Procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration – 17 janvier 2024 – réunion virtuelle

1. Mot de bienvenue et appel nominal

• 42-1 Une motion visant l’ouverture de la réunion à 13 h 06 (HNE) est présentée, appuyée, puis adoptée à l’unanimité.

2. Reconnaissance des terres ancestrales

• P.-C. Bérubé procède à la reconnaissance des terres ancestrales en guise de petit acte de réconciliation avec les peuples autochtones de la région de Montréal, d’où il participe à la réunion.

3. Ordre du jour de la réunion

Document 3A : Ordre du jour

• 42-2 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité afin que le Conseil approuve l’ordre du jour tel quel.

4. Plan ministériel 2024-2025

Document 4A : Note d’information

Document 4B : Plan ministériel 2024-2025

Document 4C : Aperçu du plan ministériel 2024-2025

• Il s’agit du cinquième plan ministériel (PM) de Normes d’accessibilité Canada (NAC). Le PM vise l’exercice financier du 1 ^er avril 2024 au 31 mars 2025.
• P. Sarrazin et V. Patrick présentent les objectifs et les données figurant dans le PM, qui correspondent au Cadre ministériel des résultats de l’organisation, aux fins d’évaluation des résultats.
• C’est la première année que l’on présente aux membres du Conseil une version résumée du PM qui accompagne la version habituelle. Le tout sera présenté à la ministre pour approbation et signature.
• Le PM prévoit la publication de deux normes en 2024-2025.
• Le PM rend compte de l’engagement de l’organisation pour le nouvel exercice et indique les résultats attendus; il concorde avec la feuille de route Destination 2040 de l’organisation.
• La nouveauté du PM pour l’exercice financier est le cadre de qualité de vie et la contribution du Canada à ce dernier.
• Les deux versions du PM sont rédigées en langage clair et sont formatées de façon à améliorer l’accessibilité et à refléter l’image de marque de l’organisation.
• Éléments à prendre en compte pour le PM du présent et du prochain exercices :
  • Aligner les priorités clés sur le plan stratégique triennal de l’organisation;
  • Examiner la participation des intervenants et la souligner dans le futur PM;
  • Utiliser le terme « normes fondées sur l’équité » au lieu de « normes modèles ».

• Mesure de suivi : P.-C. Bérubé fera part de ses commentaires au DPF à propos de la comparaison avec le plan stratégique triennal.

• 42-3 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité afin que le Conseil approuve le plan ministériel 2024-2025 de Normes d'accessibilité Canada, sans modification.

5. Stratégie sur l’adoption et la mise en œuvre des normes

Document 5A : Note d’information

• Le PDG présente un aperçu des composantes de l’approche opérationnelle pour l’adoption et la mise en œuvre des normes. Deux éléments font l’objet de discussions :
  • Les normes nationales du Canada;
  • Les guides techniques.
• Les deux éléments peuvent être appuyés par des études pilotes, des études d’établissement des coûts et une approche par paliers. Cette façon de faire permettrait à NAC d’avoir un point de vue pragmatique pour l’adoption de ses normes facultatives.
• En ce qui concerne les études pilotes, les commentaires découlant des projets pourraient entraîner des modifications applicables aux normes avant la recommandation à la ministre.
• S’ensuit une discussion sur un guide accompagnant les normes et invitant les utilisateurs à adopter une approche par paliers. Cette approche aiderait les utilisateurs à mettre en œuvre les normes. Elle assurerait la cohérence au pays et soutiendrait la mise en œuvre complète des normes. Elle compenserait également le risque que les normes ne soient pas adoptées.
• L’approche offrirait une solution experte à ceux qui ne sont pas en mesure d’appliquer rapidement l’ensemble d’une norme. Elle pourrait faire en sorte que les utilisateurs commencent à mettre en œuvre les éléments du palier le plus essentiel de la norme, avant de mettre progressivement en œuvre les éléments des paliers deux et trois. L’objectif final serait toujours l’équité et la mise en œuvre complète des normes.
• Les membres du Conseil manifestent leur intérêt, mais soulèvent également des préoccupations sur les risques possibles que pourrait présenter une approche par paliers.
  • Normes d’accessibilité Canada devrait promouvoir une mise en œuvre complète à 100%. Une approche par paliers est une forme de compromis.
  • Les premier et deuxième paliers ne devraient pas comprendre moins d’éléments que ceux qui existent déjà à l’échelle fédérale, provinciale et territoriale.
  • Il faut obtenir des commentaires au sujet de l’incidence des normes sur les personnes en situation de handicap (penser à la « qualité de vie ») et l’accès équitable. Il faut peut-être consulter la communauté des personnes en situation de handicap ainsi que les comités techniques pour obtenir leur avis sur l’approche par paliers.
  • Il faut envisager de mener une analyse des risques pour déterminer le temps nécessaire à la mise en œuvre complète d’une norme.
  • Qui déterminera le contenu de chaque palier? Cette responsabilité revient-elle aux comités techniques ou à l’équipe de recherche?
  • Le Secrétariat de l’accessibilité (l’organisme de réglementation) peut autoriser diverses dates de mise en œuvre. Des préoccupations sont soulevées sur le rôle de Normes d'accessibilité Canada si l’on adopte une approche par paliers pour la mise en œuvre.
• Les membres du Conseil poursuivront la discussion ultérieurement.

6. Cadre et stratégie liés à l’intersectionnalité pour l’élaboration de normes

Document 6A : Présentation

• D. Zuppa présente le point afin d’obtenir l’approbation du Conseil.
• Le document a déjà été présenté au Comité des affaires internes, et au Conseil en septembre 2023.
• Tous les domaines de l’intersectionnalité seront représentés lorsque les résultats obtenus dans le cadre des examens publics seront compilés.

• 42-4 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité afin que le Conseil approuve le cadre et la stratégie liés à l’intersectionnalité pour l’élaboration de normes, sans modification.

7. Date de la réunion du conseil d’administration en mars 2024 (changement proposé)

• 42-5 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité afin que le Conseil approuve le changement de date de la réunion ordinaire de mars 2024 : au lieu d’être tenue entre le 19 et le 21 mars 2024, la réunion se tiendra entre le 12 et le 14 mars 2024. Comme approuvé en décembre 2023, il s’agira d’une réunion virtuelle.

8. Évaluation du rendement du PDG pour 2023-2024

Document 8A : Note d’information

Document 8B : Questions du sondage

Document 8C : Engagements du PDG pour 2023-2024

• M. Haan présente le calendrier révisé pour le prochain processus d’évaluation du rendement du PDG.
  • Les commentaires formulés par les membres du Conseil au sujet de l’évaluation seront compilés entre le 26 février et le 1 ^er mars 2024.
  • L’ébauche d’évaluation du PDG sera communiquée au Comité des affaires internes le 5 mars 2024.
  • L’approbation de l’évaluation du rendement du PDG se fera au cours de la séance à huis clos de la réunion du Conseil qui est prévue entre le 12 et le 14 mars 2024.
  • Une réunion extraordinaire du Conseil sera tenue le 29 avril afin que les engagements du PDG pour 2024-2025 soient approuvés.
• L’évaluation du rendement du PDG sera fondée sur les engagements du PDG qui ont été établis pour l’exercice financier 2023-2024, et non sur l’évaluation des engagements.

• Mesure de suivi : Un sondage SurveyMonkey sera fourni par M. Haan sur le profil du PDG en ce qui concerne les compétences et les qualités personnelles. Il sera envoyé d’ici la fin de la semaine. Un résumé sera communiqué aux autorités responsables de la nomination du PDG. Le processus est semblable à celui qui porte sur le profil des membres du Conseil.

• 42-6 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité afin que le Conseil approuve le processus, le calendrier, ainsi que les questions du sondage pour l’évaluation du rendement du PDG pour 2023-2024, sans modification.

9. Mot de la fin et levée de la séance

• 42-7 Une motion visant la levée de la séance à 14 h 49 (HNE) est présentée, appuyée, puis adoptée à l’unanimité.