Politique de gouvernance émise par le conseil d'administration de Normes d’accessibilité Canada

2.1 La présente Politique de gouvernance a été élaborée conformément aux pouvoirs que le règlement administratif accorde au conseil d’administration. Elle énonce les dispositions relatives à :

1. la gouvernance du conseil d’administration; et
2. l’application du règlement administratif.

4.1 Dispositions qui s’appliquent aux réunions régulières, aux réunions extraordinaires et aux assemblées publiques annuelles

4.1.1 Le conseil d’administration doit établir un calendrier annuel des réunions une fois par exercice financier pour l’exercice financier suivant. Le calendrier doit préciser :

1. toutes les réunions ordinaires et l’assemblée publique annuelle;
2. la ou les dates de chaque réunion;
3. si la réunion se déroule en personne ou virtuellement; et
4. la ville où chaque réunion en personne se tiendra.

4.1.2 Les administrateurs peuvent participer aux réunions ordinaires tenues en personne par téléconférence ou par vidéoconférence. On considère comme présent à la réunion tout administrateur qui participe de cette manière.

4.1.3 Les administrateurs doivent informer le président ou le vice-président s’ils ne sont pas en mesure d’assister à une réunion du Conseil ou à l’assemblée publique annuelle. Ils doivent faire part des circonstances qui les empêchent de participer. On attribuera une absence non autorisée aux administrateurs qui omettent de le faire.

4.1.4 Le président décide du contenu de l’ordre du jour des réunions. Il travaille à cette fin avec le vice-président et le PDG. Le PDG décide du moment où présenter les points qui nécessitent la participation du personnel et des fonctionnaires.

4.1.5 Le PDG détermine la participation des fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada aux réunions. Le président détermine la participation d’invités de l’extérieur de Normes d’accessibilité Canada. Il le fait en consultation avec le vice-président et le PDG. Le président travaille également avec le(s) principal(aux) administrateur(s), selon le Manuel de mobilisation des parties prenantes à l’intention des administrateurs et les procédures en place pour les demandes de rencontre avec le conseil d’administration. On peut inviter les fonctionnaires et les invités à :

1. présenter un point à l’ordre du jour; ou
2. contribuer à la discussion d’un point à l’ordre du jour.

4.1.6 Le président décide du type de documents nécessaires pour les réunions ordinaires. Il faut bien concevoir les documents pour faciliter les discussions et la prise de décision du conseil d’administration. Le président travaille avec le vice-président et le PDG à cette fin. On doit faire parvenir des documents accessibles aux administrateurs et au PDG (et aux personnes inscrites, le cas échéant) au moins :

1. 7 jours civils avant une réunion ordinaire;
2. 5 jours civils avant une réunion extraordinaire;
3. 7 jours civils avant l’assemblée publique annuelle.

Il faudra également fournir les documents dans d’autres formats accessibles sur demande.

4.1.7 Le président lira la déclaration sur les conflits d’intérêts de Normes d’accessibilité Canada à chaque réunion du conseil.

4.1.8 À chaque année, le Conseil recevra une formation du Commissariat aux conflits d’intérêts et à l’éthique et recevra des ressources soutenues connexes.

4.2 Réunions ordinaires

4.2.1 Le conseil d’administration doit tenir de 3 à 4 réunions ordinaires au cours d’une année financière.

4.2.2 Le conseil d’administration doit tenir la plupart de ses réunions ordinaires virtuellement afin de soutenir la Stratégie fédérale de développement durable. Lorsqu’il se réunit en personne, il tiendra compte de toutes les régions du pays. S’il tient plus d’une réunion en personne, le conseil devrait tenir la réunion suivante en personne dans la RCN afin de réduire les coûts et de limiter les déplacements. Les réunions ordinaires doivent se tenir au Canada. 

4.2.3 La durée de l’ordre du jour des réunions ordinaires tenues en personne peut être d’au plus 8 heures par jour sur 4 jours ouvrables au cours d’une semaine civile.

4.2.4 La durée de l’ordre du jour des réunions ordinaires virtuelles peut être d’au plus 4 heures par jour sur 3 jours ouvrables au cours d’une semaine civile.

4.2.5 L’ordre du jour des réunions ordinaires doit comprendre au moins les points suivants :

1. un appel nominal au début de la réunion;
2. la reconnaissance des terres ancestrales;
3. l’adoption de l’ordre du jour de la réunion;
4. une proposition de résolution en bloc (le conseil d’administration peut choisir de ne pas discuter des points pour libérer du temps pour d’autres points), notamment;
   • l’adoption du compte rendu des décisions de la réunion ordinaire précédente ainsi que du compte rendu de toute assemblée publique annuelle ou de réunion extraordinaire tenue depuis ‑celle-ci;
   • l’ordre du jour de la prochaine réunion;
   • les plans de travail des comités permanents et consultatifs;
5. les points découlant du compte rendu des décisions;
6. le rapport du président, y compris la correspondance et les mises à jour sur la mobilisation des administrateurs auprès des parties prenantes;
7. le rapport du PDG et des fonctionnaires, y compris (au besoin) :
   • une mise à jour sur l’élaboration de normes;
   • une mise à jour sur le programme de recherche;
8. les points de décision et l’énoncé des motions;
9. le point « Autres points », qui est laissé ouvert;
10. une discussion générative (lors des réunions en personne uniquement); et
11. une séance à huis clos.

4.2.6 Les administrateurs peuvent proposer un point pour le prochain ordre du jour durant les réunions ordinaires du conseil. Ils peuvent également le faire en tout temps en envoyant un courriel au président. 

4.2.7 Les administrateurs doivent recevoir l’ordre du jour provisoire au moins 45 jours civils avant une réunion ordinaire. Les administrateurs disposent de 7 jours civils pour proposer un nouveau point à l’ordre du jour ou d’autres modifications. Les administrateurs et le PDG doivent recevoir la nouvelle version de l’ordre du jour au moins 30 jours civils avant la réunion.

4.2.8 Les administrateurs peuvent proposer, à l’avance ou durant une réunion ordinaire, un point à ajouter à la rubrique « Autres points » de l’ordre du jour, selon l’une ou l’autre des façons suivantes :

1. en envoyant une note au président, par courriel, au moins 3 jours civils avant la réunion;
2. en présentant une motion durant la réunion.

Les administrateurs peuvent proposer des points à ajouter à la rubrique « Autres points ». Cependant, on devrait réserver cette rubrique aux sujets communiqués à titre d’information ou aux fins de discussion, et ne nécessitant pas de documents ou de décisions.

4.2.9 Les discussions génératives (créatives) abordent des sujets qui s’appliquent de manière générale à l’accessibilité ou au handicap. Ils peuvent également aider le conseil à réfléchir à la portée de leurs travaux. Les administrateurs peuvent proposer un nouveau sujet de discussion avant une réunion :

1. en proposant le sujet durant une réunion ou en vue de la prochaine réunion; ou
2. en envoyant un courriel au comité des affaires internes au moins 90 jours civils avant une réunion en personne.

L’administrateur qui propose le sujet sera invité à le présenter lors de la réunion du Conseil et à appuyer la discussion auprès du comité.

4.3 Réunions extraordinaires

4.3.1 Le conseil d’administration peut tenir des réunions extraordinaires pour remplir son mandat au besoin. Le conseil d’administration doit s’efforcer de limiter le nombre de réunions extraordinaires à 5 au plus au cours d’un exercice financier.

4.3.2 Le président, le vice-président ou le PDG peuvent convoquer des réunions extraordinaires. On utilise généralement les réunions extraordinaires pour un point qui nécessite une attention ou une décision avant la prochaine réunion ordinaire. Les administrateurs et le PDG doivent recevoir un préavis d’au moins 7 jours civils avant la tenue d’une réunion extraordinaire.

4.3.3 La durée des réunions extraordinaires, qui se déroulent virtuellement, doit être de 2 heures ou moins compte tenu :

1. de l’objet de ces réunions; et
2. des contraintes liées à la tenue de ce type de réunion.

4.3.4 Le conseil d’administration peut seulement traiter des points qui se trouvent à l’ordre du jour d’une réunion extraordinaire. L’ordre du jour des réunions extraordinaires ne comprend pas la rubrique « Autres points ». Les administrateurs et le PDG doivent recevoir l’ordre du jour des réunions extraordinaires au moins 5 jours civils avant la réunion.

4.4 Comptes rendus des décisions

4.4.1 L’équipe de gouvernance conserve un compte rendu des décisions prises lors des réunions ordinaires et extraordinaires. Les comptes rendus des décisions sont :

1. préapprouvés par le président et le PDG;
2. inscrits à l’ordre du jour pour approbation finale lors de la prochaine réunion du conseil d’administration;
3. envoyés à tous les administrateurs et au PDG dans les 30 jours civils qui suivent leur approbation, s’il y a eu des modifications au moment de l’approbation; et
4. publiés en ligne dans un format accessible dans les 60 jours civils suivant leur approbation et offerts dans d’autres formats sur demande.

4.4.2 Le compte rendu des décisions doit comprendre :

1. La liste des participants;
2. Le numéro et le titre de chaque point à l’ordre du jour, et s’il y avait de la documentation pour ce point;
3. Un résumé très succinct des décisions et des mesures de suivi pour chaque point à l’ordre du jour; et
4. Chaque motion votée et si elle a été adoptée.

4.5 Assemblée publique annuelle

4.5.1 Les assemblées publiques annuelles se déroulent en personne, en virtuel ou dans une combinaison hybride en personne/virtuel. La durée d’une assemblée publique annuelle doit faire tout au plus un jour ouvrable. Le conseil d’administration peut tenir l’assemblée à n’importe quel endroit au Canada qu’il juge approprié.

4.5.2 Au moins 45 jours civils avant la tenue de l’assemblée, la convocation à une assemblée publique annuelle doit être :

1. envoyée aux administrateurs et au PDG;
2. publiée en ligne dans un format accessible et offerte dans d’autres formats sur demande.

4.5.3 Les personnes et les organisations doivent s’inscrire pour assister à une assemblée publique annuelle. Elles peuvent faire une demande de mesures d’adaptation. Le délai indiqué dans l’avis de convocation pour ce qui est de l’inscription doit être de 15 jours avant la date de la réunion.

4.5.4 Les personnes et les organisations peuvent présenter des observations au conseil d’administration avant la tenue de l’assemblée publique annuelle. Elles peuvent demander au conseil d’administration d’examiner un point qui y est exposé. L’avis de convocation doit préciser un délai de 30 jours à compter de la date de publication de l’avis pour la présentation d’observations. Le conseil d’administration doit des efforts raisonnables pour répondre à toutes les demandes, et indiquer si le point sera abordé ou non. Si le point ne sera pas abordé à l’assemblée, le conseil d’administration devrait l’adresser par écrit ou par un autre moyen.

4.5.5 L’ordre du jour des assemblées publiques annuelles devrait au moins comprendre les points suivants :

1. les mises à jour du président et du PDG;
2. le nom des conférenciers, s’il y a lieu;
3. les observations présentées par des personnes ou organisations qu’on abordera dans le cadre de l’assemblée; et
4. la période de questions et réponses.

Au moins 20 jours civils avant la tenue de l’assemblée publique annuelle, l’ordre du jour doit être :

1. envoyé aux administrateurs et au PDG;
2. publié en ligne dans un format accessible et offert dans d’autres formats sur demande.

4.5.6 Un enregistrement vidéo de l’assemblée publique annuelle, y compris le sous-titrage et l’interprétation en LSQ/ASL, sera publié en ligne, de même que l’ordre du jour et les documents pour l’assemblée publique annuelle.

4.6 Déroulement des réunions

Absence ou incapacité du président

4.6.1 Le vice-président fait office de président dans le cadre des réunions du conseil d’administration si le président est absent pendant une partie ou la totalité de la réunion. En cas d’absence du président et du vice-président pendant une partie d’une réunion, le conseil peut choisir un administrateur pour agir à titre de président. L’administrateur présiderait alors la réunion jusqu’au retour du président ou du vice-président.

4.6.2 Si le quorum est rencontré, une réunion du Conseil peut avoir lieu même en l’absence conjointe du président et du vice-président (ou de toute personne désignée par le ministre). Si le président ou le vice-président n’a pas identifié au préalable l’administrateur qui présidera la réunion, le Conseil désignera un président intérimaire parmi les membres présents pour présider la réunion.

Présentateurs et intervenants

4.6.3 Les administrateurs qui souhaitent prendre la parole doivent faire part de leur intérêt au président. Le président doit :

1. dresser la liste des personnes qui prendront la parole pendant la réunion; et
2. informer régulièrement les administrateurs de l’ordre des intervenants.

Motions et votes

4.6.4 Tous les administrateurs peuvent présenter des motions. Le PDG peut recommander des motions au conseil d’administration. On peut présenter les motions avant la réunion afin de les inclure dans l’ordre du jour. On peut aussi présenter des motions à tout moment pendant la réunion. Avant de discuter d’une motion, un des administrateurs doit proposer la motion, et un autre administrateur doit l’appuyer.

4.6.5 Le conseil d’administration doit s’efforcer de procéder selon le principe de la prise de décisions par consensus. Le consensus exige que toutes les préoccupations et observations fassent l’objet d’un examen complet et équitable avant de procéder au vote. Un consensus suppose :

1. un accord substantiel auquel en viennent les administrateurs au sujet d’une motion;
2. la résolution de toutes les préoccupations et observations significatives; et
3. que plus de la majorité des administrateurs ont appuyé la motion, mais le consensus ne signifie pas nécessairement que l’appui est unanime.

4.6.6 Le président doit aider le conseil d’administration à prendre des décisions par consensus en :

1. favorisant la discussion suivant la présentation d’une motion;
2. s’assurant que toutes les préoccupations ou observations soulevées font l’objet d’un examen complet et équitable;
3. demandant aux administrateurs s’ils jugent utile qu’il résume les discussions afin d’en dégager les grandes lignes; et
4. permettant à l’administrateur qui a proposé la motion de réviser cette dernière ou en modifiant la motion au nom de l’administrateur au besoin.

4.6.7 Le conseil d’administration doit voter sur toutes les motions présentées et acceptées. Le conseil d’administration doit également voter sur toute autre question qui constituerait une décision du conseil d’administration.

4.6.8 Les administrateurs peuvent voter « pour » ou « contre », ou choisir de ne pas voter (abstention). Les administrateurs expriment leur vote ou s’abstiennent en indiquant leur décision au président lors des réunions.

4.6.9 Tout administrateur peut proposer la tenue d’un vote par écrit ou à bulletin secret. Si un autre administrateur appuie cette motion, on la considère comme approuvée par l’ensemble du conseil d’administration. S’il s’agit d’une réunion virtuelle, le vote à bulletin secret peut être effectué par courriel.

4.6.10 Le président doit indiquer le nombre de votes pendant les réunions et par courriel entre les réunions.

4.6.11 Le président et le vice-président peuvent voter. On compte leurs votes de la même manière que ceux des autres administrateurs.

4.6.12 Les votes par procuration (représentant un autre administrateur) ne sont pas autorisés. Les administrateurs qui ne peuvent assister à une réunion ou voter entre les réunions ne peuvent voter d’aucune autre manière. 

4.6.13 Il est possible de présenter à nouveau une motion rejetée en fonction de modifications ou d’autres considérations.

4.6.14 Tout administrateur peut présenter une motion par courriel pour soumettre un point au vote entre deux réunions. Le PDG peut proposer une motion au conseil d’administration. Les administrateurs et le PDG doivent présenter leurs motions au président par courriel. 

4.6.15 Le président, ou l’équipe de gouvernance à la demande du président, administre le vote par courriel en :

1. présentant la motion au conseil d’administration et accordant un délai de vote de 48 ou 24 heures; et
2. recevant et comptant les votes après la période de vote.

4.6.16 Le conseil d’administration doit envisager de voter sur les points lors d’une réunion extraordinaire si ceux-ci méritent une discussion plus approfondie. Cette approche favorise l’objectif de prise de décision par consensus.

4.7 Séances à huis clos

4.7.1 Le conseil d’administration devrait en général veiller à limiter le recours aux séances à huis clos. Ainsi, il se conforme aux valeurs qui guident Normes d’accessibilité Canada, notamment la valeur liée à la communication ouverte.

4.7.2 Les séances à huis clos permettent au conseil d’administration de discuter en toute confidentialité lors des réunions ordinaires et extraordinaires. Bien que les séances à huis clos soient réservées aux administrateurs, le président invite généralement le PDG à y assister. Le président peut également demander à certains fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada d’y assister.

4.7.3 Pour recourir à une séance à huis clos, il faut présenter et adopter une motion. N’importe quel administrateur peut présenter une telle motion.

4.7.4 Toute motion proposée pendant une séance à huis clos doit être présentée et adoptée dans une réunion ouverte. Une fois qu’une séance à huis clos se termine, la réunion reprend et la motion est présentée, adoptée et mise aux voix dans le cadre de la réunion ouverte. Le fonctionnaire chargé de rédiger le compte rendu des décisions documentera cette motion.

4.7.5 Le président doit informer le PDG de la nature générale des discussions à huis clos après la réunion. C’est le cas pour toutes les discussions, et plus particulièrement pour les discussions qui concernent l’évaluation et le rendement du PDG.

5.1 Composition des comités permanents

5.1.1 Chaque administrateur, à l’exception du président, siège soit au comité des affaires internes, soit au comité des affaires externes.

5.1.2 Le mandat des membres des comités commence à la date fixée par le conseil d’administration ou, si aucune date n’est précisée, immédiatement après l’approbation de la nomination par le conseil d’administration. Les membres peuvent exercer leurs fonctions pendant une durée maximale égale à la durée de leur mandat au sein du conseil d’administration. Le conseil d’administration peut renouveler les mandats.

5.2 Nominations et président par intérim

5.2.1 Le président recommande au conseil d’administration d’approuver la nomination des administrateurs pour chacun des comités permanents. Le conseil approuve les nominations. La recommandation du président et l’approbation du conseil doivent préciser la durée du mandat des membres du comité.

5.2.2 Lorsqu’un administrateur qui n’est pas le président d’un comité démissionne ou n’est pas en mesure d’exercer ses fonctions au sein d’un comité permanent, le président du conseil d’administration recommande un remplaçant. Le conseil d’administration approuve ces nominations.

5.2.3 Dans le cas d’une absence prolongée ou d’incapacité du président d’un comité permanent ou si le président démissionne, the président intérimaire devrait être choisi par ce comité et parmi ses membres. Si le comité permanent en fait la demande, le président du conseil d’administration peut désigner le président par intérim parmi les membres actuels du comité. Le conseil d’administration doit approuver la nomination du président par intérim.

5.3 Rôles

5.3.1 Les comités permanents doivent :

1. examiner de façon continue les pratiques exemplaires et les nouvelles exigences du gouvernement fédéral afin d’orienter leur travail;
2. aviser le conseil d’administration et lui fournir des conseils stratégiques au sujet de tout problème relevé qui s’inscrit dans la portée de leur travail et devant, selon eux, être porté à l’attention du conseil d’administration;
3. respecter les directives générales données par le ministre à Normes d’accessibilité Canada en ce qui concerne leur travail;
4. informer le conseil par écrit dès que possible dans les cas où un membre du comité ou le président démissionne ou n’est pas en mesure d’exercer ses fonctions;
5. s’acquitter des responsabilités énoncées dans leur mandat et faire progresser les dossiers que le conseil d’administration lui a assigné; et
6. obtenir l’autorisation du conseil d’administration avant de travailler sur un dossier qui ne relève pas des responsabilités habituelles du comité, et l’autorisation du PDG pour les projets qui nécessitent des ressources supplémentaires.

5.3.2 Le président de chaque comité doit :

1. Déterminer les éléments suivants en consultation avec les membres du comité et avec l’aide des fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada :
   • le plan de travail du comité;
   • l’ordre du jour des réunions, le contenu et le type de documents requis à l’appui de chaque réunion;
   • la date des réunions;
   • les invités de l’extérieur de Normes d’accessibilité Canada qui y participeront;
   • une invitation au président, au PDG ou à un autre administrateur d’assister à une partie ou à une réunion complète.
2. Présider les réunions et aider le comité à prendre ses décisions par consensus;
3. Fournir des mises à jour au conseil d’administration pendant les réunions ordinaires;
4. Veiller à transmettre le plan de travail du comité, les ordres du jour des réunions et les comptes rendus des décisions au président et au PDG;
5. Demander les approbations nécessaires au conseil d’administration et lui présenter des recommandations; et
6. Informer le conseil d’administration par écrit si un membre du comité accumule 3 absences consécutives non autorisées aux réunions du comité.

5.3.3 Les membres de chaque comité doivent :

1. faire avancer leurs dossiers entre les réunions, respecter les échéanciers et présenter leurs dossiers lors des réunions du comité;
2. se présenter préparés aux réunions et avoir lu tous les documents au préalable;
3. assister aux réunions du comité;
4. mettre à profit leur expérience et leur expertise dans les dossiers du comité, contribuer aux discussions et soulever des préoccupations et des commentaires dans le but d’atteindre l’excellence et de promouvoir l’accessibilité et l’inclusion; et

5.3.4 Le PDG doit :

1. identifier les fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada qui assisteront régulièrement aux réunions des comités et les soutiendront.

5.4 Réunions des comités permanents

5.4.1 Les comités permanents doivent se réunir au moins 2 fois par exercice financier. Ils doivent se réunir lorsqu’ils le jugent approprié, mais pas plus souvent que ce qui est raisonnablement nécessaire.

5.4.2 En règle générale, les comités permanents devraient tenir leurs réunions par téléconférence ou vidéoconférence. Exceptionnellement, ils peuvent se réunir en personne :

• lorsque la réunion a lieu avant ou après une réunion en personne du conseil d’administration; et
• lorsque la réunion n’entraîne pas de coûts de déplacement supplémentaires.

5.4.3 Le président du comité permanent doit présenter une demande pour tenir une réunion en personne. À cette fin, il doit :

1. obtenir une recommandation du président du conseil; et
2. obtenir l’approbation du PDG; et
3. joindre à sa demande l’ordre du jour de la réunion proposée ainsi qu’une estimation des frais de déplacement et des indemnités quotidiennes.

5.4.4 Les membres des comités peuvent participer aux réunions en personne par téléconférence ou vidéoconférence. On considère comme présent à la réunion tout membre qui participe à une réunion à distance. 

5.4.5 Les membres des comités doivent informer le président de leur comité s’ils ne peuvent assister à une réunion. Ils doivent lui faire part des circonstances qui les en empêchent. On attribuera une absence non autorisée aux membres des comités qui omettent de le faire.

5.4.6 Les documents de réunion doivent être de qualité suffisante pour faciliter la discussion au sein des comités et le processus décisionnel. Les documents doivent être dans un format accessible aux membres des comités.

5.4.7 Les fonctionnaires rédigent les comptes rendus des décisions pour chaque réunion. Ces comptes rendus :

1. reçoivent une première approbation du président du comité;
2. sont transmis au président et au PDG, et
3. reçoivent l’approbation lors de la prochaine réunion du comité permanent.

5.4.8 Les comptes rendus doivent comprendre :

1. le nom des membres présents;
2. le numéro et le titre de chaque point à l’ordre du jour et s’il y a des documents qui accompagnent ce point;
3. un résumé succinct des décisions et des suivis de chacun des points à l’ordre du jour; et
4. les propositions pour lesquelles le comité a tenu un vote, et si le comité les a adoptées.

5.5 Séances à huis clos

5.5.1 Les séances à huis clos permettent aux membres de discuter en toute confidentialité lors des réunions des comités permanents. Bien que les séances à huis clos soient réservées aux membres du comité, le président du comité peut inviter le président du conseil d’administration ou le PDG à y assister.

5.5.2 Pour tenir une séance à huis clos, il faut présenter et adopter une décision. N’importe quel membre du comité peut présenter ces décisions avant ou à tout moment pendant une réunion. 

5.5.3 Toute décision proposée pendant une réunion ou une séance à huis clos doit être présentée dans une réunion ouverte.

5.6 Quorum et décisions des comités permanents

5.6.1 Le quorum est établi à un membre de moins que la totalité des membres en fonction du comité.

5.6.2 Les comités permanents peuvent présenter des suggestions au conseil d’administration. Ils ne peuvent prendre des décisions que dans le cadre de leurs activités et conformément à leur mandat.

5.6.3 Les décisions du comité doivent être prise par une majorité des membres participants. Il faut dûment consigner ces décisions.

5.7 Comité des affaires internes

5.7.1 Le comité des affaires internes fournira des conseils et une orientation stratégique au conseil d’administration en ce qui touche :

1. les politiques ou procédures internes du conseil d’administration;
2. le programme de développement et de formation des nouveaux administrateurs et des administrateurs actuels;
3. la mission, les valeurs et la vision à long terme de Normes d’accessibilité Canada;
4. l’évaluation de performance du conseil d’administration et de ses comités; et
5. l’évaluation de rendement du PDG en fonction du plan stratégique;

5.7.2 Le Comité des affaires internes doit élaborer, tenir à jour et examiner régulièrement ce qui suit :

1. les politiques internes du conseil d’administration, notamment :
   • le Règlement administratif no 1;
   • la Politique de gouvernance;
   • les Lignes directrices sur le remboursement des frais de déplacement et le paiement des indemnités quotidiennes;
   • le Code de conduite et d’éthique des membres du conseil d’administration, y compris :
     • un énoncé des valeurs du conseil d’administration;
     • des dispositions relatives aux conflits d’intérêts;
   • la Politique de dénonciation;
   • la Politique de recrutement
2. le Plan stratégique triennal du conseil d’administration et de Normes d’accessibilité Canada;
3. le calendrier annuel des réunions du conseil d’administration.

5.7.3 Le comité des affaires internes doit évaluer le rendement du PDG chaque année. Le comité des affaires internes doit créer, maintenir et réviser les mécanismes d’évaluation du rendement du PDG.

5.7.4 Le comité des affaires internes doit évaluer le rendement du conseil d’administration et de ses comités. Le conseil d’administration déterminera la fréquence et le type d’évaluation (auto-évaluation et/ou évaluation externe). Les évaluations doivent au moins tenir compte :

1. des commentaires et suggestions des administrateurs qui ont quitté leurs fonctions au cours de l’année (le cas échéant);
2. du nombre et de la durée des réunions ordinaires et extraordinaires tenues au cours de chaque exercice financier;
3. du type et de la qualité des documents pour les réunions et s’il y avait suffisamment de renseignements;
4. de la qualité des comptes rendus des décisions;
5. de la participation des administrateurs, des fonctionnaires et des invités;
6. des modalités d’organisation des réunions ordinaires et extraordinaires;
7. du déroulement des réunions, y compris la prise de décision par consensus, et du déroulement entre les réunions; et
8. des communications entre le conseil d’administration, le PDG et le personnel.

5.8 Comité des affaires externes

5.8.1 Le Comité des affaires externes a le mandat de fournir des conseils et une orientation stratégique au conseil d’administration en ce qui touche :

1. la stratégie et le plan de mobilisation pour l’organisation et le conseil d’administration;
2. la participation de personnes en situation de handicap aux activités de Normes d’accessibilité Canada; et
3. la mobilisation d’autres parties prenantes, notamment :
   • d’autres organisations fédérales;
   • de gouvernements provinciaux et territoriaux;
   • d’autres ordres de gouvernement;
   • de Canadiens autochtones;
   • d’organisations du secteur privé sous réglementation fédérale; et
   • d’autres entités.
4. l’adoption de pratiques exemplaires en matière de communications accessibles, et de l’image de marque de Normes d’accessibilité Canada;
5. l’assemblée publique annuelle du conseil d’administration, y compris le thème, les documents nécessaires et les invités; et
6. les personnes à inviter pour prendre la parole lors de réunions du conseil d’administration.

5.8.2 Le Comité des affaires externes doit assurer l’élaboration, la surveillance et l’examen périodique du manuel de mobilisation des administrateurs, de même que son orientation et les formulaires pertinents.

7.1 La présente politique entre en vigueur le 14 avril 2026.

7.2 La présente politique doit être publiée en ligne dans un format accessible dans les 45 jours civils qui suivent la date d’entrée en vigueur et doit être disponible dans d’autres formats sur demande.