Procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration – 16 novembre 2023 – réunion virtuelle

1. Mot de bienvenue et appel nominal                    

• 40-1 Une motion visant l’ouverture de la réunion à 14 h 02 (HNE) est présentée, appuyée, puis adoptée à l’unanimité.

2.  Reconnaissance des terres ancestrales

• P.-C. Bérubé prononce une reconnaissance des terres ancestrales comme un petit acte de réconciliation avec les peuples autochtones de la région Montréal, d’où il participe à la réunion.

3.  Ordre du jour de la réunion

Document 3A : Ordre du jour                                 

• 40-2 Une motion est présentée, puis appuyée, puis adoptée à l’unanimité afin que le Conseil adopte l’ordre du jour.

4.  Politique de gouvernance : Élimination de la section 7.3.2

Document 5A : Note d’information     

• 40-3 Une motion visant l’approbation par le Conseil de l’élimination de la section 7.3.2 est présentée, puis appuyée et adoptée à l’unanimité.

5.  Bilan de la situation actuelle et plan de contingence

Document 4A : Plan d’urgence     

• Il est proposé de mettre un terme au plan de contingence, qui a été mis en place à la suite de la réunion du Conseil de septembre 2023. Le Conseil compte désormais un plus grand nombre de membres. Mary Reid suggère que le plan d’urgence soit étudié afin d’en tirer des leçons en vue d’une utilisation future, le cas échéant.
• 40-4 Une motion est présentée, puis appuyée, et adoptée à l’unanimité afin que le Conseil cesse tout travail sur le plan d’urgence et sa mise en œuvre. 

6.  Renouvellement du mandat des membres des comités permanents

• Les membres du Conseil remercient Mary Reid d’avoir assumé le leadership pendant la période de transition du Conseil. 
• 40-5 Une motion est présentée, appuyée, puis adoptée à l’unanimité afin que le Conseil renouvelle le mandat des administrateurs au sein des comités permanents comme suit :
  • Comité des affaires externes : Bill Adair (président); Brad McCannell; et Kory Earle.
  • Comité des affaires internes : Joe McLaughlin, Ph. D. (président); Laurie Ringaert; Maureen Haan; et Mary Reid.

7.  Reprise des activités des deux comités permanents

• 40-6 Une motion est présentée, puis appuyée, et adoptée à l’unanimité afin que les deux comités permanents reprennent leurs activités à la suite du retour à un nombre plus élevé de membres au sein du Conseil. 
• Mesure de suivi : Le Conseil demande que les membres des deux comités permanents soient informés par les fonctionnaires et la vice présidente des activités réalisées pendant leur absence.

8.  Formation sur l’efficacité du conseil d’administration et sur la sensibilisation aux cultures autochtones : énoncés des travaux et entrepreneurs

Document 8A : Note d’information et énoncé des travaux                                 

• Les énoncés des travaux proposés pour les deux séances de formation sont fournis aux membres du Conseil. Une liste d’entrepreneurs potentiels est également présentée.
• Les mises à jour et les suggestions concernant les dates ainsi que les lieux des séances de formation seront présentées lors de la réunion du Conseil de mars 2024. Compte tenu de la composition du Conseil et des nominations du gouverneur en conseil, le calendrier des formations devra être flexible.  
• Le Conseil mentionne que, si possible, il aimerait avoir d’autres suggestions d’entrepreneurs potentiels pour la formation sur l’efficacité du conseil d’administration.
• Le Conseil convient d’inclure un lien vers les valeurs de l’organisation énoncées sur son site Web dans l’énoncé des travaux pour la formation sur la sensibilisation aux cultures autochtones. Il convient également que l’entrepreneur choisi devrait connaître le plan stratégique triennal de Normes d’accessibilité Canada ainsi que ses thèmes et piliers stratégiques. Le Conseil souligne l’importance de confier le mandat à une entreprise dirigée par des Autochtones.
• Les membres du Conseil recommandent également d’apporter de nombreuses modifications aux compétences et aux exigences requises.  
• Mesure de suivi : L. Ringaert et M. Reid transmettront une copie des modifications recommandées au Secrétariat ministériel. Ce dernier procédera aux modifications et les enverra à L. Ringaert et à M. Reid pour examen final. L’équipe du Secrétariat ministériel poursuivra ensuite le processus de concert avec l’équipe responsable de l’approvisionnement.  

A) Formation sur la sensibilisation aux cultures autochtones – énoncé des travaux

• 40-7 Une motion visant l’approbation par le Conseil de l’énoncé des travaux pour la formation sur la sensibilisation aux cultures autochtones avec les modifications proposées est présentée, puis appuyée. La motion est adoptée à l’unanimité. L’énoncé des travaux reflétera également les principes énoncés dans la Politique sur l’accessibilité.

B) Formation sur l’efficacité du conseil d’administration – énoncé des travaux

• 40-8 Une motion visant l’approbation par le Conseil de l’énoncé des travaux modifié pour la formation sur l’efficacité du conseil d’administration est présentée, puis appuyée et adoptée à l’unanimité. L’énoncé des travaux reflétera également les principes énoncés dans la Politique sur l’accessibilité.

9.  Guide d’orientation pour les nouveaux membres du Conseil

Document 9A : Guide d’orientation

• Le Secrétariat ministériel présente au Conseil le nouveau guide d’orientation à titre d’information. Ce guide reprend le contenu recommandé par le Comité des affaires internes et approuvé par le Conseil lors de la réunion du Conseil de mai 2023. Le guide pourra être consulté à partir du classeur électronique d’ici décembre 2023.

10.  Mot de la fin                                 

• Le président remercie tous les membres du Conseil. Dino Zuppa assurera l’intérim du PDG pendant l’absence de ce dernier la semaine prochaine. Le président sera en vacances. La vice-présidente assurera la présidence par intérim pendant cette période.

11.  Levée de la séance                                               

• 40-9 Une motion est présentée, puis appuyée, pour approuver la levée de la séance à 15 h 39 (HNE).