Procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration – 29 avril 2024 – réunion virtuelle

1. Mot de bienvenue et appel nominal 

• 44-1 Une motion visant l’ouverture de la réunion à 12 h 3 (HNE) est présentée, appuyée, puis adoptée à l’unanimité.

2.  Reconnaissance des terres ancestrales 

• P. Walsh procède à la reconnaissance des terres ancestrales en guise de petit acte de réconciliation avec les peuples autochtones de la région de St. John’s, d’où il participe à la réunion.

3.  Motion visant la prolongation de la réunion au-delà de deux heures 

• 44-2 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité afin que soit mis en suspens, uniquement pour cette réunion, la section 4.5.3 de la politique relative à la gouvernance en vue de prolonger au-delà des deux heures prévues la réunion en cours. 

4.  Ordre du jour de la réunion

Document 3A : Ordre du jour  

• 44-3 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité afin que le Conseil approuve l’ordre du jour après l’apport d’une modification au point 9, soit que M. Haan est la présentatrice.

5.  Procès-verbaux des réunions du Conseil

Document 5A : Procès-verbal de la réunion du Conseil du 16 novembre 2023
Document 5B : Procès-verbal de la réunion du Conseil des 11-12 décembre 2023
Document 5C : Procès-verbal de la réunion du Conseil du 17 janvier 2024
Document 5D : Procès-verbal de la réunion du Conseil du 12 février 2024

• 44-4 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité afin que le Conseil approuve les procès-verbaux des réunions 5A, 5B (avec une modification pour ajouter « Me » devant le nom de Paul-Claude Bérubé), 5C et 5D tels quels. 

6. Rapport annuel de NAC pour 2023-2024

Document 6A : Note d’information
Document 6B : Rapport annuel de NAC pour 2023-2024 

• P. Sarrazin présente le rapport annuel de Normes d’accessibilité Canada (NAC) pour 2023-2024.  
• Une version accessible en format PDF sera présentée au Secrétariat du Conseil du Trésor et sera ensuite déposée au Parlement. 
• Les membres du Conseil suggèrent des modifications au rapport annuel actuel et donnent des recommandations pour les prochains rapports. 
• 44-5 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité afin que le Conseil approuve le rapport annuel de NAC pour 2023-2024 avec les modifications, soit la suppression des puces à la page 8, la mise en évidence des accomplissements principaux et la modification des textes comme en avaient discuté les membres du Conseil. 
• Mesure de suivi : M. Reid enverra le texte révisé à P. Sarrazin d’ici le vendredi 3 mai 2024.

7.  Norme en matière de technologies de l’information et des communications (TIC) – produits et services liés aux TIC

Document 7A : Note d’information
Document 7B : Norme en matière de TIC 

• D. Zuppa fournit un sommaire de la norme en matière de TIC et couvre les champs d’application, le but, les avantages et les lacunes ainsi que l’alignement de la norme sur les normes et les fondements de l’organisation. Il s’agit de la première norme à être recommandée à la ministre. 
• La norme en matière de TIC actuelle a été approuvée et est utilisée dans 30 pays. La norme garantira que les produits et les services liés aux TIC au Canada sont accessibles aux personnes en situation de handicap, et que ces dernières puissent les utiliser.
• Parce que Services partagés Canada est le ministère qui mettra en œuvre la norme, il l’a mise à l’essai pour confirmer si elle est applicable. Si la norme est approuvée par la ministre, la Direction du Canada accessible sera responsable de sa réglementation. 
• 44-6 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité afin que le Conseil approuve la norme « CAN/ASC - EN 301 549:2024 », en vue de sa soumission à la ministre de la Diversité, de l’Inclusion et des Personnes en situation de handicap et de sa recommandation d’adoption dans la réglementation, telle que présentée.

Mesure de suivi : D. Zuppa et les membres du Conseil tiendront une séance d’information technique pour permettre de mieux comprendre le contenu de la norme en matière de TIC, et pour en discuter plus en profondeur, en mettant l’accent sur le langage simple. À l’avenir, les séances d’information techniques doivent avoir lieu avant l’approbation de la norme. Les membres du Conseil demandent que soient prises en compte d’autres façons de recevoir des renseignements sur les normes prêtes pour l’approbation finale.

8.  Nouveaux points présentés par le PDG

1. Conseil d’administration
   • Le Bureau du Conseil privé confirme que tous les administrateurs dont le mandat a été renouvelé ont été informés. 
2. Logement abordable
   • Parce que le gouvernement du Canada a récemment annoncé qu’un budget sera investi dans les logements abordables, le PDG propose à l’organisation de saisir l’occasion pour préparer un guide sur les logements accessibles et adaptés.
   • Le guide sur les logements pourrait traiter de sujets tels que l’estimation des coûts pour rendre un logement accessible dès le début pour réduire les futures dépenses, la capacité d’un logement à être adapté à tout handicap aujourd’hui et à l’avenir, et un plan des caractéristiques d’accessibilité.
   • Le PDG recommande qu’une portée des travaux ou qu’un cadre de référence pour les logements accessibles et adaptés soit créé de façon qu’un comité technique puisse commencer le travail. La création reposera sur certaines normes sur l’environnement bâti déjà établies.
   • Les membres du Conseil recommandent :
     • de suivre le modèle de SAFERhome;
     • de tenir compte des exigences relatives à la visitabilité.
   • Les membres du Conseil doivent fournir plus de critères dont le comité technique sur les logements accessibles et adaptés devra tenir compte. 

Mesure de suivi : B. Adair et un fonctionnaire devront préparer une note d’information et une motion à présenter aux membres du Conseil dans un courriel de vote. Le document sur la portée des travaux (cadre de référence) pour les logements accessibles et adaptés sera ajouté au courriel de vote. Le courriel de vote et les documents seront envoyés dans les prochains jours.

Mise à jour : Courriel de vote sur les logements accessibles et adaptés

Le résultat du courriel de vote du Conseil concernant la motion modifiée du 1er mai 2024 a été confirmé le 2 mai 2024. 

• 44-11 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité afin que le Conseil approuve la portée des travaux proposée pour une norme sur les logements accessibles et adaptés, et confirmant que le Conseil recommande fortement que la norme traite de caractéristiques essentielles, comme l’accès au rez-de-chaussée, des cadres de porte plus larges et une salle de bain au rez-de-chaussée. 

9.  Séance à huis clos

1. Évaluation du rendement du PDG pour 2023-2024
2. Engagements du PDG pour 2024-2025
   • 44-7 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité afin que le Conseil commence la séance à huis clos. 
   • 44-8 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité afin que le Conseil approuve l’évaluation du rendement du PDG pour 2023-2024 telle quelle.
   • Mesure de suivi : Les engagements du PDG pour 2024-2025 seront présentés aux membres du Conseil dans les prochains jours dans un courriel de vote avec une motion d’approbation. Les membres du Conseil enverront leur vote au président d’ici le lundi 6 mai 2024. 
   • 44-9 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité afin que la séance à huis clos prenne fin.

Mise à jour : Courriel de vote sur les engagements du PDG pour 2024-2025

Le résultat du courriel de vote du Conseil concernant la motion du 30 avril 2024 a été confirmé le 8 mai 2024. 

• 44-12 Une motion est présentée, appuyée et adoptée à l’unanimité afin que le Conseil approuve les engagements du PDG pour 2024-2025 tels quels.

10. Mot de la fin et levée de la séance

Le président remercie tout le monde de l’avoir accueilli au conseil d’administration.

• 44-10 Une motion visant la levée de la séance à 15 h 8 (HNE) est présentée, appuyée, puis adoptée à l’unanimité.