Politique de gouvernance émise par le conseil d'administration de Normes d’accessibilité Canada

2.1 Normes d'accessibilité Canada

2.1.1 La Loi a conduit à la création de Normes d'accessibilité Canada. Son mandat a pour but de contribuer à la transformation du Canada en un pays exempt d’obstacles.

2.2 Politique de gouvernance de Normes d'accessibilité Canada

2.2.1 Le conseil d’administration a élaboré la présente Politique de gouvernance conformément aux pouvoirs que le règlement administratif lui accorde.

2.2.2 La présente Politique de gouvernance énonce les dispositions relatives à:

1. la gouvernance du conseil d’administration; et
2. l’application du règlement administratif.

4.1 Nombre de réunions

4.1.1 Le conseil d’administration doit tenir au moins 3 réunions ordinaires au cours de chaque exercice financier. Il ne doit pas tenir plus de 4 réunions ordinaires au cours d’un exercice financier. L’exercice financier débute le 1er avril et se termine le 31 mars de l’année suivante.

4.1.2 Pour les besoins d’exécution de son mandat, le conseil d’administration peut tenir des réunions extraordinaires. Le conseil devrait limiter le nombre de réunions extraordinaires à 5 au cours d’un exercice financier.

4.2 Calendrier annuel des réunions

4.2.1 Chaque exercice financier, le conseil d’administration doit établir le calendrier annuel des réunions de l’exercice financier suivant. Le calendrier doit indiquer:

1. toutes les réunions ordinaires et l’assemblée publique annuelle;
2. la date de chaque réunion; et
3. si la réunion se déroule en personne ou virtuellement; et
4. la ville où se tiendra chaque réunion si elle est en personne.

4.2.2 Le conseil d’administration doit tenir au moins 1 réunion ordinaire virtuellement chaque année fiscale. Le conseil d’administration doit tenir une autre réunion ordinaire dans la RCN s’il prévoit une ou plusieurs réunions ordinaires en personne. Les réunions ordinaires doivent toujours avoir lieu au Canada. Le conseil d’administration doit s’efforcer de tenir des réunions dans toutes les régions du pays au fil du temps.

4.2.3 Le conseil d’administration soutient la Stratégie fédérale de développement durable. Il le fait en tenant 1 réunion ordinaire virtuellement. Il peut également le faire en tenant 1 réunion régulière dans la RCN. Ces réunions limitent les déplacements des administrateurs et/ou des fonctionnaires.

4.3 Réunions ordinaires

4.3.1 Les administrateurs peuvent participer aux réunions ordinaires tenues en personne:

1. par téléconférence;
2. par vidéoconférence; ou
3. par toute autre plateforme virtuelle accessible.

On considère comme présent à la réunion tout administrateur qui participe à une réunion à distance par les moyens énumérés. Les administrateurs sont encouragés à participer en personne aux réunions régulières.

4.3.2 Les administrateurs doivent informer le président ou le vice-président s’ils ne sont pas en mesure d’assister à une réunion du Conseil ou à l'assemblée publique annuelle. Ils doivent faire part des circonstances qui les empêchent de participer. On attribuera une absence non autorisée aux administrateurs qui omettent de le faire.

4.3.3 Le PDG détermine la participation des fonctionnaires de Normes d'accessibilité Canada aux réunions. Le président détermine la participation d’invités de l’extérieur de Normes d'accessibilité Canada. Il le fait consultation avec le vice-président et le PDG. Le président travaille également avec le(s) administrateur(s) principal(aux), selon le Plan de mobilisation des intervenants des administrateurs et les procédures en place pour les demandes de rencontre avec le conseil d’administration. Les fonctionnaires et les invités peuvent être invités:

1. pour présenter un point à l’ordre du jour; ou
2. pour contribuer à la discussion d’un point à l’ordre du jour.

4.3.4 La durée de l’ordre du jour des réunions ordinaires tenues en personne peut être d’au maximum quatre (4) jours ouvrables au cours d’une semaine civile.

4.3.5 La durée de l’ordre du jour des réunions ordinaires virtuelles peut être d’au maximum quatre (4) heures par jour sur 3 ouvrables au cours d’une semaine civile.

4.3.6 Le président détermine l’ordre du jour des réunions ordinaires. Il le fait en consultation avec le vice-président et le PDG. L’ordre du jour des réunions ordinaires doit comprendre au moins les points suivants:

1. un appel nominal au début de la réunion;
2. reconnaissance des terres;
3. l’adoption de l’ordre du jour de la réunion;
4. proposition d’ordre du jour de consentement (le conseil d’administration peut choisir de ne pas discuter des points pour libérer du temps pour d’autres);
5. l’adoption du procès-verbal de la réunion ordinaire précédente ainsi que du procès-verbal de toute assemblée publique annuelle ou réunion extraordinaire tenue depuis celle-ci;
6. les questions découlant du procès-verbal;
7. la correspondance et les mises à jour, incluant un rapport sur l’engagement des administrateurs auprès des intervenants;
8. les rapports du président, du PDG et du dirigeant principal des finances ou de son adjoint;
9. un compte rendu du PDG ou d’un haut fonctionnaire de Normes d’accessibilité Canada concernant la gestion des risques;
10. les mises à jour des comités permanents et des comités consultatifs actifs;
11. l’ordre du jour de la prochaine réunion;
12. une mise à jour du calendrier annuel;
13. les mises à jour sur/des comités techniques;
14. mise à jours sur l’élaboration des normes par le chef de l’exploitation;
15. mise à jour du programme de recherche par le chef de l’exploitation;
16. les points de décision et l’énoncé des motions;
17. le point « Autres questions », qui est laissé ouvert;
18. des sujets pour des conversations génératives (créatives); et
19. une séance à huis clos.

4.3.7 Les administrateurs peuvent proposer un point pour le prochain ordre du jour des réunions ordinaires du conseil. Ils peuvent également le peuvent faire en tout temps en envoyant un courriel au président et au vice-président.

4.3.8 Les administrateurs doivent recevoir l’ordre du jour provisoire au moins 45 jours civils avant une réunion ordinaire. Les administrateurs disposent de 7 jours civils pour proposer un nouveau point à l'ordre du jour ou d'autres modifications. La nouvelle version de l’ordre du jour doit être envoyée aux administrateurs et au PDG au moins 30 jours civils avant la réunion.

4.3.9 Les administrateurs peuvent proposer, à l’avance ou durant une réunion ordinaire, un point à ajouter à la rubrique « Autres questions » de l’ordre du jour, selon l’une ou l’autre des façons suivantes :

1. en envoyant une note au président, par courriel, au moins trois (3) jours civils avant la réunion;
2. en présentant une motion durant la réunion.

Les administrateurs peuvent proposer des points à ajouter à la rubrique « Autres questions ». Cependant, on devrait réserver cette rubrique aux sujets communiqués à titre d’information ou aux fins de discussion, et ne devrait nécessiter aucun document de réunion ou de décisions.

4.3.10 Les sujets pour des conversations génératives (créatives) visent les points qui s'appliquent de manière générale à l'accessibilité ou au handicap. Ils peuvent également aider le conseil à réfléchir à ses travaux. Les administrateurs peuvent proposer un nouveau sujet de discussion avant une réunion:

1. en proposant le sujet durant une réunion ou en vue de la prochaine réunion; ou
2. en envoyant un courriel au Comité des affaires internes au moins 45 jours civils avant une réunion.

L’administrateur qui propose le sujet sera invité à le présenter lors de la réunion du Conseil et à appuyer la discussion auprès du comité.

4.3.11 Le président détermine le type de documents requis pour chaque réunion ordinaire. Il le fait en consultation avec le vice-président et le PDG. Les documents de réunion doivent être dans un format accessible et doivent parvenir aux administrateurs et au PDG au moins sept (7) jours civils avant la réunion. Ils doivent être d’une qualité suffisante pour faciliter la discussion au sein du conseil d’administration et le processus décisionnel.

4.3.12 Le Secrétariat général rédige le procès-verbal des réunions ordinaires. Le procès-verbal des réunions ordinaires doit comprendre ce qui suit :

1. la présence des administrateurs et du PDG;
2. la présence des fonctionnaires de Normes d'accessibilité Canada et d’invités;
3. le titre de chaque point à l’ordre du jour;
4. le titre de chaque document de réunion;
5. un bref résumé de chacun des points à l’ordre du jour; et
6. toutes les motions soumises à un vote, l’adoption de ces motions, le cas échéant, et si elles comprenaient une action.

4.3.13 Après la réunion ordinaire, le Secrétariat général demande l’approbation de transmettre le projet de procès-verbal auprès:

• du PDG ou du haut fonctionnaire délégué de Normes d’accessibilité Canada;
• du président; et
• du vice président.

Une fois le projet de procès verbal approuvé, le Secrétariat général le transmet aux administrateurs pour examen. Il ajoute aussi le procès-verbal à l’ordre du jour de la prochaine réunion ordinaire aux fins d’adoption. Il peut aussi ajouter le procès-verbal à l’ordre du jour de la prochaine réunion extraordinaire si le président juge que cela est nécessaire. Il le fait en consultation avec le vice président et le PDG.

Les administrateurs et le PDG doivent recevoir le procès-verbal et les modifications apportées dans les 30 jours civils suivant la réunion ordinaire.

4.3.14 Le procès-verbal des réunions ordinaires doit être:

1. mis à la disposition du public;
2. publié en ligne dans un format accessible dans les 60 jours civils qui suivent la réunion ordinaire où il a été approuvé; et
3. disponible dans d’autres formats sur demande.

4.4 Assemblée publique annuelle

4.4.1 Les assemblées publiques annuelles se déroulent en personne, en virtuel ou dans une combinaison hybride en personne/virtuel. Le conseil d’administration peut tenir l’assemblée à n’importe quel endroit au Canada qu’il juge approprié.

4.4.2 La convocation à une assemblée publique annuelle doit être:

1. envoyé aux administrateurs et au PDG;
2. mis à la disposition du public; et
3. publié en ligne dans un format accessible

au moins 45 jours civils avant l’assemblée. L’avis doit aussi être disponible dans d’autres formats sur demande.

4.4.3 Les personnes et les organisations doivent s’inscrire pour assister à une assemblée publique annuelle. Elles peuvent faire une demande de mesures d’adaptation. Le délai indiqué dans l’avis de convocation pour ce qui est de l’inscription doit être de 15 jours avant la date de la réunion.

4.4.4 Les personnes et les organisations peuvent présenter des observations au conseil d’administration avant la tenue de l’assemblée publique annuelle. Elles peuvent demander au conseil d’administration d’examiner un point qui y est exposé. L’avis de convocation doit préciser un délai de 30 jours à compter de la date de publication de l’avis pour la présentation d’observations. Le conseil doit répondre à toutes les demandes en indiquant si le point sera abordé ou non. Si le point n’est pas abordé à l’assemblée, le conseil d’administration doit le faire par écrit ou par un autre moyen.

4.4.5 La participation des fonctionnaires de Normes d'accessibilité Canada et des invités aux assemblées publiques annuelles se fait de la même manière que pour les réunions ordinaires.

4.4.6 La durée d’une assemblée publique annuelle peut être au maximum d’un (1) jour ouvrable.

4.4.7 Le président détermine l’ordre du jour des assemblées publiques annuelles. Il le fait en consultation avec le vice-président et le PDG. L’ordre du jour des assemblées publiques annuelles doit au moins comprendre les points suivants:

1. les observations du président et du PDG;
2. les points saillants des rapports et de la planification ministériels;
3. le nom des conférenciers, s’il y a lieu;
4. les observations présentées par des personnes ou organisations qu’on abordera dans le cadre de l’assemblée; et
5. la période de questions et réponses.

Au moins 20 jours civils avant la tenue de l’assemblée publique annuelle, l’ordre du jour doit être:

1. envoyé aux administrateurs et au PDG;
2. mis à la disposition du public; et
3. publié en ligne dans un format accessible.

L’ordre du jour doit aussi être disponible dans d’autres formats sur demande.

4.4.8 Le président détermine le type de documents requis pour chaque assemblée publique annuelle. Il le fait en consultation avec le vice-président et le PDG. Les documents de l’assemblée publique annuelle doivent être envoyés aux administrateurs, au PDG et aux personnes et organisations inscrites dans un format accessible au moins sept (7) jours civils avant l’assemblée. Le matériel doit aussi être disponible dans d’autres formats sur demande.

4.4.9 Un enregistrement vidéo de l’assemblée publique annuelle, y compris le sous-titrage et l’interprétation en ASL/LSQ, sera publié en ligne. L’agenda et les documents pour l’assemblée publique annuelle seront également publiés en ligne.

4.5 Réunions extraordinaires

4.5.1 Le président, le vice-président ou le PDG peuvent convoquer des réunions extraordinaires. Elles sont généralement tenues pour un point qui nécessite une attention ou une décision avant la prochaine réunion ordinaire.

4.5.2 La durée des réunions extraordinaires doit être de deux (2) heures ou moins compte tenu:

1. de l’objet de ces réunions; et
2. des contraintes liées à la tenue de ce type de réunion.

4.5.3 Le président décide de la durée spécifique (qui peut virtuellement être de 2 heures maximum par jour) des réunions extraordinaires. Le président collabore avec le vice-président et le PDG à cette fin. Les administrateurs et le PDG doivent recevoir un préavis d’au moins 7 jours calendaires avant la tenue d’une réunion.

4.5.4 La disposition qui porte sur la participation des fonctionnaires de Normes d'accessibilité Canada et des invités aux réunions extraordinaires est la même que pour les réunions ordinaires.

4.5.5 La disposition relative au type de documents des réunions extraordinaires est la même que pour les réunions ordinaires. La seule exception est que les documents doivent être envoyés au moins cinq (5) jours civils avant la réunion.

4.5.6 Le président détermine l’ordre du jour des réunions extraordinaires. Il le fait en consultation avec le vice-président et le PDG. L’ordre du jour des réunions doit au moins comprendre les points suivants:

1. un appel nominal au début de la réunion;
2. l’adoption de l’ordre du jour de la réunion; et
3. les points de décision et l’énoncé des motions.

Le conseil d’administration peut seulement traiter des points qui se trouvent à l’ordre du jour d’une réunion extraordinaire. L’ordre du jour des réunions extraordinaires ne comprend pas de rubrique « Autres questions ».

Les administrateurs et le PDG doivent recevoir l’ordre du jour des réunions extraordinaires au moins cinq (5) jours civils avant la réunion.

4.5.7 Les dispositions ayant trait aux procès-verbaux des réunions extraordinaires sont les mêmes que pour les réunions ordinaires.

4.6 Déroulement des réunions

4.6.1 Le vice-président fait office de président dans le cadre des réunions du conseil d’administration si le président est absent pendant une partie ou la totalité de la réunion. En cas d’absence du président et du vice-président pendant une partie d’une réunion, le conseil peut choisir un administrateur pour agir à titre de président. L’administrateur présiderait la réunion jusqu’au retour du président ou du vice-président.

Si le quorum est rencontré, une réunion du Conseil peut avoir lieu même en l’absence conjointe du président et du vice-président (ou de toute personne qui a été désignée comme tel par le ministre). Si le président ou le vice-président n’a pas identifié au préalable l’administrateur qui présidera la réunion, le Conseil désignera un président intérimaire parmi les membres présents pour présider la réunion.

4.6.2 Les administrateurs qui souhaitent prendre la parole doivent faire part de leur intérêt au président. Le président doit:

1. dresser la liste des personnes qui prendront la parole pendant la réunion; et
2. informer régulièrement les administrateurs de l’ordre des orateurs.

4.6.3 Tous les administrateurs peuvent présenter des motions. Le PDG peut recommander des motions au conseil d’administration. Les motions peuvent être présentées avant la réunion à des fins d’inclusion dans l’ordre du jour. On peut aussi présenter des motions à tout moment pendant la réunion. Avant de discuter d’une motion, un des administrateurs doit proposer la motion, et un autre administrateur doit l’appuyer.

4.6.4 Le conseil d’administration doit s’efforcer de procéder selon le principe de la prise de décisions par consensus. Un consensus suppose :

1. un accord substantiel auquel en viennent les administrateurs au sujet d’une motion;
2. une tentative de résoudre toutes les préoccupations et observations importantes; et
3. que plus de la majorité des administrateurs ont appuyé la motion, mais le consensus ne signifie pas nécessairement que l’appui est unanime.

Le consensus exige que toutes les préoccupations et observations fassent l’objet d’un examen complet et équitable avant de procéder au vote.

4.6.5 Le président doit aider le conseil d’administration à prendre des décisions par consensus en:

1. favorisant la discussion sur certains points suivant la présentation d’une motion;
2. s’assurant que toutes les préoccupations ou observations soulevées font l’objet d’un examen complet et équitable;
3. demandant aux administrateurs s’ils jugent utile qu’il résume les discussions sur chaque point afin d’en dégager les grandes lignes; et
4. permettant à l’administrateur qui a proposé la motion de réviser cette dernière ou en modifiant la motion au nom de l’administrateur au besoin.

4.7 Séances à huis clos

4.7.1 Le conseil d’administration devrait en général veiller à limiter le recours aux séances à huis clos. Ainsi, il se conforme aux valeurs qui guident Normes d’accessibilité Canada, notamment la valeur liée à la communication ouverte.

4.7.2 Les séances à huis clos permettent au conseil d'administration de discuter en toute confidentialité lors des réunions ordinaires. Bien qu’elles soient réservées aux administrateurs, le président invite généralement le PDG à y assister. Le président peut également demander à certains fonctionnaires de Normes d'accessibilité Canada d’y assister.

4.7.3 Les séances à huis clos sont un point permanent de l'ordre du jour. Pour y recourir, il faut présenter et adopter une motion. N’importe quel administrateur peut présenter ces motions. On peut présenter une motion à tout moment pendant une réunion.

4.7.4 Toute motion proposée pendant une séance à huis clos doit être présentée et adoptée dans une réunion ouverte. Une fois qu'une séance à huis clos se termine, soit:

1. le fonctionnaire qui rédige le procès-verbal est invité à se joindre à la réunion ouverte pour rédiger le procès-verbal de cette séance; ou
2. Le conseil d'administration charge un administrateur de rédiger le procès-verbal de la séance et de le transmettre au secrétariat général après la réunion.

4.7.5 Le président doit informer le PDG de la nature générale des discussions à huis clos qui suivent la réunion ordinaire. C’est le cas pour toutes les discussions, et plus particulièrement pour les discussions qui concernent l'évaluation et la performance du PDG.

4.8 Suivi entre les réunions

4.8.1 Entre les réunions, un administrateur peut présenter une motion qui sera soumise à un vote par courriel. Le PDG peut recommander des motions au conseil d’administration. Les administrateurs et le PDG doivent présenter les motions au président et au vice-président dans un courriel.

4.8.2 Le président administre le vote par courriel en:

1. présentant la motion au conseil d’administration et en indiquant une période de vote de quarante-huit (48) ou de vingt-quatre (24) heures; et
2. recevant et en comptant les votes après la période de vote.

Le Secrétariat général peut administrer le vote au nom du président, si on le lui demande.

4.8.3 Le conseil d’administration peut soumettre des questions au vote dans le cadre d’une réunion extraordinaire s’il juge utile de les examiner de façon plus approfondie. Cette approche respecte le principe de la prise de décisions par consensus. Le conseil doit voter ces questions dans le cadre d’une réunion extraordinaire si le président, le vice-président ou le PDG convoque une telle réunion.

4.9 Vote

4.9.1 Les administrateurs peuvent voter pour ou contre une question, ou choisir de ne pas voter. Si un administrateur décide de ne pas voter (c.-à-d. s’il décide de s’abstenir), ce choix est comptabilisé comme un vote « contre ».

4.9.2 Pendant les réunions, les administrateurs votent ou s’abstiennent de voter en indiquant leur intention au président. Dans le cadre des réunions ordinaires tenues en personne, tout administrateur peut présenter une motion en vue d’un vote par écrit ou d’un vote privé. Si elle est appuyée par un autre administrateur, cette motion est réputée approuvée par le conseil dans son ensemble.

4.9.3 Le président doit indiquer le compte de votes pendant les réunions et par courriel entre les réunions.

4.9.4 Le président et le vice-président peuvent voter. Leurs votes sont comptés de la même façon que ceux des autres administrateurs.

4.9.5 Le vote par procuration (voter pour un autre administrateur) n’est pas autorisé. Les administrateurs qui s’absentent d’une réunion ou qui ne sont pas en mesure de voter entre les réunions ne peuvent pas voter par d’autres moyens.

4.9.6 Les motions rejetées peuvent être présentées de nouveau après révision ou pour d’autres motifs.

4.9.7 Le conseil d’administration doit soumettre au vote toutes les motions présentées et acceptées. Il doit également voter toute autre question qui relève de sa compétence.

4.10 Démission de l'administrateur

4.10.1 Un administrateur peut démissionner à tout moment. Pour ce faire, il doit rédiger une lettre de démission qu’il soumet par la poste ou par courriel au PDG et dont il envoie une copie au président.

4.10.2 Lorsque le PDG reçoit une lettre de démission, il en informe la ministre et le greffier du Conseil privé en leur envoyant une copie de la lettre par courriel ou par la poste dans les quinze (15) jours suivant sa réception.

4.10.3 Le PDG informe le DPF du départ de l'administrateur afin qu’à la date de démission, les mesures suivantes soient prises :

1. restreindre l’accès aux renseignements confidentiels du conseil;
2. mettre à jour les listes de communication et de diffusion;
3. actualiser le site web et tout média social pertinent;
4. prendre des dispositions pour récupérer les biens du gouvernement, y compris les renseignements confidentiels du conseil, s’il y a lieu;
5. apporter des modifications au système de rémunération;
6. prendre d’autres mesures, le cas échéant.

5.1 Comités permanents actuels

5.1.1 Le conseil doit nommer un minimum de deux comités permanents:

1. un Comité des affaires internes composé de cinq (5) administrateurs au maximum; et
2. un Comité des affaires externes composé de cinq (5) administrateurs au maximum.

5.1.2 Le Comité des affaires internes est responsable de toutes les questions internes, y compris, mais sans s'y limiter, les communications, la gouvernance, la planification stratégique, l'évaluation du rendement et d'autres tâches telles que modifiées de temps à autre.

5.1.3 Le Comité des affaires externes est responsable de toutes les questions externes, y compris, mais sans s'y limiter, l'assemblée publique annuelle, les consultations, les communications promotionnelles, l'engagement des intervenants et d'autres tâches telles que modifiées de temps à autre.

7.1 Examen

7.1.1 Le conseil d’administration doit établir un mécanisme en vue de l’examen de la présente Politique de gouvernance au moins tous les quatre (4) ans.

7.2 Modification

7.2.1 La présente Politique de gouvernance peut être modifiée au moyen d’une motion conforme aux dispositions relatives au quorum et au vote prévues dans le règlement administratif. Il faut présenter et adopter cette motion pendant une réunion ordinaire ou une réunion extraordinaire.