Politique de gouvernance émise par le conseil d'administration de Normes d’accessibilité Canada

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  1. Interprétation
  2. Introduction
  3. Réunions du conseil d’administration
  4. Évaluations
  5. Comités permanents actuels
  6. Mandats des comités permanents
  7. Examen et révision de la politique de gouvernance
  8. Date d’entrée en vigueur et publication

1. Interprétation

Les définitions du règlement administratif numéro 1 ont le même sens dans la présente politique de gouvernance, à l'exception des suivantes :

Politique de gouvernance désigne la présente politique de gouvernance, avec ses modifications successives.

Indépendant ou membre indépendant désigne une personne qui n'est pas un administrateur ou un employé de Normes d'accessibilité Canada au moment de sa nomination en tant que membre d'un comité.

RCN désigne la région de la capitale nationale.

2. Introduction

2.1 Normes d'accessibilité Canada

2.1.1 Normes d’accessibilité Canada a été créée dans la foulée de la Loi et a pour mandat de contribuer à la transformation du Canada en un pays exempt d'obstacles.

2.2 Politiques de gouvernance de Normes d’accessibilité Canada

2.2.1 La présente politique de gouvernance a été élaborée par le conseil conformément aux pouvoirs conférés par le règlement administratif.

2.2.2 La présente politique de gouvernance énonce les dispositions relatives à la gouvernance du conseil et à l'application du règlement administratif.

3. Réunions du conseil

3.1 Calendrier annuel des réunions

3.1.1 Le conseil doit tenir au moins 3 réunions ordinaires au cours de chaque exercice financier et au plus 5.

3.1.2 Chaque exercice financier, le conseil doit établir le calendrier annuel des réunions de l'exercice financier suivant dans le cadre de sa planification stratégique. Le calendrier doit indiquer :

  1. toutes les réunions ordinaires et la réunion qui sera désignée en tout ou en partie comme l'assemblée publique annuelle;
  2. la semaine ou, à tout le moins, le mois de chaque réunion;
  3. la ville ou, à tout le moins, la province ou le territoire où chaque réunion sera tenue.

3.2 Réunions ordinaires

3.2.1 Le conseil doit tenir au moins une réunion ordinaire dans la RCN par exercice financier. Les réunions ordinaires doivent toujours avoir lieu au Canada, et le conseil doit s'efforcer de tenir des réunions dans toutes les régions du pays au fil du temps.

3.2.2 Les administrateurs peuvent participer aux réunions ordinaires par téléconférence, par vidéoconférence ou par tout autre plateforme virtuelle accessible. Les administrateurs qui participent à une réunion à distance sont réputés présents à la réunion.

3.2.3 Les administrateurs doivent informer le président ou le vice-président s'ils ne sont pas en mesure d'assister à une réunion ordinaire et lui faire part des circonstances qui les en empêchent. Les administrateurs qui omettent de le faire seront réputés avoir une absence non autorisée.

3.2.4 Le président détermine l'heure, la date et le lieu précis des réunions ordinaires en consultation avec le vice-président et le PDG. Les avis de convocation aux réunions ordinaires doivent être envoyés aux administrateurs et au PDG au moins 30 jours civils avant la réunion.

3.2.5 Le PDG détermine la participation des employés de Normes d'accessibilité Canada aux réunions. Le président, quant à lui, détermine la participation d'invités de l'extérieur de Normes d’accessibilité Canada, en consultation avec le vice-président et le PDG. Les employés et les invités sont parfois invités à présenter un point à l'ordre du jour ou à contribuer à la discussion connexe.

3.2.6 L'ordre du jour des réunions ordinaires doit comprendre suffisamment de contenu et de matériel pour tenir une réunion d'au moins 2 jours. La durée des réunions ordinaires peut être plus longue, jusqu'à un maximum de 4 jours ouvrables au cours d'une semaine civile.

3.2.7 Le président détermine l'ordre du jour des réunions ordinaires en consultation avec le vice-président et le PDG. L'ordre du jour des réunions ordinaires doit comprendre au moins les points suivants :

  1. les rapports du président, du PDG et du dirigeant principal des finances ou de son adjoint;
  2. l'adoption de l'ordre du jour de la réunion;
  3. l'adoption du procès-verbal de la réunion ordinaire précédente ainsi que du procès-verbal de toute assemblée publique annuelle ou réunion extraordinaire tenue depuis celle-ci;
  4. les questions découlant du procès-verbal;
  5. la correspondance et les mises à jour;
  6. les mises à jour des comités permanents et des comités consultatifs actifs;
  7. les mises à jour des comités techniques;
  8. les points de décision et l'énoncé des motions;
  9. le point questions diverses, qui est laissé ouvert;
  10. une séance à huis clos.

Les ordres du jour des réunions doivent être envoyés aux administrateurs et au PDG au moins 10 jours civils avant la réunion.

3.2.8 Les administrateurs peuvent envoyer un courriel au président et au vice-président pour proposer un point à l'ordre du jour.

3.2.9 Le président détermine le type de documents requis pour chaque réunion ordinaire, en consultation avec le vice-président et le PDG. Les documents de réunion doivent être dans un format accessible aux administrateurs et être envoyés à ces derniers et au PDG au moins 7 jours civils avant la réunion. Ils doivent être d'une qualité suffisante pour faciliter la discussion au sein du conseil et le processus décisionnel.

3.2.10 Le Secrétariat général rédige le procès-verbal des réunions ordinaires et obtient l'approbation du PDG, du président et du vice-président avant de l'inclure dans l'ordre du jour de la réunion de la prochaine réunion ordinaire. Le procès-verbal des réunions ordinaires doit comprendre ce qui suit :

  1. la présence des administrateurs et du PDG;
  2. la présence d'employés de Normes d’accessibilité Canada et d'invités;
  3. le titre de chaque point à l'ordre du jour;
  4. le titre de chaque document de réunion;
  5. un bref résumé de chacun des points à l'ordre du jour;
  6. toutes les motions soumises à un vote et l'adoption, le cas échéant, de ces motions.

3.2.11 Lorsque le conseil a approuvé le procès-verbal, celui-ci doit être envoyé, tel quel, aux administrateurs et au PDG dans les 15 jours civils suivant la réunion ordinaire, au cours de laquelle il a été approuvé.

3.2.12 Le procès-verbal des réunions ordinaires doit être mis à la disposition du public, publié en ligne dans un format accessible dans les 30 jours civils suivant la réunion ordinaire, au cours de laquelle il a été approuvé, et il doit être disponible dans d'autres formats sur demande.

3.3 Assemblée publique annuelle

3.3.1 Le conseil peut tenir l'assemblée publique annuelle à n'importe quel endroit au Canada qu'il juge approprié.

3.3.2 La détermination de l'heure, de la date et du lieu précis des assemblées publiques annuelles se fait selon la même disposition que pour les réunions ordinaires, sauf que l'avis de convocation à une assemblée publique annuelle doit être envoyé aux administrateurs et au PDG, mis à la disposition du public, et publié en ligne dans un format accessible au moins 60 jours civils avant l'assemblée, et il doit être disponible dans d'autres formats sur demande.

3.3.3 Les personnes et les organisations doivent s'inscrire pour assister à une assemblée publique annuelle et indiquer leurs demandes de mesures d'adaptation. Le délai indiqué dans l'avis de convocation pour ce qui est de l'inscription doit être de 30 jours à compter de la date de publication de l'avis. Le président détermine si les personnes ou organisations qui se présentent sur place sans s'inscrire peuvent participer, en fonction des places disponibles.

3.3.4 Les personnes et les organisations peuvent présenter des observations au conseil avant la tenue de l'assemblée publique annuelle en demandant au conseil d'examiner un point qui y est exposé. L'avis de convocation doit comprendre un délai de 30 jours à compter de la date de publication de l'avis pour la présentation d'observations. Le conseil doit répondre à toutes les demandes en indiquant si le point sera abordé ou non. Si le point n'est pas abordé à l'assemblée, le conseil doit le faire par écrit ou par un autre moyen.

3.3.5 La participation des employés et des invités aux assemblées publiques annuelles se fait selon la même disposition que pour les réunions ordinaires.

3.3.6 L'ordre du jour de la portion des assemblées publiques annuelles qui précède ou suit une réunion ordinaire doit comprendre suffisamment de contenu et de matériel pour au moins une demi-journée. La durée de la portion publique des assemblées publiques annuelles peut être plus longue, jusqu'à un maximum 1 jour ouvrable.

3.3.7 Le président détermine l'ordre du jour des assemblées publiques annuelles en consultation avec le vice-président et le PDG. L'ordre du jour des assemblées publiques annuelles doit au moins comprendre les points suivants :

  1. les observations du président et du PDG;
  2. les points saillants des rapports et de la planification ministériels;
  3. le nom des conférenciers, s'il y a lieu;
  4. les observations présentées par des personnes ou organisations qui seront abordées dans le cadre de l'assemblée;
  5. la période de questions et réponses.

L'ordre du jour des assemblées publiques annuelles doit être envoyé aux administrateurs et au PDG, mis à la disposition du public et publié en ligne dans un format accessible au moins 20 jours civils avant l'assemblée, et il doit être disponible dans d'autres formats sur demande.

3.3.8 Le président détermine le type de documents requis pour chaque assemblée publique annuelle, en consultation avec le vice-président et le PDG. Les documents de l'assemblée publique annuelle doivent être envoyés aux administrateurs et au PDG, mis à la disposition du public et publiés en ligne dans un format accessible au moins 7 jours civils avant l'assemblée, et ils doivent être disponibles dans d'autres formats sur demande.

3.3.9 Les dispositions ayant trait aux procès-verbaux des assemblées publiques annuelles sont les mêmes que pour les réunions ordinaires, sauf que le procès-verbal d'une assemblée publique annuelle doit comprendre :

  1. la participation des administrateurs et du PDG;
  2. la participation des employés et invités de Normes d’accessibilité Canada;
  3. la participation des organisations enregistrées;
  4. le titre de chaque point à l'ordre du jour;
  5. le titre de chaque document utilisé pendant l'assemblée;
  6. un bref résumé de chaque point à l'ordre du jour.

Par souci de clarté, les procès-verbaux des assemblées publiques annuelles seront conservés séparément des procès-verbaux des réunions ordinaires qui les précèdent ou les suivent, et ils seront également publiés en ligne dans un emplacement distinct.

3.4 Réunions extraordinaires

3.4.1 Le président, le vice-président et le PDG peuvent convoquer des réunions extraordinaires.

3.4.2 Compte tenu de l'objet de ces réunions et des contraintes liées à la tenue de ce type de réunion, la durée des réunions extraordinaires doit être d'au plus 2 heures.

3.4.3 La détermination de l'heure et de la date précise des réunions extraordinaires se fait selon la même disposition que pour les réunions ordinaires, sauf que l'avis de convocation à une réunion extraordinaire doit être envoyé aux administrateurs et au PDG au moins 7 jours civils avant la réunion.

3.4.4 La disposition qui porte sur la participation des employés et des invités aux réunions extraordinaires est la même que pour les réunions ordinaires.

3.4.5 La disposition relative au type de documents des réunions extraordinaires est la même que pour les réunions ordinaires, sauf que les documents doivent être envoyés au moins 5 jours civils avant la réunion.

3.4.6 Le président détermine l'ordre du jour des réunions extraordinaires en consultation avec le vice-président et le PDG. L'ordre du jour des réunions doit comprendre au moins les points suivants :

  1. un appel nominal au début de la réunion;
  2. l'adoption de l'ordre du jour de la réunion;
  3. les points de décision et l'énoncé des motions.

L'ordre du jour des réunions doit être envoyé aux administrateurs et au PDG au moins 5 jours civils avant la réunion.

3.4.7 Les dispositions ayant trait aux procès-verbaux des réunions extraordinaires sont les mêmes que pour les réunions ordinaires.

3.5 Déroulement des réunions

3.5.1 La présence du président ou du vice-président aux réunions est obligatoire, à moins qu'un administrateur soit autorisé par le ministre à agir à titre de président pour un mandat de 90 jours ou moins. Le vice-président fait office de président dans le cadre des réunions du conseil si le président est absent pendant une partie ou la totalité de la réunion. En cas d'absence du président et du vice-président pendant une partie d'une réunion en raison d'une urgence, le conseil peut choisir un administrateur qui agira temporairement à titre de président, jusqu'au retour du président ou du vice-président.

3.5.2 Les réunions doivent assurer une participation pleine et égale de tous les administrateurs, être menées de manière inclusive, et comprendre des mesures d'accessibilité et d'adaptation.

3.5.3 Les administrateurs qui souhaitent prendre la parole doivent faire part de leur intérêt au président. Le président doit dresser la liste des personnes qui prendront la parole pendant la réunion et informer régulièrement les administrateurs de l'ordre des orateurs.

3.5.4 Tous les administrateurs peuvent présenter des motions, et le PDG recommande des motions au conseil. Les motions peuvent être présentées avant la réunion à des fins d'inclusion dans l'ordre du jour ou à tout moment pendant la réunion. Avant de discuter d'une motion, un des administrateurs doit proposer la motion, et un autre administrateur doit l'appuyer.

3.5.5 Le conseil doit s'efforcer de procéder selon le principe de la prise de décisions par consensus. Un consensus est un accord substantiel auquel en viennent les administrateurs au sujet d'une motion. Il suppose une tentative de résoudre toutes les préoccupations et observations importantes et sous-entend que la motion est appuyée par plus de la majorité, mais ne signifie pas nécessairement qu'elle est appuyée à l'unanimité. Le consensus exige que toutes les préoccupations et observations fassent l'objet d'un examen complet et équitable avant de procéder au vote.

3.5.6 Le président doit aider le conseil à prendre des décisions par consensus en :

  1. favorisant la discussion sur certains points suivant la présentation d'une motion;
  2. s'assurant que toutes les préoccupations ou observations soulevées font l'objet d'un examen complet et équitable;
  3. demandant aux administrateurs s'ils jugent utile qu'il résume les discussions sur chaque point afin d'en dégager les grandes lignes;
  4. permettant au administrateur qui a proposé la motion de réviser cette dernière ou en modifiant la motion au nom du administrateur au besoin.

3.5.7 Les séances à huis clos sont réservées aux administrateurs seulement. Elles permettent au conseil de discuter en toute confidentialité. Le conseil peut tenir des séances à huis clos partiellement ouvertes, et le président peut y inviter le PDG ou toute autre personne.

3.6 Suivi entre les réunions

3.6.1 Les motions concernant des questions qui doivent être soumises à un vote par courriel entre les réunions peuvent être présentées par un administrateur, et le PDG peut recommander ces motions au conseil. Les administrateurs et le PDG doivent présenter les motions au président et au vice-président par écrit, dans un courriel.

3.6.2 Le président administre le vote par courriel en :

  1. présentant la motion au conseil et en indiquant une période de vote de 48 ou de 24 heures;
  2. recevant et en comptant les votes après la période de vote.

3.6.3 Le conseil peut soumettre au vote ces questions dans le cadre d'une réunion extraordinaire s'il juge utile de les examiner de façon plus approfondie afin de respecter le principe de la prise de décisions par consensus. Le conseil doit voter ces questions dans le cadre d'une réunion extraordinaire si le président, le vice-président ou le PDG convoque une telle réunion.

3.7 Vote

3.7.1 Les administrateurs peuvent voter pour ou contre une question, ou s'abstenir de voter.

3.7.2 Pendant les réunions, les administrateurs votent ou s'abstiennent de voter en indiquant leur intention au président. Dans le cadre des réunions ordinaires, tout administrateur peut présenter une motion en vue d'un vote par écrit ou d'un vote privé. Si elle est appuyée par un autre administrateur, cette motion est réputée approuvée par le conseil dans son ensemble.

3.7.3 Le président doit indiquer le compte de votes positifs à l'oral pendant les réunions et par courriel entre les réunions.

3.7.4 Le président et le vice-président peuvent voter, et leurs votes sont comptés de la même façon que ceux des autres administrateurs.

3.7.5 Le vote par procuration n'est pas autorisé. Par souci de clarté, les administrateurs qui sont absents d'une réunion ou qui ne sont pas en mesure de voter entre les réunions ne peuvent pas voter par d'autres moyens, y compris par procuration.

3.7.6 Les motions rejetées peuvent être présentées de nouveau après révision ou pour d'autres motifs.

3.7.7 Le conseil doit soumettre au vote toutes les motions présentées et acceptées. Il doit également voter toute autre question qui relève de sa compétence.

4. Évaluations

4.1 Établissement des mécanismes d'évaluation

4.1.1 Le conseil doit établir des mécanismes aux fins de l'évaluation annuelle du rendement :

  1. du conseil;
  2. des comités permanents et des comités consultatifs;
  3. du PGD.

Le conseil doit également veiller à ce que ces mécanismes soient examinés au moins tous 2 ans afin d'assurer leur efficacité.

5. Comités permanents actuels

5.1 Comités permanents actuels

5.1.1 Le conseil doit nommer les comités permanents suivants :

  1. gouvernance;
  2. mises en candidature;
  3. planification stratégique;
  4. relations extérieures;
  5. l'évaluation du rendement.

6. Mandats des comités permanents

6.1 Composition des comités permanents

6.1.1 Les comités permanents sont composés d'au moins 3 et d'au plus 5 membres nommés par le conseil. Ils peuvent compter jusqu'à 3 administrateurs parmi leurs membres, dont un sera nommé à titre de président du comité par le conseil, et jusqu'à 2 indépendants.

6.2 Durée du mandat

6.2.1 Le mandat des membres des comités débute immédiatement après l'approbation de la nomination par le conseil, et la durée du mandat des membres ne doit pas dépasser 2 ans. Les mandats peuvent être renouvelés par le conseil.

6.3 Nomination

6.3.1 Le président recommande au conseil d'approuver la nomination des administrateurs pour chacun des comités permanents.

6.3.2 Lorsqu'un administrateur qui n'est pas le président d'un comité démissionne ou n'est pas en mesure d'exercer ses fonctions au sein d'un comité permanent avant la fin de son mandat, le président recommande un remplaçant et soumet sa proposition à l'approbation du conseil.

6.3.3 Si le président d'un comité démissionne ou n'est pas en mesure d'exercer ses fonctions au sein d'un comité permanent avant la fin de son mandat, le président détermine la personne qui agira temporairement à titre de président du comité en attendant qu'un nouveau président soit nommé par le conseil.

6.4 Rôles

6.4.1 Les comités permanents doivent :

  1. examiner les pratiques exemplaires et les nouvelles exigences du gouvernement fédéral de façon continue afin d'orienter leur travail;
  2. examiner et évaluer de façon continue les questions qui s'inscrivent dans la portée de leur travail;
  3. aviser le conseil au sujet de tout problème relevé qui s'inscrit dans la portée de leur travail et devant, selon eux, être porté à la connaissance du conseil;
  4. soumettre leur plan de travail annuel au conseil pour approbation au début de chaque exercice financier;
  5. respecter les directives données par le conseil et ses demandes;
  6. respecter les directives générales données par le ministre à Normes d’accessibilité Canada en ce qui concerne leur travail;
  7. formuler des recommandations à l'intention du conseil, y compris lui fournir une orientation et des conseils stratégiques;
  8. assumer d'autres tâches et responsabilités à la demande du conseil;
  9. informer le conseil par écrit dès que possible dans les cas où un membre du comité, y compris le président du comité, démissionne ou n'est pas en mesure d'exercer ses fonctions;
  10. les responsabilités décrites dans le mandat tel qu’il s’applique à chacun des comités permanents actuels.

6.4.2 Le président de chaque comité doit :

  1. établir le calendrier annuel des réunions et le plan de travail du comité, en consultation avec les membres du comité;
  2. déterminer l'ordre du jour des réunions ; l'heure, la date et le lieu des réunions, les invités de l'extérieur de Normes d’accessibilité Canada qui y participeront; et le type de documents requis à l'appui de chaque réunion, en consultation avec les membres du comité et avec l'aide du Secrétariat général;
  3. présider les réunions et aider le comité à prendre ses décisions par consensus;
  4. fournir des mises à jour au conseil pendant les réunions ordinaires;
  5. demander les approbations nécessaires au conseil et lui présenter des recommandations;
  6. informer le conseil par écrit si un membre du comité accumule 3 absences consécutives non autorisées aux réunions du comité.

6.4.3 Les membres de chaque comité doivent :

  1. assister aux réunions du comité;
  2. contribuer aux discussions, voter et participer à d'autres activités du comité;
  3. mettre à profit leur expérience et leur expertise lors de l'examen des questions relevant du comité;
  4. soulever des préoccupations et formuler des commentaires dans le but d'atteindre l'excellence et de promouvoir l'accessibilité et l'inclusion.

6.4.4 Le PDG doit identifier les employés de Normes d’accessibilité Canada qui assisteront et participeront régulièrement aux réunions du comité.

6.5 Réunions des comités permanents

6.5.1 Les comités permanents peuvent se réunir selon les besoins et lorsqu'ils le jugent approprié pour discuter des questions à l'étude.

6.5.2 Les comités permanents doivent se réunir au moins 2 fois par exercice financier et pas plus que ce qui est raisonnablement nécessaire. En règle générale, ils doivent tenir leurs réunions par téléconférence, par vidéoconférence ou par tout autre plateforme virtuelle accessible, et, lorsqu'ils se réunissent en personne, ils doivent tenter de le faire avant ou après une réunion ordinaire du conseil.

6.5.3 Les membres des comités peuvent participer aux réunions en personne par téléconférence, par vidéoconférence ou par tout autre plateforme virtuelle accessible. Les membres qui participent à une réunion à distance sont réputés présents à la réunion.

6.5.4 Les membres des comités doivent informer le président de leur comité s'ils ne peuvent assister à une réunion et lui faire part des circonstances qui les en empêchent. Les membres des comités qui omettent de le faire seront réputés avoir une absence non autorisée.

6.5.5 Lorsqu'ils demandent la recommandation du président et du PDG, et l'approbation du PDG ou de son délégué, avant de tenir une réunion en personne, les comités permanents doivent inclure l'ordre du jour de la réunion proposée ainsi qu'une estimation des frais de déplacement et des indemnités quotidiennes.

6.5.6 Les frais de déplacement et les indemnités quotidiennes de déplacement des membres des comités peuvent être remboursés lorsqu'il s'agit d'un voyage d'affaires pour leur comité.

6.5.7 Les membres des comités qui sont membres du conseil peuvent être rémunérés pour leur indemnité quotidienne de salaire lorsqu'ils se préparent aux réunions des comités et y assistent.

6.5.8 L'ordre du jour des réunions en personne doit comprendre suffisamment de contenu et de matériel pour tenir une réunion d'au moins 1 journée complète, et suffisamment de contenu et de matériel pour prolonger la durée prévue jusqu'à un maximum de 2 jours ouvrables au cours d'une semaine civile.

6.5.9 Les documents de réunion doivent être dans un format accessible aux membres des comités et être de qualité suffisante pour faciliter la discussion au sein des comités et le processus décisionnel.

6.5.10 Le comité doit conserver les procès-verbaux approuvés des réunions et les transmettre au conseil et au PDG. Les procès-verbaux devraient inclure :

  1. le nom des membres présents;
  2. le nom des autres employés de Normes d’accessibilité Canada et des invités participants;
  3. le titre de chaque point à l'ordre du jour;
  4. le titre de chaque document de réunion;
  5. un bref résumé de chacun des points à l'ordre du jour;
  6. toutes les motions soumises à un vote et l'adoption de celles-ci, le cas échéant.

6.6 Pouvoir des comités permanents

6.6.1 Les comités peuvent formuler des recommandations à l'intention du conseil. Ils peuvent uniquement prendre des décisions pour les activités qui relèvent de leur mandat et d'une manière conforme à ce dernier.

6.7 Décisions des comités permanents

6.7.1 Tous les membres des comités peuvent présenter des motions avant les réunions, pendant les réunions ou entre celles-ci. Les membres autres que le président du comité doivent présenter leurs motions au président du comité par écrit dans un courriel avant la réunion ou entre deux réunions. Les motions n'ont pas nécessairement à être présentées ou appuyées afin de faire l'objet d'une discussion ou d'être soumises à un vote.

6.7.2 Les membres des comités peuvent voter pour ou contre une question, ou s'abstenir de voter.

6.7.3 Pendant les réunions, les membres des comités votent ou s'abstiennent de voter en indiquant leur intention au président de leur comité. Entre les réunions, ils votent ou s'abstiennent de voter en indiquant leur intention par écrit dans un courriel au président de leur comité.

6.7.4 En cas d'égalité des votes, la motion est considérée comme rejetée. Les motions rejetées peuvent être présentées de nouveau après révision ou selon d'autres motifs.

6.7.5 Les comités permanents doivent soumettre au vote toutes les motions et toutes les questions qui relèvent de leur compétence.

6.7.6 Le quorum est établi à la totalité des membres en fonction du comité moins un membre.

6.7.7 Les motions doivent être adoptées par la majorité des membres en fonction au sein du comité.

6.8 Comité de gouvernance

6.8.1 Le comité de gouvernance a pour mandat de fournir des conseils et une orientation stratégique au conseil en ce qui touche les règlements administratifs et les politiques de gouvernance du conseil, ainsi que d'autres questions relatives à la gouvernance.

6.8.2 Le comité de gouvernance doit élaborer, tenir à jour et examiner régulièrement ce qui suit :

  1. un mécanisme d'examen du règlement administratif;
  2. un mécanisme d'examen de la politique de gouvernance;
  3. le programme d'orientation des nouveaux administrateurs et les documents connexes, ainsi que les documents ou programmes à l'appui du perfectionnement ou de la formation des administrateurs existants;
  4. un code de conduite à l'intention du conseil qui comprend un énoncé des valeurs du conseil, ainsi que des dispositions relatives aux conflits d'intérêts et à la divulgation d'actes répréhensibles, entre autres, fondées sur l'examen et l'évaluation du comité;
  5. une directive sur les voyages et la rémunération des administrateurs;
  6. toute autre politique ou procédure, sur demande du conseil.

Le comité doit formuler des recommandations initiales à cet égard à l’intention du conseil, dans les délais fixés par ce dernier. De manière continue, le comité doit également recommander des modifications ou de nouvelles politiques ou procédures à la demande du conseil ou au besoin.

6.9 Comité des mises en candidature

6.9.1 Les administrateurs dont la nomination au conseil prend fin pendant l'exercice financier en cours ne peuvent pas être membres du comité des mises en candidature.

6.9.2 Le rôle du comité des mises en candidature consiste à :

  1. recruter des membres indépendants pour siéger aux comités permanents et aux comités consultatifs du conseil;
  2. recruter des candidats conformément à la politique de recrutement approuvée par le conseil.

6.9.3 Le comité des mises en candidatures doit :

  1. mettre à jour la matrice des compétences et de la représentation des comités permanents et des comités consultatifs afin d'en cerner les lacunes;
  2. utiliser la matrice à jour pour préparer un appel de candidatures pour pourvoir les postes vacants des membres indépendants;
  3. se conformer à la politique de recrutement approuvée par le conseil.

6.10 Comité de planification stratégique

6.10.1 Le comité de planification stratégique est mandaté pour fournir des conseils et une orientation stratégique au conseil en ce qui touche la planification stratégique du conseil et de Normes d’accessibilité Canada.

6.10.2 Le comité de planification stratégique doit superviser la préparation d'une discussion annuelle sur la planification stratégique pour le conseil, ainsi que des discussions régulières tout au long de l'année portant sur les éléments suivants, sans s'y limiter :

  1. le calendrier annuel des réunions du conseil;
  2. la présentation d'une orientation stratégique à Normes d’accessibilité Canada, conforme aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor en matière de planification et de rapports ministériels;
  3. l'établissement d'une orientation stratégique et des priorités pour l'élaboration et la révision des normes d'accessibilité;
  4. l'établissement d'une orientation stratégique et des priorités pour la recherche financée dans le cadre du Programme de subventions et de contributions de Normes d’accessibilité Canada, conformément aux modalités connexes;
  5. la gestion des risques liés à Normes d’accessibilité Canada.

6.10.3 Le comité de planification stratégique doit élaborer, tenir à jour et examiner régulièrement ce qui suit :

 

  1. les mécanismes applicables aux discussions annuelles et régulières sur la planification stratégique;
  2. un plan stratégique de 3 ans pour le conseil et Normes d’accessibilité Canada, qui comprend un plan de mise en œuvre;
  3. le calendrier annuel des réunions du conseil.

Le comité doit formuler des recommandations initiales à cet égard à l'intention du conseil, dans les délais fixés par ce dernier. De manière continue, le comité doit également recommander des modifications à la demande du conseil ou au besoin.

6.11 Comité des relations externes

6.11.1 Le comité des relations externes a pour mandat de fournir des conseils et une orientation stratégique au conseil en ce qui touche la participation de personnes en situation de handicap aux activités de Normes d’accessibilité Canada et la mobilisation des intervenants externes.

6.11.2 Le comité des relations externes doit superviser la préparation d'une discussion annuelle sur les plans de mobilisation externe et les priorités connexes, ainsi que des discussions régulières tout au long de l'année portant sur les éléments suivants, sans s'y limiter :

  1. la participation de personnes en situation de handicap aux activités de Normes d’accessibilité Canada, y compris d'intervenants qui les représentent, au moyen de vastes processus de mobilisation et de consultation;
  2. la mobilisation d'un vaste groupe d'autres intervenants, notamment d'autres organisations fédérales, de gouvernements provinciaux et territoriaux, d'autres ordres de gouvernement, de Canadiens autochtones, d'intervenants autochtones, d'organisations du secteur privé sous réglementation fédérale et d'autres entités;
  3. l'image de marque de Normes d’accessibilité Canada et la mise à la disposition du public des produits de Normes d’accessibilité Canada dans un format accessible et des fonctionnalités d'accessibilité connexes;
  4. l'assemblée publique annuelle du conseil;
  5. les personnes à inviter pour prendre la parole lors de réunions du conseil.

6.11.3 Le comité des relations externes doit élaborer, tenir à jour et examiner régulièrement ce qui suit :

  1. les mécanismes applicables aux discussions annuelles et régulières sur la mobilisation externe;
  2. un plan annuel de communication et de mobilisation du public qui comprend un plan de mise en œuvre;
  3. l'aspect, la convivialité et le ton des plans et des rapports ministériels de Normes d’accessibilité Canada;
  4. les documents et les processus pour l'assemblée publique annuelle du conseil;
  5. les normes de service pour répondre à la correspondance envoyée au conseil, aux administrateurs et à Normes d’accessibilité Canada.

Le comité doit formuler des recommandations initiales à cet égard à l'intention du conseil, dans les délais fixés par ce dernier. De manière continue, le comité doit également recommander des modifications à la demande du conseil ou au besoin.

6.12 Comité d'évaluation du rendement

6.12.1 Le comité d'évaluation du rendement est mandaté pour fournir des conseils et une orientation stratégique au conseil en ce qui touche l'évaluation et le rendement du conseil et de ses comités, ainsi que du PDG.

6.12.2 Le comité d'évaluation du rendement doit examiner l'efficacité et l'efficience du conseil et du PDG dans l'exercice de leurs fonctions, en collaboration avec ceux-ci, y compris les éléments suivants, sans s'y limiter :

  1. le nombre de réunions ordinaires et de réunions extraordinaires tenues par exercice financier, et leur durée;
  2. le type, la qualité et le caractère adéquat des documents de réunion;
  3. la qualité des procès-verbaux des réunions;
  4. la participation des administrateurs, d'employés de Normes d’accessibilité Canada et d'invités;
  5. les méthodes et les processus de préparation des réunions ordinaires et des réunions extraordinaires;
  6. le déroulement des réunions, notamment la prise des décisions par consensus et le suivi entre les réunions;
  7. la qualité et l'utilité des formulaires d'évaluation des réunions;
  8. les processus de communication entre le conseil, le PDG et le Secrétariat général.

6.12.3 Le comité d'évaluation du rendement doit élaborer, tenir à jour et examiner régulièrement ce qui suit :

  1. un mécanisme applicable au processus d'autoévaluation, conformément à la disposition précédente ;
  2. un mécanisme applicable à l'évaluation annuelle du rendement du conseil ;
  3. un mécanisme applicable à l'évaluation annuelle du rendement des comités du conseil ;
  4. un mécanisme applicable à l'évaluation annuelle du rendement du PDG.

Le comité doit formuler des recommandations initiales à cet égard à l'intention du conseil, dans les délais fixés par ce dernier. De manière continue, le comité doit également recommander des modifications à la demande du conseil ou au besoin.

7. Examen et révision de la politique de gouvernance

7.1 Examen

7.1.1 Le conseil doit établir un mécanisme en vue de l'examen de la présente politique de gouvernance au moins tous les 4 ans.

7.2 Révision

7.2.1 La présente politique de gouvernance peut être révisée au moyen d'une motion conformément aux dispositions relatives au quorum et au vote du règlement administratif. Une motion portant sur les révisions doit être présentée et adoptée pendant une réunion ordinaire ou une réunion extraordinaire.

8. Date d'entrée en vigueur et publication

8.1 Date d'entrée en vigueur

8.1.1 La présente politique de gouvernance entre en vigueur le 25 novembre, 2019, et incorpore les changements en vigueur le 25 novembre, 2019.

8.2 Publication

8.2.1 La présente politique de gouvernance et les révisons qui lui sont apportées doivent être mis à la disposition du public, publiées en ligne dans un format accessible dans les 30 jours civils suivant la date d'entrée en vigueur et être disponibles dans d'autres formats sur demande.

 

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