Politique de gouvernance émise par le conseil d'administration de Normes d’accessibilité Canada

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1. Interprétation

Les définitions du Règlement administratif numéro 1 s'appliquent à la présente Politique de gouvernance :

Indépendant ou Membre indépendant désigne une personne qui, au moment de sa nomination en tant que membre d’un comité, n’est pas :

  • un administrateur; ou
  • un fonctionnaire de Normes d'accessibilité Canada

RCN désigne la région de la capitale nationale.

2. Introduction

2.1 Normes d'accessibilité Canada

2.1.1 La Loi a conduit à la création de Normes d'accessibilité Canada. Son mandat a pour but de contribuer à la transformation du Canada en un pays exempt d’obstacles.

2.2 Politique de gouvernance de Normes d'accessibilité Canada

2.2.1 Le conseil d’administration a élaboré la présente Politique de gouvernance conformément aux pouvoirs que le règlement administratif lui accorde.

2.2.2 La présente Politique de gouvernance énonce les dispositions relatives à :

  1. la gouvernance du conseil d’administration; et
  2. l’application du règlement administratif.

3. Accessibilité

3.2.1 Les activités suivantes doivent se conformer à la politique en matière d’accessibilité de Normes d’accessibilité Canada :

  1. la conduite des réunions du conseil d’administration et des comités permanents;
  2. les activités entre ces réunions; et
  3. tous les documents diffusés et publiés en ligne conformément à la présente Politique de gouvernance.

3.2.2 Toutes les réunions doivent être tenues de manière inclusive. Elles doivent prévoir des mesures d’accessibilité et des mesures d’adaptation. Elles doivent aussi assurer la participation pleine et égale :

  1. des administrateurs;
  2. du PDG;
  3. des fonctionnaires; et
  4. des invités.

3.2.3 Toute personne peut s’inscrire pour participer aux réunions publiques annuelles. Ces réunions doivent se tenir de manière à assurer la participation pleine et égale de tous. Normes d’accessibilité Canada accueillera toutes les demandes de mesures d’adaptation raisonnables.

4. Réunions du conseil d’administration

4.1 Nombre de réunions

4.1.1 Le conseil d’administration doit tenir au moins 3 réunions ordinaires au cours de chaque exercice financier. Il ne doit pas tenir plus de 5 réunions ordinaires en personne au cours d’une année financière. L’année financière débute le 1er avril et se termine le 31 mars de l’année suivante.

4.1.2 Pour les besoins d’exécution de son mandat, le conseil d’administration peut tenir des réunions ordinaires virtuellement et des réunions extraordinaires, au besoin.

4.2 Calendrier annuel des réunions

4.2.1 Chaque exercice financier, le conseil d’administration doit établir le calendrier annuel des réunions de l’exercice financier suivant. Ce calendrier fait partie de la planification stratégique du conseil d’administration. Le calendrier doit indiquer :

  1. toutes les réunions ordinaires, y compris l’assemblée publique annuelle;
  2. la semaine ou, à tout le moins, le mois de chaque réunion; et
  3. la ville ou, à tout le moins, la province ou le territoire où se tiendra chaque réunion.

4.3 Réunions ordinaires

4.3.1 Si le conseil d’administration prévoit tenir une ou plusieurs réunions ordinaires en personne, il doit en tenir au moins une dans la RCN chaque exercice financier. Les réunions ordinaires doivent toujours avoir lieu au Canada. Le conseil d’administration doit s’efforcer de tenir des réunions dans toutes les régions du pays au fil du temps.

4.3.2 Les administrateurs peuvent participer aux réunions ordinaires tenues en personne :

  1. par téléconférence;
  2. par vidéoconférence; ou
  3. par toute autre plateforme virtuelle accessible.

On considère comme présent à la réunion tout administrateur qui participe à une réunion à distance par les moyens énumérés.

4.3.3 Les administrateurs doivent informer le président ou le vice-président s’ils ne sont pas en mesure d’assister à une réunion ordinaire. Ils doivent faire part des circonstances qui les empêchent de participer. On attribuera une absence non autorisée aux administrateurs qui omettent de le faire.

4.3.4 Le président détermine l’heure et la date précises des réunions ordinaires, et le lieu des réunions en personne. Il le fait en consultation avec le vice-président et le PDG. Les administrateurs et le PDG doivent recevoir les avis de convocation aux réunions au moins 30 jours civils avant la réunion.

4.3.5 Le PDG détermine la participation des fonctionnaires de Normes d'accessibilité Canada aux réunions. Le président détermine la participation d’invités de l’extérieur de Normes d'accessibilité Canada. Il le fait consultation avec le vice-président et le PDG. Les fonctionnaires et les invités peuvent être invités :

  1. pour présenter un point à l’ordre du jour; ou
  2. pour contribuer à la discussion d’un point à l’ordre du jour.

4.3.6 L’ordre du jour des réunions ordinaires tenues en personne doit prévoir suffisamment de contenu et de matériel pour que la réunion dure au moins deux (2) jours. La durée des réunions ordinaires tenues en personne peut être plus longue, jusqu’à un maximum de quatre (4) jours ouvrables au cours d’une semaine civile.

4.3.7 L’ordre du jour des réunions ordinaires virtuelles doit prévoir suffisamment de contenu et de documents pour exiger une réunion d’au moins deux (2) heures. Ces réunions peuvent être plus longues et durer jusqu’à un maximum de trois (3) heures par jour pendant quatre (4) jours ouvrables d’une même semaine civile.

4.3.8 Les administrateurs peuvent proposer au président ou au vice président, par courriel, un point à ajouter à l’ordre du jour d’une réunion. Ils peuvent le faire n’importe quand lorsqu’il s’agit de l’ordre du jour de réunions ultérieures du conseil d’administration. Ils doivent le faire dans les cinq (5) jours civils suivant la réception d’un avis de convocation à une réunion ordinaire lorsque le point à ajouter concerne cette réunion.

4.3.9 Le président détermine l’ordre du jour des réunions ordinaires. Il le fait en consultation avec le vice-président et le PDG. L’ordre du jour des réunions ordinaires doit comprendre au moins les points suivants :

  1. l’adoption de l’ordre du jour de la réunion;
  2. l’adoption du procès-verbal de la réunion ordinaire précédente ainsi que du procès-verbal de toute assemblée publique annuelle ou réunion extraordinaire tenue depuis celle-ci;
  3. les questions découlant du procès-verbal;
  4. la correspondance et les mises à jour;
  5. les rapports du président, du PDG et du dirigeant principal des finances ou de son adjoint;
  6. un compte rendu du PDG ou d’un haut fonctionnaire de Normes d’accessibilité Canada concernant la gestion des risques;
  7. les mises à jour des comités permanents et des comités consultatifs actifs;
  8. les mises à jour sur/des comités techniques;
  9. les points de décision et l’énoncé des motions;
  10. le point « Autres questions », qui est laissé ouvert; et
  11. une séance à huis clos.

Les administrateurs et le PDG doivent recevoir l’ordre du jour des réunions au moins dix (10) jours civils avant la tenue d’une réunion ordinaire.

4.3.10 Les administrateurs peuvent proposer, à l’avance ou durant une réunion ordinaire, un point à ajouter à la rubrique « Autres questions » de l’ordre du jour, selon l’une ou l’autre des façons suivantes :

  1. en envoyant une note au président, par courriel, au moins trois (3) jours civils avant la réunion;
  2. en présentant une motion durant la réunion.

Les administrateurs peuvent proposer des points à ajouter à la rubrique « Autres questions ». Cependant, on devrait réserver cette rubrique aux sujets communiqués à titre d’information ou aux fins de discussion, et ne devrait nécessiter aucun document de réunion.

4.3.11 Le président détermine le type de documents requis pour chaque réunion ordinaire. Il le fait en consultation avec le vice-président et le PDG. Les documents de réunion doivent être dans un format accessible et doivent parvenir aux administrateurs et au PDG au moins sept (7) jours civils avant la réunion. Ils doivent être d’une qualité suffisante pour faciliter la discussion au sein du conseil d’administration et le processus décisionnel.

4.3.12 Le Secrétariat général rédige le procès-verbal des réunions ordinaires. Le procès-verbal des réunions ordinaires doit comprendre ce qui suit :

  1. la présence des administrateurs et du PDG;
  2. la présence des fonctionnaires de Normes d'accessibilité Canada et d’invités;
  3. le titre de chaque point à l’ordre du jour;
  4. le titre de chaque document de réunion;
  5. un bref résumé de chacun des points à l’ordre du jour; et
  6. toutes les motions soumises à un vote, l’adoption de ces motions, le cas échéant, et si elles comprenaient une action.

4.3.13 Après la réunion ordinaire, le Secrétariat général demande l’approbation du procès-verbal auprès :

  • du PDG ou du haut fonctionnaire délégué de Normes d’accessibilité Canada;
  • du président; et
  • du vice président.

Une fois le procès verbal approuvé, le Secrétariat général le transmet aux administrateurs à titre d’information. Il ajoute aussi le procès-verbal à l’ordre du jour de la prochaine réunion ordinaire aux fins d’adoption. Il peut aussi ajouter le procès-verbal à l’ordre du jour de la prochaine réunion extraordinaire si le président juge que cela est nécessaire. Il le fait en consultation avec le vice président et le PDG.

Les administrateurs et le PDG doivent recevoir le procès-verbal et les modifications apportées dans les 30 jours civils suivant la réunion ordinaire.

4.3.14 Le procès-verbal des réunions ordinaires doit être :

  1. mis à la disposition du public;
  2. publié en ligne dans un format accessible dans les 60 jours civils qui suivent la réunion ordinaire où il a été approuvé; et
  3. disponible dans d’autres formats sur demande.

4.4 Assemblée publique annuelle

4.4.1 Les assemblées publiques annuelles se déroulent généralement en personne. Le conseil d’administration peut tenir l’assemblée à n’importe quel endroit au Canada qu’il juge approprié. Le conseil d’administration peut aussi tenir l’assemblée virtuellement lorsqu’il le juge approprié. C’est dans le cas de circonstances exceptionnelles qui empêchent la tenue d'une assemblée en personne.

4.4.2 La détermination de l’heure, de la date et du lieu précis des assemblées publiques annuelles se fait de la même manière que pour les réunions ordinaires. La seule exception est que l’avis de convocation à une assemblée publique annuelle doit être :

  1. envoyé aux administrateurs et au PDG;
  2. mis à la disposition du public; et
  3. publié en ligne dans un format accessible

au moins 45 jours civils avant l’assemblée. L’avis doit aussi être disponible dans d’autres formats sur demande.

4.4.3 Les personnes et les organisations doivent s’inscrire pour assister à une assemblée publique annuelle. Elles peuvent faire une demande de mesures d’adaptation. Le délai indiqué dans l’avis de convocation pour ce qui est de l’inscription doit être de 15 jours avant la date de la réunion.

4.4.4 Les personnes et les organisations peuvent présenter des observations au conseil d’administration avant la tenue de l’assemblée publique annuelle. Elles peuvent demander au conseil d’administration d’examiner un point qui y est exposé. L’avis de convocation doit préciser un délai de 30 jours à compter de la date de publication de l’avis pour la présentation d’observations. Le conseil doit répondre à toutes les demandes en indiquant si le point sera abordé ou non. Si le point n’est pas abordé à l’assemblée, le conseil d’administration doit le faire par écrit ou par un autre moyen.

4.4.5 La participation des fonctionnaires de Normes d'accessibilité Canada et des invités aux assemblées publiques annuelles se fait de la même manière que pour les réunions ordinaires.

4.4.6 L’ordre du jour d’une assemblée publique annuelle qui précède ou suit une réunion ordinaire doit comprendre suffisamment de contenu et de matériel pour au moins une demi-journée. La durée de la portion publique d’une assemblée publique annuelle peut être plus longue, jusqu’à un maximum d’un (1) jour ouvrable.

4.4.7 Le président détermine l’ordre du jour des assemblées publiques annuelles. Il le fait en consultation avec le vice-président et le PDG. L’ordre du jour des assemblées publiques annuelles doit au moins comprendre les points suivants :

  1. les observations du président et du PDG;
  2. les points saillants des rapports et de la planification ministériels;
  3. le nom des conférenciers, s’il y a lieu;
  4. les observations présentées par des personnes ou organisations qu’on abordera dans le cadre de l’assemblée; et
  5. la période de questions et réponses.

Au moins 20 jours civils avant la tenue de l’assemblée publique annuelle, l’ordre du jour doit être :

  1. envoyé aux administrateurs et au PDG;
  2. mis à la disposition du public; et
  3. publié en ligne dans un format accessible.

L’ordre du jour doit aussi être disponible dans d’autres formats sur demande.

4.4.8 Le président détermine le type de documents requis pour chaque assemblée publique annuelle. Il le fait en consultation avec le vice-président et le PDG. Les documents de l’assemblée publique annuelle doivent être envoyés aux administrateurs, au PDG et aux personnes et organisations inscrites dans un format accessible au moins sept (7) jours civils avant l’assemblée. Le matériel doit aussi être disponible dans d’autres formats sur demande.

4.4.9 Les dispositions ayant trait aux procès-verbaux des assemblées publiques annuelles sont les mêmes que pour les réunions ordinaires, sauf que le procès-verbal d’une assemblée publique annuelle doit comprendre :

  1. les présences des administrateurs et du PDG;
  2. le nom des fonctionnaires de Normes d'accessibilité Canada et des invités présents;
  3. la présence d’organisations inscrites;
  4. le titre de chaque point à l’ordre du jour;
  5. le titre de chaque document utilisé pendant l’assemblée; et
  6. un bref résumé de chacun des points à l’ordre du jour.

Les procès-verbaux des assemblées publiques annuelles seront conservés séparément des procès-verbaux des réunions ordinaires qui les précèdent ou les suivent. Ils seront aussi publiés en ligne dans un endroit distinct.

4.5 Réunions extraordinaires

4.5.1 Le président, le vice-président ou le PDG peuvent convoquer des réunions extraordinaires.

4.5.2 La durée des réunions extraordinaires doit être de deux (2) heures ou moins compte tenu :

  1. de l’objet de ces réunions; et
  2. des contraintes liées à la tenue de ce type de réunion.

4.5.3 La détermination de l’heure, de la date et du lieu précis des réunions extraordinaires se fait de la même manière que pour les réunions ordinaires. La seule exception est que les administrateurs et le PDG doivent recevoir l’avis de convocation à une réunion extraordinaire aux au moins sept (7) jours civils avant la réunion.

4.5.4 La disposition qui porte sur la participation des fonctionnaires de Normes d'accessibilité Canada et des invités aux réunions extraordinaires est la même que pour les réunions ordinaires.

4.5.5 La disposition relative au type de documents des réunions extraordinaires est la même que pour les réunions ordinaires. La seule exception est que les documents doivent être envoyés au moins cinq (5) jours civils avant la réunion.

4.5.6 Le président détermine l’ordre du jour des réunions extraordinaires. Il le fait en consultation avec le vice-président et le PDG. L’ordre du jour des réunions doit au moins comprendre les points suivants :

  1. un appel nominal au début de la réunion;
  2. l’adoption de l’ordre du jour de la réunion; et
  3. les points de décision et l’énoncé des motions.

Le conseil d’administration peut seulement traiter des points qui se trouvent à l’ordre du jour d’une réunion extraordinaire. L’ordre du jour des réunions extraordinaires ne comprend pas de rubrique « Autres questions ».

Les administrateurs et le PDG doivent recevoir l’ordre du jour des réunions extraordinaires au moins cinq (5) jours civils avant la réunion.

4.5.7 Les dispositions ayant trait aux procès-verbaux des réunions extraordinaires sont les mêmes que pour les réunions ordinaires.

4.6 Déroulement des réunions

4.6.1 La présence du président ou du vice-président aux réunions est obligatoire. Toutefois, le ministre peut autoriser un administrateur à agir à titre de président pour un mandat de 90 jours ou moins. Le vice-président fait office de président dans le cadre des réunions du conseil d’administration si le président est absent pendant une partie ou la totalité de la réunion. En cas d’absence du président et du vice-président pendant une partie d’une réunion en raison d’une urgence, le conseil peut choisir un administrateur pour agir à titre de président. L’administrateur présiderait la réunion jusqu’au retour du président ou du vice-président.

4.6.2 Les administrateurs qui souhaitent prendre la parole doivent faire part de leur intérêt au président. Le président doit :

  1. dresser la liste des personnes qui prendront la parole pendant la réunion; et
  2. informer régulièrement les administrateurs de l’ordre des orateurs.

4.6.3 Tous les administrateurs peuvent présenter des motions. Le PDG peut recommander des motions au conseil d’administration. Les motions peuvent être présentées avant la réunion à des fins d’inclusion dans l’ordre du jour. On peut aussi présenter des motions à tout moment pendant la réunion. Avant de discuter d’une motion, un des administrateurs doit proposer la motion, et un autre administrateur doit l’appuyer.

4.6.4 Le conseil d’administration doit s’efforcer de procéder selon le principe de la prise de décisions par consensus. Un consensus suppose :

  1. un accord substantiel auquel en viennent les administrateurs au sujet d’une motion;
  2. une tentative de résoudre toutes les préoccupations et observations importantes; et
  3. que plus de la majorité des administrateurs ont appuyé la motion, mais le consensus ne signifie pas nécessairement que l’appui est unanime.

Le consensus exige que toutes les préoccupations et observations fassent l’objet d’un examen complet et équitable avant de procéder au vote.

4.6.5 Le président doit aider le conseil d’administration à prendre des décisions par consensus en :

  1. favorisant la discussion sur certains points suivant la présentation d’une motion;
  2. s’assurant que toutes les préoccupations ou observations soulevées font l’objet d’un examen complet et équitable;
  3. demandant aux administrateurs s’ils jugent utile qu’il résume les discussions sur chaque point afin d’en dégager les grandes lignes; et
  4. permettant à l’administrateur qui a proposé la motion de réviser cette dernière ou en modifiant la motion au nom de l’administrateur au besoin.

4.7 Séances à huis clos

4.7.1 Le conseil d’administration devrait en général veiller à limiter le recours aux séances à huis clos. Ainsi, il se conforme aux valeurs qui guident Normes d’accessibilité Canada, notamment la valeur liée à la communication ouverte.

4.7.2 Les séances à huis clos permettent au conseil d'administration de discuter en toute confidentialité lors des réunions ordinaires. Bien qu’elles soient réservées aux administrateurs, le président invite généralement le PDG à y assister. Le président peut également demander à certains fonctionnaires de Normes d'accessibilité Canada d’y assister.

4.7.3 Les séances à huis clos sont un point permanent de l'ordre du jour. Pour y recourir, il faut présenter et adopter une motion. N’importe quel administrateur peut présenter ces motions. On peut présenter une motion à tout moment pendant une réunion.

4.7.4 Toute motion proposée pendant une séance à huis clos doit être présentée et adoptée dans une réunion ouverte.

4.7.5 Le président doit informer le PDG de la nature générale des discussions à huis clos qui suivent la réunion ordinaire. C’est le cas pour toutes les discussions, et plus particulièrement pour les discussions qui concernent l'évaluation et la performance du PDG.

4.8 Suivi entre les réunions

4.8.1 Entre les réunions, un administrateur peut présenter une motion qui sera soumise à un vote par courriel. Le PDG peut recommander des motions au conseil d’administration. Les administrateurs et le PDG doivent présenter les motions au président et au vice-président dans un courriel.

4.8.2 Le président administre le vote par courriel en :

  1. présentant la motion au conseil d’administration et en indiquant une période de vote de quarante-huit (48) ou de vingt-quatre (24) heures; et
  2. recevant et en comptant les votes après la période de vote.

Le Secrétariat général peut administrer le vote au nom du président, si on le lui demande.

4.8.3 Le conseil d’administration peut soumettre des questions au vote dans le cadre d’une réunion extraordinaire s’il juge utile de les examiner de façon plus approfondie. Cette approche respecte le principe de la prise de décisions par consensus. Le conseil doit voter ces questions dans le cadre d’une réunion extraordinaire si le président, le vice-président ou le PDG convoque une telle réunion.

4.9 Vote

4.9.1 Les administrateurs peuvent voter pour ou contre une question, ou s’abstenir de voter.

4.9.2 Pendant les réunions, les administrateurs votent ou s’abstiennent de voter en indiquant leur intention au président. Dans le cadre des réunions ordinaires tenues en personne, tout administrateur peut présenter une motion en vue d’un vote par écrit ou d’un vote privé. Si elle est appuyée par un autre administrateur, cette motion est réputée approuvée par le conseil dans son ensemble.

4.9.3 Le président doit indiquer le compte de votes positifs à l’oral pendant les réunions et par courriel entre les réunions.

4.9.4 Le président et le vice-président peuvent voter. Leurs votes sont comptés de la même façon que ceux des autres administrateurs.

4.9.5 Le vote par procuration (voter pour un autre administrateur) n’est pas autorisé. Les administrateurs qui s’absentent d’une réunion ou qui ne sont pas en mesure de voter entre les réunions ne peuvent pas voter par d’autres moyens.

4.9.6 Les motions rejetées peuvent être présentées de nouveau après révision ou pour d’autres motifs.

4.9.7 Le conseil d’administration doit soumettre au vote toutes les motions présentées et acceptées. Il doit également voter toute autre question qui relève de sa compétence.

5. Évaluations

5.1 Établissement des mécanismes d’évaluation

5.1.1 Le conseil d’administration doit établir des mécanismes aux fins de l’évaluation annuelle du rendement :

  1. du conseil d’administration;
  2. des comités permanents et des comités consultatifs; et
  3. du PGD.

Le conseil doit également veiller à ce que ces mécanismes soient examinés au moins tous les deux (2) ans afin d’assurer leur efficacité.

6. Comités permanents du Conseil d’administration

6.1 Comités permanents actuels

6.1.1 Le conseil d’administration doit nommer les comités permanents suivants :

  1. Comité de gouvernance;
  2. Comité des mises en candidature;
  3. Comité de planification stratégique;
  4. Comité des relations externes; et
  5. Comité de l’évaluation du rendement.

7. Mandats des comités permanents

7.1 Composition des comités permanents

7.1.1 Les comités permanents sont composés d’au moins trois (3) et d’au plus cinq (5) membres nommés par le conseil d’administration. Ils comptent au moins trois (3) administrateurs, dont un (1) nommé à titre de président du comité. Il ne peut y avoir plus de deux (2) membres indépendants.

7.2 Durée du mandat

7.2.1 Le mandat des membres des comités débute immédiatement après l’approbation de la nomination par le conseil d’administration. La durée du mandat des membres ne doit pas dépasser deux (2) ans. On nomme généralement les membres pour deux (2) ans pour garantir la continuité des activités. Le conseil peut renouveler les mandats. En ce qui concerne les membres des comités qui sont des administrateurs, la durée de leur mandat ne doit pas dépasser celle de leur mandat à titre d’administrateur.

7.3 Nomination

7.3.1 Le président recommande au conseil d’administration d’approuver la nomination des administrateurs pour chacun des comités permanents. Le conseil approuve les nominations. La recommandation du président et l’approbation du conseil doivent préciser la durée du mandat des membres du comité.

7.3.2 Un administrateur qui en est au dernier exercice financier de son mandat au sein du conseil d’administration ne peut pas présider un comité.

7.3.3 Lorsqu’un administrateur qui n’est pas le président d’un comité démissionne ou n’est pas en mesure d’exercer ses fonctions au sein d’un comité permanent, le président du conseil d’administration recommande un remplaçant. Le conseil d’administration approuve ces nominations.

7.3.4 Si le président d’un comité démissionne ou n’est pas en mesure d’exercer ses fonctions au sein d’un comité permanent, le président du conseil d’administration détermine la personne qui agira temporairement à titre de président du comité. Cet administrateur occupera le poste de président du comité jusqu’à ce que le conseil d’administration nomme un nouveau président de comité.

7.4 Rôles

7.4.1 Les comités permanents doivent :

  1. examiner les pratiques exemplaires et les nouvelles exigences du gouvernement fédéral de façon continue afin d’orienter leur travail;
  2. examiner et évaluer de façon continue les questions qui s’inscrivent dans la portée de leur travail;
  3. aviser le conseil d’administration au sujet de tout problème relevé qui s’inscrit dans la portée de leur travail et devant, selon eux, être porté à l’attention du conseil d’administration;
  4. soumettre des plans de travail annuels au conseil d’administration pour approbation au début de chaque exercice financier;
  5. respecter les directives données par le conseil d’administration et ses demandes;
  6. respecter les directives générales données par le ministre à Normes d’accessibilité Canada en ce qui concerne leur travail;
  7. formuler des recommandations à l’intention du conseil d’administration, y compris lui fournir une orientation et des conseils stratégiques;
  8. assumer d’autres tâches et responsabilités à la demande du conseil d’administration;
  9. informer le conseil par écrit dès que possible dans les cas où un membre du comité démissionne ou n’est pas en mesure d’exercer ses fonctions;
  10. informer le conseil par écrit dès que possible dans les cas où le président du comité démissionne ou n’est pas en mesure d’exercer ses fonctions; et
  11. s’acquitter des responsabilités énoncées dans leur mandat.

7.4.2 Le président de chaque comité doit :

  1. établir le calendrier annuel des réunions et le plan de travail du comité, en consultation avec les membres du comité;
  2. déterminer les éléments suivants en consultation avec les membres du comité et avec l’aide des fonctionnaires de Normes d'accessibilité Canada :
    • l’ordre du jour des réunions;
    • l’heure, la date et le lieu des réunions;
    • les invités de l’extérieur de Normes d’accessibilité Canada qui y participeront; et
    • le type de documents requis à l’appui de chaque réunion;
  3. présider les réunions et aider le comité à prendre ses décisions par consensus;
  4. fournir des mises à jour au conseil d’administration pendant les réunions ordinaires;
  5. veiller à transmettre les documents suivants au président, au vice-président et au PDG :
    • les avis de convocations aux réunions;
    • les ordres du jour des réunions;
    • les documents à l’appui des réunions; et
    • les procès verbaux des réunions;
  6. demander au président ou au PDG d’assister à une partie ou à une réunion complète;
  7. demander les approbations nécessaires au conseil d’administration et lui présenter des recommandations; et
  8. informer le conseil d’administration par écrit si un membre du comité accumule trois (3) absences consécutives non autorisées aux réunions du comité.

7.4.3 Les membres de chaque comité doivent :

  1. assister aux réunions du comité;
  2. contribuer aux discussions, voter et participer à d’autres activités du comité;
  3. mettre à profit leur expérience et leur expertise lors de l’examen des questions relevant du comité; et
  4. soulever des préoccupations et formuler des commentaires dans le but d’atteindre l’excellence et de promouvoir l'accessibilité et l'inclusion.

7.4.4 Le PDG doit :

  1. identifier les fonctionnaires de Normes d'accessibilité Canada qui assisteront régulièrement aux réunions des comités et les soutiendront.

7.5 Réunions des comités permanents

7.5.1 Les comités permanents peuvent se réunir selon les besoins et lorsqu’ils le jugent approprié pour discuter des questions à l’étude.

7.5.2 Les comités permanents doivent se réunir au moins deux (2) fois par exercice financier. Ils ne doivent pas se réunir plus souvent que ce qui est raisonnablement nécessaire. En règle générale, ils doivent tenir leurs réunions :

  1. par téléconférence;
  2. par vidéoconférence; ou
  3. par toute autre plateforme virtuelle accessible.

Lorsqu’ils doivent tenir des réunions en personne, les comités devraient se réunir avant ou après une réunion ordinaire en personne du conseil d’administration. Ils doivent obtenir l’approbation du PDG pour tenir une réunion en personne. Le PDG peut demander l’approbation à un haut fonctionnaire dûment délégué de Normes d’accessibilité Canada.

7.5.3 Les membres des comités peuvent participer aux réunions en personne :

  1. par téléconférence;
  2. par vidéoconférence; ou
  3. par toute autre plateforme virtuelle accessible.

On considère comme présent à la réunion tout membre qui participe à une réunion à distance par les moyens énumérés.

7.5.4 Les membres des comités doivent informer le président de leur comité s’ils ne peuvent assister à une réunion. Ils doivent lui faire part des circonstances qui les en empêchent. On attribuera une absence non autorisée aux membres des comités qui omettent de le faire.

7.5.5 Avant de tenir une réunion en personne, les comités permanents doivent :

  1. obtenir une recommandation du président du conseil d’administration et du PDG; et
  2. obtenir l’approbation du PDG ou de son délégué.

Pour les obtenir, ils doivent inclure l’ordre du jour de la réunion proposée ainsi qu’une estimation des frais de déplacement et des indemnités quotidiennes.

7.5.6 Les frais de déplacement des membres des comités peuvent être remboursés lorsqu’il s’agit d’un voyage d’affaires pour leur comité. Ils pourraient aussi recevoir une indemnité quotidienne de déplacement.

7.5.7 Les membres des comités qui sont aussi des administrateurs peuvent recevoir une indemnité quotidienne de salaire lorsqu'ils se préparent aux réunions des comités et y assistent.

7.5.8 L’ordre du jour des réunions en personne doit comprendre suffisamment de contenu et de matériel pour tenir une réunion d’au moins une (1) journée complète. Ces réunions peuvent s’échelonner sur au plus deux (2) jours ouvrables au cours d’une semaine civile s’il y a suffisamment de contenu et de matériel. Les réunions en personne peuvent durer moins d’une journée entière :

  1. lorsqu’elles ont lieu avant ou après une réunion ordinaire en personne du conseil d’administration; et
  2. lorsqu’elles n’entraînent aucuns frais de déplacement supplémentaires.

7.5.9 Les documents de réunion doivent être de qualité suffisante pour faciliter la discussion au sein des comités et le processus décisionnel. Les documents doivent être dans un format accessible aux membres des comités.

7.5.10 Les fonctionnaires rédigent les procès verbaux des réunions qu’ils transmettent au président et au PDG. Les procès-verbaux doivent comprendre :

  1. le nom des membres présents;
  2. le nom des fonctionnaires de Normes d'accessibilité Canada et des invités participants;
  3. le titre de chaque point à l’ordre du jour;
  4. le titre de chaque document de réunion;
  5. un bref résumé de chacun des points à l’ordre du jour; et
  6. un compte rendu des décisions.

7.5.11 Les réunions à huis clos ou les sessions de réunions permettent au comité de discuter en toute confidentialité. Bien qu’elles soient réservées aux membres du comité, le président du comité peut inviter le président du conseil d’administration ou le PDG à y assister.

7.5.12 Pour tenir une séance à huis clos, il faut présenter et adopter une décision. N’importe quel membre du comité peut présenter ces décisions avant ou à tout moment pendant une réunion.

7.5.13 Toute décision proposée pendant une réunion ou une séance à huis clos doit être présentée dans une réunion ouverte.

7.6 Pouvoir des comités permanents

7.6.1 Les comités permanents peuvent formuler des recommandations à l’intention du conseil d’administration. Ils peuvent uniquement prendre des décisions pour les activités qui relèvent de leur mandat et d’une manière conforme à ce dernier.

7.7 Décisions des comités permanents

7.7.1 Le quorum est établi à un membre de moins que la totalité des membres en fonction du comité.

7.7.2 Une majorité des membres en fonction doit rendre les décisions du comité. Il faut dûment consigner ces décisions.

7.8 Comité de gouvernance

7.8.1 Le Comité de gouvernance a pour mandat de fournir des conseils et une orientation stratégique au conseil d’administration en ce qui touche :

  1. le règlement administratif;
  2. la politique de gouvernance;
  3. les autres politiques ou procédures du conseil d’administration; et
  4. d’autres questions relatives à la gouvernance.

7.8.2 Le Comité de gouvernance doit élaborer, tenir à jour et examiner régulièrement ce qui suit :

  1. un mécanisme d’examen du règlement administratif;
  2. un mécanisme d’examen de la Politique de gouvernance;
  3. le programme d’orientation des nouveaux administrateurs et les documents connexes ;
  4. les documents ou programmes à l’appui du perfectionnement ou de la formation des administrateurs existants avec le soutien du Comité de planification stratégique;
  5. un code de conduite à l’intention du conseil d’administration qui comprend :
    • un énoncé des valeurs du conseil d’administration;
    • des dispositions relatives aux conflits d’intérêts;
    • des dispositions relatives à la divulgation d’actes répréhensibles; et
    • d’autres dispositions fondées sur l’examen et l’évaluation du comité
  6. une directive sur les voyages et la rémunération des administrateurs; et
  7. toute autre politique ou procédure, sur demande du conseil d’administration.

Le comité doit formuler des recommandations initiales à cet égard à l’intention du conseil d’administration, dans les délais fixés par ce dernier. De manière continue, le comité doit aussi recommander des modifications ou de nouvelles politiques ou procédures à la demande du conseil d’administration ou au besoin.

7.9 Comité des mises en candidature

7.9.1 Un administrateur qui en est au dernier exercice financier de son mandat au sein du conseil d’administration ne peut être membre du Comité des mises en candidature.

7.9.2 Le rôle du Comité des mises en candidature consiste à :

  1. recruter des membres indépendants pour siéger aux comités permanents et aux comités consultatifs comme requis par le conseil d’administration; et
  2. recruter des candidats conformément à la politique de recrutement approuvée par le conseil.

7.9.3 Le Comité des mises en candidatures doit :

  1. mettre à jour la matrice des compétences et de la représentation des comités permanents et des comités consultatifs afin d’en cerner les lacunes;
  2. utiliser la matrice à jour pour préparer un appel de candidatures pour pourvoir les postes vacants des membres indépendants; et
  3. se conformer à la politique de recrutement approuvée par le conseil d’administration.

7.10 Comité de planification stratégique

7.10.1 Le comité de planification stratégique a le mandat de fournir des conseils et une orientation stratégique au conseil d’administration en ce qui touche :

  1. la planification stratégique du conseil d’administration et de Normes d’accessibilité Canada.

7.10.2 Le comité de planification stratégique doit superviser la préparation d’une discussion annuelle sur la planification stratégique pour le conseil d’administration. Le comité doit aussi superviser les discussions régulières tout au long de l’année. Ces discussions devraient au moins comporter les éléments suivants :

  1. le calendrier annuel des réunions du conseil d’administration;
  2. la présentation d’une orientation stratégique à Normes d’accessibilité Canada, conforme aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor;
  3. l’établissement d’une orientation stratégique et des priorités pour l’élaboration et la révision des normes d’accessibilité;
  4. l’établissement d’une orientation stratégique et des priorités pour la recherche financée dans le cadre du Programme de subventions et de contributions de Normes d’accessibilité Canada, conformément aux modalités connexes; et
  5. la gestion des risques liés à Normes d’accessibilité Canada.

7.10.3 Le comité de planification stratégique doit élaborer, tenir à jour et examiner régulièrement ce qui suit :

  1. les mécanismes applicables aux discussions annuelles et régulières sur la planification stratégique;
  2. un plan stratégique de trois (3) ans pour le conseil d’administration et Normes d’accessibilité Canada, qui comprend un plan de mise en œuvre;
  3. la mission, la vision et les valeurs de Normes d’accessibilité Canada;
  4. une vision à long terme afin que Normes d’accessibilité Canada exécute son mandat, c’est à dire contribuer à la transformation du Canada en un pays exempt d’obstacles d’ici au 1er janvier 2040; et
  5. le calendrier annuel des réunions du conseil d’administration.

Le Comité doit formuler des recommandations initiales à cet égard au conseil d’administration, dans les délais fixés par ce dernier. De manière continue, le comité doit également recommander des modifications à la demande du conseil d’administration ou au besoin.

7.10.4 Le comité de planification stratégique doit fournir un soutien et collaborer avec :

  1. le comité de gouvernance pour cerner les besoins en matière de perfectionnement et de formation des administrateurs;
  2. le comité d’évaluation du rendement pour déterminer les domaines d’évaluation et de rendement :
    • du conseil d’administration;
    • des comités permanents; et
    • du PDG.

Le comité soutient ces comités en fonction de ce qui a trait au plan stratégique.

7.11 Comité des relations externes

7.11.1 Le comité des relations externes a le mandat de fournir des conseils et une orientation stratégique au conseil d’administration en ce qui touche :

  1. la participation de personnes en situation de handicap aux activités de Normes d’accessibilité Canada; et
  2. la mobilisation des intervenants externes.

7.11.2 Le comité des relations externes doit superviser la préparation d’une discussion annuelle sur les plans de mobilisation externe et les priorités connexes. Le comité supervise aussi les discussions régulières tout au long de l’année. Ces discussions devraient au moins comporter les éléments suivants :

  1. la participation de personnes en situation de handicap et des intervenants qui les représentent aux activités de Normes d’accessibilité Canada au moyen de vastes processus de mobilisation et de consultation;
  2. la mobilisation d’autres intervenants, notamment :
    • d’autres organisations fédérales;
    • de gouvernements provinciaux et territoriaux;
    • d’autres ordres de gouvernement;
    • de Canadiens autochtones et d’intervenants autochtones;
    • d’organisations du secteur privé sous réglementation fédérale; et
    • d’autres entités
  3. l’adoption de pratiques exemplaires en matière de communications accessibles, et de l’image de marque de Normes d’accessibilité Canada;
  4. l’assemblée publique annuelle du conseil d’administration; et
  5. les personnes à inviter pour prendre la parole lors de réunions du conseil d’administration.

7.11.3 Le comité des relations externes doit assurer l’élaboration, la surveillance et l’examen périodique des éléments suivants :

  1. les discussions annuelles et périodiques concernant les stratégies de communication et de mobilisation du public;
  2. le ton des plans ministériels et des rapports de Normes d’accessibilité Canada;
  3. les lignes directrices sur la façon de représenter les personnes en situation de handicap; et
  4. les documents et les processus pour l’assemblée publique annuelle du conseil d’administration.

Le comité doit formuler des recommandations initiales à cet égard au conseil d’administration, dans les délais fixés par ce dernier. De manière continue, le comité doit également recommander des modifications à la demande du conseil d’administration ou au besoin.

7.12 Comité d’évaluation du rendement

7.12.1 Le comité d’évaluation du rendement a le mandat de fournir des conseils et une orientation stratégique au conseil d’administration en ce qui touche l’évaluation et le rendement :

  1. du conseil d’administration;
  2. des comités permanents et comités consultatifs; et
  3. du PDG.

7.12.2 Le comité d’évaluation du rendement doit examiner l’efficacité et l’efficience du conseil d’administration et du PDG dans l’exercice de leurs fonctions. Le comité collabore avec ceux-ci pour le faire. Ces examens ont lieu au besoin. Ils devraient au moins comprendre les éléments suivants :

  1. le nombre de réunions ordinaires et de réunions extraordinaires tenues par exercice financier, et leur durée;
  2. le type, la qualité et le caractère adéquat des documents de réunion;
  3. la qualité des procès-verbaux des réunions;
  4. la participation des administrateurs, des fonctionnaires de Normes d’accessibilité Canada et d’invités;
  5. les méthodes et les processus de préparation des réunions ordinaires et des réunions extraordinaires;
  6. le déroulement des réunions, notamment la prise des décisions par consensus et le suivi entre les réunions;
  7. la qualité et l’utilité des formulaires d’évaluation des réunions; et
  8. les processus de communication entre le conseil, le PDG et le Secrétariat général.

7.12.3 Le comité d’évaluation du rendement doit élaborer, tenir à jour et examiner régulièrement ce qui suit :

  1. un mécanisme applicable au processus d’autoévaluation, conformément à la disposition précédente;
  2. un mécanisme applicable à l’évaluation annuelle du rendement du conseil d’administration;
  3. un mécanisme applicable à l’évaluation annuelle du rendement des comités du conseil d’administration; et
  4. un mécanisme applicable à l’évaluation annuelle du rendement du PDG.

Ces évaluations se déroulent avec le soutien du comité de planification stratégique.

Le Comité doit formuler des recommandations initiales à cet égard au conseil d’administration, dans les délais fixés par ce dernier. De manière continue, le Comité doit également recommander des modifications à la demande du conseil d’administration ou au besoin.

8. Examen et modification de la Politique de gouvernance

8.1 Examen

8.1.1 Le conseil d’administration doit établir un mécanisme en vue de l’examen de la présente Politique de gouvernance au moins tous les quatre (4) ans.

8.2 Modification

8.2.1 La présente Politique de gouvernance peut être modifiée au moyen d’une motion conforme aux dispositions relatives au quorum et au vote prévues dans le règlement administratif. Il faut présenter et adopter cette motion pendant une réunion ordinaire ou une réunion extraordinaire.

9. Date d’entrée en vigueur et publication

9.1 Date d’entrée en vigueur

9.1.1 La présente Politique de gouvernance entre en vigueur le 25 novembre 2019. Elle incorpore les modifications en vigueur le 3 mars 2021.

9.2 Publication

9.2.1 La présente Politique de gouvernance et les modifications qui lui sont apportées doivent être :

  1. mises à la disposition du public;
  2. publiées en ligne dans un format accessible dans les 45 jours civils qui suivent la date d’entrée en vigueur; et
  3. disponibles dans d’autres formats sur demande.