Guide pour l’organisation d’une séance d’examen public pour les projets de normes
Guide des séances d’examen public
Les séances d’examen public soutiennent l’élaboration de normes d’accessibilité en réunissant divers points de vue et expériences vécues. Ces séances contribuent à garantir que les projets de normes reflètent mieux les besoins des personnes en situation de handicap et de la communauté en général.
Le présent guide comprend des conseils pour préparer et animer une séance d’examen public. Il fournit des instructions pratiques pour planifier votre séance et soumettre des commentaires clairs et structurés pendant la période d’examen public.
Si vous avez des questions au sujet du guide, veuillez communiquer avec nous à l’adresse suivante : info.accessibility.standards-normes.accessibilite.info@canada.gc.ca.
Animation d’une séance d’examen public
Vous pouvez choisir de tenir une séance d’examen public en personne ou en mode virtuel.
Pendant les périodes d’examen public des projets de normes, notre site Web contiendra les outils suivants pour vous aider à mener votre séance de rétroaction indépendante :
- Les projets intégraux de normes en formats HTML et Word
- Un aperçu en langage clair en formats HTML et Word ainsi qu’en Langue des signes québécoise
- Un formulaire de rétroaction en ligne
Instructions sur la façon de soumettre vos commentaires dans le cadre de l’examen public
Étape 1 : Préparer votre séance
- Choisissez une date, une heure et les participants.
- Les séances durent en moyenne 1,5 heure, mais vous pouvez les adapter en fonction de vos besoins.
- Les périodes d’examen public sont généralement de 60 à 90 jours. Choisissez une date stratégique pendant la période d’examen public afin de laisser aux participants suffisamment de temps pour examiner les documents et les projets de normes. Vous voudrez également tenir votre séance suffisamment tôt pendant la période d’examen afin de vous assurer de pouvoir recueillir les commentaires et les transmettre avant la date limite.
- Envoyez les invitations le plus tôt possible.
- Créez une séance accessible et fournissez des mesures d’adaptation aux personnes qui en ont besoin pour participer.
- Transmettez les documents aux participants à l’avance et dans des formats accessibles.
- Vous pouvez nous informer que vous tenez la séance en nous envoyant un courriel à l’adresse suivante : info.accessibility.standards-normes.accessibilite.info@canada.gc.ca.
Étape 2 : Attribuer les rôles
- Animateur : Cette personne anime la discussion, veille à ce que tous les participants aient l’occasion de faire part de leur point de vue et s’assure que la conversation demeure axée sur la norme faisant l’objet de l’examen. Elle gère également le temps, encourage un dialogue respectueux et aide à clarifier tout point prêtant à confusion.
- Présentateur : Cette personne fournit aux participants des renseignements sur le projet de norme faisant l’objet de l’examen. L’animateur et le présentateur peuvent être la même personne.
- Preneur de notes : Cette personne consigne les commentaires recueillis dans le cadre de l’examen public (sans noms, seulement le contenu). Lorsque votre groupe compte plus de 6 personnes, envisagez de le diviser en plus petits groupes pour examiner chaque section du projet de norme. Chaque nouveau groupe doit avoir son propre animateur et son propre preneur de notes.
Quelqu’un devra également rassembler le matériel nécessaire pour la séance, ce qui peut comprendre un ordinateur portable ou une tablette, ainsi que des copies des documents transmis à l’avance. Si la séance se tient en personne, du matériel supplémentaire pourrait être utilisé pour repérer les points clés (comme du papier et des stylos, un tableau blanc ou un chevalet de conférence et des marqueurs, ou encore des notes autocollantes ou des pastilles autocollantes).
Vous pouvez aussi enregistrer votre séance ou utiliser des outils d’IA pour résumer la conversation.
Étape 3 : Animer votre séance
Voici un ordre du jour proposé pour votre séance :
- Mot de bienvenue et présentations : établissez un ton collaboratif pour la séance.
- Objectif : passez en revue l’ordre du jour afin que les participants comprennent l’objectif de la séance et à quel moment ils formuleront leurs commentaires dans le cadre de l’examen public.
- Présentation du projet de norme : présentez les faits saillants du projet de norme faisant l’objet de l’examen. Utilisez un langage clair et soyez concis afin de laisser plus de temps aux échanges.
- Période de questions et de commentaires : fournir des commentaires détaillés pendant la période d’examen public augmente les chances qu’ils soient intégrés aux normes définitives. Encouragez les participants à structurer leurs commentaires en indiquant :
- Le numéro de section
- Le type de commentaire formulé :
- Rédactionnel (tel que l’orthographe, la grammaire, la mise en forme et l’accessibilité)
- Techniques (telles que les dimensions ou l’application de la norme)
- Commentaires généraux sur une section
- Les détails concernant la modification suggérée en répondant à 3 questions :
- Que faut-il changer?
- Par quoi faut-il le remplacer?
- Pourquoi faut-il le changer?
- Pour conclure la séance :
- Mettez en évidence les points principaux afin de confirmer que les commentaires issus de l’examen public ont été notés correctement.
- Remerciez les participants de leur contribution.
- Rappelez aux participants qu’ils peuvent transmettre d’autres commentaires dans le cadre de l’examen public au moyen du formulaire en ligne,
- Demandez aux participants d’encourager d’autres personnes à transmettre leurs commentaires avant la date limite.
Étape 4 : Suivi
- Fournissez vos commentaires dans le cadre de l’examen public à Normes d’accessibilité Canada en suivant les instructions figurant sur notre site Web.
- Communiquez les commentaires aux participants et demandez-leur s’ils participeraient à d’autres examens publics de projets de normes.