Normes d’accessibilité Canada;
13. à sa discrétion, suggérer au ministre un administrateur qui pourrait agir à titre de président du conseil pour une période maximale de 90 jours en cas d’absence, d’incapacité ou de vacances du président et du vice-président du conseil;
14. à sa discrétion, faire des suggestions au ministre concernant la détermination des lacunes en matière de diversité et d’expertise du conseil, qui pourraient être comblées en pourvoyant les futurs postes vacants du conseil;
15. élaborer une politique de gouvernance et toute autre politique et procédure pour s’acquitter de son mandat;
16. établir des comités permanents et des comités consultatifs;
17. administrer une auto-évaluation annuelle de son rendement ainsi que du rendement de ses comités;
18. s’assurer qu’une évaluation externe de sa performance soit menée par une tierce partie au moins une fois tous les cinq ans;
19. réaliser une évaluation annuelle de rendement du PDG;
20. mettre en place les mécanismes nécessaires aux évaluations de rendement; et 
21. assumer les autres responsabilités énoncées dans les dispositions du règlement administratif et de la politique de gouvernance, et toute autre politique ou procédure, qui s’appliquent au conseil dans son ensemble.

3.1.2 Le conseil doit exercer ses activités et gérer ses affaires en reconnaissance des éléments suivants et conformément à ceux ci:

1. principes énumérés dans la Loi ainsi que le mandat de Normes d’accessibilité Canada énoncé dans la Loi;
2. La lettre de mandat du ministre destinée au président;
3. lois fédérale et politiques du gouvernement du Canada;
4. budget de Normes d’accessibilité Canada.

Le conseil doit toujours faciliter et incarner la mission, la vision et les valeurs de Normes d’accessibilité Canada telles qu'établies par le conseil.

3.2 Rôles du président et du vice-président

3.2.1 Sans limiter les rôles du président et du vice-président que leur attribue la Loi et le pouvoir discrétionnaire du président et du vice-président dans l’exercice de leurs fonctions, le conseil leur assigne les responsabilités suivantes:

1. agir à titre de porte paroles officiels de Normes d’accessibilité Canada en ce qui concerne les questions qui relèvent du conseil d’administration, y compris les questions se rapportant à l’orientation stratégique et au mandat, ainsi qu’aux activités et aux décisions du conseil d’administration (président);
2. informer le ministre par écrit si un administrateur compte 3 absences consécutives non autorisées aux réunions ordinaires (président);
3. informer le ministre par écrit si le président compte 3 absences consécutives non autorisées aux réunions ordinaires (vice-président);
4. les autres responsabilités énoncées dans les dispositions du règlement administratif et de la politique de gouvernance, et toute autre politique ou procédure, qui s’appliquent au président et au vice-président.

3.3 Rôle des administrateurs

3.3.1 Les administrateurs ont les responsabilités suivantes:

1. assister aux réunions ordinaires et aux réunions extraordinaires;
2. contribuer aux discussions et au vote ainsi qu’aux autres activités et affaires du conseil;
3. appliquer leur expérience et leur expertise aux affaires du conseil;
4. soulever des préoccupations et formuler des commentaires dans le but d’atteindre l’excellence et de promouvoir l'accessibilité et l’inclusion;
5. agir à titre de porte paroles officiels de Normes d’accessibilité Canada en ce qui concerne les questions qui relèvent du conseil d’administration, y compris les questions se rapportant à l’orientation stratégique et au mandat, ainsi qu’aux activités et aux décisions du conseil d’administration qui ont été approuvées par le président et le président directeur général;
6. se conformer à toutes les exigences en tant que titulaires d’une charge publique à temps partiel conformément aux conditions générales s’appliquant aux personnes nommées par le gouverneur en conseil;
7. signaler toute préoccupation concernant une situation de conflit d’intérêts, réelle ou apparente, et en informer le président (le président est responsable d’informer le vice-président de toute préoccupation de ce genre);
8. les autres responsabilités énoncées dans les dispositions du règlement administratif et de la politique de gouvernance, et toute autre politique ou procédure, qui s’appliquent aux administrateurs.

3.4 Rôle du PDG

3.4.1 Sans limiter le rôle du PDG que lui attribue la Loi et le pouvoir discrétionnaire du PDG dans l’exercice de ce rôle, le PDG est chargé de:

1. mettre en œuvre l’orientation stratégique donnée par le conseil dans le respect des paramètres énoncés dans les lois fédérales et les politiques applicables du gouvernement du Canada;
2. agir à titre de porte-parole officiel au nom de Normes d’accessibilité Canada en ce qui concerne les questions relevant du rôle du PDG, y compris les questions opérationnelles (le PDG peut déléguer cette responsabilité à un cadre supérieur de Normes d’accessibilité Canada);
3. préparer les réponses à la correspondance reçue par le conseil ou un administrateur ou répondre directement à la correspondance reçue par le conseil ou un administrateur en consultation avec le président (le PDG peut déléguer cette responsabilité à un cadre supérieur de Normes d’accessibilité Canada);
4. assurer la qualité des services et du soutien fournis par le Secrétariat général;
5. fournir des renseignements complets et honnêtes au conseil;
6. les autres responsabilités énoncées dans les dispositions du règlement administratif et de la politique de gouvernance, et toute autre politique ou procédure, qui s’appliquent au PDG.

3.4.2 Le PDG assiste à toutes les réunions du conseil et y participe, mais ne peut assister aux séances à huis clos à moins d’y être invité par le président.

5.1 Création de comités

5.1.1 Le conseil doit établir des comités permanents et peut établir des comités consultatifs.

5.1.2 Les comités permanents et les comités consultatifs doivent comprendre au moins trois (3) membres et être présidés par un administrateur. Les autres membres du comité peuvent inclure des personnes de l’extérieur de Normes d’accessibilité Canada et ces personnes sont réputées être membres aux fins du quorum et du vote.

5.1.3 La nomination des membres du comité devrait être faite en tenant compte des considérations de nomination qui s’appliquent aux administrateurs en vertu de la Loi et doivent être faites conformément à la politique de recrutement approuvée par le conseil.

5.1.4 En plus du nombre minimal de membres prévu dans la disposition ci-dessus, les fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada peuvent assister aux réunions des comités permanents et des comités consultatifs et les soutenir.

5.1.5 Lorsqu’ils sont invités par le président d’un comité, le président et le PDG peuvent assister aux réunions des comités permanents et des comités consultatifs. Le président du conseil et le PDG ne sont pas considérés comme des membres du comité aux fins du quorum ou du vote.

5.2 Approbations

5.2.1 Le conseil doit approuver:

1. le mandat des comités permanents, tel qu’il figure dans la politique de gouvernance;
2. le mandat des comités consultatifs, tel qu’il figure dans les résolutions qui établissent les comités consultatifs;
3. toutes les personnes mises en candidature pour siéger aux comités permanents et aux comités consultatifs.

5.2.2 Le PDG ou un haut fonctionnaire de Normes d'accessibilité Canada ayant une délégation appropriée doit approuver toute réunion en personne d'un comité permanent ou d'un comité consultatif.

7.1 Avis de démission d’un administrateur

7.1.1 Les administrateurs peuvent démissionner du conseil en tout temps en suivant les étapes dessous:

1. préparer une déclaration écrite indiquant qu’ils souhaitent démissionner;
2. remettre leur déclaration écrite par courriel ou par la poste au PDG ainsi qu’une copie au président.

7.1.2 La démission prend effet à l’une des dates suivantes, soit:

1. la date indiquée dans la déclaration écrite par l’administrateur démissionnaire; ou
2. la date de réception de la déclaration écrite, si la démission est immédiate.